6 Mudanças Fiscais que Todo Contador Deve Preparar até 2026

Eu acompanho a rotina contábil há anos e sei como o fim de um exercício costuma virar uma corrida contra o tempo. Quando o assunto são mudanças fiscais, essa pressão cresce. Em 2026, isso ficará ainda mais visível, porque várias regras vão exigir decisão prévia, ajuste de sistema, revisão de cadastro e nova forma de apurar tributos.

Não falo de um detalhe isolado. Falo de pontos que mexem com o Simples Nacional, com a emissão de NFS-e, com lucros e dividendos, com o regime de caixa e até com a identificação tributária de certas pessoas físicas. Por isso, quem deixar tudo para janeiro de 2027 corre um risco real de errar.

Até dezembro de 2026, o contador precisará agir antes do fato gerador de várias regras.

Na minha experiência, esse tipo de virada favorece escritórios que trabalham com método. É aqui que a tecnologia faz diferença. Soluções como as da Robolabs ajudam a tirar o peso das tarefas repetitivas, dando mais espaço para a equipe pensar no enquadramento, no impacto financeiro e no risco de cada cliente.

1. Antecipação do pedido no Simples Nacional e escolha sobre IBS e CBS

A primeira mudança já começa com prazo definido. Empresas que querem entrar no Simples Nacional a partir de janeiro de 2027 deverão antecipar o pedido de ingresso para o período de 1º a 30 de setembro de 2026. Isso muda a lógica de muitos escritórios, que antes tratavam esse tema mais perto do início do ano.

Para quem já está no regime, a questão é outra. Nesse caso, não se trata de pedir entrada, mas de decidir se o recolhimento de IBS e CBS será feito dentro do DAS ou fora dele. Também surge a possibilidade do chamado Simples híbrido, com apuração pelo regime geral desses tributos.

A escolha pelo Simples híbrido valerá de janeiro a junho de 2027.

Além disso, essa opção poderá ser cancelada até 30 de novembro de 2026. Depois, ainda haverá nova janela em março de 2027. Mesmo assim, eu não vejo espaço para decisão apressada. Setembro será o mês das simulações e das conversas mais técnicas com o cliente.

Antes de orientar a escolha, eu observaria pelo menos quatro pontos:

• Perfil da carteira de clientes da empresa.
• Custo tributário total em cada cenário.
• Possibilidade de aproveitamento de créditos.
• Pressão comercial de clientes PJ ou de consumidores finais.

Uma empresa que vende para outras empresas pode sofrer cobrança por uma estrutura que permita melhor crédito ao tomador. Por outro lado, negócios voltados ao consumidor final podem ter leitura diferente. Eu já vi casos em que a escolha parecia boa no papel, mas perdia sentido quando o comercial entrava na conversa.

Escolher cedo evita corrigir tarde.

Por isso, não basta olhar alíquota isolada. É preciso cruzar operação, margem, tipo de cliente e forma de emissão. Em cenários assim, a automação de levantamentos e conferências pode reduzir falhas. A Robolabs, por exemplo, conversa bem com essa necessidade de padronizar processos antes da decisão humana.

2. Inclusão de IBS e CBS na NFS-e

A segunda frente envolve a Nota Fiscal de Serviço eletrônica. A partir de 1º de outubro de 2026, será necessário informar IBS e CBS na NFS-e para vários serviços sujeitos ao ISS. Depois, em 1º de dezembro de 2026, a exigência alcançará outros grupos, como serviços digitais, operações intermediadas por plataformas, bens imateriais e receitas condominiais.

Para empresas do Simples, porém, essa exigência específica de IBS e CBS na NFS-e só começa em janeiro de 2027. Ainda assim, eu não recomendaria esperar. Até porque, até 31 de dezembro de 2026, a falta dessas informações não causará rejeição automática da nota. Isso dá uma folga técnica, mas não autoriza inércia.

Até o fim de 2026, a nota sem IBS e CBS não será rejeitada automaticamente, mas o sistema já deve estar preparado.

Na prática, o contador precisa revisar cadastros, códigos de serviço, parametrização do emissor e integração com ERP ou plataforma fiscal. Também vale validar quem emite por sistema próprio, quem usa portal e quem depende de integração terceirizada. Pequenos desencontros de campo costumam virar dor de cabeça em lote.

Eu costumo dizer que essa fase é de ensaio técnico. Se o dado ainda não bloqueia a emissão, esse é o momento de testar, errar pouco e corrigir rápido. Quem faz isso em outubro e novembro chega em 2027 com menos retrabalho.

3. Obrigatoriedade da NFS-e nacional para o Simples

Em 1º de novembro de 2026, micro e pequenas empresas do Simples passarão a emitir obrigatoriamente a NFS-e nacional. Essa é a terceira mudança de grande impacto. Aqui, o ponto central não é só a troca do emissor. O problema real está na transição.

Muita empresa ainda opera com rotina municipal já estabilizada. Quando muda o ambiente de emissão, aparecem ajustes de credenciais, integrações, regras de retenção, eventos de cancelamento e conciliações entre faturamento e apuração. Eu já vi transições simples no papel virarem semanas de conferência manual.

A migração para a NFS-e nacional exige revisão de credenciais, integrações e regras de retenção antes de dezembro.

Vale destacar um detalhe: embora a nova NFS-e passe a ser obrigatória em novembro para esse público, as regras ligadas a IBS e CBS para optantes do Simples só entram em 2027. Ou seja, há duas camadas diferentes. Primeiro, muda o canal e a estrutura de emissão. Depois, avança a regra material desses tributos.

Na minha leitura, os escritórios devem separar a transição em tarefas objetivas:

• Confirmar acessos, certificados e procurações.
• Testar integração entre sistema interno e ambiente nacional.
• Revisar retenções na fonte e campos obrigatórios.
• Conciliar valores faturados com os dados que vão para apuração.
• Treinar equipe e cliente para a nova rotina de emissão.

Esse tipo de virada costuma mostrar quanto trabalho operacional ainda está disperso. Por isso, vejo valor em automatizar validações, capturas de documentos e cruzamentos. É o tipo de tarefa repetitiva que combina com a proposta da Robolabs de liberar o time para atividades mais humanas.

4. Novas regras para lucros e dividendos no fechamento de 2026

O fechamento de 2026 será o primeiro anual após a Lei nº 15.270/2025. E isso, por si só, já merece atenção. A novidade mais sensível está na tributação de lucros e dividendos pagos a pessoa física.

Pagamentos acima de R$ 50 mil mensais de uma empresa para uma mesma pessoa física passarão a sofrer tributação de 10% de IRRF. A responsabilidade pelo cálculo e pela informação será da empresa, com envio pela EFD-Reinf, no evento R-4010, e também pela DCTFWeb. A regra alcança inclusive empresas do Simples.

Mesmo empresas pequenas precisarão controlar retenção sobre dividendos acima de R$ 50 mil por mês para a mesma pessoa física.

Além disso, haverá tributação mínima para pessoas físicas com renda anual superior a R$ 600 mil, com reflexos já na declaração de 2027. Isso pede revisão de distribuição ao longo do ano, checagem de meses com excesso e conferência entre o que foi pago, retido e escriturado.

Eu trataria esse tema com muito cuidado porque ele parece restrito a grandes grupos, mas não é. Há pequenas empresas familiares com distribuição concentrada em poucos sócios. Em alguns casos, um único mês de pagamento mais alto já aciona a retenção.

Dividendos sem revisão podem gerar erro em cadeia.

Na prática, eu sugiro revisar:

• Pagamentos mensais por CPF ao longo de 2026.
• Meses em que o limite de R$ 50 mil foi superado.
• Retenções feitas ou ainda pendentes.
• Coerência entre contabilidade, EFD-Reinf e DCTFWeb.

Esse é um bom exemplo de tarefa que mistura técnica com conferência massiva. Quando o escritório lida com muitos clientes, fazer tudo manualmente fica pesado. Eu gosto de processos automatizados para localizar exceções e deixar a revisão final com o contador.

5. Fim do regime de caixa no Simples para apuração mensal

A quinta mudança já projeta o início de 2027, mas a preparação precisa acontecer até dezembro de 2026. A partir de janeiro de 2027, a apuração mensal no Simples não poderá mais ser feita pelo regime de caixa. O reconhecimento passará a seguir a competência.

A partir de 2027, o Simples deixará de admitir apuração mensal pelo regime de caixa.

Esse ajuste mexe diretamente com empresas que vendem a prazo, parcelam serviços ou recebem com intervalos longos. Eu penso, por exemplo, em escolas, clínicas, prestadores recorrentes e vários negócios de comércio com recebimento diluído. Nesses casos, a receita contábil e a entrada de dinheiro nem sempre caminham juntas.

Por isso, até dezembro de 2026, convém revisar:

• Contas a receber em aberto.
• Contratos e datas de reconhecimento da receita.
• Prazos médios de recebimento.
• Política de cobrança e inadimplência.
• Configuração de sistemas para competência.

Eu já acompanhei empresas que se acostumaram tanto ao caixa que perderam a visão do faturamento por competência. Quando a regra muda, aparecem distorções, surpresa no valor do tributo e dificuldade para explicar ao cliente por que o imposto veio antes do dinheiro.

Além do ajuste fiscal, há um tema de gestão. Se a empresa tem muito prazo e pouco controle de cobrança, o impacto financeiro pode aumentar. Portanto, o contador deve antecipar essa conversa. Não é só trocar parâmetro no sistema. É revisar a rotina de recebimento.

6. Pessoas físicas sujeitas à CBS passarão a usar CNPJ

A sexta mudança afeta pessoas físicas contribuintes ou responsáveis pela CBS. Segundo o Decreto nº 13.075/2026, a partir de 1º de janeiro de 2027, esses contribuintes passarão a usar CNPJ para identificação tributária.

Isso não significa que toda pessoa física terá de abrir empresa. O alcance é mais específico. A exigência vale para quem estiver sujeito às regras da CBS. Na prática, muitos produtores rurais entram no radar, mas não só eles. Locadores e prestadores de serviços como pessoa física também podem ser impactados, conforme a situação.

Nem toda pessoa física precisará abrir empresa, mas quem estiver sujeito à CBS passará a se identificar com CNPJ.

Como o período de adaptação vai até dezembro de 2026, eu vejo espaço para preparação organizada. O primeiro passo é mapear a carteira e descobrir quem se enquadra. Depois, será preciso verificar cadastros, acompanhar procedimentos de inscrição e ajustar a emissão de documentos fiscais.

Eu faria esse trabalho em três etapas:

• Identificar clientes pessoa física com chance de incidência da CBS.
• Atualizar dados cadastrais e pendências documentais.
• Acompanhar a habilitação e a forma correta de emissão fiscal.

Em muitos escritórios, essas pessoas físicas ficam fora do fluxo principal de revisão. Esse é o risco. Quando a atenção está voltada só para empresas, o produtor rural, o locador ou o profissional autônomo pode ser lembrado tarde demais.

Como organizar o escritório até dezembro?

Quando olho para esse conjunto de alterações tributárias, eu não penso em uma lista solta. Penso em calendário. Sem isso, a chance de atropelo cresce muito. Por isso, gosto de dividir a preparação em três blocos simples.

Setembro

Em setembro, o foco deve estar nas simulações e escolhas relativas ao Simples Nacional e ao recolhimento de IBS e CBS. Esse é o momento de fechar cenários, ouvir o cliente e documentar a decisão. Se houver possibilidade de Simples híbrido, eu registraria os fundamentos da orientação dada.

Outubro e novembro

Nesses dois meses, a atenção vai para emissores, cadastros e transição para a NFS-e nacional. Aqui entram testes, validações, conferência de integrações e revisão de retenções. Como parte dos clientes começará a conviver com novos campos e novas rotinas, esse é o período ideal para corrigir falhas sem pressão de janeiro.

Dezembro

Em dezembro, eu concentraria a revisão de dividendos, retenções e escrituração, além da preparação para o fim do regime de caixa no Simples. Também deixaria mapeadas as pessoas físicas impactadas pela CBS, com cadastro verificado e próximos passos definidos.

O acompanhamento precisa ser individualizado por perfil de cliente, regime, operação e forma de emissão.

Isso faz diferença porque dois clientes no mesmo regime podem ter problemas bem distintos. Um pode sofrer mais com crédito de tributo. Outro, com emissão fiscal. Um terceiro, com distribuição de lucros. Portanto, não existe uma única resposta para todos.

Eu realmente acredito que 2026 será um ano de preparo técnico e de organização interna. Quem estruturar o trabalho por etapas tende a errar menos. E quem reduzir o peso das tarefas mecânicas sairá na frente. Se você quer conhecer uma forma mais prática de lidar com esse volume de conferências, cadastros e rotinas repetitivas, vale conhecer a Robolabs e entender como os colaboradores digitais podem apoiar o seu escritório nessa transição.