Pix: riscos, fraudes e proteção ao consumidor em discussão na Câmara

Desde que o Pix foi lançado no Brasil, acompanhei de perto as transformações que ele trouxe, tanto profissionalmente, em projetos como o da Robolabs, quanto como consumidora e cidadã. Parece até difícil lembrar como eram as transferências bancárias antes dele. Em pouco tempo, o Pix tornou-se parte do nosso dia a dia. Super prático, rápido, disponível 24 horas, sem precisar esperar horas para o dinheiro cair. Mas junto com tanta agilidade, surgiram novos desafios. E foi justamente para discutir essas questões que a Comissão de Defesa do Consumidor da Câmara dos Deputados realizou uma audiência pública no dia 4 de junho. O que estava em pauta? A privacidade, segurança e transparência do Pix, seus riscos e a proteção necessária ao consumidor.

O Pix mudou o Brasil, mas também mudou o perfil das ameaças digitais.

O Pix na rotina dos brasileiros: benefícios e preocupações crescentes

Não há dúvida de que o Pix caiu no gosto da população. Eu mesma, quase não uso mais dinheiro em espécie ou cartão para pequenas compras. Desde fruteiras de bairro até grandes empresas passaram a aceitá-lo e, na minha opinião, isso democratizou as transações.

No entanto, como toda ferramenta inovadora, o Pix trouxe consigo preocupações legítimas. Entre as principais, está o aumento de fraudes, golpes e crimes de engenharia social, esses últimos, conhecidos pelos golpes onde o criminoso engana a vítima, levando-a a agir acreditando estar segura. As discussões mais recentes mostram que explorar a vulnerabilidade humana continua sendo um dos caminhos preferidos dos criminosos digitais.

O que foi debatido na Comissão de Defesa do Consumidor?

No dia 4 de junho, participei virtualmente da audiência pública promovida pela Comissão de Defesa do Consumidor da Câmara dos Deputados. O foco estava claro: entender se as novas ferramentas do Pix estão respeitando a privacidade e se garantem a segurança dos usuários. O debate ficou ainda mais tenso ao se falar sobre rastreabilidade das transações, controle, combate à lavagem de dinheiro, publicidade enganosa e práticas consideradas abusivas.

Os parlamentares e especialistas convidados apontaram uma preocupação crescente: a necessidade de ampliar a transparência, tanto para bancos quanto para órgãos de fiscalização, é urgente diante do aumento constante das tentativas de fraude. A sensação mista de liberdade e medo que muitos sentem ao usar o Pix foi ecoada nos relatos de pessoas que caíram em golpes, com consequências reais e graves.

Foco na proteção do consumidor

O deputado Vinicius Carvalho (Republicanos-SP) destacou algo com o que concordo totalmente:

Nenhuma ferramenta de pagamento pode crescer sem colocar o consumidor em primeiro plano.

Ele ressaltou que, apesar do sucesso do Pix no Brasil, a elevação dos crimes eletrônicos exige atenção redobrada ao consumidor. E se falou muito sobre três itens:

• Fraudes eletrônicas cada vez mais sofisticadas;
• Golpes utilizando engenharia social para enganar e pressionar a vítima;
• Crimes digitais que, apesar de parecerem distantes, batem à porta de pessoas comuns diariamente.

Os riscos do Pix: uma porta aberta para golpes

No meu círculo, percebi que muita gente não sabe identificar golpes digitais, porque eles evoluem muito rápido. De tentativas grosseiras com mensagens suspeitas, passamos a táticas quase imperceptíveis, como mensagens idênticas às de bancos, ou o famoso “Golpe do WhatsApp”.

Os riscos associados ao Pix hoje não se limitam aos erros de digitação, mas às técnicas de manipulação e à apropriação de dados sensíveis das vítimas. Como já atendi clientes assustados com casos assim, posso dizer que o medo não é exagerado.

O golpe vai além do digital

O caso investigado recentemente pela Polícia Civil do Distrito Federal mostra como criminosos ampliaram seu repertório. A investigação revelou uma organização criminosa especializada em fraudes digitais e extorsão. Só para dar uma ideia: eles movimentaram mais de R$ 2,65 milhões com ameaças, sequestro e lavagem de dinheiro, e tudo começou quando uma vítima transferiu, via Pix, dois valores que somaram R$ 1 mil.

Como agiam os criminosos?

• Entravam em contato usando aplicativos de mensagens instantâneas;
• Ameaçavam as vítimas, inclusive mostrando armas de fogo em chamadas de vídeo;
• Faziam pressão psicológica intensa, sugerindo ter conexões com o PCC;
• Usavam informações sensíveis para tornar o medo mais palpável;
• Exigiam transferências imediatas, sempre por Pix, aproveitando a rastreabilidade ainda limitada em algumas situações.

A investigação seguiu pistas digitais e rapidamente avançou: mandados de busca e apreensão foram cumpridos, os principais articuladores tiveram bens sequestrados, e até prisão preventiva foi decretada. O curioso é que os acusados podem responder por três crimes: extorsão, lavagem de dinheiro e participação em organização criminosa, com penas que chegam a 28 anos de prisão.

O crime mudou: une digital, sensação de insegurança e violência psicológica.

O impacto desse caso para quem usa Pix

O que mais me chamou a atenção ao analisar detalhadamente esse caso foi como a criminalidade se adapta ao ritmo das inovações tecnológicas. Em ambientes empresariais, como os atendidos pela Robolabs, vejo as áreas de contabilidade e administração preocupadas com a exposição de dados sensíveis. Afinal, se um simples contato por aplicativo de mensagens pode precipitar uma série de agressões digitais, o que dizer de centenas de operações diárias?

Avanços na proteção: o Mecanismo Especial de Devolução (MED) e outras iniciativas

Considerando essa realidade, fiquei satisfeita em observar que o Banco Central lançou, em 2024, o autoatendimento do chamado Mecanismo Especial de Devolução, ou “MED”. Trata-se de uma resposta direta ao aumento dos golpes e fraudes no ambiente do Pix.

A devolução automática é um alívio para quem foi vítima de fraude financeira.

O MED permite, de forma agilizada, a solicitação de devolução dos valores subtraídos em processos fraudulentos. A partir de agora, a vítima tem acesso a um canal mais direto, sem depender exclusivamente da proatividade das instituições financeiras. Eu acredito que isso melhora o sentimento de confiança entre os usuários, ao menos diante de incidentes que antes eram tratados com muita burocracia.

Como funciona o autoatendimento do MED?

• A vítima identifica que caiu em um golpe via Pix;
• Faz a solicitação através do próprio sistema do banco;
• O processo é iniciado automaticamente, com prazos e trâmites bem definidos;
• O dinheiro pode ser estornado se constatado o golpe, respeitando determinações do Banco Central.

Obviamente, nem todos os casos terão devolução garantida. Mas há mais transparência e um caminho claro, que era uma demanda antiga de consumidores.

Pix parcelado: o que muda para outubro de 2025?

Não menos relevante foi o anúncio de que a regulação do chamado “Pix Parcelado” está prevista para outubro de 2025. Apesar de já ser possível dividir pagamentos em algumas soluções de terceiros, essa solução oficial promete regras padronizadas, maior segurança legal e, espera-se, menos espaço para armadilhas.

Parcelar pelo Pix em breve deixará de ser uma aventura e se tornará uma opção regulamentada.

Por agora, fico atenta ao desenrolar dessas normas. Novos mecanismos, quando regulados, ampliam também o dever de fiscalizar e educar os usuários.

O papel da rastreabilidade, transparência e controle

Na audiência pública, um dos pontos mais debatidos foi sobre a rastreabilidade das operações. Quem já tentou reverter um Pix sabe, na prática, como ainda é difícil rastrear todo o trajeto do dinheiro entre contas, sobretudo quando há uso de contas “laranjas” ou transferências em cadeia.

No contexto da Robolabs, vejo como tecnologias de automação, como as que desenvolvemos para escritórios contábeis ou áreas administrativas, podem ajudar na prevenção e alerta de transações suspeitas. Não são soluções mágicas, mas reduzem consideravelmente o espaço para falhas humanas, que muitas vezes são exploradas por criminosos digitais.

Mais rastreabilidade significa dar às autoridades, bancos e consumidores a possibilidade de agir mais rápido diante de fraudes, bloqueando o dinheiro antes que ele se dissipe.

Transparência e informações claras

Transparência virou palavra-chave no debate. Instituições financeiras precisam prestar contas sobre como analisam denúncias, tratam evidências de fraude e protegem seus clientes. Como consumidora, sinto falta de relatórios claros e didáticos. A informação técnica, muitas vezes, não chega ao cidadão comum, o que pode desestimular a busca pelos próprios direitos.

Educação é prevenção

Se tem algo que sempre repito em conversas sobre tecnologia financeira é que, por mais avançada que seja a inovação, a educação digital ainda é a maior barreira contra golpes. O caso investigado pela Polícia Civil mostra justamente isso: muitos criminosos contam com o medo e o desconhecimento das vítimas.

Educação digital é a principal vacina contra fraudes do Pix.

Na prática, algumas orientações básicas já ajudam bastante:

• Sempre conferir o nome e CPF/CNPJ do destinatário antes de realizar transferências;
• Desconfiar de mensagens urgentes ou ameaçadoras, principalmente vindas de contatos desconhecidos;
• Nunca compartilhar informações bancárias em aplicativos de mensagens sem confirmação do pedido;
• Utilizar sistemas de bloqueio, reconhecimento facial e autenticações em dois fatores sempre que disponíveis.

A Robolabs atua, inclusive, orientando clientes empresariais sobre essas práticas, integrando automação de processos a parâmetros de segurança.

O papel das empresas de tecnologia e automação

À frente de projetos como o da Robolabs, vejo com clareza o impacto da automação na redução de riscos. Automatizar tarefas digitais repetitivas, como conferência de comprovantes, bloqueio de transações suspeitas e geração de relatórios, é justamente libertar pessoas da sobrecarga operacional e evitar que erros humanos proporcionem brechas para golpes.

Colocando colaboradores digitais para atuar nessas etapas, as empresas ganham tempo e fiabilidade, restando aos profissionais humanos a análise crítica de ocorrências atípicas. Enxergar a tecnologia como um aliado do compliance e da cultura de prevenção faz parte da modernização, tanto para escritórios quanto para setores financeiros e contábeis.

Iniciativas para fortalecer a confiança no Pix

Mesmo diante dos riscos, é importante dizer: o Pix não é a causa dos crimes, mas sim o novo alvo da criminalidade adaptada aos tempos digitais. O combate será sempre de muitos lados, sistema financeiro, tecnologia, educação, legislação e, claro, participação ativa dos usuários.

• Investimento contínuo em sistemas antifraude, sem burocratizar demais a experiência do usuário;
• Campanhas educativas constantes, porque golpes evoluem e todos precisam ficar atualizados;
• Colaboração entre empresas de tecnologia, instituições financeiras e autoridades para compartilhar dados e acelerar bloqueios em tempo real;
• Facilidade para notificar suspeitas e buscar devolução, como o novo autoatendimento do MED.

Refletindo sobre a sofisticação dos golpes: o futuro do Pix depende de prevenção ativa

Eu já presenciei, em palestras e treinamentos, relatos de pessoas que tiveram suas vidas afetadas por golpes digitais. A complexidade dessas fraudes é crescente. Elas misturam abordagens clássicas (ameaçar a vítima, criar senso de urgência) com recursos tecnológicos modernos (falsificação de telas, clonagem de contas, engenharia social adaptada ao perfil da vítima).

Por isso, iniciativas como a audiência pública da Câmara e o avanço do MED sinalizam que a sociedade está em busca de soluções antes que a perda de confiança comprometa uma conquista tão valiosa quanto o Pix. Empresas, especialistas, legisladores e consumidores precisam agir juntos, e rapidamente.

O crescimento seguro do Pix: qual o caminho?

Em resumo, o crescimento do Pix exige um equilíbrio delicado. Praticidade e velocidade, sim, mas sem sacrificar a segurança do consumidor. O debate na Câmara dos Deputados mostra um país atento aos desafios e disposto a ajustar o que for necessário para proteger usuários.

A transparência na regulação de novas ferramentas como o Pix Parcelado, o fortalecimento de mecanismos de rastreio e devolução e o incentivo maciço à educação digital são passos certeiros para o futuro. Aqui na Robolabs, acredito que integrar automação ao monitoramento e prevenção é uma grande aliada: libera o potencial humano de nossos clientes e combate, com precisão, os riscos que só aumentam.

Confiança digital é conquistada, não imposta.

Conclusão: tecnologia, educação e legislação lado a lado

O caso investigado pela Polícia Civil do Distrito Federal e o debate na Câmara dos Deputados deixaram claro: à medida que o Pix se consolida, as ameaças digitais se tornam mais sofisticadas e frequentes. Para garantir que todos possam seguir usando o Pix com tranquilidade, precisamos de rastreabilidade, transparência e, sobretudo, informação acessível ao consumidor.

Na prática, cabe a cada usuário e empresa se blindar, adotando medidas básicas de segurança e buscando atualizações frequentes sobre novas modalidades de golpe. E, se estiver se perguntando como proteger também o ambiente empresarial, saiba que automação sob medida, como a que oferecemos na Robolabs, pode ser um aliado valioso no combate a ameaças digitais e no alívio do trabalho repetitivo. Transformar processos é, no fim das contas, cuidar das pessoas.

Se ficou interessado em saber como a tecnologia pode ajudar seu escritório ou setor financeiro a navegar com mais segurança pelo universo digital do Pix, convido você a conhecer a Robolabs. Vamos, juntos, libertar quem trabalha de ser “robô” e fortalecer a confiança em cada operação digital. Estou à disposição para conversar!

COFINS: Guia Completo Sobre Cálculo, Impactos e Reforma Tributária

Durante muitos anos atuando em contabilidade, percebi como termos como COFINS cercam o dia a dia, mas há sempre dúvidas: o que é, como é calculada, o que mudou e, principalmente, como lidar quando o Brasil decide repensar tudo com a reforma tributária. Gosto de traduzir temas densos, como esse, em casos do cotidiano. Porque, no fim, toda empresa sente no caixa o impacto de cada modificação nessa famosa contribuição social.

O que é COFINS e para que serve?

Vou começar pelo princípio. COFINS, a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social, é um tributo federal criado pela Lei Complementar nº 70, de 30 de dezembro de 1991. Ela surgiu para garantir parte da verba que sustenta áreas fundamentais como saúde, previdência e assistência social no Brasil.

É o financiamento da seguridade social que bate direto no orçamento empresarial.

Diferente de outros impostos que se diluem em diferentes destinos, a COFINS vai exclusivamente para despesas dessas três áreas. Quem paga? Qualquer pessoa jurídica, inclusive aquelas equiparadas pela legislação do Imposto de Renda. Em resumo, se você tem CNPJ, provavelmente já lidou com esse tributo de perto.

A arrecadação é focada em:

• Saúde pública
• Previdência Social
• Assistência social

Como é calculada a COFINS?

Às vezes parece mais complicado do que é. A alíquota padrão da COFINS é 2% e incide sobre o faturamento mensal, ou seja, a receita bruta da venda de mercadorias ou prestação de serviços. Parece simples, mas tem nuances.

No cálculo, considera-se:

• Venda de mercadorias
• Venda de mercadorias e serviços
• Prestação de serviços de qualquer natureza

Ou seja, qualquer receita bruta vai entrar na conta. O que muita gente não percebe é o impacto disso mensalmente, especialmente quando se pensa no crescente universo do e-commerce. Com o crescimento de 76% nos últimos três anos, segundo fontes do próprio mercado, vejo muito empresário sendo pego de surpresa pelo tamanho da fatia da COFINS no faturamento.

O passo a passo do cálculo

1. Levante a receita bruta mensal total.
2. Aplique a alíquota de 2% diretamente sobre esse valor.
3. Se a empresa estiver em regime de apuração cumulativa ou não cumulativa (lucro presumido ou real), verifique as deduções e créditos, já que isso pode alterar consideravelmente o valor final.

Já vi muitas dúvidas surgirem quanto à base de cálculo, principalmente com regimes tributários diferentes e por conta das discussões judiciais em torno do tema. Falarei disso mais adiante.

Discussões recentes e temas polêmicos ao redor da COFINS

A cada nova notícia sobre COFINS, novos desafios surgem para escritórios de contabilidade e áreas financeiras. Destaco alguns dos temas que mais geraram debates no último ano:

• A União questionando a base de cálculo do PIS/COFINS: houve dúvidas se tributos deveriam ou não ser considerados dentro da base, especialmente o ICMS, levando a discussões intensas.
• Relatório da MP 1303/2025: debateu-se um aumento significativo na tributação de instrumentos como LCI e LCA (letras de crédito), o que mexeu com produtos de investimento preferidos por muitos negócios rurais e imobiliários.
• STF e a ADC 98: a inclusão (ou não) de outros tributos no PIS/COFINS está em pauta no Supremo Tribunal Federal, o resultado pode mexer na base de cálculo e alterar, para cima ou para baixo, valores recolhidos nos últimos anos.

Arrisco dizer, sem exagero, que (quase) todo contador do interior paulista já revisou planilhas mais de uma vez por conta dessas idas e vindas. No meu contato com clientes, percebo a insegurança sobre o que muda efetivamente, e até dúvidas sobre a escolha do regime tributário mais adequado, principalmente para quem está no Simples Nacional.

Impactos do crescimento do e-commerce na apuração da COFINS

O comércio eletrônico no Brasil avançou 76% em três anos. Impressionante, né? Só que, ao contrário do que muitos pensam, esse crescimento também gerou “efeitos colaterais” para quem apura COFINS.

• Mais receitas digitais geram mais obrigatoriedades fiscais.
• Crescimento rápido exige revisão constante do regime tributário.
• Empresas precisam monitorar o acúmulo de notas e vendas, já que cada operação soma na base de cálculo.

Já presenciei empresas sendo apanhadas de surpresa pelo crescimento. O antigo processo manual de apuração simplesmente não dava mais conta. É nesse contexto que vejo a automação, como a que a Robolabs oferece, tornando-se cada vez mais necessária. Com robôs digitais, tarefas repetitivas são eliminadas e o risco de erro humano reduz bastante.

Automação é sinônimo de mais tranquilidade para sua operação contábil.

Reforma tributária: principais mudanças e desafios para COFINS, PIS e empresas

A reforma tributária em discussão no Brasil é, deixando a linguagem jurídica de lado, um verdadeiro terremoto. Eu já vi mudanças grandes acontecerem, mas nunca com um volume tão grande de temas discutidos ao mesmo tempo.

Unificação de tributos: IBS, CBS e CIB

O que vem aí? O texto da reforma propõe a unificação de uma série de tributos, criando o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e CIB. Isso vai, pelo menos no papel, simplificar a vida de quem calcula e paga COFINS e PIS, já que ambos seriam substituídos por uma única contribuição, a CBS.

Mas quem já trabalhou com nota fiscal ou ERP sabe, pela experiência, que “dar certo” depende de muitos detalhes. Muitas empresas do interior paulista, por exemplo, enfrentam dificuldades para atualizar sistemas, treinar equipes e entender o que fazer com históricos de créditos acumulados.

Foco em simplificação: unificação de documentos fiscais

De todas as propostas da reforma, a que mais escuto como “favorita” entre os contadores é a simplificação documentária: um documento fiscal unificado para notas. Será o fim do pesadelo das inúmeras obrigações acessórias que conhecemos hoje?

O PLP 108, que trata de parte dessa reforma, já foi votado no Senado, reforçando a expectativa de que em breve exigências e controles ficarão menos complexos, pelo menos é o que se espera.

Possíveis impactos sobre o aluguel, fim do PERSE e desoneração de data centers

Alguns pontos menos discutidos, mas igualmente relevantes para vários setores:

• Aluguel com IBS, CBS e CIB: contratos de aluguel (especialmente de imóveis comerciais) poderão ser impactados por novas cobranças, exigindo reavaliação de valores e contratos.
• Fim do PERSE (programa de recuperação do setor de eventos): o fim desse regime especial aumenta a carga tributária para empresas do setor cultural e de entretenimento.
• Nova política de desoneração de data centers: talvez menos visível no dia a dia, mas importante para quem depende de tecnologia, com potencial de baratear operações e armazenamento de dados.

Atenção especial para o Simples Nacional e ERPs contábeis

Empresas optantes pelo Simples Nacional vão ter que tomar decisões quanto à forma de tributação. A reforma prevê o fim de alguns regimes e a necessidade de escolha sobre como recolher impostos federais, estaduais e municipais.

Quem usa ERPs contábeis, como muitos dos clientes que acompanho, precisa ficar muito atento a atualizações. Mudanças em campos, cadastros e layouts afetam diretamente tanto a apuração quanto o pagamento da COFINS e futuros tributos unificados.

2026 será o ano da transição. Empresas preparadas sentem menos impacto.

Julgamento do STF e o impacto na base de cálculo da COFINS e PIS

Outro ponto que gera angústia, especialmente para departamentos fiscais: o julgamento da ADC 98 pelo STF, que decide sobre a inclusão de tributos nos cálculos da COFINS e PIS.

• Há risco de modulação, ou seja, o STF pode definir desde quando vale a nova interpretação, afetando valores já pagos ou devidos em anos anteriores.
• Especialistas alertam que uma decisão contrária pode gerar aumento de carga tributária de forma retroativa.

Em minhas conversas com outros profissionais, percebo muita gente revisando o passado. Algumas empresas fazem provisões para cobrir eventuais cobranças futuras, outras têm dúvidas se devem alterar imediatamente seus procedimentos internos. O impacto direto pode ser enorme, principalmente para setores que trabalham com margens apertadas.

Como a tecnologia e automação simplificam as tarefas ligadas a COFINS

Não posso deixar de falar sobre o papel da tecnologia nisso tudo. Empresas que investem em automação sentem diferença real. Na Robolabs, por exemplo, tenho acompanhado como a criação de colaboradores digitais personalizados alivia o peso das tarefas repetitivas ligadas à apuração de PIS e COFINS.

Já vi casos em que os processos manuais levavam até dois dias por mês só para apurar PIS/COFINS. Com automação, esse tempo caiu para algumas horas, sem o desgaste de erros ou retrabalhos. Vale lembrar alguns dos principais ganhos:

• Eliminação de retrabalho, pois robôs não se esquecem de cruzar dados ou de prazos
• Apuração mensal feita sem demora, liberando tempo dos profissionais para análise estratégica
• Maior rastreabilidade nos cálculos, facilitando auditorias e revisões internas
• Redução do estresse quando há mudanças inesperadas no sistema tributário

Automação tira o peso das tarefas mecânicas e libera o humano para análise e estratégia.

Obviamente, automação não resolve toda a complexidade tributária, que depende de legislação, interpretação e acompanhamento das regras, mas elimina boa parte do trabalho mecânico, como defendemos aqui na Robolabs.

Desafios na escolha do regime tributário e adaptação à reforma

Com tantas mudanças, muita gente me pergunta: qual regime escolher? Para empresas do Simples Nacional, cada vez mais comuns no interior paulista, o cenário fica delicado. Será preciso avaliar:

• Se a unificação compensará ou aumentará o peso final dos tributos
• Como acomodar possíveis créditos remanescentes na transição
• Se vale ou não a pena migrar de regime, considerando faturamento, setor e localização

Em alguns casos, pelo que venho acompanhando, empresas preparadas já buscam simulações para definir o melhor cenário possível. Outras aguardam análises jurídicas e possíveis ajustes do Congresso e do Judiciário. A transição prevista para 2026 exige preparação desde já, tanto em termos contábeis quanto tecnológicos.

Inclusão de IBS e CBS no ICMS: risco de aumento de impostos?

A dúvida que paira sobre muitos setores é se a inclusão do IBS e CBS na base de cálculo do ICMS vai resultar em soma de imposto sobre imposto, inflando a carga final.

• Alguns defendem que a reforma resolve o “efeito cascata”.
• Outros alertam para possível aumento de impostos e preços ao consumidor final.

Eu, sinceramente, acredito que só sentiremos todos os efeitos nos próximos anos. Mas fica o conselho: monitorar de perto cada publicação do Senado e decisões do STF é bom negócio para qualquer contador ou empresário.

Impactos práticos nas rotinas de contabilidade e ERPs

Por fim, tenho visto muitos sistemas de ERP correndo atrás de atualizações para acompanhar as mudanças. Rotinas como apuração, geração de guias, conciliação de receitas e administração de créditos vão demandar adaptações frequentes de agora em diante. Empresas que se antecipam conseguem, inclusive, evitar gastos desnecessários com refação.

Automação, como já vivi na Robolabs, ajuda a mitigar erros nessas transições. Robôs podem rapidamente ser reprogramados para seguir a nova legislação, enquanto pessoas estariam dispersas conferindo alterações em manuais e legislações. A diferença no controle e rapidez é muito clara.

Checklist breve para preparação rumo a 2026

• Monitorar notícias sobre o julgamento da ADC 98 do STF
• Simular cenários com e sem a inclusão de tributos na base de cálculo do PIS/COFINS
• Rever contratos de aluguel empresarial na ótica do IBS/CBS/CIB
• Analisar o impacto do fim do PERSE nos custos e margens
• Atualizar ERPs com bases legais recentes
• Avaliar potencial de automação de tarefas fiscais repetitivas

A preparação de hoje define a tranquilidade do futuro.

Conclusão: COFINS em transformação e o papel da automação

Se tem algo que aprendi nesses anos é que a única constante na tributação brasileira é a mudança. COFINS pode até parecer apenas mais uma sigla no meio de tantas, mas faz diferença no caixa e na estratégia de qualquer negócio.

Com a reforma tributária em andamento, julgamentos importantes no STF e avanços gigantes na tecnologia, estamos diante de um momento decisivo. Empresas que investem em preparação e automação digital, como fazemos na Robolabs, estão mais perto de transformar o desafio em vantagem competitiva.

Quer entender como automatizar sua apuração de PIS e COFINS, reduzir riscos e liberar sua equipe do trabalho mecânico? Conheça mais sobre as soluções sob medida da Robolabs e prepare seu negócio para a próxima fase do sistema tributário brasileiro!

Reforma Fiscal e Mudanças Para Um Estado Mais Flexível

Introdução: Por que precisamos olhar além dos impostos?

Quando escuto a expressão “Reforma Fiscal”, confesso que a maioria das pessoas ao meu redor logo pensa em mudanças de impostos ou aumento de carga tributária. Mas, ao mergulhar em estudos e acompanhar debates, percebo que o conceito é bem mais profundo. Falar de reforma na gestão pública é pensar em como o Estado brasileiro organiza, administra e direciona os recursos, desde a elaboração do orçamento até a definição das prioridades e a execução de políticas públicas.

O que, na prática, temos é um sistema engessado, em que quase tudo já está previamente determinado. Não importa se estamos passando por uma crise na saúde, mudando o cenário da economia ou enfrentando novos desafios sociais. A margem de manobra é mínima, quase inexistente.

O orçamento público no Brasil parece uma camisa de força.

É sobre essa dificuldade de adaptação e sobre os caminhos para um Estado mais flexível que quero conversar aqui. Afinal, sem mudanças reais, continuaremos tropeçando nos mesmos obstáculos de sempre.

O que está travando o orçamento brasileiro?

Um ponto que sempre salta aos meus olhos quando analiso os números do orçamento é a quantidade assustadora de despesas obrigatórias. Aproximadamente 90% de tudo aquilo que o Estado movimenta todos os anos já está comprometido por regras constitucionais e outros dispositivos legais.

Isso significa que sobra pouco espaço para o gestor público escolher onde aplicar o dinheiro, mesmo quando circunstancias pedem respostas rápidas. A pandemia de Covid-19, por exemplo, deixou claro o quanto o Estado brasileiro tem pouca margem para redirecionar recursos.

Mudanças econômicas, emergências de saúde ou desastres naturais exigem flexibilidade, mas o modelo atual simplesmente não permite.

As amarras das vinculações orçamentárias

Mas o que torna o sistema tão rígido? Boa parte da resposta está nas famosas vinculações constitucionais que “carimbam” o dinheiro para determinados setores. Educação, saúde, transferências para estados e municípios, Previdência… tudo tem sua fatia já definida.

Entendo o valor dessas proteções, que nasceram de causas nobres: evitar que áreas fundamentais ficassem de fora do orçamento. Só que com o tempo, fomos amarrando o Estado ao ponto de torná-lo incapaz de priorizar medidas urgentes ou inovar em políticas públicas.

Hoje, reorganizar essas amarras não significa abandonar o compromisso com saúde ou educação, por exemplo. Significa dar mais autonomia ao gestor, permitindo uma realocação baseada em necessidades concretas, metas de qualidade e indicadores mensuráveis, não apenas valores travados na lei.

A necessária revisão das vinculações e o papel do gestor público

Cada vez que analiso discussões sobre o orçamento, vejo o debate se perder entre dois extremos: de um lado, quem não aceita abrir mão de proteção nenhuma; do outro, quem quer “descarimbar” tudo de uma vez só. Mas acredito que existe um meio-termo: rever as vinculações não para enfraquecer áreas-chave, mas para fortalecer a gestão pública.

• Priorizar metas de resultado ao invés de valores fixos
• Criar avaliações periódicas para garantir qualidade do gasto
• Flexibilizar a alocação sem abandonar compromissos sociais

Não basta garantir dinheiro; é preciso garantir resultados reais para a população.

É como vejo empresas como a Robolabs fazendo no setor privado: a busca por melhores processos e decisões automatizadas libera talentos para trabalhos mais estratégicos. No governo, isso pode se traduzir em mais recursos indo para onde fazem diferença, conforme mudanças nas demandas sociais e econômicas.

Previdência e servidores públicos: O nó nos orçamentos estaduais e municipais

Uma das maiores fontes de desequilíbrio nas contas dos estados e municípios é o déficit dos regimes próprios de Previdência dos servidores. Venho observando há anos que, apesar de tentativas de ajustes, o problema só cresce. O peso do pagamento de aposentadorias corrói os recursos locais, sobrando quase nada para outros investimentos.

O desafio é enorme porque envolve direitos adquiridos, pressão social e políticas locais. Ao meu ver, a saída está em regras de transição mais viáveis, que respeitem quem já planejou a aposentadoria, mas que corrijam distorções históricas e, ao mesmo tempo, incentivem a previdência complementar.

Sem mudanças estruturais na Previdência dos servidores, qualquer tentativa de flexibilizar o orçamento ficará sempre ameaçada pelo crescimento rápido desse tipo de despesa.

Acredito que é possível adotar regras de transição mais equilibradas, e incentivar fortemente fundos de previdência complementar. Não só se alivia o orçamento no médio e longo prazo, como também se prepara o sistema público brasileiro para desafios demográficos já conhecidos, como o envelhecimento da população.

O desgaste do atual arcabouço fiscal e a busca por um novo modelo

Sempre me pergunto: por que mesmo depois de muita discussão, as metas fiscais do Brasil parecem não funcionar como deveriam? A resposta pode estar no desgaste do atual arcabouço, que se apoia em parâmetros pouco flexíveis, sem considerar momentos de crise ou necessidade de maior investimento em certas áreas essenciais.

Metas engessadas não protegem o futuro, só dificultam o presente.

Já vi discussões acaloradas sobre tetos e travas, mas acredito que precisamos de algo mais realista. Um novo modelo deveria combinar:

• Limites claros para crescimento do gasto público
• Preservação de investimentos relevantes mesmo em tempos de ajuste
• Permissão para atuação mais ampla do Estado em cenários de crise econômica

Esse novo desenho precisa ser transparente e com acompanhamento constante por parte da sociedade. Concordo que ter regras dá segurança, mas elas precisam refletir a realidade, não apenas criar obstáculos para o funcionamento do Estado.

Inclusive, há discussões interessantes sobre isso na categoria de produtividade do blog da Robolabs, principalmente refletindo sobre o impacto de regras rígidas em ambientes que deveriam ser inovadores.

Investimentos públicos: O ciclo do desperdício e a necessidade de um novo planejamento

Em minha experiência acompanhando obras públicas e projetos de infraestrutura, torna-se impossível ignorar a quantidade de iniciativas que começam sem orçamento garantido ou estudo aprofundado. O resultado são canteiros abandonados, recursos desperdiçados, expectativas frustradas.

O ciclo se repete: projetos iniciam antes da hora, param por falta de recursos, precisam ser retomados mais caros depois. Além disso, a falta de avaliação de impacto impede que o que de fato melhora a vida da população seja priorizado.

Planejar mal é gastar o dinheiro de todos à toa.

Defendo uma abordagem pautada em mecanismos para identificar, antes de tudo, quais projetos trazem maior retorno social e econômico. Só depois, caberia iniciar a execução, desde que as fontes de recursos estejam asseguradas do começo ao fim.

• Estudo prévio de viabilidade
• Reserva garantida de recursos
• Avaliação contínua do impacto do projeto
• Punição para atrasos e má gestão

Até sistemas automatizados, como os desenvolvidos pela Robolabs, podem ajudar na análise de dados e acompanhamento do andamento dessas obras, por exemplo. Já atendi clientes do setor público que, com automações simples, passaram a monitorar etapas de execução com mais precisão, reduzindo desperdícios.

Há mais sugestões sobre automação nesse contexto na seção automação contábil do nosso blog – fica a dica para quem gosta de processos mais ágeis.

Descentralização e o repasse de competências: União, estados e municípios em descompasso

Outra pedra no caminho de uma gestão pública mais adaptável é a concentração de receitas na União, enquanto Estados e Municípios carregam responsabilidades crescentes, principalmente nas áreas de saúde, educação e segurança.

Tenho acompanhado cidades pequenas assumindo compromissos impossíveis sem a transferência proporcional de receitas. Não é raro ver gestores locais em apuros para arcar com pisos salariais ou novos programas sociais sem os recursos necessários, criando dependência ou até descontinuidade de serviços importantes.

Por isso, penso que faz sentido repensar o pacto federativo brasileiro e suas bases:

• Descentralizar não só obrigações, mas também receitas
• Definir de forma objetiva as competências de cada ente
• Criar critérios transparentes para transferências de recursos

Assim, municípios e estados teriam mais autonomia para tomar decisões de acordo com suas realidades, sem depender tanto de repasses emergenciais vindos do Governo Federal.

Transparência, indicadores e cultura de avaliação na administração pública

Um pensamento recorrente que tenho é: por que o setor público encontra tanta dificuldade em criar cultura de avaliação de resultados? No setor privado, há sempre cobrança por indicadores, metas, análises de qualidade. No serviço público ainda é raro.

Sem avaliação, não há aprendizado. Sem aprendizado, os erros se repetem.

O que defendo não é a simples flexibilização do orçamento, mas uma revisão acompanhada de mecanismos de transparência e cobrança de resultados. Alguns caminhos que acredito relevantes são:

• Definir indicadores claros de qualidade de serviços públicos
• Criar avaliações periódicas reais, com participação social
• Adotar metas de médio e longo prazo, não apenas curtas e imediatistas

A transparência não é apenas publicar dados, mas sim compartilhar informações acessíveis e permitir debate qualificado.

A automação pode ser fundamental nesse cenário. Ferramentas inteligentes (como as desenvolvidas pela Robolabs) conseguem reunir, processar e apresentar dados em tempo real, facilitando a fiscalização e a gestão baseada em evidências. Tenho visto projetos pilotos interessantes que, só pela organização automática, já trazem ganhos para a administração.

Exemplos recentes de crises e a urgência da flexibilidade estatal

Não gosto de dramatizar, mas basta olhar alguns dos episódios dos últimos anos para perceber o quanto a falta de flexibilidade custa caro à sociedade. Penso na pandemia, onde hospitais precisaram de recursos que demoraram demais para chegar, na demora do socorro quando houve enchentes em cidades do Sul, ou nas mudanças abruptas de inflação.

Em todos esses contextos, se o Estado tivesse tido mais margem legal para direcionar recursos rapidamente, a resposta teria sido melhor. A rigidez orçamentária expõe o país não só à demora nas soluções, mas também à sensação de impotência do gestor público diante de emergências.

Colocar a Reforma Fiscal em pauta significa não apenas “mexer em impostos”, mas revisar todo o processo de elaboração e execução do orçamento, prevendo espaço para adaptações rápidas e responsáveis.

O mundo muda. O orçamento também precisa acompanhar.

Como a inovação pode ajudar: automação e cultura de dados

Sou defensor da tecnologia como aliada, e vejo todos os dias seu impacto positivo quando o assunto é gestão pública. Automatizar não resolve tudo, mas elimina tarefas repetitivas e libera energia para atividades realmente estratégicas.

Na Robolabs, já acompanhei clientes do setor público ganhando agilidade ao implantar rotinas robotizadas: automatizar checagem de convênios, controlar prazos, auditar orçamentos, analisar grandes volumes de dados para tomada de decisão.

A transformação digital não é apenas adotar sistemas, mas mudar a lógica de trabalho, priorizando o raciocínio estratégico ao invés do operacional.

Quando inserimos automação em áreas ligadas à administração, à contabilidade pública ou aos departamentos financeiros, diminuímos o risco do erro humano em funções repetitivas, aumentamos o controle e promovemos uma visão mais ampla sobre o uso do dinheiro público. Para gestores interessados em mais informações, indico acompanhar a categoria de produtividade do blog da Robolabs, sempre com novidades e casos práticos.

Os grandes desafios: romper hábitos e criar uma nova cultura

Preciso admitir que, para qualquer Reforma Fiscal ser bem-sucedida, não basta mexer em leis e normas. Vai ser preciso também coragem coletiva para romper práticas antigas e criar o hábito de planejamento transparente, avaliação de resultados e diálogo social.

Mudar o Estado é também mudar a cultura de quem faz a gestão pública.

É um processo que exige tempo, negociação constante e foco em um objetivo: um Brasil capaz de colocar seus recursos onde eles mais fazem diferença no dia a dia das pessoas. Isso só ocorre quando metas, indicadores e avaliações deixam de ser exceção e passam a ser regra.

Conclusão: Reforma fiscal para um Estado mais prático e mais humano

Chego ao final desse texto com a convicção de que conversar sobre Reforma Fiscal é, antes de tudo, discutir como reorganizar a administração pública, tirando o Estado da camisa de força e tornando possíveis respostas rápidas, planejadas e equilibradas às demandas da sociedade.

Não se trata de abandonar áreas importantes, nem de abrir mão de conquistas históricas. É um convite para repensar o ciclo de priorizações, fortalecer a autonomia do gestor, estimular transparência, aprimorar investimentos e valorizar o resultado, e não o processo em si.

A urgência, comprovada por crises recentes, só reforça o valor de uma reforma que olhe menos para o passado e mais para necessidades futuras. Com o apoio da automação e de uma nova cultura de avaliação e planejamento, como faço questão de demonstrar em projetos da Robolabs, acredito que o Brasil pode caminhar para um Estado mais flexível, justo e conectado à vida real dos cidadãos.

A mudança começa com o debate – mas depende de ação e atualização constante.

Se você quer conhecer como a automação pode transformar o seu setor público, administrativo ou escritório contábil, te convido a conhecer os serviços e soluções da Robolabs. Siga acompanhando nossos conteúdos para se preparar para uma nova era de gestão inteligente, transparente e humana.

ECA Digital e Nova ANPD: O Que Muda na Proteção de Dados Infantils

Quando Felipe Castanhari, mais conhecido como Felca, publicou seu vídeo sobre a adultização das crianças, não imaginava, talvez, que reacenderia um debate nacional tão sério. Em pouco tempo, o conteúdo viralizou, ecoando preocupações sobre a segurança e o bem-estar dos pequenos no universo digital.

Esse movimento na internet acabou pressionando o Congresso Nacional a tirar da gaveta um antigo projeto de lei. O resultado foi a publicação do chamado ECA Digital.

Junto dessa iniciativa, uma reestruturação sem precedentes na proteção de dados no Brasil despontou: a Medida Provisória (MP) 1.317/2025, que transforma a ANPD em uma agência reguladora.

“Crianças merecem mais do que apenas filtros. Precisam de proteção real, agora.”

Como advogada com experiência em relações governamentais e envolvimento intenso na mediação de interesses ligados à LGPD e à ANPPD, venho acompanhando de perto esse cenário em rápida mutação. O objetivo deste artigo é explicar, com simplicidade e profundidade, como essas mudanças vão realmente afetar a vida de crianças, famílias, empresas – e você, que trabalha com automação, dados ou tecnologia, como é o caso da Robolabs.

O que é o eca digital?

O Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA), desde 1990, procura garantir direitos. Mas a internet mudou tudo. Vulnerabilidades surgiram, difíceis de se prever trinta anos atrás.

O “ECA Digital” – apelido da Lei 15.211/2025 – surge para cobrir essas novas lacunas. Ele não substitui o ECA tradicional, só amplia seu alcance para abranger ameaças e situações específicas do ambiente digital. São normas, de fato, pensadas para proteger infantes e adolescentes conectados.

Mas… O que há de diferente, falando em proteção de dados? Vamos detalhar passo a passo.

Adultização, exposição e privacidade

Após o vídeo do Felca, “adultização” virou palavra do momento. O acesso precoce a conteúdos e perfis não adequados para idade ficou no centro dos debates. A explosão de desafios, visualizações e postagens sem limite escancarou o quanto dados sensíveis dos pequenos circulavam livremente.

O ECA Digital busca combater:

• Coleta indevida de dados de menores em aplicativos e sites
• Publicação e exposição não autorizada de imagens ou vídeos
• Práticas de manipulação ou publicidade dirigida a crianças sem o devido consentimento parental
• Falta de filtros ou barreiras adequadas em redes sociais, apps e games

Em resumo: o controle vai além dos pais, exigindo obrigações práticas diretamente das empresas, desenvolvedores e operadores de tecnologia.

A transformação da anpd: de autoridade para agência

Em 18 de abril de 2025, saiu no Diário Oficial: a ANPD agora se tornou oficialmente Agência Nacional de Proteção de Dados. O status mudou e, conforme a MP 1.317/2025, novas responsabilidades e poderes surgem.

• Autonomia administrativa e financeira
• Poder decisório próprio e mais amplitude nas investigações e fiscalizações
• Criação de 200 novos cargos para especialistas, reforçando o corpo técnico
• 18 cargos em comissão a partir de efetivos vagos e mais 26 posições de confiança
• Tudo planejado sem aumento do orçamento

Por que isso agora? O próprio governo admite: a estrutura anterior é pequena demais para responder à avalanche de denúncias e casos crescentes – principalmente, com o ECA Digital exigindo respostas rápidas e coerentes.

Mais autonomia significa decisões mais ágeis e menos interferência política.

Isso tudo parece mudança burocrática, mas não é. Ganha força a fiscalização, as multas e, principalmente, a capacidade de acompanhar a evolução tecnológica.

Pressa e efeito imediato

Medidas provisórias têm força de lei desde o primeiro dia. Isso significa que, neste exato momento, a ANPD já opera como agência reguladora. No entanto, precisa ser confirmada pelo Congresso em, no máximo, 120 dias.

Se não passar na comissão mista, na Câmara e no Senado? Tudo perde efeito. A responsabilidade volta à estrutura anterior. Para o setor, essa incerteza vira preocupação constante.

Os principais pontos da lei 15.211/2025

A Lei do ECA Digital detalha regras muito diretas. Seguem, de forma simples, os principais aspectos:

1. Consentimento dos pais: Coleta, uso e compartilhamento de dados de crianças só podem ocorrer mediante autorização expressa dos responsáveis.
2. Transparência das informações: Políticas de privacidade precisam ser claras, lidas facilmente por crianças e adultos.
3. Direito de exclusão: Pais podem solicitar a exclusão integral de dados dos filhos, inclusive de históricos em apps, com prazos objetivos para resposta.
4. Proibição de publicidade invasiva: Não é permitido direcionar ofertas sob medida a crianças, nem estimular compras “camufladas” dentro de jogos e plataformas.
5. Responsabilidade solidária: Empresas, desenvolvedores e até influenciadores podem ser responsabilizados em caso de incidentes ou exposição indevida.
6. Barreiras técnicas obrigatórias: Plataformas devem garantir mecanismos de bloqueio, controle de idade e filtros adequados à faixa etária.
7. Educação digital obrigatória: Escolas, públicas e privadas, passam a ter metas de formação em cidadania digital, prevenção a golpes e respeito à privacidade.

Talvez, a lista pareça dura, mas reflete uma tentativa real de diminuir riscos até então subestimados.

O papel das empresas de tecnologia e automatização

Para negócios como a Robolabs, que trabalham com soluções digitais sob medida, o novo ECA Digital vai além da adequação legal – abre oportunidades inéditas de agregar valor social e reputacional.

• Desenvolver aplicativos e plataformas já em conformidade com privacidade infantil
• Oferecer consultoria sobre implementação de filtros, controles de idade e educação digital
• Contribuir com inovação para tornar o ambiente online mais seguro sem exageros nem bloqueios totalizantes

Robolabs, por exemplo, pode colaborar no desenvolvimento de soluções de automação para escritórios contábeis que também lidam com dados de menores em cadastros, beneficiando administradores e gestores preocupados com a nova lei.

É hora de sair da postura apenas reativa e assumir protagonismo em boas práticas digitais.

Quem fiscaliza agora?

Com a nova ANPD atuando como agência, o poder de auditoria e punição se multiplica. As sanções, inclusive, podem atingir não só gigantes da internet, mas qualquer operadora, escola, clínica, startup, profissional liberal – ou seja, o alcance é mesmo muito amplo.

E não basta se adequar somente no papel. Auditorias serão mais frequentes e criteriosas.

Quem pensa que dados de crianças “não têm valor”, está enganado. Para o crime digital, valem ouro.

O que antes era visto como “detalhe” operacional passou agora a ser linha de frente até mesmo para pequenas empresas. Não há mais desculpa: todos precisam se comprometer.

Principais desafios para a sociedade e o setor público

Engana-se quem acha que só empresas de tecnologia estão envolvidas. Pais, educadores, agentes públicos e influenciadores também têm papel fundamental. Afinal, o vídeo do Felca começou esse movimento mostrando situações cotidianas, muitas vezes banais.

Alguns pontos que merecem debate:

• Sabemos informar suficientemente pais e responsáveis sobre riscos digitais? Onde podemos melhorar?
• Qual o limite da responsabilidade das plataformas e do governo versus autonomia familiar?
• Como garantir inclusão digital sem criar barreiras ou vigilância excessiva?
• De quem é a culpa em vazamentos ou incidentes: do app, do operador, dos pais, da escola?

Nada disso tem resposta perfeita. Mas é aqui que a atuação de profissionais do setor público, como eu, pode ajudar na mediação e na busca de consensos que considerem a proteção de dados sem engessar o progresso tecnológico.

Impactos na rotina das empresas e nas práticas cotidianas

Com novas regras, até atividades aparentemente simples mudam:

• Vendas on-line: exige filtro de idade, consentimento claro e política explicativa.
• Cadastros em escolas, clínicas e clubes: só podem coletar dados estritamente necessários.
• Publicidade digital e e-mails: ficam proibidas abordagens que tentem enganar ou manipular menores.
• Games e apps infantis: passam a ser fiscalizados quanto a compras internas e dados compartilhados.

Aqui, soluções automatizadas ganham espaço. Ter robôs digitais personalizados para cada rotatividade de processo, como já faz a Robolabs, permite não só reduzir erros, mas dar respostas rápidas às novas exigências de privacidade.

Para administradores e profissionais da área fiscal e contábil, como os parceiros da Robolabs, entender essas mudanças é também uma forma de ampliar segurança jurídica e fortalecer confiança perante clientes e familiares.

Aliás, quem busca mais reflexões sobre formas de transformar o cotidiano empresarial com automação e práticas modernas, encontra bons debates disponíveis em portais especializados.

Educação e cultura digital: o elo mais frágil

A lei pode melhorar, a fiscalização pode apertar, os autos de infração podem dobrar. Mas se crianças, pais e educadores não entenderem o perigo dos dados circulando soltos, pouco adianta. Afinal, muitos abusos acontecem por descuido ou desconhecimento.

Eis aqui a importância da educação digital prevista no ECA Digital. E isso passa por:

• Inserir temas de privacidade e proteção em disciplinas da grade escolar
• Realizar campanhas em massa, nas ruas e na internet, com linguagem simples
• Parcerias com influenciadores e empresas para produção de conteúdo relevante
• Capacitação continuada de professores, conselheiros tutelares e servidores públicos

As escolas terão metas para registrar atividades, projetos e resultados. Empresas que atuam em educação digital ganham espaço para inovar – novamente, a automação e a personalização de processos, como os defendidos pela Robolabs, podem dar enorme suporte.

Sem cultura digital, a lei vira papel. O conhecimento transforma.

O caminho é longo, porém, temos agora um marco regulatório mais adaptado à era da informação.

Como se preparar: passos para empresas que lidam com dados de menores

Empresas já sentiram, mesmo que de leve, o baque do ECA Digital. E agora?

1. Revisar as políticas de privacidade e termos de uso: Certifique-se que a linguagem é acessível, tanto para adultos quanto para crianças.
2. Mapeamento de risco: Identifique onde dados de menores circulam ou ficam armazenados (inclusive backups).
3. Implementar barreiras técnicas: Filtros de idade, bloqueios e notificações parentais já na base dos sistemas.
4. Capacitar equipes: Promova treinamentos, inclusive para equipes de marketing e vendas digitais. Todos devem saber o que mudou.
5. Criar canais de atendimento específicos: Pais terão direito de exigir esclarecimentos, exclusão de dados e revisão de práticas.
6. Buscar soluções automatizadas: Automatizar rotinas documentais, exclusão de dados, consentimentos e relatórios pode aliviar custos e evitar falhas. Aqui, projetos como os desenvolvidos pela Robolabs se mostram especialmente úteis.
7. Ficar atento à tramitação: Ainda há instabilidade no cenário legal, pois a MP precisa confirmação parlamentar. Acompanhar o noticiário e atualizar-se é fundamental.

Por mais que pareça um trabalho gigantesco, o segredo está em buscar apoio, se informar e automatizar o que for possível sem perder controle humano.

O que esperar dos próximos anos?

A transformação é profunda. Mas, sinceramente, nada garante que não precisaremos de novas adaptações em breve. A tecnologia avança, hábitos mudam – e o crime acompanha.

A publicação do ECA Digital e o fortalecimento da ANPD são avanços. Ainda assim, quem pensa que basta entregar o problema ao governo ou aos gestores de tecnologia corre risco de se frustrar.

• Escolas precisam inovar mais, dentro e fora da sala
• Pais precisam questionar, aprender, se informar, fiscalizar
• Mercado precisa inovar e compartilhar soluções inteligentes
• Influenciadores têm responsabilidade extra de exemplo
• Política pública não pode parar nos papéis. Precisa virar rotina

Empresas e profissionais que investirem em personalização, automação e educação – como incentiva a Robolabs e seu portfólio de automação contábil – estarão melhor preparados.

Reflexões finais: agilidade, diálogo e tecnologia a serviço da proteção

Em pouco tempo, o cenário mudou drasticamente graças à internet, influência dos movimentos digitais como o de Felca, e ajuste rápido do Congresso. Isso mostra como a sociedade influencia a legislação, mas também como deve cobrar resultados e continuidade.

Fica, então, um convite:

A proteção de dados de crianças não é só lei. É responsabilidade coletiva.

Quer saber como automatizar rotinas, proteger dados e transformar processos administrativos sem perder o lado humano? Descubra mais sobre a Robolabs. Deixe-nos mostrar como a automação personalizada pode ajudar a construir um ambiente digital mais seguro, eficiente e, acima de tudo, humano. Entre em contato, conheça nossos conteúdos e esteja à frente das mudanças.

O futuro exige atitude. Robolabs está pronto. E sua empresa?

Inteligência Artificial Fiscal: 7 Erros que Podem Custar Milhões

 A inteligência artificial transformou a maneira como lidamos com informações fiscais. Softwares e robôs são capazes de processar, analisar e entregar relatórios com uma velocidade e precisão impensáveis alguns anos atrás. Mas toda novidade traz riscos, especialmente quando envolve dinheiro. E, quando falamos de tributos, basta um deslize para perdas imensas aparecerem sem aviso.

Vamos entender como a inteligência artificial fiscal tem avançado, os ganhos conquistados e, principalmente, os erros que podem custar milhões. Para isso, levo em consideração a bagagem de Roberto Dias Duarte, o RDD, referência no setor contábil e mentor de dezenas de empresas na área.

O crescimento acelerado da inteligência artificial na área fiscal

Imagine um escritório fiscal nos anos 1990. Pilhas de documentos, calculadoras, retrabalho humano até tarde da noite. Agora, pense em uma equipe apoiada por algoritmos que conferem notas fiscais, cruzam dados, detectam inconsistências e sugerem correções instantaneamente.

“Automatizar é libertar o humano do mecânico.”

Com a inteligência artificial, surgiram os colaboradores digitais, como os desenvolvidos pela Robolabs, que fazem o trabalho repetitivo de maneira ágil, transparente e sob medida. Processos contábeis e fiscais ganharam escala, erros bobos diminuíram e as entregas ficaram mais rápidas.

• Documentos fiscais processados em minutos;
• Análises de riscos automatizadas;
• Padrões de compliance respeitados sem desatenção;
• Informações acessíveis para toda a equipe;
• Menos pressão sobre colaboradores humanos.

Mas, mesmo com tanta facilidade, a armadilha está na confiança cega. Como relatou RDD, com mais de 30 anos de atuação e vasta experiência em fusões, sucessões e consultoria administrativa, a automação nunca elimina a necessidade do olhar atento. Quando um erro acontece, ele pode se multiplicar silenciosamente, ganhando corpo até virar uma avalanche difícil de conter.

O que pode dar errado? Perigos por trás da automação

Primeiramente robôs fazem o que mandamos. Se mandamos de forma errada, eles continuam, sem questionar. E aí mora o perigo. Pode ser um parâmetro mal configurado, uma interpretação equivocada da legislação ou um processo interno desatualizado. E, nas rotinas fiscais, cada detalhe conta.

RDD, com sua formação em administração, MBA pelo IBMEC e especialização internacional, costuma enfatizar: “a inteligência artificial é poderosa, mas não é infalível”. Assim como qualquer ferramenta, ela precisa ser revisada, testada e adaptada. Nenhum algoritmo encara a complexidade tributária brasileira com a sensibilidade de quem lida diariamente com clientes, consultores e novas regras.

Por que empresas apostam na automação fiscal?

• Busca por redução de custos operacionais;
• Aumento da velocidade dos fechamentos contábeis;
• Prevenção de multas e autuações;
• Liberação de talentos para atividades humanas, pensar, analisar, decidir;
• Necessidade de auditar grandes volumes de dados rapidamente.

No entanto, mesmo quem investe em tecnologias de ponta, como RPAs personalizados da Robolabs, precisa olhar além das vantagens imediatas. Não basta confiar cegamente no que aparece na tela.

7 erros de inteligência artificial fiscal que podem custar milhões

Erros fiscais nem sempre são detectados de imediato. Muitas vezes, passam despercebidos por meses ou até anos, virando dores de cabeça monumentais depois. Veja a seguir sete erros frequentes − e perigosos − que merecem total atenção.

1. Configurações equivocadas

Muitos profissionais estabelecem parâmetros no sistema uma única vez e simplesmente esquecem deles. Mudou a legislação? Mudou o perfil do cliente? Mudaram os produtos ou fluxos de operação? Se as regras não acompanham essas mudanças, o robô segue as velhas rotinas.

“Robôs erram quando seguem ordens antigas.”

Já vi empresas perderem milhões em créditos fiscais porque o sistema não reconheceu corretamente tipos de operações. O barato da automação virou caro na pontinha do lápis.

2. Falta de revisão manual

A inteligência artificial facilita, mas o olhar humano ainda detecta incoerências que passam batido pelos algoritmos. Muitas vezes, confiar totalmente nos relatórios automatizados faz com que falhas simples não sejam corrigidas a tempo.

• Erros nos Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOP);
• Apuração automática de impostos sem confrontar notas emitidas;
• Registros gerados de forma padronizada, mas inapropriados para exceções do negócio.

RDD relata que, em sua consultoria, já encontrou empresas que praticamente abandonaram a revisão humana. Parece moderno, mas o risco se tornou um fantasma sempre presente.

3. Interpretação errada da legislação tributária

Atualmente o Brasil é um dos países mais complexos do mundo quando o assunto é imposto. A legislação muda frequentemente, os estados têm regras próprias, há exceções para quase tudo.

Um robô fiscal pode interpretar literalmente a norma, mas, cá entre nós, quantas legislações permitem literalidade sem análise de contexto? Falha pequena, impacto gigante.

4. Atualizações mal gerenciadas

Por falar em mudança, atualizar sistemas fiscais automatizados exige preparação, comunicação e testes. Quando uma atualização não é bem implementada, surgem inconsistências graves. Dados de entrada mudam, campos são reorganizados e aquela confiabilidade tão valorizada desaparece.

O ideal é testar amplamente toda atualização antes de rodá-la em definitivo. Além disso, segundo RDD, muitas empresas pulam essa etapa por pressa ou excesso de confiança, e pagam caro a longo prazo.

5. Ausência de parametrização para exceções

A maioria dos robôs fiscais se baseia em rotinas padrão. Quando surge uma exceção, e, no mundo real, ela aparece frequentemente, a inteligência artificial pode patinar. A falta de flexibilidade no sistema acaba ignorando detalhes cruciais, gerando autuações ou perdas de crédito tributário.

• Clientes com regimes especiais;
• Operações interestaduais diferenciadas;
• Produtos com isenções sazonais;
• Compras internacionais com exigências próprias.

Grandes prejuízos surgem justamente quando se trabalha no automático e esquece o olhar personalizado para cada caso.

6. Relatórios expostos sem conferência

Assim, quando um relatório fiscal automatizado vai direto para o cliente ou para auditorias sem revisão prévia, o risco aumenta. Um campo mal preenchido, um valor invertido, uma categoria erroneamente classificada, esses deslizes corroem a imagem profissional, geram retrabalho e levam a multas.

RDD costuma dizer: “Robôs produzem em escala, mas só o humano sabe onde mora o erro.”

7. Falta de integração com outros sistemas

Por fim, muitas empresas automatizam o setor fiscal, mas se esquecem da integração com compras, vendas, financeiro e estoque. A inteligência artificial precisa de dados confiáveis e atualizados. Se ela “bebe” em fontes desatualizadas ou distorcidas, todos os cálculos posteriores são afetados.

“Automação sem integração é receita para dor de cabeça.”

Quedas de estoque, divergência em faturamento e impostos errados viram rotina em ambientes onde os sistemas não conversam direito.

O impacto dos erros fiscais: do prejuízo silencioso ao rombo inesperado

Pequenos deslizes em automações fiscais podem parecer inofensivos, mas, somados ao longo dos meses, ganham proporções gigantescas. Um erro de classificação, por exemplo, pode significar pagamento a maior ou a menor de impostos em dezenas de operações diárias.

• Pagamento duplicado de tributos;
• Perca de créditos a que se tem direito;
• Multas por falta de cumprimento de obrigações acessórias;
• Incompatibilidade nas demonstrações contábeis;
• Risco reputacional, além do financeiro.

Portanto quando a autoridade fiscal encontra um erro acumulado, os juros e correções levam o problema a outro patamar. Não raro, empresas precisam refazer demonstrações, arcar com autuações e explicações públicas.

Como evitar armadilhas: postura crítica, capacitação e tecnologia adaptada

Ninguém quer voltar à era dos papéis, mas também não dá para dormir no ponto. O segredo é buscar sistemas inteligentes, como os oferecidos pela Robolabs, acompanhados de um processo rígido de revisão, capacitação da equipe e atualização contínua.

• Mapeamento dos processos fiscais;
• Treinamento constante dos responsáveis;
• Validação cruzada (robô e humano conversam);
• Monitoramento das integrações e dos dados;
• Revisão periódica das regras e parâmetros;
• Utilização de relatórios gerenciais para análises aprofundadas.

RDD sempre orienta empresas: o profissional contábil do futuro será aquele que usa a inteligência artificial como parceiro, nunca como substituto de si mesmo.

O papel da consultoria estratégica de RDD

Roberto Dias Duarte, formado em administração, mestre em andamento em Business Administration pela Florida Christian University e com MBA pelo IBMEC, atua como conselheiro, investidor serial e consultor estratégico há mais de 30 anos.

Esse conhecimento prático o levou a ajudar dezenas de empresas contábeis a implementar, revisar e aprimorar soluções fiscais tecnológicas. Sua abordagem prioriza flexibilidade, personalização e cuidado humano, princípios também aplicados na filosofia da Robolabs e em outros projetos de sucesso do mercado.

“Quem olha só para o robô esquece que o risco está na ponta da caneta, ou do mouse.”

Dicas para profissionais e empresas: como se preparar para o futuro fiscal

Você já parou para pensar se a sua empresa está realmente pronta para o novo cenário fiscal automatizado? Então, será que as configurações do sistema refletem sua realidade hoje? E a equipe, está treinada para revisar aquilo que robôs não capturam?

• Mantenha-se informado sobre mudanças legislativas. É básico, mas muita gente escorrega logo nesse primeiro degrau;
• Pense em automação como parceria, não mágica;
• Busque feedback com clientes, auditores e colegas. Olhos de fora enxergam lacunas;
• Documente tudo. Cada alteração, atualização e exceção;
• Invista em capacitação continuada. Profissionais alinhados entendem o valor do processo, não só do resultado.

Sim, o caminho pode ser sinuoso. Mas empresas que abraçam a revisão crítica e a melhoria contínua abrem espaço para crescer, com segurança.

Estudo de caso: o perigo do excesso de confiança

Certa vez, uma empresa de médio porte delegou sua rotina fiscal a um sistema automatizado sem preparar a equipe de revisão. Durante meses, os relatórios estavam “corretos”. Apesar disso, só após uma auditoria externa, descobriram um erro de parametrização que havia gerado pagamentos indevidos e multas altíssimas.

O prejuízo superou sete dígitos. O mais irônico? O erro, mesmo grave, era fácil de detectar por quem conhece as exceções fiscais do setor, mas a automação “mascarou” o problema.

Conhecendo soluções confiáveis: por que escolher tecnologia alinhada ao humano?

Afim, os colaboradores digitais da Robolabs são personalizados para cada cliente, adaptando-se a rotinas, exceções e necessidades específicas. Embora a filosofia da empresa baseia-se na transparência: mensalidade fixa, ausência de custos de implantação e incentivo ao compartilhamento de processos que ampliam o retorno sobre investimento.

Ao unir tecnologia, acompanhamento humano e revisão estratégica, empresas conseguem alcançar resultados consistentes sem abrir mão da segurança. Assim como para quem busca aprofundar estratégias, no blog da Robolabs há diversos conteúdos sobre automação contábil e os principais avanços em rotinas fiscais digitais.

Onde conhecer mais articulistas contábeis?

Enfim, se você gostou deste texto e quer ampliar seu repertório, indico acompanhar a seção de automação contábil do blog, onde articulistas compartilham soluções, estudos de caso e dicas para quem deseja aliar tecnologia à inteligência humana na contabilidade.

Conclusão: seu próximo passo

Automação fiscal pode tirar a sobrecarga e tornar processos mais assertivos. Mas o melhor caminho segue mesmo no cruzamento entre tecnologia adaptada, acompanhamento humano e atualização constante. Inspire-se na visão de Roberto Dias Duarte e procure parceiros que pensam como você, como a Robolabs, que acredita numa contabilidade diferente: menos robótica, mais estratégica.

“Libertar humanos de serem robôs não é slogan. É missão.”

Descubra como impulsionar o seu escritório ou área financeira eliminando tarefas digitais, elevando o patamar de seu trabalho. Conheça hoje as soluções personalizadas da Robolabs e prepare-se para a contabilidade do futuro.

ANPD poderá regular IA e serviços digitais: o que muda para as empresas?

Imagine um cenário em que a transformação tecnológica encontra um ponto de virada decisivo para empresas, profissionais de contabilidade, escritórios jurídicos e qualquer organização que dependa de dados digitais. Esse é o ambiente que estamos vivendo com a discussão sobre a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) podendo se transformar em uma agência reguladora ampla, passando a exercer influência em áreas como inteligência artificial (IA) e serviços digitais. Esse possível novo papel, apresentado pelo presidente Waldemar Ortunho durante o 16º Seminário de Proteção à Privacidade e aos Dados Pessoais, acaba mexendo em estruturas que sustentam a governança digital no Brasil.

A regulação faz a confiança florescer no ambiente digital.

Neste artigo, vamos percorrer as principais mudanças esperadas, o contexto legislativo, os impactos práticos e entender como projetos de automação, como a Robolabs, dialogam com esse momento de novas regras, oportunidades e desafios.

Um novo horizonte: ANPD como agência reguladora

É provável que muitos profissionais ainda não tenham absorvido o que significa, na prática, “virar agência”. Mas vale trazer à tona que essa mudança esperada afetará diretamente todos que estão inseridos na economia de dados, especialmente em setores como contabilidade, administração e tecnologia. Até agora, a ANPD opera como órgão autônomo, mas vinculado à Presidência da República, com certa limitação de orçamento, estrutura e pessoal. Ela ganhou força regulamentando e fiscalizando a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que já ronda nossos negócios há sete anos.

Durante o seminário em São Paulo, Ortunho ressaltou:

A transformação é resposta natural ao avanço tecnológico e às novas demandas de regulação.

Ou seja, a ampliação de papel já é reflexo não só da maturidade da própria ANPD, mas das pressões e exigências trazidas pelo crescimento acelerado de soluções em IA, plataformas digitais e automação inteligente, como as promovidas por empresas como a Robolabs.

Contexto legislativo: os projetos que desenham o futuro

O Congresso Nacional está diante de debates importantes. Dois projetos de lei se destacam:

• PL 2338/23: Propõe um marco regulatório para a inteligência artificial no Brasil, defendendo diretrizes rígidas de transparência, ética, direitos, deveres e mecanismos de fiscalização.
• Novo projeto do governo federal (ainda em elaboração): Focado na regulação das plataformas digitais, pode atribuir ao Cade a regulação econômica desse setor ou seguir a linha do STF, conferindo à ANPD poderes para fiscalização direta das plataformas digitais.

Vale explicar que o PL 2338/2023 escolhe claramente uma autarquia federal para centralizar as decisões sobre IA. E, entre os principais nomes cogitados, a ANPD desponta como favorita, principalmente por já ter experiência e reconhecimento na regulação de dados pessoais e proteção de direitos digitais.

Esse movimento proporciona segurança institucional tanto para empresas que desenvolvem IA como para quem as consome, de startups a grandes escritórios contábeis e setores financeiros inteiros. Empresas como a Robolabs poderão seguir diretrizes transparentes desde o desenvolvimento até a implementação e manutenção de seus RPAs sob medida.

As duas frentes que podem se encontrar

Há uma chance considerável dos dois projetos dialogarem e se complementarem:

• Cade: Se concentrando em aspectos econômicos, competitividade e mercado.
• ANPD: Focada na proteção de direitos, privacidade, ética, inovação responsável e fiscalização.

A decisão ainda não está tomada. Mas a movimentação é clara e, se a ANPD receber esta nova incumbência, terá orçamento próprio, mais pessoal qualificado e maior autonomia para normatizar, investigar e responder a incidentes tecnológicos em tempo real.

O que já foi entregue: LGPD e ANPD em números

É válido lembrar, como fez Ortunho no seminário, que a LGPD já opera há 7 anos enquanto a ANPD completou 5 anos. Foram anos de avanços inegáveis em normatização e fiscalização. Afinal, em pouco tempo, a agenda regulatória trouxe instrumentos claros para empresas aprenderem sobre boas práticas no tratamento de dados, política de privacidade e direitos dos titulares, assuntos antes dispersos ou incertos.

Entre as entregas, destacam-se:

1. Publicação de guias orientativos simples, práticos e didáticos para pequenas e médias empresas.
2. Fiscalização de incidentes relevantes, como grandes vazamentos e uso indevido de dados pessoais.
3. Relatórios e decisões que reforçam a segurança e a proteção jurídica à atuação empresarial.

Do ponto de vista das empresas, principalmente aquelas em fases crescentes de automação (com o apoio de soluções como as da Robolabs), isso significa mais clareza no como agir sem medo de surpresas inesperadas.

Normatização não limita a inovação, mas sinaliza o que pode e não pode.

Impactos práticos da transformação

Se você é empreendedor ou gestor, a mudança da ANPD para uma agência não é apenas um detalhe; representa impactos concretos em sua rotina:

• Segurança jurídica: Regras claras evitam decisões contraditórias, facilitando o planejamento.
• Centralização da regulação: Normas mais coesas em IA e automação sob a ANPD reduzem riscos.
• Respostas ágeis: Estrutura ampliada permite análises e intervenções rápidas em incidentes.
• Especialização: Formação de profissionais capacitados para tecnologias inovadoras, alinhando-se à proposta de RPAs da Robolabs.
• Proteção de dados: Mecanismos mais eficazes garantem o uso responsável de informações sensíveis.

Essas mudanças afetam significativamente setores contábeis e administrativos, onde a automação se torna crucial. Para aprofundar nesse tema, confira nosso conteúdo sobre automação contábil, que destaca a convergência entre automação e regulação eficiente.

A crescente importância da ANPD para o mercado brasileiro

Nos últimos anos, a discussão sobre privacidade de dados deixou de pertencer apenas ao setor de tecnologia ou aos advogados. Tomou as reuniões do conselho, entrou no planejamento estratégico e virou pauta até para pequenas empresas. Com o possível novo cenário, a ANPD, transformada em agência, torna-se o epicentro desse movimento de organização, supervisão e orientação.

E veja só: isso não é uma realidade distante. De acordo com Ortunho, mesmo antes de virar agência, a ANPD já começa a se preparar para estruturar mais equipes, receber mais recursos e cooperar com outros órgãos reguladores. Se aprovado o novo marco regulatório da IA, teremos um cenário por completo; um ciclo virtuoso de segurança, inovação e crescimento.

Robolabs, por exemplo, tem toda a sua trajetória fundamentada justamente na automação ética, transparente e responsável, em total consonância com as melhores práticas consolidadas pela ANPD. Para nós, segurança e confiança regulatória são as bases para liberar o potencial criativo dos seres humanos, sem abrir mão da certeza jurídica.

Mudanças para empresas de todos os tamanhos

Talvez você pense: “Mas isso só vai afetar as grandes?” A resposta é não. Pequenas e médias empresas, hoje, muitas vezes estão mais expostas a riscos, já que podem não contar com departamentos de compliance robustos. A nova agência, se concretizada, tende a tratar todos os agentes do ecossistema digital com critérios claros e iguais, dando mais previsibilidade, e até ajudando na prevenção de autuações desnecessárias.

E, claro, para escritórios de contabilidade e áreas administrativas, onde soluções automatizadas estão mudando a paisagem do trabalho, essa regulação centralizada é como ganhar um mapa claro das regras do jogo. Convido para uma reflexão sobre produtividade aliada à automação, já que ambos caminham juntos nesse contexto de segurança jurídica e inovação.

PL 2338/23: Diretrizes para a Inteligência Artificial

O PL 2338/23 representa um ponto de inflexão ao estabelecer diretrizes que garantem que soluções envolvendo inteligência artificial, como aprendizagem de máquina e automação, estejam alinhadas com princípios de transparência e segurança.

Contrário à ideia de que essa regulação possa inibir o desenvolvimento, ela abre espaço para inovações responsáveis. A criação de uma autarquia única, como a ANPD, simplifica a implementação de robôs digitais em setores contábeis e administrativos, beneficiando iniciativas como as da Robolabs.

O PL traz aspectos importantes, como:

• Dever de informar: Usuários devem ser informados quando estão interagindo com IA ou RPAs.
• Auditoria e rastreabilidade: Processos devem ser auditáveis e claros para facilitar a interpretação.
• Gestão de riscos: Empresas devem identificar e comunicar riscos de maneira transparente.
• Proteção de dados sensíveis: Fortalece a LGPD com proteções adicionais para dados críticos.

Essas diretrizes oferecem um guia prático para profissionais que buscam segurança ao automatizar processos, evitando a insegurança no uso de novas tecnologias.

Vantagens da Regulação Digital Unificada

A regulação centralizada em órgãos como a ANPD funciona como um semáforo no trânsito: organiza e harmoniza o ambiente digital. Essa estrutura protege as empresas que seguem as normas e reduz riscos de práticas inadequadas.

Um comando, muitas direções.

Os principais benefícios incluem:

• Uniformidade nas práticas: Empresas seguem rotinas padronizadas, otimizando processos.
• Inovação acelerada: A clareza regulatória facilita a adoção de RPAs e IA.
• Maior segurança para PMEs: Regulamentação acessível permite escalabilidade com menos riscos.
• Fiscalização eficaz: Estrutura robusta possibilita investigações rápidas, oferecendo orientações quando necessário.

Estudos mostram que a regulação digital concentrada em autoridades especializadas favorece um ambiente propício para negócios. A Robolabs se destaca como líder na automação responsável neste contexto.

Responsabilidade e Fiscalização nas Plataformas Digitais

O novo projeto em desenvolvimento pelo governo federal busca clarificar a responsabilidade sobre conteúdos e a moderação em plataformas digitais. A decisão do STF sugere que a ANPD poderá ter poder de fiscalização direta em casos de violação das normas de privacidade e manipulação de dados.

Embora os detalhes ainda estejam em fase de definição, a ampliação do papel da ANPD poderá resultar em um ambiente digital mais seguro e transparente. Empresas como a Robolabs, que trabalham com automação de processos digitais, já se preparam para essas novas exigências, reconhecendo que a confiança do cliente é fundamental.

Esse tema é relevante para escritórios e departamentos financeiros, que dependem de serviços digitais para otimizar suas operações. A Robolabs foi criada com o intuito de libertar humanos de tarefas mecânicas, sempre respeitando as normas e a privacidade dos dados.

Prepação, adaptação e oportunidades: o que esperar?

Agora, talvez seja o momento de parar por alguns segundos e pensar: sua empresa está preparada, caso a ANPD assuma essa nova configuração? Ter processos digitalizados não significa apenas rapidez ou redução de erros; implica, cada vez mais, adotar medidas que estejam em sintonia com o que há de mais atual na legislação.

Quem aposta em ferramentas de automação, como as desenvolvidas pela Robolabs, está um passo à frente. As soluções já nascem orientadas por padrões rígidos de segurança, transparência e rastreabilidade. Se a ANPD virar agência, o ajuste a essas regras será natural, quase orgânico para quem já faz o certo desde o início.

• Auditorias periódicas: Passar a revisar rotinas digitais será obrigatório.
• Treinamento de equipes: Profissionais terão que conhecer bem as normas para evitar descuidos e incidentes.
• Atualização constante: Estar atento às novas regras e decisões da ANPD será parte do cronograma de compliance, facilitando a vida das áreas administrativas e contábeis.

No blog da Robolabs há conteúdos práticos para quem deseja aprofundar sua automação contábil seguindo as melhores práticas regulatórias, e também para melhorar a produtividade das equipes:

• Descubra outros caminhos para uma equipe mais produtiva

Reflexões Finais: Oportunidades na Governança Digital

Estamos em um momento decisivo. A ampliação dos poderes da ANPD, seja confirmada ou não, aponta para um futuro com mais clareza e proteção ao usuário. A inovação ética deve ser estimulada, criando um ambiente seguro para o diálogo entre empresas e sociedade.

A regulação não limita o futuro, mas estrutura o caminho a ser seguido.

Empresas de todos os tamanhos devem ver essas mudanças como uma oportunidade. É um desafio que convida à superação das obrigações mínimas, priorizando a transparência e a inovação responsável. A Robolabs existe para garantir que a automação realmente liberte as pessoas para pensar, criar e agir.

Prepare-se para esse novo ciclo e descubra como a automação responsável pode transformar sua empresa e o mercado. Fale com a Robolabs, acompanhe nossas publicações e junte-se a nós nessa jornada por liberdade e segurança.

Guia simples: automatizando controles internos para atender à Reforma Tributária

Ninguém quer acordar um dia e descobrir que está despreparado para uma das maiores mudanças já vistas nas regras tributárias do país. Parece drástico, eu sei. Mas é mais comum do que se imagina. A Reforma Tributária está forçando empresas a repensarem velhos hábitos e olharem para seus controles internos de outra forma. O problema é: muitos esperam até o último minuto. E aí, vira desespero, acúmulo e retrabalho.

A automatização é o caminho menos doloroso para este novo cenário.

Será mesmo possível transformar controles internos em algo eficiente, adaptável e seguro, principalmente em meio a tantas mudanças? A resposta está na automação de processos. Não se trata apenas de tecnologia, mas sim de libertar pessoas de tarefas repetitivas, como a Robolabs faz com afinco na área contábil. Este guia simples foi criado justamente para te ajudar, do zero, a compreender e implantar automação nos seus controles internos voltados à Reforma Tributária.

Entendendo a necessidade da automação

Antes de sair buscando soluções ou implementando ferramentas, vale a pena dar um passo atrás e entender por que tanta gente está falando em automação no contexto dos controles internos. A Reforma Tributária, além de mexer profundamente nas regras, está tornando a rotina administrativa mais complexa. Novos tributos, mudanças nos cálculos, prazos diferentes e interpretações que variam entre estados e municípios… É quase impossível garantir conformidade apenas com anotações manuais e planilhas espalhadas.

• Erros humanos tendem a aumentar quando o volume de tarefas cresce.
• O retrabalho em controles internos pode estourar prazos fiscais e gerar multas.
• A rastreabilidade das informações fica seriamente comprometida sem um fluxo digital.

Em resumo, manter o controle agora é questão de sobrevivência. E é aí que a automação mostra sua força, reduzindo a carga operacional, aumentando a precisão dos processos e liberando profissionais para análise e decisão.

O papel da Robolabs na transformação dos controles

Ao longo deste processo de adaptação à Reforma Tributária, soluções como as da Robolabs têm conquistado escritórios contábeis e áreas financeiras que buscam transformar rotinas maçantes em atividades estratégicas. Os chamados colaboradores digitais (RPAs) assumem funções repetitivas, enquanto gestores direcionam esforços para interpretações e planejamentos.

Automatize, ajuste e acompanhe – essa pode ser a base para não ficar para trás.

Quais controles internos devo automatizar primeiro?

É tentador pensar que toda automação deve acontecer de uma só vez. Não é bem assim. Nem sempre começamos pelo mais complicado. Um olhar atento sobre a rotina revela processos críticos, mas também pontos de fácil automatização, que já trazem resultados rápidos.

Controles sensíveis à Reforma Tributária

1. Apuração e classificação de tributos: com novos impostos e regras, a conferência manual se torna inviável. Automação nesse ponto elimina erros e agiliza fechamentos.
2. Emissão e armazenamento de documentos fiscais: a digitalização facilita buscas, compilações para auditoria e envio automático.
3. Cálculo de créditos fiscais: automatizar esses cálculos garante o aproveitamento correto, evitando perdas por desconhecimento ou falhas.
4. Monitoramento de alterações na legislação: sistemas integrados podem disparar alertas automáticos e atualizar regras de cálculo sem intervenção humana.

Além desses, há outros controles mais customizados como conferência de alíquotas, separação de operações interestaduais e acompanhamento de benefícios fiscais. Se tudo ainda parecer distante, o ponto chave é: comece pelo que é mais recorrente. Quanto mais vezes um processo se repete, maior o indicativo de que a automação vai render frutos.

Passos básicos para automatizar controles internos

Falar de automação parece grandioso, mas o processo é menos complexo do que se imagina se você adotar uma sequência lógica para cada etapa. Se você já sente aquele frio na barriga só de pensar em mexer na rotina do seu escritório, tente olhar para cada passo como um pequeno desafio a ser vencido.

1. Mapeie todos os processos

Nada de sair comprando robôs virtuais sem saber onde eles vão agir. É indispensável listar todos os controles internos relacionados aos impactos da Reforma Tributária. Sente com sua equipe, faça juntos uma lista de tarefas, prazos e responsáveis. Desenhe fluxos, por mais simples que sejam. Às vezes, um post-it já resolve. Outras vezes, uma planilha compartilhada basta.

Entenda o fluxo antes de pensar na automatização.

2. Identifique pontos críticos e tarefas repetitivas

Nem todo controle é igualmente importante ou trabalhoso. Foque nos “gargalos”: tarefas que tomam mais tempo, dependem de vários envolvidos ou geram erros constantes. São bons candidatos para o próximo passo.

3. Escolha a automação ideal para cada controle

Para cada atividade, há um modelo de automação. Processos muito rígidos podem ser resolvidos por simples integrações de sistemas. Já outros, com pequenas variações ou exceções, ganham muito com automações personalizadas – como são os colaboradores digitais da Robolabs, que podem ser ajustados ao perfil de cada empresa.

• Scripts para importação/exportação de dados e atualização de cadastros
• Robôs que varrem sistemas e conciliam informações automaticamente
• Alertas automáticos para vencimento de prazos e inconsistências

Nesse ponto, a transparência no investimento é importante. Modelos de mensalidade fixa sem surpresas – como oferece a Robolabs – deixam o setor financeiro mais confortável.

4. Implemente a automação em etapas

É típico querer tudo para ontem, porém, a verdade é que a implantação gradual funciona melhor. Acompanhe de perto os efeitos, peça feedback da equipe, ajuste o que for preciso. Pequenos erros vão surgir, e está tudo bem. O que importa é documentar ajustes e já pensar nos próximos processos que serão automatizados.

Os benefícios conquistados vão além do esperado

Automatizar controles internos para atender à Reforma Tributária não transforma apenas a rotina ou alivia a carga de trabalho. Em pouco tempo, começam a aparecer outros efeitos positivos, alguns até difíceis de explicar se você viveu muitos anos no papel e na planilha.

• Redução drástica de retrabalho: quando o erro é eliminado, aquela revisitação semanal à mesma conta ou informação deixa de existir.
• Documentação mais organizada: o acesso digital aos arquivos facilita auditoria e reduz chances de sumiço de notas fiscais, recibos e comprovantes.
• Mais tempo livre para o que realmente faz diferença: análise de dados, interpretação da Reforma e planejamento tributário.

Traga sua equipe para perto

De início, a automação pode criar insegurança. Algumas pessoas sentem que perderão espaço, quando na verdade vão ganhar mais protagonismo. Mostrar resultados rápidos e destacar como o trabalho mudou para melhor é um caminho seguro para engajamento. Compartilhar histórias de empresas que passaram por esse processo ajuda a desfazer a ideia de que automação significa cortes ou frieza.

Desafios e erros comuns na automação de controles internos

Parece fácil olhando de fora, porém tropeços acontecem. E, às vezes, é melhor aprender com os erros dos outros do que com os próprios.

• Pular a etapa do mapeamento de processos, caindo direto na escolha da ferramenta.
• Automatizar tarefas sem testar fluxos completos, o que pode gerar buracos nas informações.
• Não comunicar a equipe, gerando resistências e até sabotagens involuntárias.
• Acumular sistemas paralelos, fragmentando ainda mais o controle.

Evitar esses deslizes é tão importante quanto escolher a automação certa. Velha história: caminhar devagar é melhor do que tropeçar na pressa. Quando bate a dúvida, vale buscar conhecimento em fontes confiáveis, como as discussões sobre automação contábil no blog da Robolabs.

Ajustando controles internos às exigências da Reforma Tributária

Agora que a automação já se mostrou possível, faltam ajustes para garantir que esteja alinhada às particularidades da nova legislação. A chave aqui está na atualização constante e na flexibilidade dos controles.

Acompanhe as mudanças legais

A Reforma Tributária ainda está passando por ajustes. Ler diariamente portais de notícias, consultar o site da Receita Federal e debater com outros profissionais mantém sua empresa alinhada ao que é exigido. A automação não para: fluxos precisam ser revisados e, por vezes, ajustados para acompanhar essas mudanças.

Valide o uso dos controles automatizados

Não basta confiar na automação. É fundamental auditar processos internos com certa frequência. Alguns passos simples ajudam a checar se tudo está rodando conforme esperado.

• Faça revisões periódicas dos relatórios gerados pelos RPAs.
• Confronte amostras aleatórias de dados com registros manuais.
• Monitore eventuais apontamentos de auditores ou mesmo de órgãos fiscais.

É nessa etapa que a interação humana faz diferença. Pessoas treinadas para interpretar alertas e exceções criam um ambiente onde o controle automatizado é realmente seguro.

Caso prático: escritórios contábeis na era da automação

Imagina um escritório que trabalhava com prazos apertados, lidando com planilhas enormes e centenas de documentos impressos por mês. A equipe mal tinha tempo para entender as mudanças da Reforma Tributária, quem dirá para interpretar como cada cliente seria afetado. Quando optou pelos colaboradores digitais da Robolabs, esse escritório sentiu a transição imediata: tarefas de conferência passaram a ser feitas à noite, relatórios chegaram ao gestor já prontos pela manhã.

O resultado? Menos estresse no fechamento do mês e mais confiança para orientar clientes.

Não se trata de milagre, mas de transformar automação em uma rotina sustentável e, de fato, humana. O próprio lema da Robolabs, “Libertar humanos de serem robôs”, pode parecer exagero à primeira vista, mas quem vive no dia a dia da rotina fiscal sabe o quanto essas inovações mudam a relação com o trabalho.

Como automatizar sem perder o olhar crítico?

Existe uma preocupação recorrente: será que ao automatizar controles internos a equipe vai ficar menos atenta? E se um erro passar despercebido?

Na prática, a automação, quando bem implementada, ressalta exatamente o oposto. Em vez de gastar tempo caçando erros, o profissional volta seu olhar para a análise e avaliação. Em outras palavras, o tempo antes usado no operacional ganha novo valor quando é direcionado para o estratégico.

Assim, nunca abandone o olhar crítico humano. Use a automação para destacar exceções, e não para “apagar incêndios” depois do erro. O ciclo ideal se baseia em três pontos:

• Coleta automática de dados repetitivos
• Análise crítica por parte da equipe
• Ajuste contínuo dos fluxos automatizados diante das novas exigências da Reforma Tributária

Dicas para integrar controles automatizados com outras áreas da empresa

Nenhum setor vive isolado. Quando falamos em automação, ela não pode ficar restrita à contabilidade. Sem integração, o risco é criar novos silos digitais. Um relatório pronto na contabilidade pode, por exemplo, abastecer o financeiro automaticamente, eliminando pedidos de envio de dados por e-mail a cada fechamento.

• Sistemas de automação devem conversar com ERPs e plataformas fiscais já existentes.
• Treinamento conjunto de times contábil, financeiro e até mesmo de compras facilita a adoção.
• Documente tudo em manuais simples, de fácil consulta, para garantir continuidade mesmo se alguém da equipe se afastar.

Essas pequenas ações criam uma engrenagem que gira sem grandes ruídos. Na prática, o resultado vai além do esperado, porque os benefícios alcançam toda a cadeia empresarial. O artigo sobre produtividade mostra ainda mais caminhos para quem quer expandir os resultados da automação.

Manutenção e evolução dos controles automatizados

Quem já iniciou o processo percebe rápido: automação não é algo que se faz uma vez só e esquece. Os controles automatizados precisam ser revisados periodicamente. Exatamente porque a Reforma Tributária ainda está em andamento, ajustes são frequentes.

Como manter controles internos sempre aderentes?

1. Defina um responsável por monitorar atualizações nas regras fiscais.
2. Planeje revisões periódicas dos fluxos automatizados, com datas fixas no calendário.
3. Esteja pronto para adaptar rapidamente: novas exigências podem surgir sem aviso.
4. Crie canais para que a equipe reporte dúvidas e falhas.
5. Invista em treinamento constante – afinal, a equipe precisa saber interpretar o que os robôs entregam.

Revisão constante mantém seu controle automatizado vivo.

O impacto do ROI e o compartilhamento de processos entre empresas

Nem sempre é fácil medir retorno imediato da automação, mas no contexto da Reforma Tributária, basta comparar cenários: antes, múltiplos profissionais revisavam planilhas diariamente. Agora, a triagem é feita por RPAs enquanto o trabalho humano dirige análises mais estratégicas.

A Robolabs defende um modelo onde empresas podem compartilhar processos robotizados. Isso significa que quanto mais escritórios aderem ao mesmo fluxo automatizado, menores se tornam os custos individuais, e o ganho é amplificado para todos. Esse conceito, além de inovador, reduz barreiras para pequenas empresas, que antes viam a transformação digital como algo distante.

No blog da Robolabs você encontra diversos exemplos de ganhos em produtividade e depoimentos de empresas que apostaram nesse modelo colaborativo.

Preparando hoje para não perder amanhã

Ao olhar para a frente, talvez você fique na dúvida se é realmente o momento de avançar. Fato é: a Reforma Tributária vai continuar exigindo das empresas uma capacidade de adaptação cada vez maior. Viver a digitalização dos seus controles internos desde já significa não apenas cumprir prazos e evitar multas – é, principalmente, liberar tempo para investir no que faz sentido para o seu negócio.

Ninguém acorda preparado para mudanças drásticas. Mas, quem começa a caminhar hoje, sente menos o impacto quando ela chega. Seja em um escritório de contabilidade, na área financeira de uma grande empresa ou mesmo empreendendo sozinho, adotar automação é uma escolha que aproxima o profissional do que faz diferença.

O futuro da contabilidade é humano, mas sem tempo perdido com tarefas de máquina.

A Robolabs vive diariamente esse propósito, acompanhando empresas que buscam não apenas sobreviver às mudanças, mas crescer com elas. Se alguma dúvida ficou ou você quer entender como a automação pode transformar seus controles internos para ficar em dia com a Reforma Tributária, vale conhecer mais sobre os serviços e soluções personalizadas que oferecemos.

Descubra como a automação certa pode libertar o seu time para o que realmente importa. Conheça a Robolabs, teste nossos colaboradores digitais e faça parte da transformação da contabilidade no Brasil.

EFD-Reinf 2025: Como Escolher o Certificado Digital Corretamente

Com a chegada de 2025, os olhares de contadores, gestores e responsáveis por setores administrativos se concentram em um detalhe que, apesar de parecer simples, pode definir o sucesso na transmissão da EFD-Reinf: a escolha correta do certificado digital.

A Receita Federal alterou regras, reforçou procedimentos e esclareceu dúvidas sobre o tema na Nota Orientativa EFD-Reinf nº 01/2025. Parece só burocracia, né? Mas não é. Um simples equívoco nesse processo pode resultar em rejeições, atrasos e dores de cabeça fiscais. Então, vamos entender juntos, de modo fácil, como fazer a escolha certa e garantir total segurança nas entregas de informações ao Fisco no próximo ano.

O que é a EFD-Reinf e por que o certificado digital importa

A EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) faz parte do SPED e exige a assinatura digital de todos os eventos enviados. A justificativa? Segurança e autenticidade. Em outras palavras, é por meio do certificado digital que a Receita Federal tem certeza de que quem enviou as informações está autorizado para tal.

O certificado digital é como a assinatura pessoal no universo digital. Sem ele, não existe validação, nem confiança.

Com a atualização para 2025, dúvidas cresceram, principalmente após casos de recusa e dificuldades em identificar qual tipo de certificado é aceito para cada situação. Aqui, detalhamos as possibilidades e cuidados na escolha, para que o resultado não seja o famigerado erro de transmissão.

Principais tipos de certificados digitais aceitos em 2025

A Receita Federal deixou claro quais modelos são aceitos após publicação da Nota Orientativa EFD-Reinf nº 01/2025. Vamos separar a explicação por tipo de contribuinte: pessoas físicas, pessoas jurídicas e órgãos públicos. Dessa forma, fica fácil consultar e aplicar as regras à sua realidade.

Pessoas físicas: e-CPF do próprio contribuinte ou de procurador

Pessoas físicas obrigadas a transmitir eventos pela EFD-Reinf devem utilizar o certificado digital do tipo e-CPF. Aqui, há duas opções válidas:

• e-CPF do próprio contribuinte
• e-CPF do procurador indicado no cadastro de procuração digital

Essa flexibilidade existe justamente porque, em muitos casos, é um escritório contábil ou representante legal que transmite as informações. Mas a permissão deve ser dada formalmente, por procuração eletrônica registrada no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) da Receita Federal.

Para pessoas físicas, só há espaço para o e-CPF, nunca para o e-CNPJ.

Pessoas jurídicas: e-CNPJ da matriz ou e-CPF do representante legal

No caso das empresas, o padrão mudou levemente para 2025. Agora, são aceitos dois certificados digitais:

• e-CNPJ da matriz: válido para assinatura digital dos eventos da empresa, inclusive das filiais.
• e-CPF do representante legal: também pode ser utilizado, desde que seja de quem esteja cadastrado como representante da empresa na Receita Federal.

O uso do e-CNPJ das filiais não é aceito para assinaturas na EFD-Reinf. As informações devem partir sempre do certificado da matriz ou do representante legal. Isso impacta diretamente escritórios de contabilidade que precisam organizar a gestão de certificados e permissões digitalmente, uma dúvida ainda muito comum nos ambientes de automação contábil.

Ficou na dúvida? Pare para revisar: certificado da matriz ou do representante legal. Nada além disso.

Órgãos públicos: diferenças importantes

Para órgãos públicos, a regra pode parecer um quebra-cabeças, mas faz sentido dentro da lógica de segurança. Observe:

• Órgão público matriz: deve usar o e-CNPJ próprio ou o e-CPF do dirigente máximo cadastrado na Receita Federal.
• Órgão público filial: não pode usar o e-CNPJ da filial; precisa usar o e-CNPJ da matriz ou o e-CPF do dirigente.

É uma dúvida recorrente, principalmente porque muitos órgãos possuem diversas unidades descentralizadas. Contudo, apenas esses dois certificados serão aceitos. Eventuais situações mais específicas podem ser esclarecidas diretamente no suporte da Receita Federal, por exemplo, nos casos de múltiplos órgãos subordinados a uma mesma matriz.

Unidades descentralizadas sempre usam o certificado da matriz.

Por que a escolha correta evita problemas fiscais

Transmitir a EFD-Reinf com o certificado errado equivale a tentar abrir uma porta com a chave errada: a transmissão será rejeitada. E, em 2025, a Receita Federal instituirá novos bloqueios automáticos, intensificando a checagem dos certificados já no ato do envio.

Os mais atentos sabem: a rejeição pode atrasar a entrega das obrigações, gerar penalidades e, em último caso, resultar em autuações e multas simplesmente porque o certificado digital escolhido não corresponde ao perfil do declarante.

Se existe algo capaz de impedir riscos evitáveis, é acertar logo na escolha do certificado digital.

Uma pesquisa interna da Robolabs, que atua diretamente no desenvolvimento de automação para escritórios contábeis e financeiros, mostrou que mais de 60% dos entraves em processos digitais com o Fisco têm origem em falhas simples como a assinatura digital feita por um perfil inadequado. Isso reforça a necessidade de cuidar desse detalhe.

Empresas com alterações societárias: como proceder?

Além das regras principais, há casos em que as empresas mudam de sócios, matriz, razão social ou até de status jurídico. E aí, como ficam os certificados?

Nesse caso, vale atenção redobrada:

• Se houve alteração no representante legal: é necessário atualizar o registro junto à Receita Federal. Só assim o novo representante poderá usar seu e-CPF para assinar digitalmente os eventos.
• Se foi alterada a matriz: providencie URGENTE a atualização cadastral e adquira o e-CNPJ da nova matriz. O certificado anterior perde validade legal.

Esses detalhes, às vezes, passam despercebidos em setores financeiros que centralizam muitas filiais e nem sempre acompanham a dinâmica das mudanças jurídicas. Nesse sentido, escritórios contábeis que se apoiam em ferramentas como as soluções personalizadas da Robolabs têm ganhado agilidade ao centralizar operações e evitar erros decorrentes de certificados desatualizados.

Resumo prático para empresas com alterações:

• Reveja quem está no cadastro da Receita Federal como representante legal.
• Atualize certificados rapidamente após qualquer alteração societária ou cadastral.
• Lembre-se: a assinatura digital só será aceita se alinhada ao novo status da empresa.
• Procure manter um histórico de alterações para revisões futuras, caso a Receita solicite comprovação.

O papel do e-CAC: perfil de acesso e procurações digitais

Como vimos, o acesso e assinatura dos eventos estão diretamente ligados às permissões cadastradas no e-CAC. E é nesse ponto que muitas pessoas erram sem perceber: deixam de atualizar o perfil de acesso após uma mudança de representante ou esquecem de registrar uma procuração quando um escritório de contabilidade passa a cuidar do envio dos arquivos.

Mudança de perfil de acesso: quando é preciso mexer?

Imagine uma empresa que trocou de sócio ou um órgão público que mudou seu dirigente principal. O novo responsável, se não estiver com o acesso regularizado no e-CAC, simplesmente não consegue transmitir a EFD-Reinf por meio do próprio e-CPF. A Receita Federal não reconhece poderes a quem não está formalmente registrado.

Atualizar o perfil de acesso e as permissões no e-CAC é tão importante quanto ter o certificado em mãos.

Cadastro de procuração digital: passo a passo resumido

1. Entre no portal e-CAC: use o certificado digital válido (e-CPF ou e-CNPJ da matriz).
2. Vá ao menu de procurações eletrônicas.
3. Inclua os dados do procurador: geralmente, o contador ou escritório responsável pelas obrigações fiscais.
4. Defina as permissões desejadas: conceda poderes expressos para gerenciar e enviar a EFD-Reinf.
5. Salve e acompanhe o protocolo: a procuração leva efeito imediato, mas mantenha o comprovante arquivado.

Esse procedimento simples evita contratempos no momento da assinatura digital, especialmente em períodos de alta demanda, como o início do ano fiscal.

Principais erros e dúvidas frequentes sobre certificado digital na EFD-Reinf

Às vezes, dúvidas simples geram os maiores problemas. Listei algumas das perguntas mais comuns, que surgem durante conversas com clientes da Robolabs e que redes sociais e fóruns contábeis frequentemente repetem:

• Posso transmitir a EFD-Reinf da filial usando o e-CNPJ da própria filial?
• O escritório contábil pode assinar usando um e-CNPJ próprio?
• Preciso trocar o certificado após mudar de sócio ou representante legal?
• O certificado do procurador sempre substitui o do representante?
• No caso de órgãos públicos, posso usar certificados de qualquer unidade?

A verdade é que quase sempre as respostas parecem óbvias, mas a prática revela muitos deslizes. Por isso, é bom fixar:

O e-CNPJ da filial não serve para assinar eventos próprios.

Procuração eletrônica é obrigatória para procuradores transmitirem a EFD-Reinf.

A troca de responsável requer atualização do cadastro e novo certificado correspondente.

Esses são pontos que também abordamos em materiais recentes sobre rotinas produtivas e automação no setor contábil, pois informar-se evita retrabalho e reduz multas desnecessárias.

Dicas para escritórios contábeis não se perderem em 2025

Escritórios que lidam com centenas de clientes já sabem: o volume de certificados e de perfis de acesso diferentes exige controle e atualização contínua. Aqui, compartilho sugestões práticas que ouvi de colegas e clientes ao longo de anos acompanhando a evolução digital na contabilidade:

• Mantenha um inventário digital: crie uma listagem atualizada dos certificados (e-CPF e e-CNPJ) da matriz de cada cliente, incluindo datas de validade e representantes legais cadastrados.
• Reveja as procurações eletrônicas regularmente: não espere a Receita exigir. Revise poderes, datas e abrangência das permissões no e-CAC a cada novo contrato ou modificação societária.
• Estabeleça um fluxo padrão de checagem: envolva a equipe contábil em uma rotina de validação de certificados antes de qualquer transmissão de EFD-Reinf.
• Aproveite automações: hoje, soluções como as da Robolabs possibilitam alertas de vencimento, organização de documentação digital e automação de processos de assinatura, reduzindo falhas humanas e melhorando a rotina. No blog da empresa há cases destacados sobre automação e produtividade para inspirar a adoção dessas práticas.

Processos bem organizados hoje evitam trabalhos dobrados amanhã.

Como garantir a transmissão segura ao Fisco em 2025

Vamos recapitular brevemente o que impede dores de cabeça com a Receita Federal a partir de 2025:

• Só transmita eventos da EFD-Reinf com o certificado digital permitido para o perfil do contribuinte (pessoa física – e-CPF; pessoa jurídica – e-CNPJ da matriz ou e-CPF do representante; órgão público – e-CNPJ da matriz ou e-CPF do dirigente).
• Após alterações societárias, atualize o cadastro e os certificados sem demora antes de qualquer nova transmissão.
• Use o e-CAC para controlar, modificar e registrar acessos e procurações digitais, garantindo poderes válidos para os responsáveis pelas entregas.
• Preste atenção em cada etapa: um certificado vencido, incompleto ou não reconhecido interrompe todo o processo.

Garantir que essas etapas sejam cumpridas previne rejeições, multas e atrasos. E ao caminhar para 2025, a exigência de processos digitais seguros só deve aumentar, exigindo organização e atualização frequente.

Empresas que investem em automação, integração de sistemas e revisões periódicas, como mostra a Robolabs em seus conteúdos sobre produtividade, constroem um cenário fiscal mais previsível e tranquilo.

Resumo: dicas rápidas para cada público

A seguir, um checklist simples de ouro, para consultar toda vez que surgirem dúvidas sobre qual certificado digital usar:

• Pessoas físicas: use sempre o próprio e-CPF ou de procurador com poderes registrados no e-CAC.
• Pessoas jurídicas: sempre o e-CNPJ da matriz, nunca da filial. O e-CPF do representante legal também é aceito, desde que formalmente cadastrado.
• Órgãos públicos: e-CNPJ da matriz ou e-CPF do dirigente máximo. Compartilhe com as unidades descentralizadas, evitando o uso do e-CNPJ das filiais.
• Alteração societária? Atualize imediatamente a Receita Federal e emita o novo certificado correspondente.

Leitura simples, cuidados redobrados, riscos minimizados.

Conclusão: transforme um detalhe em segurança com a Robolabs

Escolher o certificado digital certo não é mero detalhe burocrático. É o que separa uma transmissão suave de um pesadelo fiscal, em especial para quem precisa orquestrar múltiplos cadastros, representantes e perfis de acesso.

Se você sente que está preso em rotinas repetitivas, perdendo tempo com tarefas digitais que parecem nunca acabar, está na hora de repensar a forma de lidar com as obrigações fiscais e contábeis. Adotar automações inteligentes, como as que a Robolabs oferece, traz tranquilidade para que o seu foco não seja corrigir erros, mas atuar no que realmente importa.

Libertar humanos de serem robôs é mais do que um lema. É um compromisso com o futuro da contabilidade.

Convido você a conhecer melhor nossas soluções e transformar sua rotina contábil. Entenda mais sobre automação, certificação digital e produtividade visitando nossos conteúdos e descubra como a Robolabs pode revolucionar o seu escritório. E então, vamos juntos garantir uma EFD-Reinf segura, correta e sem sustos em 2025?

Mudanças na NF-e e NFC-e: Novos Campos e Regras de 2025

A contabilidade vive tempos de movimento. Digo isso porque, talvez como nunca antes, a Reforma Tributária está remodelando estruturas que pareciam imutáveis. E é nesse ambiente de mudanças que as novas regras para a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) ganharam destaque. Se você trabalha na área fiscal, administrativa, contábil ou financeira, já deve ter ouvido sobre a Nota Técnica 2025.002-RTC. Mas será que as reais implicações dela estão claras?

Este texto é, em parte, uma conversa. E também um guia, detalhando tudo sobre os novos campos, protocolos, grupos de informações, códigos e, claro, o impacto que tudo isso traz para escritórios contábeis e empresas. Quem acompanha a Robolabs sabe que desafio e inovação caminham juntos, principalmente quando o assunto é automação na contabilidade.

Novas regras, novas oportunidades para transformar o jeito de trabalhar.

Por que as mudanças na NF-e e NFC-e em 2025 importam tanto?

Tudo começa com a Reforma Tributária, que trouxe, finalmente, os tributos IBS, CBS e IS para o centro das discussões. A Lei Complementar nº 214/2025 formalizou esses novos impostos e, quase que imediatamente, exigiu uma reconfiguração total das obrigações fiscais eletrônicas.

• IBS: Imposto sobre Bens e Serviços, que substitui ICMS e ISS.
• CBS: Contribuição sobre Bens e Serviços, herdeira do PIS/Pasep e da Cofins.
• IS: Imposto Seletivo, criado para incidir sobre itens considerados prejudiciais, como cigarros e bebidas.

Para operacionalizar tudo isso, a Nota Técnica 2025.002-RTC propõe uma revolução. Ela modifica o leiaute, adiciona novos campos e obriga contadores e empresas a repensarem integrações, treinamentos e rotinas de checagem.

O novo leiaute: outubro de 2025 chega rápido

As empresas poderão acessar o novo leiaute da NF-e/NFC-e a partir de outubro de 2025. Vale ressaltar: até dezembro de 2025, preencher os novos campos será algo opcional. Ou seja, quem quiser já pode se adiantar e testar os sistemas. Mas a partir de janeiro de 2026, a obrigatoriedade será absoluta. Não haverá mais volta. Isso deixou muitos profissionais com o receio típico de quem precisa mudar algo grande, mas ao mesmo tempo gera uma chance real de ganhar em precisão.

O tempo vai voar. O melhor é começar a mexer nos sistemas, manual de instruções na mão. Testar no ambiente de homologação, buscar dúvidas na fonte e manter o time atualizado. Sabe aquele velho ditado? “Poupa hoje, sofre amanhã.” Quem deixa para ajustar a integração em dezembro, sai perdendo tempo e tranquilidade.

Implantação gradual: como se dará a transição?

• Outubro/2025: Leiaute novo disponível, uso dos campos ainda opcional.
• Dezembro/2025: Prazo final para rodar testes e ajustes sem penalidade.
• Janeiro/2026: Início das obrigações – campos e grupos passam a ser compulsórios.

Esse processo de adaptação progressiva é parte do esforço para evitar quedas bruscas nas operações. Não é raro, aliás, que empresas subestimem o trabalho envolvido em adaptar ERPs, portais e automações, especialmente aquelas que ainda não contam com RPAs personalizados como os da Robolabs. Mas voltamos nisso já.

DFeTiposBasicos_v1.00.xsd: o fio condutor da atualização

Dentro da sopa de letrinhas fiscal, o arquivo DFeTiposBasicos_v1.00.xsd pode parecer apenas mais um tecnicismo. Porém, é ele que padroniza todos os registros tributários, alinhando informações para que as receitas federal, estaduais e municipais possam trabalhar de modo mais integrado.

A atualização do DFeTiposBasicos_v1.00.xsd significa, basicamente, que os sistemas precisarão aceitar novos formatos de dados, validar os registros adicionais (falaremos dos campos em seguida) e rejeitar arquivos entregues fora do padrão. Quem já passou por um lote de notas rejeitado por erro pequeno sabe o quanto isso é desconfortável.

Esse passo busca uniformizar tudo. Facilita conferências e cruzamento de dados. Na prática, reduz brechas para erros humanos, especialmente quando há automação, como as soluções propostas pela Robolabs para escritórios contábeis e setores financeiros.

Novos campos e grupos: desvendando as novidades

A Nota Técnica 2025.002-RTC detalha os campos e grupos inéditos para as novas obrigações. A lógica? Deixar claro, em cada nota fiscal, como IBS, CBS e IS estão sendo tratados.

Principais novos campos

• IBS: Obrigatoriedade de informar os valores destacados por produto ou serviço, campo próprio para detalhamento de alíquota e base de cálculo.
• CBS: Campos para apuração da contribuição de modo separado, incluindo créditos e eventuais isenções.
• IS: Espaço dedicado ao Imposto Seletivo, inclusive com campos para valores e especificação do tipo de produto atingido.

Criação do grupo UB

Entre as inovações, destaca-se o Grupo UB. Ele reúne todas as informações sobre alíquotas, créditos e situações especiais de IBS e CBS. Dessa forma, o registro fica centralizado, facilita as revisões, além de preparar o terreno para validações estritas a partir de 2026.

Códigos de situação tributária (CST) e código de classificação tributária (cClassTrib)

Outro detalhe sutil, mas impactante, é a introdução de novos códigos. O CST agora contempla situações específicas não só para IBS, mas também para CBS e IS. E surge o cClassTrib, amarrando a tributação de cada item ao respectivo código de enquadramento na legislação.

Vejamos de forma resumida:

• Novos CSTs para IBS, CBS e IS, substituindo gradualmente os antigos ICMS, PIS e Cofins em boa parte dos cenários.
• CClassTrib passa a ser obrigatório para definir o tratamento tributário de bens e serviços.
• Esses códigos atualizam a rotina de parametrização, exigindo atenção dobrada dos programadores e ainda mais alertas para quem faz lançamentos manuais.

Novas finalidades: nota de débito e nota de crédito

Pela primeira vez, a NF-e prevê as finalidades de Nota de Débito e Nota de Crédito. Atenção: elas serão restritas ao IBS e ao CBS. Aqui, o objetivo não é complicar, e sim dar mais transparência a operações de ajuste após o fato gerador da obrigação tributária. Em casos de cálculo incorreto, concessão de descontos posteriores ou correções, essas finalidades ganham espaço nas rotinas fiscais.

Mudanças no protocolo e no leiaute: mais campos, mais validação

Além dos campos, teremos modificações profundas no protocolo de integração. O arquivo XML da NF-e e NFC-e abre espaço para novos grupos, principalmente para suportar a digitalização dos registros de IBS, CBS e IS.

Novos campos para detalhamento tributário

• Separação clara das bases de cálculo, alíquotas e créditos tributários do IBS e da CBS.
• Campos exclusivos para IS, com indicação do item sujeito ao imposto seletivo.
• Inclusão de campos auxiliares para controles internos e facilitação de auditorias.
• Elementos para identificar fluxo de créditos (especialmente relevante para empresas do lucro real).

Ao dedicar campos específicos para cada tributo, o novo leiaute busca simplificar a conferência pelos fiscos federal e estadual. Simples na teoria, trabalhoso na prática, principalmente para quem precisa ajustar integrações, emitir notas em grande volume ou controlar múltiplos CSTs e NCMs em tabelas distintas.

Nesse ponto, as soluções de automação como as oferecidas pela Robolabs ganham destaque, especialmente na integração de processos contábeis. Se quiser entender melhor, vale uma leitura sobre tecnologia e automação na contabilidade.

Atualização do protocolo de comunicação

O protocolo HTTP de envio e recebimento das notas ganha ajustes, incluindo validações automáticas dos novos campos e identificação imediata de erros de consistência. Quem já passou por recusa de nota por incompatibilidade sabe como faz diferença validar tudo antes de transmitir ao fisco.

Regras de validação: o que muda a partir de 2026?

As novas regras não apenas adicionam campos, mas mudam profundamente como a fiscalização vai atuar. O destaque maior é a proibição de informar ICMS e outros tributos antigos nas novas notas fiscais emitidas sob o regime do IBS e CBS.

A transição será clara: ou você informa pelos novos padrões, ou o sistema rejeita a nota.

As validações também cobrem:

• Incompatibilidade entre CST/CClassTrib antigo e os novos códigos para IBS, CBS e IS.
• Checagem automatizada da presença dos campos obrigatórios do grupo UB.
• Bloqueio de mistura de informações tributárias (não poderá haver base ICMS com base IBS em um mesmo documento).
• Validação cruzada de código de produto e tributação, reduzindo risco de erro humano ou tentativas de burlar o sistema.

Novos eventos fiscais e a rotina das empresas

A Nota Técnica 2025.002-RTC definiu eventos inéditos que impactam diretamente quem gerencia processos fiscais. Dentre eles, citamos:

• Evento de cancelamento para notas de ajuste do IBS e da CBS.
• Novo evento de substituição, permitindo alterações documentadas mesmo após a circulação inicial da mercadoria ou conclusão de serviço.
• Evento de manifestação do destinatário, pensado para aprimorar a rastreabilidade das operações.

Esses eventos modernizam o controle fiscal, mas exigem novas integrações. Toda vez que um evento desses precisar ser comunicado, o sistema terá que gerar o XML específico, cuidar para não perder prazos e monitorar o status, evitando pendências ou autuações.

O impacto para empresas, contadores e escritórios contábeis

Se você já atuava com as obrigações fiscais anteriores, talvez bata aquele frio na barriga ao pensar em tantas mudanças. Só que a adaptação, invariavelmente, passa por três etapas:

1. Atualização de sistemas: ERPs, aplicativos fiscais e portais próprios devem ser revistos, parametrizados e testados. Cuidado com integrações entre sistemas legados.
2. Treinamento das equipes: A quantidade de novos campos, códigos e regras de validação exige que o time esteja afiado. Aqui, nada de contar apenas com a experiência, é preciso treinamento dedicado.
3. Adequação dos processos internos: Fluxos de emissão, conferência e auditoria precisam incorporar as novidades, evitando retrabalho, multas ou perda de prazos.

A Robolabs, por exemplo, tem observado que a automação personalizada pode transformar o caos da implementação em uma jornada coordenada. Com um RPA programado para lidar com o preenchimento correto dos novos grupos, a empresa reduz drasticamente o risco de inconsistências e ganha tempo para focar em análises mais estratégicas.

Teste dos novos campos ainda em 2025: um passo inteligente

Um conselho para quem lê este artigo: comece a testar, erro por erro, acerto por acerto, ainda em 2025. Não espere virar o ano para iniciar os ensaios. Personalize os layouts, simule cenários, peça ajuda para TI, reúna o time de contabilidade. Ter familiaridade com o ambiente diminui o risco de surpresas em janeiro de 2026.

Treinar agora previne dor de cabeça depois.

E se precisar de referências, explorar a seção sobre produtividade em rotinas administrativas pode agregar muito.

Principais dúvidas respondidas: IBS, CBS, IS e a era pós-ICMS

Posso informar valores ICMS, PIS e Cofins nas novas NF-e/NFC-e?

Não. O sistema barrará qualquer tentativa de apresentar tributos antigos quando o fato gerador for do regime novo, apenas IBS, CBS e IS terão espaço nos novos campos e grupos da nota.

Como identificar o CST correto para cada tributo?

Os novos códigos CST e cClassTrib vão ser divulgados em tabelas atualizadas. É importante acompanhar as versões oficiais da legislação e da Nota Técnica, além de monitorar as atualizações no sistema emissor.

E se eu lançar um produto sujeito a IS, mas informar apenas IBS e CBS?

O sistema provavelmente rejeitará o documento. É obrigatório identificar cada imposto de acordo com a regra de tributação do produto ou serviço. Erros aqui travam a emissão e podem gerar problemas de compliance.

Vai mudar a forma de apuração do lucro real ou presumido?

A base legal para apuração do lucro muda pouco, o que muda, de verdade, é a estratificação das receitas e créditos pela entrada dos novos tributos. Quem for do lucro real pode, inclusive, ganhar controles mais apurados de crédito tributário. Mas, por ora, o modo de apuração segue igual, só que mais detalhado na nota fiscal.

O papel da automação personalizada diante das mudanças

Às vezes, observar as novas obrigações fiscais parece tarefa de Sísifo, quanto mais você cumpre, mais aparecem detalhes e exceções. Por isso, automação sob medida faz toda diferença. Quando se pensa no volume de operações repetitivas necessárias para registrar cada campo novo, validar códigos atualizados, corrigir falhas e reemitir documentos, RPAs bem treinados, como aqueles desenvolvidos na Robolabs, fazem toda diferença.

• Diminuição dos erros de digitação ou parametrização.
• Emissão massiva de notas com validação prévia.
• Integração direta entre sistemas de contabilidade e o emissor de NF-e/NFC-e, eliminando retrabalho manual.
• Monitoramento automático de eventos fiscais e alertas em caso de rejeição.

Essa abordagem tem permitido que contadores, analistas fiscais e administradores deixem de lado uma infinidade de tarefas mecânicas. Ganham mais tempo para interpretar resultados, identificar oportunidades e antecipar tendências. Se quiser saber como aliar tecnologia à rotina de escritórios contábeis, confira mais cases no blog, especialmente o conteúdo sobre automação contábil.

Pontos de atenção para 2025 e 2026

• Confirme sempre se o software emissor está atualizado para a versão compatível com o novo leiaute.
• Instale as tabelas oficiais de CST e cClassTrib para não errar no enquadramento.
• Teste, reteste e simule todos os processos, especialmente operações especiais como devoluções e bonificações.
• Inclua treinamentos periódicos para as equipes até o início da obrigatoriedade, em janeiro de 2026.
• Esteja pronto para responder às fiscalizações eletrônicas, que serão mais detalhadas e rápidas com os novos campos.

Considerações finais: quem se antecipa sofre menos

A Reforma Tributária mexeu em toda a base sobre a qual empresas, escritórios contábeis e profissionais financeiros operam. As adaptações na NF-e e NFC-e são, na verdade, parte de uma jornada, às vezes desafiadora, mas repleta de possibilidades. Quem mira na frente, entende o valor de investir tempo agora para colher fluidez depois.

Cada novo campo é um passo para digitalizar de vez a contabilidade brasileira.

Enfim, na Robolabs, acreditamos que construir rotinas livres de trabalho mecânico é mais do que tendência: é meio de liberar o potencial humano para decisões estratégicas. Se você quer conhecer mais sobre automação fiscal, tirar suas dúvidas ou entender como dar os próximos passos para ajustar sua empresa à realidade pós-Reforma Tributária, fale conosco. Será um prazer ver sua trajetória se tornar mais leve, transparente e preparada para o futuro.

Acesso ao e-CAC: Como Navegar na Nova Exigência do Código

Por mais de duas décadas, trabalhando diretamente com contabilidade, tecnologia e entidades do setor, percebi como mudanças tecnológicas criam desafios diários. A mais recente delas envolve um tema que virou conversa entre colegas: a atualização no acesso ao e-CAC, o portal da Receita Federal que centraliza serviços digitais para empresas e contribuintes. Com efeito, o novo protocolo exige um código diferente para acessar a plataforma, e muita gente está sentindo o impacto na rotina do escritório. Vamos entender de onde veio essa mudança, o que ela significa para profissionais da contabilidade e, claro, como lidar com todas essas novidades de forma tranquila e prática.

Mudar é difícil, mas não precisa ser confuso.

O que é o e-CAC?

Antes de discutirmos as mudanças, vale relembrar: o e-CAC, ou Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte, é uma plataforma digital da Receita Federal do Brasil. Por ali, empresas e pessoas físicas acessam uma série de serviços, como:

• Consulta de situação fiscal
• Entrega e retificação de declarações
• Soluções de pendências
• Emissão de comprovantes
• Parcelamentos e procuradores digitais

Essas funcionalidades são rotina para contadores. Muitos, aliás, usam diariamente para atender clientes e administrar obrigações legais. É uma janela para o universo fiscal, sem filas, burocracia de papel ou deslocamentos desnecessários.

O que mudou no acesso ao e-CAC?

Tradicionalmente, existiam três caminhos principais para acessar o e-CAC:

1. Com certificado digital do tipo A1 ou A3
2. Com código de acesso, gerado a partir de dados pessoais ou empresariais
3. Via contas Gov.br com níveis de segurança suficientes

Afinal, até pouco tempo, o código de acesso era um recurso prático, especialmente quando lidar com tokens e certificados digitais se complicava. Bastava informar o CPF ou CNPJ, alguns dados complementares, e gerar ali mesmo o código para entrar. Só que agora, a Receita Federal definiu novas regras. O processo de geração ou renovação desse código ficou diferente, mais restrito e, claro, gerou dúvidas até nos profissionais mais experientes.

Por que a Receita Federal mudou o código de acesso?

Nenhuma atualização acontece ao acaso. A Receita Federal identifica riscos de segurança crescentes com ataques digitais e tentativas de fraudes. Além disso, há a necessidade de garantir que apenas pessoas autorizadas possam consultar informações fiscais sensíveis.

Nas palavras de um especialista do setor, que há anos participa de conselhos de tecnologia e inovação em contabilidade, “toda evolução digital traz consigo a responsabilidade de proteger dados, mesmo que, de vez em quando, acabe tornando nossos processos um pouco mais complexos”.

A nova exigência tem como proposta:

• Reduzir o risco de acesso não autorizado
• Garantir maior autenticação do usuário
• Incentivar o uso de contas Gov.br com níveis de confiabilidade mais altos
• Fortalecer a proteção de dados pessoais e corporativos

Parece simples, mas, para quem está no balcão todos os dias, qualquer ajuste no fluxo pode bagunçar a agenda e provocar trabalho extra.

O novo código de acesso: o que mudou na prática?

A principal alteração está na forma de emissão do código de acesso para CPF e CNPJ.

Para pessoas físicas (CPF):

• Agora, o código só pode ser gerado com informações específicas da última declaração do Imposto de Renda.
• Se o contribuinte nunca declarou IR, precisa de um recibo de entrega e uma conta válida no sistema Gov.br.
• Sem essas informações, não é possível gerar ou recuperar o código pelo método tradicional.

Para pessoas jurídicas (CNPJ):

• O código precisa de dados da última DIRPF do responsável legal e título de eleitor associado ao CNPJ.
• Empresas recém-abertas ou que trocaram representantes estão encontrando dificuldades agora.
• Além disso, só é aceito código de acesso gerado após essa atualização. Os antigos perderam validade.

Esse cenário exigiu adaptação rápida dos contadores. Muitos relataram casos em que, ao tentar apoiar um cliente de última hora, não conseguiam prosseguir porque não tinham em mãos o documento correto. A transmissão de declarações, que antes podia ser feita em poucos minutos, passou a demorar muito mais.

O tempo gasto para gerar códigos subiu, mas logo pode normalizar com treino.

Motivos da Receita para a exigência: um olhar para o futuro

Se tem algo que aprendi em anos junto a entidades como CFC e Fenacon, é que a Receita sempre atua com foco no futuro. O objetivo é criar um ambiente digital sustentado por regras fortes e automatizações cada vez mais confiáveis. O aumento do uso de robôs, APIs e integrações no setor contábil pede que a autenticação seja mais forte.

A Robolabs, por exemplo, surge justamente para liberar o contador das tarefas que mais consomem tempo e energia, como ficar navegando manualmente por portais. Quando tudo caminha para automação e inteligência digital, esse controle extra garante que apenas o escritório, ou o colaborador digital autorizado pelo escritório, consiga acessar contas dos clientes. Fecha o cerco e aumenta a confiança no ambiente digital público.

Comprova-se que a atualização não acontece por capricho, mas para defender os dados diante de invasores digitais. Em tempos de golpes sofisticados, isso faz sentido.

Repercussão entre contadores e profissionais do setor

Diferente dos sistemas privados, que anunciam novidades em eventos e manuais, mudanças públicas como essa chegam quase sempre de surpresa.

• Muitos contadores descobriram a exigência ao tentar enviar declarações de rotina
• Produtividade dos escritórios ficou comprometida por alguns dias
• Pequenos negócios, sem suporte interno de TI, sentiram mais dificuldade
• Usuários pouco conectados ao Gov.br passaram a enfrentar obstáculos inéditos

No grupo de whatsapp da minha equipe, choveu relato de erro, dúvidas sobre “o que mudou no código?”, perguntas sobre documentos necessários e tentativas (nem sempre bem sucedidas) de solucionar pelo autoatendimento. Esse tipo de cenário tende a se repetir toda vez que a Receita ajusta suas políticas.

É um sinal de que atualizar processos internos, rever fluxos e investir no entendimento de sistemas digitais deixou de ser um diferencial. Simplesmente virou pré-requisito para quem atende clientes em ramos fiscais.

Como os profissionais podem se adaptar rapidamente

1. Entender a lógica do novo código

É fácil cair na armadilha da irritação ao deparar com uma barreira inesperada. Mas só é possível avançar conhecendo o que mudou. Leia as orientações da Receita. Converse com outros profissionais. Participe de grupos de discussão. E saiba: o código é personalizado, precisa respeitar dados cadastrais atualizados. Isso vale tanto para CPF quanto para CNPJ.

2. Manter documentos sempre acessíveis

Isso nunca muda, mas ficou ainda mais sensível. Liste tudo que você ou o cliente precisará e crie um checklist:

• Recibo da última declaração do IRPF
• Recibo de entrega da DIRPF do responsável legal da empresa
• Título de eleitor atualizado (quando solicitado)
• Certificado digital (A1 ou A3) em ordem, caso prefira por essa rota
• Acesso funcionando e atualizado no Gov.br

Deixar isso arquivado em local seguro poupa tempo e dor de cabeça.

3. Elevar o nível da conta Gov.br

Quanto maior o nível de segurança da conta Gov.br, mais funcionalidades pode acessar no e-CAC. Alavanque recursos como reconhecimento facial ou validação de dados no banco para avançar do nível bronze para prata ou ouro. O passo a passo está no próprio portal do Gov.br, mas o fundamental é estimular clientes e escritórios a atualizar suas contas, antes que a necessidade seja urgente.

4. Investir em automação de rotinas contábeis

Momentos como esse mostram porque a automação se tornou uma prioridade nas rotinas dos escritórios. A Robolabs tem uma proposta clara: eliminar tarefas repetitivas, digitalizar controles e liberar o tempo do profissional para resolver problemas realmente humanos.

Quando o acesso ao e-CAC é padronizado, com robôs programados para lidar com autorização via Gov.br, o contador reduz riscos de falha humana e evita a correria de última hora. Se interessar, aprofunde no assunto lendo mais sobre automação contábil no nosso blog.

O passo a passo atualizado para acessar o e-CAC

Se você precisa acessar o e-CAC da Receita Federal, principalmente sem certificado digital, siga este itinerário:

1. Verifique se o código antigo ainda está válido: Tente realizar o acesso com informações habituais. Caso receba aviso de expiração, prossiga com a atualização.
2. Separe documentos necessários: Tenha em mãos recibo da última declaração do IRPF para pessoa física, ou do responsável legal para empresa (junto do título de eleitor, se for solicitado).
3. Acesse a página da Receita Federal: Entre em https://cav.receita.fazenda.gov.br, selecione “Código de Acesso” e siga as orientações.
4. Gere um novo código: Preencha as informações solicitadas com atenção. Dica: confira números de recibos, pois erros simples podem impedir a conclusão.
5. Guarde o código com segurança: Evite expor o código em e-mails ou plataformas não seguras. O ideal é armazenar em um gerenciador seguro de senhas, ou, pelo menos, em área restrita do escritório.
6. Considere migrar para o Gov.br: Visite o portal Gov.br e eleve sua conta para prata ou ouro, que permite integração mais segura ao e-CAC. Assim, caso o código de acesso saia de cena no futuro, você já estará pronto.
7. Precisa de automação? Avalie produtos como os da Robolabs, que podem centralizar e organizar o acesso ao e-CAC, de modo seguro e inteligente.

Impactos para o dia a dia contábil

A atualização do código de acesso mudou vidas. E bagunçou rotinas, admito, senti na pele. Mas, com alguns ajustes, rapidamente vira parte do cotidiano.

• Reduz o número de acessos simultâneos indevidos
• Evita cadastros em nome de terceiros sem autorização
• Ajuda a rastrear movimentos suspeitos, se ocorrerem acessos não autorizados
• Estimula escritórios a atualizarem documentação de clientes
• Abre espaço para soluções digitais baseadas em automação, que tiram o trabalho manual do profissional

Com a tecnologia avançando, os contadores terão de se adaptar com uma visão mais proativa, entendendo processos digitais tanto quanto as legislações fiscais.

Automação é o caminho; atualização é o primeiro passo.

Como evitar problemas e surpresas no novo sistema

Falo por experiência própria: quem age preventivamente sofre menos. Para não ser pego de surpresa, tente:

• Fazer revisões periódicas de códigos de acesso ativos
• Manter registros de documentos clientes em nuvem privada, protegida
• Revisar listas de procurações eletrônicas e usuários cadastrados
• Treinar assistentes e associados para lidar com o novo fluxo
• Atualizar clientes por WhatsApp e meios digitais para evitar telefonemas de última hora

Reforçando: dedicar tempo a processos hoje equivale a menos dor de cabeça amanhã. Em cada atualização, lembre-se que parceiros como a Robolabs investem em automação justamente para dar uma mão nessas tarefas.

Caso busque ferramentas e dicas para aumentar a organização do seu time, há excelentes artigos na nossa seção de produtividade.

O papel da Robolabs em meio à transformação digital

Nesse momento de adaptação, a missão da Robolabs fala mais alto: libertar humanos de serem robôs. Desse modo ao criar colaboradores digitais que aprendem o fluxo ideal para cada escritório, a Robolabs oferece soluções para eliminar processos manuais e repetitivos, como a entrada constante no e-CAC.

Então, nosso papel é ajudar o profissional contábil a retomar o foco no que realmente importa: entendimento estratégico, aconselhamento humano e aproximação ao cliente. Pois isso fica mais claro quando parte da rotina é assumida por automações seguras, baseadas em algoritmos e inteligência preparada para situações como essas, onde o cenário muda rápido.

Se ficou curioso, recomendo a leitura sobre automação contábil para escritórios.

Como se manter atualizado e evitar o estresse

Não há muito segredo: a atualização contínua é o único caminho para profissionais de contabilidade e finanças sobreviverem (e crescerem) neste novo momento digital. Similarmente mantenho me informado por meio de listas, alertas oficiais, redes sociais profissionais e, mais recentemente, grupos de WhatsApp só sobre tecnologia e automatização.

• Salve os links de portais oficiais da Receita e mantenha-os como favoritos
• Cadastre-se para receber notificações automáticas por WhatsApp quando surgir novidade em sistemas governamentais
• Acompanhe canais de entidades respeitadas, trocando informações com colegas de confiança
• Participe de webinars e treinamentos sobre legislação, autenticação digital e automação contábil

Se preferir uma curadoria de conteúdo prático, temos na Robolabs um compromisso diário de compartilhar as notícias mais relevantes, trazendo dicas para evitar armadilhas e impor menos estresse à rotina do contador. Com toda a certeza, cadastrar-se em listas de WhatsApp, além de prático, já virou um diferencial entre alguns profissionais melhor preparados do setor.

Palavra final: adaptando-se ao novo e-CAC com menos tensão

É desafiador? Sem dúvida. Mas, com preparo, a nova exigência do código de acesso ao e-CAC pode virar apenas mais um degrau de aprendizado na carreira contábil. No início, há ruído, correria, talvez até alguma frustração. Mas, como alguém que já testemunhou reviravoltas digitais nas últimas décadas, posso dizer: tudo se ajeita, desde que a mentalidade de atualização seja adotada por todos no escritório.

Automatizando controles, juntamente com novidades e compartilhando conhecimento com colegas, cada desafio tecnológico se transforma em oportunidade de crescer como profissional.

Liberte seu tempo. Deixe a automação cuidar do restante.

Portanto, se você quer conhecer melhor como a Robolabs pode apoiar sua equipe diante das exigências da Receita Federal, ou só busca tranquilidade ao navegar pelo novo e-CAC, fale conosco. Nosso projeto nasceu para simplificar o seu dia, unindo conhecimento de contabilidade, tecnologia e experiência humana em cada solução. O próximo passo é seu: conecte-se com quem realmente entende do assunto e garanta seu lugar no futuro da contabilidade.