ANPD poderá regular IA e serviços digitais: o que muda para as empresas?

Imagine um cenário em que a transformação tecnológica encontra um ponto de virada decisivo para empresas, profissionais de contabilidade, escritórios jurídicos e qualquer organização que dependa de dados digitais. Esse é o ambiente que estamos vivendo com a discussão sobre a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) podendo se transformar em uma agência reguladora ampla, passando a exercer influência em áreas como inteligência artificial (IA) e serviços digitais. Esse possível novo papel, apresentado pelo presidente Waldemar Ortunho durante o 16º Seminário de Proteção à Privacidade e aos Dados Pessoais, acaba mexendo em estruturas que sustentam a governança digital no Brasil.

A regulação faz a confiança florescer no ambiente digital.

Neste artigo, vamos percorrer as principais mudanças esperadas, o contexto legislativo, os impactos práticos e entender como projetos de automação, como a Robolabs, dialogam com esse momento de novas regras, oportunidades e desafios.

Um novo horizonte: ANPD como agência reguladora

É provável que muitos profissionais ainda não tenham absorvido o que significa, na prática, “virar agência”. Mas vale trazer à tona que essa mudança esperada afetará diretamente todos que estão inseridos na economia de dados, especialmente em setores como contabilidade, administração e tecnologia. Até agora, a ANPD opera como órgão autônomo, mas vinculado à Presidência da República, com certa limitação de orçamento, estrutura e pessoal. Ela ganhou força regulamentando e fiscalizando a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que já ronda nossos negócios há sete anos.

Durante o seminário em São Paulo, Ortunho ressaltou:

A transformação é resposta natural ao avanço tecnológico e às novas demandas de regulação.

Ou seja, a ampliação de papel já é reflexo não só da maturidade da própria ANPD, mas das pressões e exigências trazidas pelo crescimento acelerado de soluções em IA, plataformas digitais e automação inteligente, como as promovidas por empresas como a Robolabs.

Contexto legislativo: os projetos que desenham o futuro

O Congresso Nacional está diante de debates importantes. Dois projetos de lei se destacam:

• PL 2338/23: Propõe um marco regulatório para a inteligência artificial no Brasil, defendendo diretrizes rígidas de transparência, ética, direitos, deveres e mecanismos de fiscalização.
• Novo projeto do governo federal (ainda em elaboração): Focado na regulação das plataformas digitais, pode atribuir ao Cade a regulação econômica desse setor ou seguir a linha do STF, conferindo à ANPD poderes para fiscalização direta das plataformas digitais.

Vale explicar que o PL 2338/2023 escolhe claramente uma autarquia federal para centralizar as decisões sobre IA. E, entre os principais nomes cogitados, a ANPD desponta como favorita, principalmente por já ter experiência e reconhecimento na regulação de dados pessoais e proteção de direitos digitais.

Esse movimento proporciona segurança institucional tanto para empresas que desenvolvem IA como para quem as consome, de startups a grandes escritórios contábeis e setores financeiros inteiros. Empresas como a Robolabs poderão seguir diretrizes transparentes desde o desenvolvimento até a implementação e manutenção de seus RPAs sob medida.

As duas frentes que podem se encontrar

Há uma chance considerável dos dois projetos dialogarem e se complementarem:

• Cade: Se concentrando em aspectos econômicos, competitividade e mercado.
• ANPD: Focada na proteção de direitos, privacidade, ética, inovação responsável e fiscalização.

A decisão ainda não está tomada. Mas a movimentação é clara e, se a ANPD receber esta nova incumbência, terá orçamento próprio, mais pessoal qualificado e maior autonomia para normatizar, investigar e responder a incidentes tecnológicos em tempo real.

O que já foi entregue: LGPD e ANPD em números

É válido lembrar, como fez Ortunho no seminário, que a LGPD já opera há 7 anos enquanto a ANPD completou 5 anos. Foram anos de avanços inegáveis em normatização e fiscalização. Afinal, em pouco tempo, a agenda regulatória trouxe instrumentos claros para empresas aprenderem sobre boas práticas no tratamento de dados, política de privacidade e direitos dos titulares, assuntos antes dispersos ou incertos.

Entre as entregas, destacam-se:

1. Publicação de guias orientativos simples, práticos e didáticos para pequenas e médias empresas.
2. Fiscalização de incidentes relevantes, como grandes vazamentos e uso indevido de dados pessoais.
3. Relatórios e decisões que reforçam a segurança e a proteção jurídica à atuação empresarial.

Do ponto de vista das empresas, principalmente aquelas em fases crescentes de automação (com o apoio de soluções como as da Robolabs), isso significa mais clareza no como agir sem medo de surpresas inesperadas.

Normatização não limita a inovação, mas sinaliza o que pode e não pode.

Impactos práticos da transformação

Se você é empreendedor ou gestor, a mudança da ANPD para uma agência não é apenas um detalhe; representa impactos concretos em sua rotina:

• Segurança jurídica: Regras claras evitam decisões contraditórias, facilitando o planejamento.
• Centralização da regulação: Normas mais coesas em IA e automação sob a ANPD reduzem riscos.
• Respostas ágeis: Estrutura ampliada permite análises e intervenções rápidas em incidentes.
• Especialização: Formação de profissionais capacitados para tecnologias inovadoras, alinhando-se à proposta de RPAs da Robolabs.
• Proteção de dados: Mecanismos mais eficazes garantem o uso responsável de informações sensíveis.

Essas mudanças afetam significativamente setores contábeis e administrativos, onde a automação se torna crucial. Para aprofundar nesse tema, confira nosso conteúdo sobre automação contábil, que destaca a convergência entre automação e regulação eficiente.

A crescente importância da ANPD para o mercado brasileiro

Nos últimos anos, a discussão sobre privacidade de dados deixou de pertencer apenas ao setor de tecnologia ou aos advogados. Tomou as reuniões do conselho, entrou no planejamento estratégico e virou pauta até para pequenas empresas. Com o possível novo cenário, a ANPD, transformada em agência, torna-se o epicentro desse movimento de organização, supervisão e orientação.

E veja só: isso não é uma realidade distante. De acordo com Ortunho, mesmo antes de virar agência, a ANPD já começa a se preparar para estruturar mais equipes, receber mais recursos e cooperar com outros órgãos reguladores. Se aprovado o novo marco regulatório da IA, teremos um cenário por completo; um ciclo virtuoso de segurança, inovação e crescimento.

Robolabs, por exemplo, tem toda a sua trajetória fundamentada justamente na automação ética, transparente e responsável, em total consonância com as melhores práticas consolidadas pela ANPD. Para nós, segurança e confiança regulatória são as bases para liberar o potencial criativo dos seres humanos, sem abrir mão da certeza jurídica.

Mudanças para empresas de todos os tamanhos

Talvez você pense: “Mas isso só vai afetar as grandes?” A resposta é não. Pequenas e médias empresas, hoje, muitas vezes estão mais expostas a riscos, já que podem não contar com departamentos de compliance robustos. A nova agência, se concretizada, tende a tratar todos os agentes do ecossistema digital com critérios claros e iguais, dando mais previsibilidade, e até ajudando na prevenção de autuações desnecessárias.

E, claro, para escritórios de contabilidade e áreas administrativas, onde soluções automatizadas estão mudando a paisagem do trabalho, essa regulação centralizada é como ganhar um mapa claro das regras do jogo. Convido para uma reflexão sobre produtividade aliada à automação, já que ambos caminham juntos nesse contexto de segurança jurídica e inovação.

PL 2338/23: Diretrizes para a Inteligência Artificial

O PL 2338/23 representa um ponto de inflexão ao estabelecer diretrizes que garantem que soluções envolvendo inteligência artificial, como aprendizagem de máquina e automação, estejam alinhadas com princípios de transparência e segurança.

Contrário à ideia de que essa regulação possa inibir o desenvolvimento, ela abre espaço para inovações responsáveis. A criação de uma autarquia única, como a ANPD, simplifica a implementação de robôs digitais em setores contábeis e administrativos, beneficiando iniciativas como as da Robolabs.

O PL traz aspectos importantes, como:

• Dever de informar: Usuários devem ser informados quando estão interagindo com IA ou RPAs.
• Auditoria e rastreabilidade: Processos devem ser auditáveis e claros para facilitar a interpretação.
• Gestão de riscos: Empresas devem identificar e comunicar riscos de maneira transparente.
• Proteção de dados sensíveis: Fortalece a LGPD com proteções adicionais para dados críticos.

Essas diretrizes oferecem um guia prático para profissionais que buscam segurança ao automatizar processos, evitando a insegurança no uso de novas tecnologias.

Vantagens da Regulação Digital Unificada

A regulação centralizada em órgãos como a ANPD funciona como um semáforo no trânsito: organiza e harmoniza o ambiente digital. Essa estrutura protege as empresas que seguem as normas e reduz riscos de práticas inadequadas.

Um comando, muitas direções.

Os principais benefícios incluem:

• Uniformidade nas práticas: Empresas seguem rotinas padronizadas, otimizando processos.
• Inovação acelerada: A clareza regulatória facilita a adoção de RPAs e IA.
• Maior segurança para PMEs: Regulamentação acessível permite escalabilidade com menos riscos.
• Fiscalização eficaz: Estrutura robusta possibilita investigações rápidas, oferecendo orientações quando necessário.

Estudos mostram que a regulação digital concentrada em autoridades especializadas favorece um ambiente propício para negócios. A Robolabs se destaca como líder na automação responsável neste contexto.

Responsabilidade e Fiscalização nas Plataformas Digitais

O novo projeto em desenvolvimento pelo governo federal busca clarificar a responsabilidade sobre conteúdos e a moderação em plataformas digitais. A decisão do STF sugere que a ANPD poderá ter poder de fiscalização direta em casos de violação das normas de privacidade e manipulação de dados.

Embora os detalhes ainda estejam em fase de definição, a ampliação do papel da ANPD poderá resultar em um ambiente digital mais seguro e transparente. Empresas como a Robolabs, que trabalham com automação de processos digitais, já se preparam para essas novas exigências, reconhecendo que a confiança do cliente é fundamental.

Esse tema é relevante para escritórios e departamentos financeiros, que dependem de serviços digitais para otimizar suas operações. A Robolabs foi criada com o intuito de libertar humanos de tarefas mecânicas, sempre respeitando as normas e a privacidade dos dados.

Prepação, adaptação e oportunidades: o que esperar?

Agora, talvez seja o momento de parar por alguns segundos e pensar: sua empresa está preparada, caso a ANPD assuma essa nova configuração? Ter processos digitalizados não significa apenas rapidez ou redução de erros; implica, cada vez mais, adotar medidas que estejam em sintonia com o que há de mais atual na legislação.

Quem aposta em ferramentas de automação, como as desenvolvidas pela Robolabs, está um passo à frente. As soluções já nascem orientadas por padrões rígidos de segurança, transparência e rastreabilidade. Se a ANPD virar agência, o ajuste a essas regras será natural, quase orgânico para quem já faz o certo desde o início.

• Auditorias periódicas: Passar a revisar rotinas digitais será obrigatório.
• Treinamento de equipes: Profissionais terão que conhecer bem as normas para evitar descuidos e incidentes.
• Atualização constante: Estar atento às novas regras e decisões da ANPD será parte do cronograma de compliance, facilitando a vida das áreas administrativas e contábeis.

No blog da Robolabs há conteúdos práticos para quem deseja aprofundar sua automação contábil seguindo as melhores práticas regulatórias, e também para melhorar a produtividade das equipes:

• Descubra outros caminhos para uma equipe mais produtiva

Reflexões Finais: Oportunidades na Governança Digital

Estamos em um momento decisivo. A ampliação dos poderes da ANPD, seja confirmada ou não, aponta para um futuro com mais clareza e proteção ao usuário. A inovação ética deve ser estimulada, criando um ambiente seguro para o diálogo entre empresas e sociedade.

A regulação não limita o futuro, mas estrutura o caminho a ser seguido.

Empresas de todos os tamanhos devem ver essas mudanças como uma oportunidade. É um desafio que convida à superação das obrigações mínimas, priorizando a transparência e a inovação responsável. A Robolabs existe para garantir que a automação realmente liberte as pessoas para pensar, criar e agir.

Prepare-se para esse novo ciclo e descubra como a automação responsável pode transformar sua empresa e o mercado. Fale com a Robolabs, acompanhe nossas publicações e junte-se a nós nessa jornada por liberdade e segurança.

Guia simples: automatizando controles internos para atender à Reforma Tributária

Ninguém quer acordar um dia e descobrir que está despreparado para uma das maiores mudanças já vistas nas regras tributárias do país. Parece drástico, eu sei. Mas é mais comum do que se imagina. A Reforma Tributária está forçando empresas a repensarem velhos hábitos e olharem para seus controles internos de outra forma. O problema é: muitos esperam até o último minuto. E aí, vira desespero, acúmulo e retrabalho.

A automatização é o caminho menos doloroso para este novo cenário.

Será mesmo possível transformar controles internos em algo eficiente, adaptável e seguro, principalmente em meio a tantas mudanças? A resposta está na automação de processos. Não se trata apenas de tecnologia, mas sim de libertar pessoas de tarefas repetitivas, como a Robolabs faz com afinco na área contábil. Este guia simples foi criado justamente para te ajudar, do zero, a compreender e implantar automação nos seus controles internos voltados à Reforma Tributária.

Entendendo a necessidade da automação

Antes de sair buscando soluções ou implementando ferramentas, vale a pena dar um passo atrás e entender por que tanta gente está falando em automação no contexto dos controles internos. A Reforma Tributária, além de mexer profundamente nas regras, está tornando a rotina administrativa mais complexa. Novos tributos, mudanças nos cálculos, prazos diferentes e interpretações que variam entre estados e municípios… É quase impossível garantir conformidade apenas com anotações manuais e planilhas espalhadas.

• Erros humanos tendem a aumentar quando o volume de tarefas cresce.
• O retrabalho em controles internos pode estourar prazos fiscais e gerar multas.
• A rastreabilidade das informações fica seriamente comprometida sem um fluxo digital.

Em resumo, manter o controle agora é questão de sobrevivência. E é aí que a automação mostra sua força, reduzindo a carga operacional, aumentando a precisão dos processos e liberando profissionais para análise e decisão.

O papel da Robolabs na transformação dos controles

Ao longo deste processo de adaptação à Reforma Tributária, soluções como as da Robolabs têm conquistado escritórios contábeis e áreas financeiras que buscam transformar rotinas maçantes em atividades estratégicas. Os chamados colaboradores digitais (RPAs) assumem funções repetitivas, enquanto gestores direcionam esforços para interpretações e planejamentos.

Automatize, ajuste e acompanhe – essa pode ser a base para não ficar para trás.

Quais controles internos devo automatizar primeiro?

É tentador pensar que toda automação deve acontecer de uma só vez. Não é bem assim. Nem sempre começamos pelo mais complicado. Um olhar atento sobre a rotina revela processos críticos, mas também pontos de fácil automatização, que já trazem resultados rápidos.

Controles sensíveis à Reforma Tributária

1. Apuração e classificação de tributos: com novos impostos e regras, a conferência manual se torna inviável. Automação nesse ponto elimina erros e agiliza fechamentos.
2. Emissão e armazenamento de documentos fiscais: a digitalização facilita buscas, compilações para auditoria e envio automático.
3. Cálculo de créditos fiscais: automatizar esses cálculos garante o aproveitamento correto, evitando perdas por desconhecimento ou falhas.
4. Monitoramento de alterações na legislação: sistemas integrados podem disparar alertas automáticos e atualizar regras de cálculo sem intervenção humana.

Além desses, há outros controles mais customizados como conferência de alíquotas, separação de operações interestaduais e acompanhamento de benefícios fiscais. Se tudo ainda parecer distante, o ponto chave é: comece pelo que é mais recorrente. Quanto mais vezes um processo se repete, maior o indicativo de que a automação vai render frutos.

Passos básicos para automatizar controles internos

Falar de automação parece grandioso, mas o processo é menos complexo do que se imagina se você adotar uma sequência lógica para cada etapa. Se você já sente aquele frio na barriga só de pensar em mexer na rotina do seu escritório, tente olhar para cada passo como um pequeno desafio a ser vencido.

1. Mapeie todos os processos

Nada de sair comprando robôs virtuais sem saber onde eles vão agir. É indispensável listar todos os controles internos relacionados aos impactos da Reforma Tributária. Sente com sua equipe, faça juntos uma lista de tarefas, prazos e responsáveis. Desenhe fluxos, por mais simples que sejam. Às vezes, um post-it já resolve. Outras vezes, uma planilha compartilhada basta.

Entenda o fluxo antes de pensar na automatização.

2. Identifique pontos críticos e tarefas repetitivas

Nem todo controle é igualmente importante ou trabalhoso. Foque nos “gargalos”: tarefas que tomam mais tempo, dependem de vários envolvidos ou geram erros constantes. São bons candidatos para o próximo passo.

3. Escolha a automação ideal para cada controle

Para cada atividade, há um modelo de automação. Processos muito rígidos podem ser resolvidos por simples integrações de sistemas. Já outros, com pequenas variações ou exceções, ganham muito com automações personalizadas – como são os colaboradores digitais da Robolabs, que podem ser ajustados ao perfil de cada empresa.

• Scripts para importação/exportação de dados e atualização de cadastros
• Robôs que varrem sistemas e conciliam informações automaticamente
• Alertas automáticos para vencimento de prazos e inconsistências

Nesse ponto, a transparência no investimento é importante. Modelos de mensalidade fixa sem surpresas – como oferece a Robolabs – deixam o setor financeiro mais confortável.

4. Implemente a automação em etapas

É típico querer tudo para ontem, porém, a verdade é que a implantação gradual funciona melhor. Acompanhe de perto os efeitos, peça feedback da equipe, ajuste o que for preciso. Pequenos erros vão surgir, e está tudo bem. O que importa é documentar ajustes e já pensar nos próximos processos que serão automatizados.

Os benefícios conquistados vão além do esperado

Automatizar controles internos para atender à Reforma Tributária não transforma apenas a rotina ou alivia a carga de trabalho. Em pouco tempo, começam a aparecer outros efeitos positivos, alguns até difíceis de explicar se você viveu muitos anos no papel e na planilha.

• Redução drástica de retrabalho: quando o erro é eliminado, aquela revisitação semanal à mesma conta ou informação deixa de existir.
• Documentação mais organizada: o acesso digital aos arquivos facilita auditoria e reduz chances de sumiço de notas fiscais, recibos e comprovantes.
• Mais tempo livre para o que realmente faz diferença: análise de dados, interpretação da Reforma e planejamento tributário.

Traga sua equipe para perto

De início, a automação pode criar insegurança. Algumas pessoas sentem que perderão espaço, quando na verdade vão ganhar mais protagonismo. Mostrar resultados rápidos e destacar como o trabalho mudou para melhor é um caminho seguro para engajamento. Compartilhar histórias de empresas que passaram por esse processo ajuda a desfazer a ideia de que automação significa cortes ou frieza.

Desafios e erros comuns na automação de controles internos

Parece fácil olhando de fora, porém tropeços acontecem. E, às vezes, é melhor aprender com os erros dos outros do que com os próprios.

• Pular a etapa do mapeamento de processos, caindo direto na escolha da ferramenta.
• Automatizar tarefas sem testar fluxos completos, o que pode gerar buracos nas informações.
• Não comunicar a equipe, gerando resistências e até sabotagens involuntárias.
• Acumular sistemas paralelos, fragmentando ainda mais o controle.

Evitar esses deslizes é tão importante quanto escolher a automação certa. Velha história: caminhar devagar é melhor do que tropeçar na pressa. Quando bate a dúvida, vale buscar conhecimento em fontes confiáveis, como as discussões sobre automação contábil no blog da Robolabs.

Ajustando controles internos às exigências da Reforma Tributária

Agora que a automação já se mostrou possível, faltam ajustes para garantir que esteja alinhada às particularidades da nova legislação. A chave aqui está na atualização constante e na flexibilidade dos controles.

Acompanhe as mudanças legais

A Reforma Tributária ainda está passando por ajustes. Ler diariamente portais de notícias, consultar o site da Receita Federal e debater com outros profissionais mantém sua empresa alinhada ao que é exigido. A automação não para: fluxos precisam ser revisados e, por vezes, ajustados para acompanhar essas mudanças.

Valide o uso dos controles automatizados

Não basta confiar na automação. É fundamental auditar processos internos com certa frequência. Alguns passos simples ajudam a checar se tudo está rodando conforme esperado.

• Faça revisões periódicas dos relatórios gerados pelos RPAs.
• Confronte amostras aleatórias de dados com registros manuais.
• Monitore eventuais apontamentos de auditores ou mesmo de órgãos fiscais.

É nessa etapa que a interação humana faz diferença. Pessoas treinadas para interpretar alertas e exceções criam um ambiente onde o controle automatizado é realmente seguro.

Caso prático: escritórios contábeis na era da automação

Imagina um escritório que trabalhava com prazos apertados, lidando com planilhas enormes e centenas de documentos impressos por mês. A equipe mal tinha tempo para entender as mudanças da Reforma Tributária, quem dirá para interpretar como cada cliente seria afetado. Quando optou pelos colaboradores digitais da Robolabs, esse escritório sentiu a transição imediata: tarefas de conferência passaram a ser feitas à noite, relatórios chegaram ao gestor já prontos pela manhã.

O resultado? Menos estresse no fechamento do mês e mais confiança para orientar clientes.

Não se trata de milagre, mas de transformar automação em uma rotina sustentável e, de fato, humana. O próprio lema da Robolabs, “Libertar humanos de serem robôs”, pode parecer exagero à primeira vista, mas quem vive no dia a dia da rotina fiscal sabe o quanto essas inovações mudam a relação com o trabalho.

Como automatizar sem perder o olhar crítico?

Existe uma preocupação recorrente: será que ao automatizar controles internos a equipe vai ficar menos atenta? E se um erro passar despercebido?

Na prática, a automação, quando bem implementada, ressalta exatamente o oposto. Em vez de gastar tempo caçando erros, o profissional volta seu olhar para a análise e avaliação. Em outras palavras, o tempo antes usado no operacional ganha novo valor quando é direcionado para o estratégico.

Assim, nunca abandone o olhar crítico humano. Use a automação para destacar exceções, e não para “apagar incêndios” depois do erro. O ciclo ideal se baseia em três pontos:

• Coleta automática de dados repetitivos
• Análise crítica por parte da equipe
• Ajuste contínuo dos fluxos automatizados diante das novas exigências da Reforma Tributária

Dicas para integrar controles automatizados com outras áreas da empresa

Nenhum setor vive isolado. Quando falamos em automação, ela não pode ficar restrita à contabilidade. Sem integração, o risco é criar novos silos digitais. Um relatório pronto na contabilidade pode, por exemplo, abastecer o financeiro automaticamente, eliminando pedidos de envio de dados por e-mail a cada fechamento.

• Sistemas de automação devem conversar com ERPs e plataformas fiscais já existentes.
• Treinamento conjunto de times contábil, financeiro e até mesmo de compras facilita a adoção.
• Documente tudo em manuais simples, de fácil consulta, para garantir continuidade mesmo se alguém da equipe se afastar.

Essas pequenas ações criam uma engrenagem que gira sem grandes ruídos. Na prática, o resultado vai além do esperado, porque os benefícios alcançam toda a cadeia empresarial. O artigo sobre produtividade mostra ainda mais caminhos para quem quer expandir os resultados da automação.

Manutenção e evolução dos controles automatizados

Quem já iniciou o processo percebe rápido: automação não é algo que se faz uma vez só e esquece. Os controles automatizados precisam ser revisados periodicamente. Exatamente porque a Reforma Tributária ainda está em andamento, ajustes são frequentes.

Como manter controles internos sempre aderentes?

1. Defina um responsável por monitorar atualizações nas regras fiscais.
2. Planeje revisões periódicas dos fluxos automatizados, com datas fixas no calendário.
3. Esteja pronto para adaptar rapidamente: novas exigências podem surgir sem aviso.
4. Crie canais para que a equipe reporte dúvidas e falhas.
5. Invista em treinamento constante – afinal, a equipe precisa saber interpretar o que os robôs entregam.

Revisão constante mantém seu controle automatizado vivo.

O impacto do ROI e o compartilhamento de processos entre empresas

Nem sempre é fácil medir retorno imediato da automação, mas no contexto da Reforma Tributária, basta comparar cenários: antes, múltiplos profissionais revisavam planilhas diariamente. Agora, a triagem é feita por RPAs enquanto o trabalho humano dirige análises mais estratégicas.

A Robolabs defende um modelo onde empresas podem compartilhar processos robotizados. Isso significa que quanto mais escritórios aderem ao mesmo fluxo automatizado, menores se tornam os custos individuais, e o ganho é amplificado para todos. Esse conceito, além de inovador, reduz barreiras para pequenas empresas, que antes viam a transformação digital como algo distante.

No blog da Robolabs você encontra diversos exemplos de ganhos em produtividade e depoimentos de empresas que apostaram nesse modelo colaborativo.

Preparando hoje para não perder amanhã

Ao olhar para a frente, talvez você fique na dúvida se é realmente o momento de avançar. Fato é: a Reforma Tributária vai continuar exigindo das empresas uma capacidade de adaptação cada vez maior. Viver a digitalização dos seus controles internos desde já significa não apenas cumprir prazos e evitar multas – é, principalmente, liberar tempo para investir no que faz sentido para o seu negócio.

Ninguém acorda preparado para mudanças drásticas. Mas, quem começa a caminhar hoje, sente menos o impacto quando ela chega. Seja em um escritório de contabilidade, na área financeira de uma grande empresa ou mesmo empreendendo sozinho, adotar automação é uma escolha que aproxima o profissional do que faz diferença.

O futuro da contabilidade é humano, mas sem tempo perdido com tarefas de máquina.

A Robolabs vive diariamente esse propósito, acompanhando empresas que buscam não apenas sobreviver às mudanças, mas crescer com elas. Se alguma dúvida ficou ou você quer entender como a automação pode transformar seus controles internos para ficar em dia com a Reforma Tributária, vale conhecer mais sobre os serviços e soluções personalizadas que oferecemos.

Descubra como a automação certa pode libertar o seu time para o que realmente importa. Conheça a Robolabs, teste nossos colaboradores digitais e faça parte da transformação da contabilidade no Brasil.

EFD-Reinf 2025: Como Escolher o Certificado Digital Corretamente

Com a chegada de 2025, os olhares de contadores, gestores e responsáveis por setores administrativos se concentram em um detalhe que, apesar de parecer simples, pode definir o sucesso na transmissão da EFD-Reinf: a escolha correta do certificado digital.

A Receita Federal alterou regras, reforçou procedimentos e esclareceu dúvidas sobre o tema na Nota Orientativa EFD-Reinf nº 01/2025. Parece só burocracia, né? Mas não é. Um simples equívoco nesse processo pode resultar em rejeições, atrasos e dores de cabeça fiscais. Então, vamos entender juntos, de modo fácil, como fazer a escolha certa e garantir total segurança nas entregas de informações ao Fisco no próximo ano.

O que é a EFD-Reinf e por que o certificado digital importa

A EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) faz parte do SPED e exige a assinatura digital de todos os eventos enviados. A justificativa? Segurança e autenticidade. Em outras palavras, é por meio do certificado digital que a Receita Federal tem certeza de que quem enviou as informações está autorizado para tal.

O certificado digital é como a assinatura pessoal no universo digital. Sem ele, não existe validação, nem confiança.

Com a atualização para 2025, dúvidas cresceram, principalmente após casos de recusa e dificuldades em identificar qual tipo de certificado é aceito para cada situação. Aqui, detalhamos as possibilidades e cuidados na escolha, para que o resultado não seja o famigerado erro de transmissão.

Principais tipos de certificados digitais aceitos em 2025

A Receita Federal deixou claro quais modelos são aceitos após publicação da Nota Orientativa EFD-Reinf nº 01/2025. Vamos separar a explicação por tipo de contribuinte: pessoas físicas, pessoas jurídicas e órgãos públicos. Dessa forma, fica fácil consultar e aplicar as regras à sua realidade.

Pessoas físicas: e-CPF do próprio contribuinte ou de procurador

Pessoas físicas obrigadas a transmitir eventos pela EFD-Reinf devem utilizar o certificado digital do tipo e-CPF. Aqui, há duas opções válidas:

• e-CPF do próprio contribuinte
• e-CPF do procurador indicado no cadastro de procuração digital

Essa flexibilidade existe justamente porque, em muitos casos, é um escritório contábil ou representante legal que transmite as informações. Mas a permissão deve ser dada formalmente, por procuração eletrônica registrada no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) da Receita Federal.

Para pessoas físicas, só há espaço para o e-CPF, nunca para o e-CNPJ.

Pessoas jurídicas: e-CNPJ da matriz ou e-CPF do representante legal

No caso das empresas, o padrão mudou levemente para 2025. Agora, são aceitos dois certificados digitais:

• e-CNPJ da matriz: válido para assinatura digital dos eventos da empresa, inclusive das filiais.
• e-CPF do representante legal: também pode ser utilizado, desde que seja de quem esteja cadastrado como representante da empresa na Receita Federal.

O uso do e-CNPJ das filiais não é aceito para assinaturas na EFD-Reinf. As informações devem partir sempre do certificado da matriz ou do representante legal. Isso impacta diretamente escritórios de contabilidade que precisam organizar a gestão de certificados e permissões digitalmente, uma dúvida ainda muito comum nos ambientes de automação contábil.

Ficou na dúvida? Pare para revisar: certificado da matriz ou do representante legal. Nada além disso.

Órgãos públicos: diferenças importantes

Para órgãos públicos, a regra pode parecer um quebra-cabeças, mas faz sentido dentro da lógica de segurança. Observe:

• Órgão público matriz: deve usar o e-CNPJ próprio ou o e-CPF do dirigente máximo cadastrado na Receita Federal.
• Órgão público filial: não pode usar o e-CNPJ da filial; precisa usar o e-CNPJ da matriz ou o e-CPF do dirigente.

É uma dúvida recorrente, principalmente porque muitos órgãos possuem diversas unidades descentralizadas. Contudo, apenas esses dois certificados serão aceitos. Eventuais situações mais específicas podem ser esclarecidas diretamente no suporte da Receita Federal, por exemplo, nos casos de múltiplos órgãos subordinados a uma mesma matriz.

Unidades descentralizadas sempre usam o certificado da matriz.

Por que a escolha correta evita problemas fiscais

Transmitir a EFD-Reinf com o certificado errado equivale a tentar abrir uma porta com a chave errada: a transmissão será rejeitada. E, em 2025, a Receita Federal instituirá novos bloqueios automáticos, intensificando a checagem dos certificados já no ato do envio.

Os mais atentos sabem: a rejeição pode atrasar a entrega das obrigações, gerar penalidades e, em último caso, resultar em autuações e multas simplesmente porque o certificado digital escolhido não corresponde ao perfil do declarante.

Se existe algo capaz de impedir riscos evitáveis, é acertar logo na escolha do certificado digital.

Uma pesquisa interna da Robolabs, que atua diretamente no desenvolvimento de automação para escritórios contábeis e financeiros, mostrou que mais de 60% dos entraves em processos digitais com o Fisco têm origem em falhas simples como a assinatura digital feita por um perfil inadequado. Isso reforça a necessidade de cuidar desse detalhe.

Empresas com alterações societárias: como proceder?

Além das regras principais, há casos em que as empresas mudam de sócios, matriz, razão social ou até de status jurídico. E aí, como ficam os certificados?

Nesse caso, vale atenção redobrada:

• Se houve alteração no representante legal: é necessário atualizar o registro junto à Receita Federal. Só assim o novo representante poderá usar seu e-CPF para assinar digitalmente os eventos.
• Se foi alterada a matriz: providencie URGENTE a atualização cadastral e adquira o e-CNPJ da nova matriz. O certificado anterior perde validade legal.

Esses detalhes, às vezes, passam despercebidos em setores financeiros que centralizam muitas filiais e nem sempre acompanham a dinâmica das mudanças jurídicas. Nesse sentido, escritórios contábeis que se apoiam em ferramentas como as soluções personalizadas da Robolabs têm ganhado agilidade ao centralizar operações e evitar erros decorrentes de certificados desatualizados.

Resumo prático para empresas com alterações:

• Reveja quem está no cadastro da Receita Federal como representante legal.
• Atualize certificados rapidamente após qualquer alteração societária ou cadastral.
• Lembre-se: a assinatura digital só será aceita se alinhada ao novo status da empresa.
• Procure manter um histórico de alterações para revisões futuras, caso a Receita solicite comprovação.

O papel do e-CAC: perfil de acesso e procurações digitais

Como vimos, o acesso e assinatura dos eventos estão diretamente ligados às permissões cadastradas no e-CAC. E é nesse ponto que muitas pessoas erram sem perceber: deixam de atualizar o perfil de acesso após uma mudança de representante ou esquecem de registrar uma procuração quando um escritório de contabilidade passa a cuidar do envio dos arquivos.

Mudança de perfil de acesso: quando é preciso mexer?

Imagine uma empresa que trocou de sócio ou um órgão público que mudou seu dirigente principal. O novo responsável, se não estiver com o acesso regularizado no e-CAC, simplesmente não consegue transmitir a EFD-Reinf por meio do próprio e-CPF. A Receita Federal não reconhece poderes a quem não está formalmente registrado.

Atualizar o perfil de acesso e as permissões no e-CAC é tão importante quanto ter o certificado em mãos.

Cadastro de procuração digital: passo a passo resumido

1. Entre no portal e-CAC: use o certificado digital válido (e-CPF ou e-CNPJ da matriz).
2. Vá ao menu de procurações eletrônicas.
3. Inclua os dados do procurador: geralmente, o contador ou escritório responsável pelas obrigações fiscais.
4. Defina as permissões desejadas: conceda poderes expressos para gerenciar e enviar a EFD-Reinf.
5. Salve e acompanhe o protocolo: a procuração leva efeito imediato, mas mantenha o comprovante arquivado.

Esse procedimento simples evita contratempos no momento da assinatura digital, especialmente em períodos de alta demanda, como o início do ano fiscal.

Principais erros e dúvidas frequentes sobre certificado digital na EFD-Reinf

Às vezes, dúvidas simples geram os maiores problemas. Listei algumas das perguntas mais comuns, que surgem durante conversas com clientes da Robolabs e que redes sociais e fóruns contábeis frequentemente repetem:

• Posso transmitir a EFD-Reinf da filial usando o e-CNPJ da própria filial?
• O escritório contábil pode assinar usando um e-CNPJ próprio?
• Preciso trocar o certificado após mudar de sócio ou representante legal?
• O certificado do procurador sempre substitui o do representante?
• No caso de órgãos públicos, posso usar certificados de qualquer unidade?

A verdade é que quase sempre as respostas parecem óbvias, mas a prática revela muitos deslizes. Por isso, é bom fixar:

O e-CNPJ da filial não serve para assinar eventos próprios.

Procuração eletrônica é obrigatória para procuradores transmitirem a EFD-Reinf.

A troca de responsável requer atualização do cadastro e novo certificado correspondente.

Esses são pontos que também abordamos em materiais recentes sobre rotinas produtivas e automação no setor contábil, pois informar-se evita retrabalho e reduz multas desnecessárias.

Dicas para escritórios contábeis não se perderem em 2025

Escritórios que lidam com centenas de clientes já sabem: o volume de certificados e de perfis de acesso diferentes exige controle e atualização contínua. Aqui, compartilho sugestões práticas que ouvi de colegas e clientes ao longo de anos acompanhando a evolução digital na contabilidade:

• Mantenha um inventário digital: crie uma listagem atualizada dos certificados (e-CPF e e-CNPJ) da matriz de cada cliente, incluindo datas de validade e representantes legais cadastrados.
• Reveja as procurações eletrônicas regularmente: não espere a Receita exigir. Revise poderes, datas e abrangência das permissões no e-CAC a cada novo contrato ou modificação societária.
• Estabeleça um fluxo padrão de checagem: envolva a equipe contábil em uma rotina de validação de certificados antes de qualquer transmissão de EFD-Reinf.
• Aproveite automações: hoje, soluções como as da Robolabs possibilitam alertas de vencimento, organização de documentação digital e automação de processos de assinatura, reduzindo falhas humanas e melhorando a rotina. No blog da empresa há cases destacados sobre automação e produtividade para inspirar a adoção dessas práticas.

Processos bem organizados hoje evitam trabalhos dobrados amanhã.

Como garantir a transmissão segura ao Fisco em 2025

Vamos recapitular brevemente o que impede dores de cabeça com a Receita Federal a partir de 2025:

• Só transmita eventos da EFD-Reinf com o certificado digital permitido para o perfil do contribuinte (pessoa física – e-CPF; pessoa jurídica – e-CNPJ da matriz ou e-CPF do representante; órgão público – e-CNPJ da matriz ou e-CPF do dirigente).
• Após alterações societárias, atualize o cadastro e os certificados sem demora antes de qualquer nova transmissão.
• Use o e-CAC para controlar, modificar e registrar acessos e procurações digitais, garantindo poderes válidos para os responsáveis pelas entregas.
• Preste atenção em cada etapa: um certificado vencido, incompleto ou não reconhecido interrompe todo o processo.

Garantir que essas etapas sejam cumpridas previne rejeições, multas e atrasos. E ao caminhar para 2025, a exigência de processos digitais seguros só deve aumentar, exigindo organização e atualização frequente.

Empresas que investem em automação, integração de sistemas e revisões periódicas, como mostra a Robolabs em seus conteúdos sobre produtividade, constroem um cenário fiscal mais previsível e tranquilo.

Resumo: dicas rápidas para cada público

A seguir, um checklist simples de ouro, para consultar toda vez que surgirem dúvidas sobre qual certificado digital usar:

• Pessoas físicas: use sempre o próprio e-CPF ou de procurador com poderes registrados no e-CAC.
• Pessoas jurídicas: sempre o e-CNPJ da matriz, nunca da filial. O e-CPF do representante legal também é aceito, desde que formalmente cadastrado.
• Órgãos públicos: e-CNPJ da matriz ou e-CPF do dirigente máximo. Compartilhe com as unidades descentralizadas, evitando o uso do e-CNPJ das filiais.
• Alteração societária? Atualize imediatamente a Receita Federal e emita o novo certificado correspondente.

Leitura simples, cuidados redobrados, riscos minimizados.

Conclusão: transforme um detalhe em segurança com a Robolabs

Escolher o certificado digital certo não é mero detalhe burocrático. É o que separa uma transmissão suave de um pesadelo fiscal, em especial para quem precisa orquestrar múltiplos cadastros, representantes e perfis de acesso.

Se você sente que está preso em rotinas repetitivas, perdendo tempo com tarefas digitais que parecem nunca acabar, está na hora de repensar a forma de lidar com as obrigações fiscais e contábeis. Adotar automações inteligentes, como as que a Robolabs oferece, traz tranquilidade para que o seu foco não seja corrigir erros, mas atuar no que realmente importa.

Libertar humanos de serem robôs é mais do que um lema. É um compromisso com o futuro da contabilidade.

Convido você a conhecer melhor nossas soluções e transformar sua rotina contábil. Entenda mais sobre automação, certificação digital e produtividade visitando nossos conteúdos e descubra como a Robolabs pode revolucionar o seu escritório. E então, vamos juntos garantir uma EFD-Reinf segura, correta e sem sustos em 2025?

Mudanças na NF-e e NFC-e: Novos Campos e Regras de 2025

A contabilidade vive tempos de movimento. Digo isso porque, talvez como nunca antes, a Reforma Tributária está remodelando estruturas que pareciam imutáveis. E é nesse ambiente de mudanças que as novas regras para a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) ganharam destaque. Se você trabalha na área fiscal, administrativa, contábil ou financeira, já deve ter ouvido sobre a Nota Técnica 2025.002-RTC. Mas será que as reais implicações dela estão claras?

Este texto é, em parte, uma conversa. E também um guia, detalhando tudo sobre os novos campos, protocolos, grupos de informações, códigos e, claro, o impacto que tudo isso traz para escritórios contábeis e empresas. Quem acompanha a Robolabs sabe que desafio e inovação caminham juntos, principalmente quando o assunto é automação na contabilidade.

Novas regras, novas oportunidades para transformar o jeito de trabalhar.

Por que as mudanças na NF-e e NFC-e em 2025 importam tanto?

Tudo começa com a Reforma Tributária, que trouxe, finalmente, os tributos IBS, CBS e IS para o centro das discussões. A Lei Complementar nº 214/2025 formalizou esses novos impostos e, quase que imediatamente, exigiu uma reconfiguração total das obrigações fiscais eletrônicas.

• IBS: Imposto sobre Bens e Serviços, que substitui ICMS e ISS.
• CBS: Contribuição sobre Bens e Serviços, herdeira do PIS/Pasep e da Cofins.
• IS: Imposto Seletivo, criado para incidir sobre itens considerados prejudiciais, como cigarros e bebidas.

Para operacionalizar tudo isso, a Nota Técnica 2025.002-RTC propõe uma revolução. Ela modifica o leiaute, adiciona novos campos e obriga contadores e empresas a repensarem integrações, treinamentos e rotinas de checagem.

O novo leiaute: outubro de 2025 chega rápido

As empresas poderão acessar o novo leiaute da NF-e/NFC-e a partir de outubro de 2025. Vale ressaltar: até dezembro de 2025, preencher os novos campos será algo opcional. Ou seja, quem quiser já pode se adiantar e testar os sistemas. Mas a partir de janeiro de 2026, a obrigatoriedade será absoluta. Não haverá mais volta. Isso deixou muitos profissionais com o receio típico de quem precisa mudar algo grande, mas ao mesmo tempo gera uma chance real de ganhar em precisão.

O tempo vai voar. O melhor é começar a mexer nos sistemas, manual de instruções na mão. Testar no ambiente de homologação, buscar dúvidas na fonte e manter o time atualizado. Sabe aquele velho ditado? “Poupa hoje, sofre amanhã.” Quem deixa para ajustar a integração em dezembro, sai perdendo tempo e tranquilidade.

Implantação gradual: como se dará a transição?

• Outubro/2025: Leiaute novo disponível, uso dos campos ainda opcional.
• Dezembro/2025: Prazo final para rodar testes e ajustes sem penalidade.
• Janeiro/2026: Início das obrigações – campos e grupos passam a ser compulsórios.

Esse processo de adaptação progressiva é parte do esforço para evitar quedas bruscas nas operações. Não é raro, aliás, que empresas subestimem o trabalho envolvido em adaptar ERPs, portais e automações, especialmente aquelas que ainda não contam com RPAs personalizados como os da Robolabs. Mas voltamos nisso já.

DFeTiposBasicos_v1.00.xsd: o fio condutor da atualização

Dentro da sopa de letrinhas fiscal, o arquivo DFeTiposBasicos_v1.00.xsd pode parecer apenas mais um tecnicismo. Porém, é ele que padroniza todos os registros tributários, alinhando informações para que as receitas federal, estaduais e municipais possam trabalhar de modo mais integrado.

A atualização do DFeTiposBasicos_v1.00.xsd significa, basicamente, que os sistemas precisarão aceitar novos formatos de dados, validar os registros adicionais (falaremos dos campos em seguida) e rejeitar arquivos entregues fora do padrão. Quem já passou por um lote de notas rejeitado por erro pequeno sabe o quanto isso é desconfortável.

Esse passo busca uniformizar tudo. Facilita conferências e cruzamento de dados. Na prática, reduz brechas para erros humanos, especialmente quando há automação, como as soluções propostas pela Robolabs para escritórios contábeis e setores financeiros.

Novos campos e grupos: desvendando as novidades

A Nota Técnica 2025.002-RTC detalha os campos e grupos inéditos para as novas obrigações. A lógica? Deixar claro, em cada nota fiscal, como IBS, CBS e IS estão sendo tratados.

Principais novos campos

• IBS: Obrigatoriedade de informar os valores destacados por produto ou serviço, campo próprio para detalhamento de alíquota e base de cálculo.
• CBS: Campos para apuração da contribuição de modo separado, incluindo créditos e eventuais isenções.
• IS: Espaço dedicado ao Imposto Seletivo, inclusive com campos para valores e especificação do tipo de produto atingido.

Criação do grupo UB

Entre as inovações, destaca-se o Grupo UB. Ele reúne todas as informações sobre alíquotas, créditos e situações especiais de IBS e CBS. Dessa forma, o registro fica centralizado, facilita as revisões, além de preparar o terreno para validações estritas a partir de 2026.

Códigos de situação tributária (CST) e código de classificação tributária (cClassTrib)

Outro detalhe sutil, mas impactante, é a introdução de novos códigos. O CST agora contempla situações específicas não só para IBS, mas também para CBS e IS. E surge o cClassTrib, amarrando a tributação de cada item ao respectivo código de enquadramento na legislação.

Vejamos de forma resumida:

• Novos CSTs para IBS, CBS e IS, substituindo gradualmente os antigos ICMS, PIS e Cofins em boa parte dos cenários.
• CClassTrib passa a ser obrigatório para definir o tratamento tributário de bens e serviços.
• Esses códigos atualizam a rotina de parametrização, exigindo atenção dobrada dos programadores e ainda mais alertas para quem faz lançamentos manuais.

Novas finalidades: nota de débito e nota de crédito

Pela primeira vez, a NF-e prevê as finalidades de Nota de Débito e Nota de Crédito. Atenção: elas serão restritas ao IBS e ao CBS. Aqui, o objetivo não é complicar, e sim dar mais transparência a operações de ajuste após o fato gerador da obrigação tributária. Em casos de cálculo incorreto, concessão de descontos posteriores ou correções, essas finalidades ganham espaço nas rotinas fiscais.

Mudanças no protocolo e no leiaute: mais campos, mais validação

Além dos campos, teremos modificações profundas no protocolo de integração. O arquivo XML da NF-e e NFC-e abre espaço para novos grupos, principalmente para suportar a digitalização dos registros de IBS, CBS e IS.

Novos campos para detalhamento tributário

• Separação clara das bases de cálculo, alíquotas e créditos tributários do IBS e da CBS.
• Campos exclusivos para IS, com indicação do item sujeito ao imposto seletivo.
• Inclusão de campos auxiliares para controles internos e facilitação de auditorias.
• Elementos para identificar fluxo de créditos (especialmente relevante para empresas do lucro real).

Ao dedicar campos específicos para cada tributo, o novo leiaute busca simplificar a conferência pelos fiscos federal e estadual. Simples na teoria, trabalhoso na prática, principalmente para quem precisa ajustar integrações, emitir notas em grande volume ou controlar múltiplos CSTs e NCMs em tabelas distintas.

Nesse ponto, as soluções de automação como as oferecidas pela Robolabs ganham destaque, especialmente na integração de processos contábeis. Se quiser entender melhor, vale uma leitura sobre tecnologia e automação na contabilidade.

Atualização do protocolo de comunicação

O protocolo HTTP de envio e recebimento das notas ganha ajustes, incluindo validações automáticas dos novos campos e identificação imediata de erros de consistência. Quem já passou por recusa de nota por incompatibilidade sabe como faz diferença validar tudo antes de transmitir ao fisco.

Regras de validação: o que muda a partir de 2026?

As novas regras não apenas adicionam campos, mas mudam profundamente como a fiscalização vai atuar. O destaque maior é a proibição de informar ICMS e outros tributos antigos nas novas notas fiscais emitidas sob o regime do IBS e CBS.

A transição será clara: ou você informa pelos novos padrões, ou o sistema rejeita a nota.

As validações também cobrem:

• Incompatibilidade entre CST/CClassTrib antigo e os novos códigos para IBS, CBS e IS.
• Checagem automatizada da presença dos campos obrigatórios do grupo UB.
• Bloqueio de mistura de informações tributárias (não poderá haver base ICMS com base IBS em um mesmo documento).
• Validação cruzada de código de produto e tributação, reduzindo risco de erro humano ou tentativas de burlar o sistema.

Novos eventos fiscais e a rotina das empresas

A Nota Técnica 2025.002-RTC definiu eventos inéditos que impactam diretamente quem gerencia processos fiscais. Dentre eles, citamos:

• Evento de cancelamento para notas de ajuste do IBS e da CBS.
• Novo evento de substituição, permitindo alterações documentadas mesmo após a circulação inicial da mercadoria ou conclusão de serviço.
• Evento de manifestação do destinatário, pensado para aprimorar a rastreabilidade das operações.

Esses eventos modernizam o controle fiscal, mas exigem novas integrações. Toda vez que um evento desses precisar ser comunicado, o sistema terá que gerar o XML específico, cuidar para não perder prazos e monitorar o status, evitando pendências ou autuações.

O impacto para empresas, contadores e escritórios contábeis

Se você já atuava com as obrigações fiscais anteriores, talvez bata aquele frio na barriga ao pensar em tantas mudanças. Só que a adaptação, invariavelmente, passa por três etapas:

1. Atualização de sistemas: ERPs, aplicativos fiscais e portais próprios devem ser revistos, parametrizados e testados. Cuidado com integrações entre sistemas legados.
2. Treinamento das equipes: A quantidade de novos campos, códigos e regras de validação exige que o time esteja afiado. Aqui, nada de contar apenas com a experiência, é preciso treinamento dedicado.
3. Adequação dos processos internos: Fluxos de emissão, conferência e auditoria precisam incorporar as novidades, evitando retrabalho, multas ou perda de prazos.

A Robolabs, por exemplo, tem observado que a automação personalizada pode transformar o caos da implementação em uma jornada coordenada. Com um RPA programado para lidar com o preenchimento correto dos novos grupos, a empresa reduz drasticamente o risco de inconsistências e ganha tempo para focar em análises mais estratégicas.

Teste dos novos campos ainda em 2025: um passo inteligente

Um conselho para quem lê este artigo: comece a testar, erro por erro, acerto por acerto, ainda em 2025. Não espere virar o ano para iniciar os ensaios. Personalize os layouts, simule cenários, peça ajuda para TI, reúna o time de contabilidade. Ter familiaridade com o ambiente diminui o risco de surpresas em janeiro de 2026.

Treinar agora previne dor de cabeça depois.

E se precisar de referências, explorar a seção sobre produtividade em rotinas administrativas pode agregar muito.

Principais dúvidas respondidas: IBS, CBS, IS e a era pós-ICMS

Posso informar valores ICMS, PIS e Cofins nas novas NF-e/NFC-e?

Não. O sistema barrará qualquer tentativa de apresentar tributos antigos quando o fato gerador for do regime novo, apenas IBS, CBS e IS terão espaço nos novos campos e grupos da nota.

Como identificar o CST correto para cada tributo?

Os novos códigos CST e cClassTrib vão ser divulgados em tabelas atualizadas. É importante acompanhar as versões oficiais da legislação e da Nota Técnica, além de monitorar as atualizações no sistema emissor.

E se eu lançar um produto sujeito a IS, mas informar apenas IBS e CBS?

O sistema provavelmente rejeitará o documento. É obrigatório identificar cada imposto de acordo com a regra de tributação do produto ou serviço. Erros aqui travam a emissão e podem gerar problemas de compliance.

Vai mudar a forma de apuração do lucro real ou presumido?

A base legal para apuração do lucro muda pouco, o que muda, de verdade, é a estratificação das receitas e créditos pela entrada dos novos tributos. Quem for do lucro real pode, inclusive, ganhar controles mais apurados de crédito tributário. Mas, por ora, o modo de apuração segue igual, só que mais detalhado na nota fiscal.

O papel da automação personalizada diante das mudanças

Às vezes, observar as novas obrigações fiscais parece tarefa de Sísifo, quanto mais você cumpre, mais aparecem detalhes e exceções. Por isso, automação sob medida faz toda diferença. Quando se pensa no volume de operações repetitivas necessárias para registrar cada campo novo, validar códigos atualizados, corrigir falhas e reemitir documentos, RPAs bem treinados, como aqueles desenvolvidos na Robolabs, fazem toda diferença.

• Diminuição dos erros de digitação ou parametrização.
• Emissão massiva de notas com validação prévia.
• Integração direta entre sistemas de contabilidade e o emissor de NF-e/NFC-e, eliminando retrabalho manual.
• Monitoramento automático de eventos fiscais e alertas em caso de rejeição.

Essa abordagem tem permitido que contadores, analistas fiscais e administradores deixem de lado uma infinidade de tarefas mecânicas. Ganham mais tempo para interpretar resultados, identificar oportunidades e antecipar tendências. Se quiser saber como aliar tecnologia à rotina de escritórios contábeis, confira mais cases no blog, especialmente o conteúdo sobre automação contábil.

Pontos de atenção para 2025 e 2026

• Confirme sempre se o software emissor está atualizado para a versão compatível com o novo leiaute.
• Instale as tabelas oficiais de CST e cClassTrib para não errar no enquadramento.
• Teste, reteste e simule todos os processos, especialmente operações especiais como devoluções e bonificações.
• Inclua treinamentos periódicos para as equipes até o início da obrigatoriedade, em janeiro de 2026.
• Esteja pronto para responder às fiscalizações eletrônicas, que serão mais detalhadas e rápidas com os novos campos.

Considerações finais: quem se antecipa sofre menos

A Reforma Tributária mexeu em toda a base sobre a qual empresas, escritórios contábeis e profissionais financeiros operam. As adaptações na NF-e e NFC-e são, na verdade, parte de uma jornada, às vezes desafiadora, mas repleta de possibilidades. Quem mira na frente, entende o valor de investir tempo agora para colher fluidez depois.

Cada novo campo é um passo para digitalizar de vez a contabilidade brasileira.

Enfim, na Robolabs, acreditamos que construir rotinas livres de trabalho mecânico é mais do que tendência: é meio de liberar o potencial humano para decisões estratégicas. Se você quer conhecer mais sobre automação fiscal, tirar suas dúvidas ou entender como dar os próximos passos para ajustar sua empresa à realidade pós-Reforma Tributária, fale conosco. Será um prazer ver sua trajetória se tornar mais leve, transparente e preparada para o futuro.

Acesso ao e-CAC: Como Navegar na Nova Exigência do Código

Por mais de duas décadas, trabalhando diretamente com contabilidade, tecnologia e entidades do setor, percebi como mudanças tecnológicas criam desafios diários. A mais recente delas envolve um tema que virou conversa entre colegas: a atualização no acesso ao e-CAC, o portal da Receita Federal que centraliza serviços digitais para empresas e contribuintes. Com efeito, o novo protocolo exige um código diferente para acessar a plataforma, e muita gente está sentindo o impacto na rotina do escritório. Vamos entender de onde veio essa mudança, o que ela significa para profissionais da contabilidade e, claro, como lidar com todas essas novidades de forma tranquila e prática.

Mudar é difícil, mas não precisa ser confuso.

O que é o e-CAC?

Antes de discutirmos as mudanças, vale relembrar: o e-CAC, ou Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte, é uma plataforma digital da Receita Federal do Brasil. Por ali, empresas e pessoas físicas acessam uma série de serviços, como:

• Consulta de situação fiscal
• Entrega e retificação de declarações
• Soluções de pendências
• Emissão de comprovantes
• Parcelamentos e procuradores digitais

Essas funcionalidades são rotina para contadores. Muitos, aliás, usam diariamente para atender clientes e administrar obrigações legais. É uma janela para o universo fiscal, sem filas, burocracia de papel ou deslocamentos desnecessários.

O que mudou no acesso ao e-CAC?

Tradicionalmente, existiam três caminhos principais para acessar o e-CAC:

1. Com certificado digital do tipo A1 ou A3
2. Com código de acesso, gerado a partir de dados pessoais ou empresariais
3. Via contas Gov.br com níveis de segurança suficientes

Afinal, até pouco tempo, o código de acesso era um recurso prático, especialmente quando lidar com tokens e certificados digitais se complicava. Bastava informar o CPF ou CNPJ, alguns dados complementares, e gerar ali mesmo o código para entrar. Só que agora, a Receita Federal definiu novas regras. O processo de geração ou renovação desse código ficou diferente, mais restrito e, claro, gerou dúvidas até nos profissionais mais experientes.

Por que a Receita Federal mudou o código de acesso?

Nenhuma atualização acontece ao acaso. A Receita Federal identifica riscos de segurança crescentes com ataques digitais e tentativas de fraudes. Além disso, há a necessidade de garantir que apenas pessoas autorizadas possam consultar informações fiscais sensíveis.

Nas palavras de um especialista do setor, que há anos participa de conselhos de tecnologia e inovação em contabilidade, “toda evolução digital traz consigo a responsabilidade de proteger dados, mesmo que, de vez em quando, acabe tornando nossos processos um pouco mais complexos”.

A nova exigência tem como proposta:

• Reduzir o risco de acesso não autorizado
• Garantir maior autenticação do usuário
• Incentivar o uso de contas Gov.br com níveis de confiabilidade mais altos
• Fortalecer a proteção de dados pessoais e corporativos

Parece simples, mas, para quem está no balcão todos os dias, qualquer ajuste no fluxo pode bagunçar a agenda e provocar trabalho extra.

O novo código de acesso: o que mudou na prática?

A principal alteração está na forma de emissão do código de acesso para CPF e CNPJ.

Para pessoas físicas (CPF):

• Agora, o código só pode ser gerado com informações específicas da última declaração do Imposto de Renda.
• Se o contribuinte nunca declarou IR, precisa de um recibo de entrega e uma conta válida no sistema Gov.br.
• Sem essas informações, não é possível gerar ou recuperar o código pelo método tradicional.

Para pessoas jurídicas (CNPJ):

• O código precisa de dados da última DIRPF do responsável legal e título de eleitor associado ao CNPJ.
• Empresas recém-abertas ou que trocaram representantes estão encontrando dificuldades agora.
• Além disso, só é aceito código de acesso gerado após essa atualização. Os antigos perderam validade.

Esse cenário exigiu adaptação rápida dos contadores. Muitos relataram casos em que, ao tentar apoiar um cliente de última hora, não conseguiam prosseguir porque não tinham em mãos o documento correto. A transmissão de declarações, que antes podia ser feita em poucos minutos, passou a demorar muito mais.

O tempo gasto para gerar códigos subiu, mas logo pode normalizar com treino.

Motivos da Receita para a exigência: um olhar para o futuro

Se tem algo que aprendi em anos junto a entidades como CFC e Fenacon, é que a Receita sempre atua com foco no futuro. O objetivo é criar um ambiente digital sustentado por regras fortes e automatizações cada vez mais confiáveis. O aumento do uso de robôs, APIs e integrações no setor contábil pede que a autenticação seja mais forte.

A Robolabs, por exemplo, surge justamente para liberar o contador das tarefas que mais consomem tempo e energia, como ficar navegando manualmente por portais. Quando tudo caminha para automação e inteligência digital, esse controle extra garante que apenas o escritório, ou o colaborador digital autorizado pelo escritório, consiga acessar contas dos clientes. Fecha o cerco e aumenta a confiança no ambiente digital público.

Comprova-se que a atualização não acontece por capricho, mas para defender os dados diante de invasores digitais. Em tempos de golpes sofisticados, isso faz sentido.

Repercussão entre contadores e profissionais do setor

Diferente dos sistemas privados, que anunciam novidades em eventos e manuais, mudanças públicas como essa chegam quase sempre de surpresa.

• Muitos contadores descobriram a exigência ao tentar enviar declarações de rotina
• Produtividade dos escritórios ficou comprometida por alguns dias
• Pequenos negócios, sem suporte interno de TI, sentiram mais dificuldade
• Usuários pouco conectados ao Gov.br passaram a enfrentar obstáculos inéditos

No grupo de whatsapp da minha equipe, choveu relato de erro, dúvidas sobre “o que mudou no código?”, perguntas sobre documentos necessários e tentativas (nem sempre bem sucedidas) de solucionar pelo autoatendimento. Esse tipo de cenário tende a se repetir toda vez que a Receita ajusta suas políticas.

É um sinal de que atualizar processos internos, rever fluxos e investir no entendimento de sistemas digitais deixou de ser um diferencial. Simplesmente virou pré-requisito para quem atende clientes em ramos fiscais.

Como os profissionais podem se adaptar rapidamente

1. Entender a lógica do novo código

É fácil cair na armadilha da irritação ao deparar com uma barreira inesperada. Mas só é possível avançar conhecendo o que mudou. Leia as orientações da Receita. Converse com outros profissionais. Participe de grupos de discussão. E saiba: o código é personalizado, precisa respeitar dados cadastrais atualizados. Isso vale tanto para CPF quanto para CNPJ.

2. Manter documentos sempre acessíveis

Isso nunca muda, mas ficou ainda mais sensível. Liste tudo que você ou o cliente precisará e crie um checklist:

• Recibo da última declaração do IRPF
• Recibo de entrega da DIRPF do responsável legal da empresa
• Título de eleitor atualizado (quando solicitado)
• Certificado digital (A1 ou A3) em ordem, caso prefira por essa rota
• Acesso funcionando e atualizado no Gov.br

Deixar isso arquivado em local seguro poupa tempo e dor de cabeça.

3. Elevar o nível da conta Gov.br

Quanto maior o nível de segurança da conta Gov.br, mais funcionalidades pode acessar no e-CAC. Alavanque recursos como reconhecimento facial ou validação de dados no banco para avançar do nível bronze para prata ou ouro. O passo a passo está no próprio portal do Gov.br, mas o fundamental é estimular clientes e escritórios a atualizar suas contas, antes que a necessidade seja urgente.

4. Investir em automação de rotinas contábeis

Momentos como esse mostram porque a automação se tornou uma prioridade nas rotinas dos escritórios. A Robolabs tem uma proposta clara: eliminar tarefas repetitivas, digitalizar controles e liberar o tempo do profissional para resolver problemas realmente humanos.

Quando o acesso ao e-CAC é padronizado, com robôs programados para lidar com autorização via Gov.br, o contador reduz riscos de falha humana e evita a correria de última hora. Se interessar, aprofunde no assunto lendo mais sobre automação contábil no nosso blog.

O passo a passo atualizado para acessar o e-CAC

Se você precisa acessar o e-CAC da Receita Federal, principalmente sem certificado digital, siga este itinerário:

1. Verifique se o código antigo ainda está válido: Tente realizar o acesso com informações habituais. Caso receba aviso de expiração, prossiga com a atualização.
2. Separe documentos necessários: Tenha em mãos recibo da última declaração do IRPF para pessoa física, ou do responsável legal para empresa (junto do título de eleitor, se for solicitado).
3. Acesse a página da Receita Federal: Entre em https://cav.receita.fazenda.gov.br, selecione “Código de Acesso” e siga as orientações.
4. Gere um novo código: Preencha as informações solicitadas com atenção. Dica: confira números de recibos, pois erros simples podem impedir a conclusão.
5. Guarde o código com segurança: Evite expor o código em e-mails ou plataformas não seguras. O ideal é armazenar em um gerenciador seguro de senhas, ou, pelo menos, em área restrita do escritório.
6. Considere migrar para o Gov.br: Visite o portal Gov.br e eleve sua conta para prata ou ouro, que permite integração mais segura ao e-CAC. Assim, caso o código de acesso saia de cena no futuro, você já estará pronto.
7. Precisa de automação? Avalie produtos como os da Robolabs, que podem centralizar e organizar o acesso ao e-CAC, de modo seguro e inteligente.

Impactos para o dia a dia contábil

A atualização do código de acesso mudou vidas. E bagunçou rotinas, admito, senti na pele. Mas, com alguns ajustes, rapidamente vira parte do cotidiano.

• Reduz o número de acessos simultâneos indevidos
• Evita cadastros em nome de terceiros sem autorização
• Ajuda a rastrear movimentos suspeitos, se ocorrerem acessos não autorizados
• Estimula escritórios a atualizarem documentação de clientes
• Abre espaço para soluções digitais baseadas em automação, que tiram o trabalho manual do profissional

Com a tecnologia avançando, os contadores terão de se adaptar com uma visão mais proativa, entendendo processos digitais tanto quanto as legislações fiscais.

Automação é o caminho; atualização é o primeiro passo.

Como evitar problemas e surpresas no novo sistema

Falo por experiência própria: quem age preventivamente sofre menos. Para não ser pego de surpresa, tente:

• Fazer revisões periódicas de códigos de acesso ativos
• Manter registros de documentos clientes em nuvem privada, protegida
• Revisar listas de procurações eletrônicas e usuários cadastrados
• Treinar assistentes e associados para lidar com o novo fluxo
• Atualizar clientes por WhatsApp e meios digitais para evitar telefonemas de última hora

Reforçando: dedicar tempo a processos hoje equivale a menos dor de cabeça amanhã. Em cada atualização, lembre-se que parceiros como a Robolabs investem em automação justamente para dar uma mão nessas tarefas.

Caso busque ferramentas e dicas para aumentar a organização do seu time, há excelentes artigos na nossa seção de produtividade.

O papel da Robolabs em meio à transformação digital

Nesse momento de adaptação, a missão da Robolabs fala mais alto: libertar humanos de serem robôs. Desse modo ao criar colaboradores digitais que aprendem o fluxo ideal para cada escritório, a Robolabs oferece soluções para eliminar processos manuais e repetitivos, como a entrada constante no e-CAC.

Então, nosso papel é ajudar o profissional contábil a retomar o foco no que realmente importa: entendimento estratégico, aconselhamento humano e aproximação ao cliente. Pois isso fica mais claro quando parte da rotina é assumida por automações seguras, baseadas em algoritmos e inteligência preparada para situações como essas, onde o cenário muda rápido.

Se ficou curioso, recomendo a leitura sobre automação contábil para escritórios.

Como se manter atualizado e evitar o estresse

Não há muito segredo: a atualização contínua é o único caminho para profissionais de contabilidade e finanças sobreviverem (e crescerem) neste novo momento digital. Similarmente mantenho me informado por meio de listas, alertas oficiais, redes sociais profissionais e, mais recentemente, grupos de WhatsApp só sobre tecnologia e automatização.

• Salve os links de portais oficiais da Receita e mantenha-os como favoritos
• Cadastre-se para receber notificações automáticas por WhatsApp quando surgir novidade em sistemas governamentais
• Acompanhe canais de entidades respeitadas, trocando informações com colegas de confiança
• Participe de webinars e treinamentos sobre legislação, autenticação digital e automação contábil

Se preferir uma curadoria de conteúdo prático, temos na Robolabs um compromisso diário de compartilhar as notícias mais relevantes, trazendo dicas para evitar armadilhas e impor menos estresse à rotina do contador. Com toda a certeza, cadastrar-se em listas de WhatsApp, além de prático, já virou um diferencial entre alguns profissionais melhor preparados do setor.

Palavra final: adaptando-se ao novo e-CAC com menos tensão

É desafiador? Sem dúvida. Mas, com preparo, a nova exigência do código de acesso ao e-CAC pode virar apenas mais um degrau de aprendizado na carreira contábil. No início, há ruído, correria, talvez até alguma frustração. Mas, como alguém que já testemunhou reviravoltas digitais nas últimas décadas, posso dizer: tudo se ajeita, desde que a mentalidade de atualização seja adotada por todos no escritório.

Automatizando controles, juntamente com novidades e compartilhando conhecimento com colegas, cada desafio tecnológico se transforma em oportunidade de crescer como profissional.

Liberte seu tempo. Deixe a automação cuidar do restante.

Portanto, se você quer conhecer melhor como a Robolabs pode apoiar sua equipe diante das exigências da Receita Federal, ou só busca tranquilidade ao navegar pelo novo e-CAC, fale conosco. Nosso projeto nasceu para simplificar o seu dia, unindo conhecimento de contabilidade, tecnologia e experiência humana em cada solução. O próximo passo é seu: conecte-se com quem realmente entende do assunto e garanta seu lugar no futuro da contabilidade.

Atualização da Tabela NCM: 3 Novos Códigos e Obrigatoriedade

O relógio está contando. A partir de 1º de outubro de 2025, empresas que trabalham com produtos serão obrigadas a utilizar uma versão atualizada da Tabela de Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). Essa medida, formalizada pelo Informe Técnico 2024.001 v2.20, traz três códigos novos que não podem ser ignorados. Para quem lida diariamente com emissão de notas fiscais, classificação de mercadorias ou gestão contábil e fiscal, não entender o que mudou pode trazer mais do que dor de cabeça, pode gerar rejeição de NF-e, autuações e perda de benefícios fiscais.

Mudanças na tabela NCM nunca param. É um ciclo.

Mas desta vez, a obrigatoriedade desses códigos representa não só um ajuste, mas também um sinal claro de como pequenos detalhes podem afetar toda a rotina tributária. Continue comigo para entender exatamente o que muda, os riscos de continuar fazendo como sempre, e por que preparar-se é menos uma opção e mais uma necessidade real.

Ncm: afinal, do que se trata?

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é uma codificação numérica, utilizada para identificar a natureza de produtos em transações comerciais no Brasil e em países do Mercosul. Cada mercadoria tem seu próprio código, com oito dígitos, definido por regras que seguem padrões internacionais.

No dia a dia, quase ninguém pensa muito nisso. Mas quem já teve uma nota fiscal rejeitada, sabe como esse pequeno código carrega uma responsabilidade enorme junto às secretarias da fazenda estaduais e federais.

A NCM está em absolutamente todos os formatos de nota fiscal eletrônica: NF-e, NFC-e, CT-e, e por aí vai. Isso garante que produtos sejam tributados corretamente, recebam incentivos fiscais quando possível, e passem sem problemas na fiscalização aduaneira e logística.

• Ajuda a controlar o comércio exterior.
• Facilita auditorias fiscais automáticas.
• Evita bitributação e conflitos entre domicílios fiscais.

Talvez, para o consumidor, pareça um detalhe. Para a empresa, é um divisor de águas entre o conformidade e o passivo fiscal, principalmente quando o governo brasileiro atualiza essa tabela, como vai acontecer agora.

Por que a atualização da tabela ncm acontece?

Toda atualização de tabela NCM obedece a mudanças no comércio, surgimento de novos produtos e necessidades de alinhamento com o Mercosul e recomendações da Organização Mundial das Alfândegas. Assim, periodicamente, códigos são inseridos, descontinuados ou alterados de significado e descrição.

Em resumo, atualizar é uma resposta a:

• Lançamento de novos produtos ou novos usos.
• Exclusão de mercadorias obsoletas ou reclassificação de usos.
• Ajuste de tributações específicas, benefícios fiscais ou barreiras comerciais.
• Correção de ambiguidade, padronizações e integração sistêmica.

O último ciclo relevante pegou muitas empresas de surpresa, incluindo quem adotava automações sem manutenção de cadastros. Agora, tudo indica que novos ciclos virão com frequência, e talvez com impactos ainda mais profundos, uma vez que o Brasil avança na digitalização de processos fiscais.

Você pode escolher atualizar sua empresa ou ser atualizado pelas multas.

Os 3 novos códigos ncm obrigatórios a partir de outubro de 2025

Sério: não adianta fingir que não viu. O Informe Técnico 2024.001 v2.20 deixa claro: três novos códigos NCM entram em uso obrigatório a partir de outubro de 2025. Vamos olhar de perto para cada um:

• 23099070, Resíduos e desperdícios de origem vegetal para alimentação animal (antes desmembrados em outros códigos, agora específico para este mercado)
• 76129020, Outras obras de alumínio, não especificadas anteriormente (usado para produtos derivados ou categorias genéricas de alumínio, agora ganham código próprio)
• 90189097, Instrumentos e aparelhos para uso médico ou cirúrgico, não classificados em outros códigos (importante para importadores e distribuidores do setor da saúde e laboratórios)

Parece específico? Não é. Se sua empresa tem interação com cadeias produtivas de agro, indústria metalúrgica ou setor médico, ao menos um desses códigos pode estar na sua rotina.

Mais relevante ainda, esses códigos serão obrigatórios na classificação de mercadorias abrangidas por suas descrições. Nenhum código alternativo será aceito pelo sistema de emissão de NF-e para itens classificados nesses grupos.

A ausência do novo NCM? Motivo de rejeição de nota.

O que acontece se não atualizar?

Falta de atualização pode parecer prejudicial só para o contador ou para o fiscal, mas não é tão simples. O impacto é prático. Toda mercadoria que utilizar um código antigo, inválido, ou faltar com os novos, sofrerá rejeição da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) durante o processo de emissão. Isso significa que a operação trava ali, não embarca, não é faturado, não segue para o cliente.

• NF-e rejeitada: O sistema imediatamente aponta erro e a nota não é gerada.
• Pedidos atrasados: Toda logística e faturamento para até o ajuste do erro.
• Autuações fiscais: A Receita e Estados podem fiscalizar com base na divergência, aplicando notificações, multas ou até suspensão de benefícios.
• Perda de incentivos fiscais: Muitos estados só concedem benefícios se a NCM estiver correta. Usar a errada pode anular o incentivo e gerar retroativos de impostos.
• Problemas em restituição/impostos: Restituição de ICMS, IPI ou outros tributos depende do NCM correto. Um erro pode impedir o direito ou travar processos já em andamento.

Evite o prejuízo.

Algumas empresas, desconfiadas, postergam atualizações até o limite do prazo. Só percebem o prejuízo quando enfrentam devoluções em lote, cancelamento de pedidos, ou, pior: fiscalizações retroativas.

Histórico de mudanças e o ciclo contínuo das tabelas ncm

A NCM está longe de ser estática. A cada ano, acompanhamos atualizações, exclusões e inclusões de códigos, processo que, aliás, afeta toda cadeia produtiva, da indústria ao varejo e até os sistemas de automação contábil integrados, como costuma vivenciar quem acompanha tendências da automação contábil.

No ciclo mais recente, além da entrada desses três códigos, tivemos a exclusão de dezenas de outros (sim, vários deles em plena adoção por segmentos industriais inteiros). Isso obriga departamentos fiscais e sistemas automatizados de emissão a rodar manutenções constantes, sob risco de parar todo o setor com uma simples rejeição de NF-e.

A periodicidade dessas mudanças, em média anual ou bianual, desafia inclusive quem adota RPAs ou ERPs. Sem um processo de revisão e teste, a chance de operar fora da conformidade cresce e coloca em risco até certificações de qualidade ou homologações junto ao governo.

Não dá para relaxar. O ciclo de mudanças veio para ficar, e estar em dia tornou-se parte da rotina de quem quer evitar riscos na vida fiscal e contábil das empresas.

A responsabilidade dos contadores e fiscais internos

A chegada de novos códigos NCM, e a eliminação de antigos, amplia significativamente a responsabilidade de profissionais contábeis e fiscais. O correto enquadramento é função decisiva para manter a empresa saudável frente à legislação.

Entre as tarefas que ganham destaque:

• Estudo e atualização dos códigos NCM periodicamente;
• Reclassificação de mercadorias que mudaram de segmento ou código;
• Acompanhamento de publicações oficiais, como o Informe Técnico;
• Orientação dos demais setores e atualização dos cadastros internos;
• Treinamento de equipes para evitar erros repetitivos;
• Revisão de sistemas automatizados, parametrize a base correta.

Além disso, há uma pressão adicional sobre as equipes de TI responsáveis pelos sistemas internos. Só assim é possível garantir que toda a cadeia, do cadastro do produto à emissão da NF-e, está amparada pelos códigos válidos e atuais.

Certamente, a rotina dessas equipes se assemelha muito ao dia a dia nos ambientes em que a Robolabs atua, ao oferecer automação sob medida e colaboradores digitais prontos para atualizar sistemas, tabelas e cadastros com precisão, minimizando a chance de erros manuais e demandas operacionais repetitivas. Em outros termos: tecnologia entra para libertar os profissionais das tarefas mecânicas, permitindo foco em análise e estratégia.

Contador atento é patrimônio, não despesa.

O impacto econômico e operacional de erros na ncm

Parece exagero dar tanta atenção ao código NCM? Basta um exemplo simples: um distribuidor de alimentos classifica um ingrediente na NCM errada, perde o incentivo fiscal do estado e precisa recolher ICMS com multa retroativa de cinco anos.

Em empresas de médio e grande porte, pequenas falhas multiplicadas pelo volume de operações podem chegar a cifras milionárias, considerando autuações, perda de benefícios e retrabalho nas equipes. Já presenciei casos de setores inteiros ficarem paralisados aguardando autorização da nota fiscal, simplesmente porque o sistema acusou uso de um código NCM já extinto.

Um erro pequeno, se ignorado, vira pesadelo logístico e financeiro. Sem exagero: prejuízo que talvez custe mais do que a folha do mês inteiro, ou a reputação com um cliente-chave. E o risco é de todos, mesmo de quem já faz automação de ponta, pois as bases cadastrais dependem de atualização manual ou orientada por profissionais qualificados.

• Emissão de notas fiscais bloqueadas;
• Atraso em expedição de pedidos e contratos;
• Cancelamento de operações comerciais;
• Investigações fiscais destinadas a ações corretivas grosseiras;
• Necessidade de retrabalho em documentos, prejudicando os indicadores de produtividade;
• Insegurança na tomada de decisões, pois produtos podem estar incorretamente apresentados nos balancetes e relatórios internos.

Como as empresas devem se preparar para a atualização

Cada empresa deve tomar as rédeas da transição já em 2024, antecipando-se à data limite de outubro de 2025. Se possível, realize todas as atualizações até setembro de 2025. Por quê? Esse período permite identificar erros, testar sistemas, capacitar equipes e corrigir eventuais falhas antes das consequências fiscais aparecerem.

1. Mapeie produtos impactados: Faça um levantamento completo do portfólio e verifique quais itens demandam recadastramento, especialmente nos segmentos citados pelos novos códigos.
2. Atualize sistemas e ERPs: Programe as atualizações junto à equipe de TI, garantindo que a base de dados receba as novas NCMs e bloqueie o uso das antigas.
3. Treine a equipe: Invista em capacitação rápida para todos envolvidos na emissão de notas fiscais. Pequenos erros nas descrições podem gerar grandes rejeições.
4. Teste e monitore: Implemente ambientes de teste para socializar mudanças e evitar que o impacto surja em uma venda real.
5. Documente o processo: Mantenha registro de todas as providências, como suporte em autuações, divergências ou revisões posteriores.

Para empresas que já automatizam processos, como as que contam com soluções inspiradas pela Robolabs, revisar rotinas de atualização automática do cadastro NCM pode evitar retrabalho e otimizar a fluidez das operações fiscais. Mas aqui cabe um alerta: tecnologia só funciona bem quando alimentada com dados corretos e monitoramento constante.

Preparar-se é o melhor seguro contra prejuízos ocultos.

Onde encontrar a tabela ncm atualizada

A tabela NCM completa e atualizada está sempre disponível no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica, gerenciado pelos órgãos oficiais. É recomendado que essa consulta seja parte constante na rotina de profissionais de TI e contabilidade, conferindo se todas as classificações em uso continuam válidas e se os códigos novos estão em vigor.

• Procure pelo download mais recente diretamente no portal;
• Verifique se as descrições estão em linha com a operação da empresa;
• Implemente alertas automáticos para novas versões do documento oficial.

O portal é fonte primária e deve servir de base para a alimentação dos ERPs, sistemas de emissão e até controles manuais, eliminando inconformidade por desencontro de informações.

Se sua área precisa de instrução rápida para localizar, interpretar ou atualizar essa tabela, busque fontes confiáveis, manuais atualizados e suporte profissional interno ou externo, sempre antes da data final.

Não deixe para última hora: ajuste agora e evite riscos

2025 pode parecer distante, mas na rotina corrida da área fiscal, atrasar atualizações da tabela NCM significa apostar no risco certo: rejeição de notas fiscais, parada de produção, inspeções e multas. Tudo isso num cenário de fiscalização cada vez mais automatizada e rigorosa.

Prepare sua empresa. Avalie como os novos códigos impactam seu portfólio, envolva profissionais de confiança e revise processos internos com antecedência. Teste seus sistemas amplamente antes da implementação oficial, pois qualquer equívoco pode trazer dores reais ao caixa, à reputação e à operação.

Para quem quer dormir tranquilo, vale lembrar que investir na automação, revisão de cadastros e treinamentos já faz diferença, seja em grandes grupos, seja em pequenas empresas. Soluções tecnológicas, como as oferecidas pela Robolabs, podem ser o termômetro que faltava para sinalizar discrepâncias e automatizar atualizações, sempre mantendo os profissionais livres para o trabalho que só humanos podem fazer.

O melhor momento para ajustar sua NCM é agora.

Quer evitar incidentes e transformar a atualização da NCM em um processo automático, seguro e sem sustos? Conheça mais sobre a proposta da Robolabs e confira como a automação personalizada pode ser sua aliada no fim da rotina mecânica e na conquista de tranquilidade contábil. Dê o próximo passo, prepare sua empresa para as mudanças e liberte sua equipe do retrabalho.

Emissão de Cupons Fiscais: Mudanças Importantes para 2025

Talvez você já tenha ouvido um cliente perguntar, logo após a compra: “Tem cupom fiscal?” – Quem trabalha com vendas, mesmo que só de vez em quando, conhece a cena. Só que, a partir de 2025, muita coisa por trás disso vai mudar. E não é pouca coisa, não.

Assim como quase tudo que envolve documentos fiscais, as alterações mexem tanto com pequenas lojas quanto com grandes empresas, escritórios de contabilidade e departamentos financeiros. Afinal, emitir o cupom fiscal deixou de ser apenas uma obrigação. Agora, pode ser a diferença entre dormir tranquilo ou… receber aquela notificação indesejada do fisco.

Mas o que, de fato, está mudando? O que é esse cupom fiscal eletrônico tão falado? Como as novas regras vão afetar quem emite cupom? Quais os perigos e as oportunidades? E, principalmente, como evitar problemas e aproveitar as vantagens das novas tecnologias?

Ao longo deste artigo, vamos contar uma história que talvez seja parecida com a sua, trazendo exemplos, orientações e até alguns tropeços comuns. Mas, diferente do que muita gente pensa, a emissão do cupom fiscal não precisa ser um pesadelo administrativo – e empresas como a Robolabs estão mostrando exatamente isso. Respire fundo. Vamos lá.

Por que o cupom fiscal importa mesmo?

Pode parecer exagero, porém o cupom fiscal vem ganhando importância a cada ano. Por quê? Vou explicar com um exemplo rápido: imagine um fiscal entrando na sua loja – pode ser uma farmácia, padaria, loja de roupas. Se algum cliente não recebeu cupom fiscal, ou se houve falhas na emissão, as dores de cabeça podem ser grandes.

Lembrar do cupom fiscal é cuidar da sobrevivência do seu negócio.

O cupom fiscal, diferente da antiga nota em papel, serve como registro oficial de cada venda para o fisco. Ele protege tanto o consumidor quanto o empreendedor. E mais: ajuda na organização, na hora da fiscalização e, claro, evita multas (algumas pesadas, como veremos a seguir).

Cupom fiscal eletrônico: final do papel, início de uma nova era

A transição do papel para o digital começou devagar, há anos. Só que 2025 marca um novo ciclo. O chamado cupom fiscal eletrônico (ou CF-e) está mais controlado e integrado do que nunca.

• Sustentabilidade: Menos papel, menos desperdício. Isso agrada fiscal, consumidor e o planeta.
• Agilidade: A emissão digital permite validação em segundos. Já não dá mais para “engavetar” vendas.
• Transparência: Todos os dados da venda ficam registrados e podem ser consultados a qualquer momento.

A função principal do cupom fiscal eletrônico é substituir (de forma legal e reconhecida) as notas de papel em vendas ao consumidor. Isso já transformou a rotina em milhares de lojas. E, aos poucos, as antigas impressoras fiscais estão sumindo do balcão.

Documentos fiscais eletrônicos mais comuns no Brasil

Nessa “nova era” dos cupons fiscais, dois tipos de documentos ganharam espaço:

• CF-e SAT (Cupom Fiscal Eletrônico via SAT): Muito utilizado em estados como São Paulo, o SAT permite a emissão automática e conexão direta com a Secretaria da Fazenda estadual. Prático, rápido e já bem consolidado.
• NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica): Adotada em boa parte do país, pode ser emitida por diversos sistemas e não exige equipamento dedicado (basta um computador ou tablet com internet). Flexibilidade total, especialmente para negócios que se movimentam bastante.

Ambos têm validade jurídica, aceitação nacional e são o padrão esperado para vendas no varejo. Mas as diferenças nos detalhes (e nas obrigações) podem gerar confusões. E, em 2025, essas diferenças se tornam ainda mais visíveis com as novidades das legislações estaduais.

O que muda em 2025: resumo direto ao ponto

Não adianta adiar. As transformações para 2025 vêm com força total. Esqueça só “atualizar o sistema” por obrigação. Agora, é preciso ajustar processos, treinar equipes e, claro, entender o que está realmente diferente.

Veja a seguir as principais mudanças já confirmadas:

• Integração obrigatória com sistemas de gestão (ERP)
• Atualização obrigatória das tabelas NCM e CFOP
• Validação em tempo real pela SEFaz
• Penalidades mais agressivas para irregularidades

1. Integração obrigatória com ERPs

Uma mudança que vai impactar desde pequenas lojas até grandes redes: a obrigatoriedade de integração dos emissores de cupons fica mais rigorosa.

O cupom fiscal não pode mais ser uma “ilha” isolada sem conexão com estoque, vendas e finanças.

A partir de 2025, as Secretarias da Fazenda estaduais vão exigir que as operações de emissão dos cupons estejam conectadas e atualizadas em tempo real com sistemas de gestão (ERP). E isso não é só para multinacionais. O pequeno varejo também deverá acompanhar.

O objetivo? Evitar fraudes, sonegação e fechar o cerco sobre o descasamento entre o estoque e as vendas. Isso significa que vendas realizadas sem integração adequada podem ser consideradas irregulares na fiscalização, trazendo risco real de penalidade.

2. Atualização da tabela NCM e CFOP

NCM e CFOP soam como uma sopa de letrinhas, mas são a base da escrituração fiscal. Para atender as novas exigências, as tabelas de NCM (Nomenclatura Comum Mercosul) e CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) precisarão estar atualizadas no emissor. Qualquer erro pode invalidar o cupom fiscal eletrônico.

Em 2025, até mesmo pequenas divergências nessas tabelas vão gerar recusa automática da emissão pela SEFaz. Ou seja, não vai dar para “empurrar com a barriga” atualizações. Um erro bobo pode travar toda a emissão durante o expediente.

Empresas com sistemas como o ERPPro saem na frente, já que essas tabelas podem ser atualizadas de forma automática, evitando falhas que atrasam o dia a dia. E, para quem faz tudo manualmente ou usa sistemas desatualizados, é um convite para dores de cabeça.

3. Validação em tempo real pela SEFaz

Antes, algumas operações podiam ser feitas “offline” e regularizadas depois. Em 2025, a regra é clara: toda informação enviada precisa ser validada e autorizada no ato pela Secretaria da Fazenda. Qualquer tentativa de emissão sem autorização será anulada.

O sistema “vende agora, regulariza depois” está com os dias contados. Para negócios de alta rotatividade, isso exige conexão estável com internet, um sistema confiável e procedimentos internos muito organizados. Um problema técnico pode travar as vendas e afastar clientes para sempre.

4. Penalidades e multas para quem descumprir

Muitos empresários relutam em investir em tecnologia para emissão fiscal até receberem a primeira multa. Só que em 2025, os valores ficam ainda mais pesados e a fiscalização, mais rigorosa.

• Multa mínima: R$ 500 por infração
• Multa máxima: R$ 5.000 por irregularidade urbana

Esses valores podem dobrar em casos de reincidência. Além disso, alguns estados já avaliam bloqueio de inscrição quando há descumprimento sistemático das normas. Ou seja, o negócio pode ser simplesmente impedido de vender.

Ignorar as regras fiscais pode custar o dobro – em dinheiro e em reputação.

Muita gente descobre tarde demais. Admito, já vi empresa perder vendas por ficar dias sem emitir cupom. O medo não é só da multa, mas do fisco decidir fechar as portas até tudo ser regularizado.

Por dentro do sistema emissor: por que escolher bem faz toda diferença?

Com tanta novidade, um tópico ficou ainda mais relevante: nunca foi tão importante escolher um emissor de cupons confiável. Transações validadas, tabelas atualizadas, integração automática e suporte ágil deixaram de ser “luxo” e viraram obrigação do dia a dia.

Imagine o seguinte cenário:

• O cliente está na fila;
• O sistema trava porque a tabela NCM está desatualizada;
• A venda não finaliza e o cliente desiste antes do final;
• Uma fiscalização acontece logo em seguida e detecta vendas sem cupom;
• Multas e, pior, perda de confiança do consumidor.

Dá para evitar tudo isso com um bom sistema emissor integrado. Aqui entram os benefícios de soluções completas, como o ERPPro. Esse tipo de sistema permite:

• Atualizações automáticas: Menos tempo perdido, menos espaço para erro humano.
• Suporte técnico ágil: Dúvidas e emergências resolvidas rapidamente.
• Integração com estoque, vendas e finanças: Relatórios detalhados, menos retrabalho.
• Monitoramento em tempo real: Basta um clique para saber exatamente o que foi vendido, quanto está no caixa e se há alguma pendência.

No dia a dia, esse tipo de solução permite que profissionais (principalmente em contabilidade e setores administrativos) gastem menos tempo resolvendo problemas operacionais e mais tempo planejando o crescimento do negócio. É aí que projetos como a Robolabs entram, automatizando tarefas repetitivas e devolvendo tempo para o lado humano, estratégico e analítico.

Os benefícios de uma emissão correta: além das multas

É impossível negar: cumprir as regras fiscais é o mínimo para qualquer empresa. Mas os ganhos de uma emissão correta e automatizada vão muito além de simplesmente evitar multas.

• Organização: Todos os dados das vendas, estoque e movimentação financeira ficam registrados e relatados automaticamente. Esqueça as planilhas perdidas. Se precisar comprovar uma venda antiga, está tudo a um clique de distância.
• Confiança do cliente: Um cupom fiscal bem emitido passa credibilidade ao consumidor. Parece detalhe, mas isso conta pontos na decisão de compra.
• Prevenção de gargalos no caixa: Automatizar a emissão deixa a fila andar mais rápido. Para quem já perdeu vendas em horário de pico por problema no sistema, sabe o alívio que é.
• Planejamento facilitado: A integração automática facilita prever demandas, organizar promoções e ajustar preços de acordo com a realidade do negócio.

Para equipes contábeis, o impacto é mais evidente. Imagine se todas as datas, códigos de produtos, justificativas e comprovantes já viessem certos dentro dos relatórios. Economia de tempo, e paz para todos no fechamento do mês.

Se quiser entender mais sobre organização, redução de falhas e avanços nesse campo, vale conferir os conteúdos sobre automação contábil e otimização da produtividade, que mostram como pequenas mudanças podem transformar o dia a dia até dos profissionais mais experientes.

Dores comuns e histórias do cotidiano: aprendendo com quem já passou por isso

Sempre tem aquela história que faz a gente pensar: será que não estou dando sorte demais? Um exemplo clássico: o dono de uma pequena loja percebe que esqueceu de atualizar o sistema NCM no início do mês. Em 2025, isso pode significar bloqueio total dos cupons e acúmulo de vendas não autorizadas. Quando finalmente resolve o problema, o prejuízo já está feito: estoque bagunçado, clientes insatisfeitos e multas à vista.

Outro caso frequente: empresas que apostam na improvisação, com sistemas manuais, planilhas que não conversam entre si e processos sem integração com o ERP. E quando chega a fiscalização? A correria é tanta que, às vezes, nem auditando tudo depois se acha onde começou o erro. Um cenário de puro estresse, que poderia ser evitado com um bom emissor eletrônico.

Cada vez mais, vejo profissionais da contabilidade relatando um alívio considerável após automatizar tarefas repetitivas, contando até com robôs digitais personalizados, do tipo que a Robolabs desenvolve. Retiram o risco do descuido humano e, por tabela, deixam o contador com tempo livre para analisar, planejar, inovar. É um novo ritmo de trabalho – flexível, menos engessado, quase libertador.

Como se preparar sem perder tempo nem dinheiro

Adiar nunca é uma decisão sábia quando falamos em legislação tributária. Então, o que pode ser feito (sem cair em armadilhas de custos escondidos ou sistemas milagrosos)? A resposta está em três frentes:

1. Escolher um sistema emissor confiável e integrado: Esqueça o improviso e sistemas desatualizados. Um emissor como o ERPPro, com atualizações automáticas, reduz riscos e garante tranquilidade. O suporte técnico agiliza as respostas em caso de emergência ou dúvida, o que, pode acreditar, faz diferença no calor de uma operação correndo.
2. Treinar equipe (sem enrolação): O melhor sistema do mundo perde valor se ninguém entende como funciona. Invista tempo para capacitar o time, fazer testes e simulações, e garantir que todos saibam operar, identificar erros e agir em caso de falha.
3. Manter-se informado sobre as regras: A legislação muda, às vezes sem muito aviso. Participar de redes, eventos ou fóruns, e manter contato com empresas dedicadas à automação (como a Robolabs), pode evitar surpresas desagradáveis.

Se a meta for reduzir riscos, evitar multas e manter o negócio saudável, encare essas três etapas como investimento, não custo. O sistema certo diminui noites de sono perdidas e libera tempo para focar no crescimento da empresa.

Situações de risco após as mudanças: exemplos e possíveis soluções

Para quem já está no setor há algum tempo, os exemplos de problemas são muitos. Listo aqui alguns cenários que ficam mais críticos em 2025 e formas de escapar deles:

• Sistema lento ou fora do ar: Em horários de pico ou em lojas com conexão instável, pode atrasar vendas. Solução? Um emissor confiável, integrado com ERP, e que funcione com backup local para garantir a emissão mesmo sem internet.
• Tabela NCM ou CFOP desatualizada: Impede vendas, já que a SEFaz bloqueia na hora. Usar um sistema com atualização automática dessas tabelas elimina o problema.
• Falta de backup das emissões: Perda de históricos, dificuldades para defesa de fiscalização e problemas para o contador no fechamento do mês. Sistemas com backup automático previnem essas situações antes mesmo delas acontecerem.
• Integração quebrada com estoque e finanças: Gera descasamento entre o que foi vendido e o que está registrado, abrindo espaço para autuações e multas.

Se o seu negócio quer economizar tempo, reduzir retrabalho e evitar enfrentar fiscalizações sem preparo, dar atenção especial ao emissor de cupons é o caminho mais seguro. Até porque, depois que o problema aparece, a solução quase sempre é urgente (e cara).

Transformando a obrigação em oportunidade

É natural olhar para mudanças fiscais e ver apenas obrigações e riscos. Porém, muita gente já percebeu que esse movimento pode ser o impulso que faltava para modernizar, profissionalizar e até reinventar pequenas empresas.

Automação, integração, clareza nos relatórios e redução de erros manuais podem transformar o jeito como o negócio é visto pelo cliente e pelos órgãos fiscais. Quem usa sistemas automatizados e integrados, com atualizações como as do ERPPro, sente a diferença até na comunicação interna: menos ruído, mais previsibilidade, decisões melhores.

Vale abrir um parêntese para pensar no cenário maior: escritórios contábeis, antes sobrecarregados com tarefas repetitivas, agora podem focar em consultoria, análise de performance e planejamento tributário de alto nível, porque sistemas de automação como os criados pela Robolabs cuidam da base, correndo por fora e sem ruídos.

Não caia nas armadilhas do improviso

Nenhuma empresa está imune a erros. Porém, insistir em métodos antigos, deixar para atualizar sistemas na última hora ou ignorar notificações do fisco são riscos que só aumentam com as novas regras.

Muita gente acredita que “só mais um mês” de improviso não vai trazer problema. Mas basta um pequeno erro – um dígito errado, uma tabela desatualizada – para jogar fora anos de reputação. Relatórios inconsistentes, vendas recusadas, estoque descontrolado… tudo começa com uma rotina operacional falha.

Se for para errar, que seja tentando melhorar. Automatizar a emissão de cupons fiscais é um passo quase inevitável para sobreviver e crescer no novo cenário. O caminho pode parecer desafiador no início, mas depois que os benefícios aparecem, não dá vontade de voltar atrás.

Vale a pena investir em automação para emissão de cupons?

Talvez você ainda tenha dúvidas sobre investir tempo (e algum dinheiro) em automação fiscal. De um lado, existe sempre aquele receio do novo, medo de sistemas complicados e das mudanças de rotina. Do outro, há relatos de empreendedores e contadores que viram tudo melhorar após adotarem sistemas automatizados, especialmente quando contam com suporte de empresas especializadas nesse tipo de transformação digital, como a Robolabs.

Os argumentos favoráveis são claros:

• Redução imediata de falhas manuais;
• Menos dependência de funcionários para tarefas repetitivas;
• Controle sobre informações fiscais e financeiras;
• Relatórios em tempo real, prontos para análise contábil ou defesa jurídica, se necessário;
• Menos estresse e mais tempo para decisões estratégicas.

Sem falar na tranquilidade. Quem já deixou de emitir cupom por erro no sistema sabe que a sensação é de puro desamparo, principalmente com um cliente esperando e o fiscal rodando por perto. Com automação inteligente, esse pesadelo praticamente desaparece.

Considerações finais: tempo de se adaptar é agora

Se chegamos até aqui, é porque você entende: a emissão correta de cupons fiscais está no centro das mudanças fiscais para 2025. Muito além de apenas “cumprir tabela”, é o momento de rever processos, controlar melhor os dados e investir em automação. E, olha, não precisa ser complicado.

Se você trabalha em escritório contábil ou departamento financeiro, não espere o problema bater na porta. Coloque as novidades em prática antes que virem dor de cabeça. Invista em sistemas testados, com atualizações automáticas e suporte real – como o ERPPro. Com isso, sobra tempo para o que realmente interessa: crescer, inovar e conquistar clientes.

Talvez você ache que o investimento pode esperar. Mas o risco de perder vendas, tomar multas e ter o negócio travado por falhas no emissor é maior do que nunca. Aproveite o momento para conhecer o que a Robolabs está fazendo na transformação digital, trazendo colaboradores digitais sob medida e devolvendo tempo para as pessoas se dedicarem às tarefas que realmente fazem diferença.

Transforme uma obrigação em vantagem. Aproveite para saber mais sobre automação contábil e descubra como a Robolabs pode ajudar seu negócio a crescer sem medo do futuro.