Reforma Tributária: Como a Automação Pode Ser Impactada?

Nos últimos anos, a discussão sobre a reforma tributária no Brasil ganhou fôlego e finalmente saiu do papel. Mudanças profundas começaram a tomar forma e prometem sacudir a rotina de empresas, contadores e todo o setor de serviços. Entre ajustes, avanços e incertezas, existe uma pergunta que paira no ar: o que muda para quem aposta na automação de processos? Um ponto de atenção, silencioso, mas que pode transformar completamente o jeito como a contabilidade e as áreas financeiras atuam nos próximos anos.

Antes de tudo, não há como negar: assuntos relacionados a impostos geralmente causam calafrios em qualquer gestor ou contador. Não à toa. O sistema tributário brasileiro sempre foi alvo de críticas pela complexidade, pelas incontáveis exceções e – claro – pela sensação de um custo exagerado, tanto no tempo quanto no dinheiro consumidos para manter tudo em ordem.

Com a reforma tributária finalmente aprovada e novas regras batendo à porta, alguns problemas históricos começaram a ser enfrentados. Outros, talvez, só estão trocando de lugar. E entre tudo isso há espaços para oportunidades, especialmente para empresas que, como a Robolabs, pensam de forma diferente e acreditam que o futuro está nas mãos — ou melhor, nos digitais — dos colaboradores digitais. Mas, afinal, como a automação será impactada?

A eliminação da cumulatividade: um antigo desejo e novos desafios

Por muitos anos, se ouviu falar que a tributação em cadeia – ou, usando um termo técnico, a cumulatividade – era a verdade inconveniente do sistema brasileiro. Empresas pagavam imposto sobre imposto, o que agrava custos e distorce decisões. Para a indústria, isso sempre incomodou muito. Já para o setor de serviços, a discussão era diferente: parte das empresas sentia menos efeito da cumulatividade, já que grande parte de suas despesas se concentra em salários, não em insumos passíveis de gerar crédito tributário.

Com a reforma, nasceu um componente chamado crédito tributário financeiro. Agora, toda empresa pode compensar impostos pagos nas etapas anteriores da cadeia. O resultado? O tributo deixa de ser cobrado repetidamente, tornando-se “não cumulativo”.

Isso era uma demanda antiga e, de certa forma, justa do setor produtivo.

Mas há um porém que ninguém pode ignorar – e que vai mexer profundamente nas estratégias de automação.

O mecanismo do crédito tributário financeiro

O crédito tributário financeiro funciona quase como uma conta-corrente de tributos. Imagine que, em cada compra, sua empresa pode “abater” do imposto devido aquilo que já foi pago anteriormente, reduzindo o valor a recolher na etapa seguinte do ciclo econômico. Entre os principais pontos desse mecanismo estão:

  • Compensação ampla: créditos poderão ser usados para compensar débitos de tributos pagos anteriormente, reduzindo a carga tributária final.
  • Atenção à folha: pagamentos de salários não geram direito a crédito. Somente insumos, bens e serviços adquiridos serão considerados.
  • Impacto no setor de serviços: empresas que possuem grande parte das despesas em salários sentirão uma diferença, já que não terão créditos a compensar com esses pagamentos.

O tributarista Lucas Ribeiro resume bem essa questão:

Como a folha de salários não gera créditos, empresas que mais gastam com pessoal perdem vantagem competitiva frente às que podem robotizar ou terceirizar tarefas.

Na prática, isso muda o jogo para setores que estavam menos incomodados com a cumulatividade. Escritórios de contabilidade, agências, empresas de TI, clínicas, escolas… todos terão que reavaliar a estrutura de custos. Muitos viram nesta brecha um bom motivo para automatizar processos e reduzir o peso da folha.

A folha de salários na nova lógica tributária

É interessante pensar nessa peculiaridade. Até porque, se você paga salários, espera que parte desses custos possa ser “recuperada” de alguma forma, certo? Só que, sob a nova sistemática, o gasto com salários não entra na conta do crédito tributário financeiro. Explicando melhor:

  • Salários continuam essenciais para as empresas – mas, na ótica do crédito tributário, são neutros. Você paga salários, paga as obrigações trabalhistas, mas não acumula créditos fiscais sobre isso.
  • Alíquotas menores para serviços – Em tese, a carga sobre serviços pode cair um pouco, já que a alíquota do novo IVA tende a ser menor que a soma dos impostos antigos (PIS, Cofins, ISS, etc.). Ainda assim, para quem emprega muito, pode perder força competitiva.
  • Movimento em direção à automação – Como as empresas não terão créditos sobre salários, há um incentivo implícito para investir em processos automatizados, reduzindo o peso da folha e, consequentemente, melhorando o resultado financeiro no novo modelo tributário.

Vendo de fora, talvez pareça uma mudança pequena, mas o efeito pode ser gigante. Pode parecer contraditório, mas as empresas mais humanas, que mais geram empregos, terão menos incentivo tributário para manter equipes grandes – pelo menos do ponto de vista fiscal.

Robô trabalhando ao lado de contador em escritório moderno É nesta brecha que empresas como a Robolabs têm visto um caminho interessante: acelerar a implantação de colaboradores digitais para liberar profissionais humanos de tarefas repetitivas, onde há pouco valor agregado e alto custo trabalhista. Não é simplesmente reduzir o quadro de pessoal, mas criar oportunidades para que o time possa atuar de forma mais estratégica sem viver preso a processos rotineiros, desgastantes e que consomem tempo desnecessariamente.

Split payment: o pagamento fracionado avança

Outro destaque da reforma tributária é o chamado split payment – ou pagamento fracionado. Agendado para início em 2027, esse sistema promete mudar a forma como empresas recolhem tributos.

  • O split payment determina que tributos serão recolhidos de forma automática e instantânea no momento em que a transação financeira ocorre.
  • Basicamente, o valor dos impostos será separado do pagamento recebido pelo prestador de serviço ou vendedor. Dessa maneira, o dinheiro do tributo vai direto para o governo, reduzindo riscos de sonegação e atrasos.
  • Pode soar moderno, talvez até impessoal, mas há quem veja nisso um alívio: menos preocupação com datas de vencimento, menos erros operacionais – e o cenário perfeito para a automação ganhar mais espaço, especialmente em contas a pagar e a receber.

Pensando bem, talvez isso tire do papel o sonho do “tributo invisível”. Ou seja, aquele imposto que não depende mais de preenchimento manual de guias de pagamento, digitação de códigos, esperar boletos, calcular valores com medo de errar… Tudo pode (ou, pelo menos, deveria) funcionar automaticamente.

Tela de computador mostrando transação financeira com split payment Esse novo sistema pode assustar quem ainda faz tudo no papel, mas é quase um convite para quem aposta na automação. Softwares e robôs como os desenvolvidos pela Robolabs já tornam o processo contábil mais seguro, previsível e rastreável, algo valioso num ambiente de cobrança automática de impostos.

Adeus aos cinco tributos: um sistema mais enxuto?

Durante décadas, escritórios contábeis passaram horas e horas calculando, conferindo e ajustando cinco tributos diferentes só para manter as obrigações em dia: PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS. Cada um tinha suas regras, exceções, prazos e um ambiente próprio de fiscalização. Não era raro encontrar equipes inteiras dedicadas a garantir que nada se perdesse nessa selva de obrigações acessórias.

Agora, o plano é simplificar. Esses cinco tributos serão, pouco a pouco, substituídos pelo chamado Imposto sobre Valor Agregado Dual (IVA Dual). Na prática, teremos:

  • IVA federal – chamado de CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), substituindo PIS, Cofins e IPI.
  • IVA subnacional – chamado de IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), ocupando o lugar do ICMS e do ISS.

Esse processo será gradual, começando em 2026 e se estendendo até 2033. A ideia, se tudo funcionar como prometido, é que o sistema fique mais fácil de entender, mais previsível e menos propenso a erros – fatores que, historicamente, alimentam a necessidade de automação contábil.

Mas será tão simples assim? Talvez não completamente. Novas rotinas surgirão, enquanto outras perderão relevância. Estruturas inteiras de conferência podem ser revistas, exigindo atualização constante de softwares e robôs, seja para calcular novos prazos, ajustar regras de crédito ou conferir eventuais exceções de última hora.

Representação visual da transição para o IVA Dual O impacto prático da reforma tributária na automação

À primeira vista, pode parecer que a reforma tornará tudo mais simples e, portanto, que a automação será menos necessária. Mas, se você já se frustrou com mudanças na legislação contábil antes, provavelmente tem aquela sensação incômoda de que “sempre há uma nova exceção” esperando na esquina.

O cenário pós-reforma reserva alguns pontos de atenção para quem aposta na automação:

  • Processos de apuração mais automatizados – O modelo de crédito tributário financeiro exige acompanhamento detalhado de cada compra, serviço e insumo, já que qualquer erro pode corroer margens de lucro e gerar passivos inesperados.
  • Consulta e validação de créditos – Empresas precisarão de sistemas capazes de classificar e rastrear créditos tributários, diferenciando insumos, ativos, salários, terceirizações e outras despesas.
  • Ajuste constante às normas – À medida que novas regras forem publicadas, será inevitável atualizar robôs e sistemas. A Robolabs, por exemplo, já trabalha para garantir que seus colaboradores digitais sejam flexíveis, capazes de aprender e se ajustar rapidamente às demandas legais.
  • Arrecadação instantânea – Com o split payment, sistemas precisam estar preparados para lidar com a separação instantânea de receitas e tributos, automatizando conciliações e evitando riscos de furo no caixa.
  • Custos sob pressão – No setor de serviços, principalmente, qualquer economia de tempo ou de folha entra em jogo, pois faz diferença direta no resultado operacional.

No fim das contas, a automação não fica menos relevante – talvez fique mais estratégica, menos “tapando buracos” e mais orientada a impulsionar resultados, reduzindo a dependência de controles manuais suscetíveis a falhas, atrasos e questionamentos do fisco.

Robôs digitais processando documentos fiscais em ambiente de escritório Visões contraditórias: automação ou mais empregos?

Nesse novo cenário, curiosamente, surgem opiniões opostas. Uns defendem que a automação ganha ainda mais espaço porque a folha de salários virou um “peso morto” sob o novo sistema de créditos. Outros, porém, lembram que a vocação de muitos negócios é exatamente gente: professores em sala, médicos atendendo, consultores elaborando diagnósticos… Tudo indisponível para automação total.

Talvez a resposta não esteja nos extremos. Por mais que a automação avance para eliminar tarefas repetitivas, não faz sentido trocar gente por robô onde o toque humano gera valor. E, claro, ter robôs digitais na equipe pode liberar profissionais para atuar onde fazem diferença de verdade – diagnóstico, análise e tomada de decisão.

Por outro lado, empresas que ignorarem o potencial de automação correm o risco de pagar mais imposto sem necessidade, ficar menos ágeis e perder espaço para concorrentes mais leves. Basta lembrar as palavras do tributarista Lucas Ribeiro mais uma vez:

A reforma pode incentivar a automação nas empresas, especialmente no setor de serviços, onde os custos com pessoal são relevantes.

É quase inevitável: quem consegue reduzir tarefas mecânicas abre espaço para crescer, inovar e, sim, competir melhor.

O papel das soluções digitais sob a ótica da Robolabs

Na Robolabs, a experiência tem mostrado que grandes mudanças legais sempre geram preocupações, mas criam também janelas para reinventar processos. A criação de colaboradores digitais personalizados para cada necessidade é um caminho natural nesse novo ambiente.

Robôs podem assumir a apuração de tributos, conferir créditos fiscais, monitorar prazos de split payment e muito mais. Mas, acima disso, a liberdade conquistada por quem deixa os trabalhos mecânicos para as máquinas é real. Profissionais que eram “robôs humanos” podem, afinal, se dedicar a cuidar de pessoas, desenvolver estratégias ou, quem sabe, até identificar novas oportunidades de negócio, sem a constante ansiedade burocrática sobre cálculos, planilhas e obrigações acessórias.

Se antes a automação era uma resposta à complexidade, talvez agora passe a ser parte do DNA de quem quer manter o negócio saudável, atualizado e competitivo. Sistemas adaptados à nova lógica dos créditos, integração com plataformas de split payment, inteligência para entender novos relatórios fiscais… tudo isso passa a ser diferencial.

O futuro: incertezas, preparação e oportunidades

Se tem uma certeza no mundo tributário é que mudanças nunca são totalmente previsíveis. A promessa de simplificação sempre esconde, aqui e ali, um artigo confuso, uma exceção inesperada, um ajuste que força equipes inteiras a reaprenderem o trabalho da noite para o dia.

Mesmo assim, não há dúvida de que a automação se tornou mais valiosa – não como substituta de pessoas, mas como aliada da gestão. Empresas e escritórios contábeis atentos precisarão revisitar seus processos, treinar equipes, conversar com parceiros de tecnologia (como a Robolabs) e, acima de tudo, estar prontos para agir rápido quando aparecerem novidades fiscais.

Isso significa que chegou a hora de ouvir quem já passou por outras ondas de mudanças. Procurar experiências de quem acertou (e de quem errou). Testar pequenas automações, medir resultados, ajustar rotas e, principalmente, manter-se flexível. Não existe fórmula que endureça para sempre, especialmente quando se fala em tributos e legislação.

Conclusão: o próximo passo

O impacto da reforma tributária na automação empresarial pode até não ser sentido imediatamente, mas está aí – esperando por quem quer ganhar eficiência e menos dor de cabeça. A falta de créditos sobre salários, o split payment, o fim da selva de tributos… tudo convida a uma transformação silenciosa, porém constante.

No mundo pós-reforma tributária, automatizar é preparar o terreno para o crescimento.

Se a sua empresa ainda trata automação como um luxo ou algo “depois”, talvez seja a hora de repensar. Com as mudanças tão profundas, não dá mais para ignorar o poder de robôs digitais personalizados. E, se restar qualquer dúvida sobre por onde começar, talvez a melhor decisão seja conversar com quem já vive esse futuro todos os dias.

Conheça a Robolabs. Descubra como a automação personalizada pode transformar a sua contabilidade e a rotina administrativa do seu negócio. Queremos libertar você das tarefas mecânicas – e abrir espaço para o que realmente importa.

Brasil Pode Liderar a Regulação da IA no Setor Financeiro?

O futuro do sistema financeiro no Brasil talvez nunca tenha estado tão perto de um ponto de transformação. Inteligência artificial, automação, algoritmos cada vez mais sofisticados… Eles estão mudando a forma como lidamos com dinheiro, investimentos, e até com a maneira de pensar a contabilidade. Mas, afinal, existe de fato espaço para o Brasil assumir a dianteira global na regulação dessas tecnologias? Essa é a pergunta que muitos especialistas vêm se fazendo após debates recentes — e que precisamos analisar com calma, leveza e, acima de tudo, sensatez.

Quando o futuro bate à porta: o contexto da discussão

Num dos encontros mais relevantes dos últimos tempos, representantes da Comissão de Valores Mobiliários (CVM), do Banco Central (BC), membros da EcommIT e especialistas do setor jurídico sentaram à mesma mesa. O objetivo: discutir o papel da regulação na era da IA.

A conversa girou em torno de um tema que parece gigante e um pouco abstrato, mas está mais perto do nosso cotidiano do que se imagina. Soluções como os desenvolvidos pela Robolabs — que criam colaboradores digitais personalizados para automatizar tarefas contábeis e administrativas — são exemplos claros de como a inteligência artificial já está enraizada na rotina financeira brasileira.

Por que regular a inteligência artificial?

Quem já se viu diante de uma tecnologia nova sabe: a sensação é de deslumbramento e medo, ao mesmo tempo. No setor financeiro, onde tudo envolve dinheiro, confiança e regras de ouro, o uso de IA precisa ser cuidadosamente entendido e, em alguma medida, guiado por normas.

Transparência gera confiança.

Afinal, como garantir que um algoritmo tome uma decisão justa sobre um empréstimo bancário? Ou que a automação de processos contábeis, como acontece nos serviços da Robolabs, seja confiável e respeite as normas existentes?

A mensagem de paulo portinho: educação é o caminho

Paulo Portinho, nome conhecido entre os especialistas do mercado, não deixou dúvidas em sua fala: regular a IA não passa apenas por leis, mas fundamentalmente pela educação de quem a usa, desenvolve ou é afetado por ela.

“Só há uma maneira de controlar totalmente a inteligência artificial: bloquear a tecnologia. E isso, convenhamos, é inviável.”

Portinho destaca que tentar sufocar a IA seria como querer proibir a internet nos anos 90. Seria fechar portas, não abrir possibilidades. Por isso, preparar pessoas — investidores, desenvolvedores, advogados — é o passo mais sensato.

É claro que, nesse sentido, projetos que unem tecnologia e contabilidade, como faz a Robolabs ao automatizar tarefas repetitivas, são exemplos práticos de como criar valor sem perder o componente humano nas decisões estratégicas.

A proposta do sistema nacional de governança de IA

O Projeto de Lei nº 2.338/2023 ganha destaque ao propor o Sistema Nacional de Governança de Inteligência Artificial (SIA). Ele busca definir diretrizes claras para o uso de IA, especialmente quando decisões automáticas podem afetar direitos e deveres de pessoas e empresas.

  • Órgão Executivo Federal: responsável pela articulação geral e execução das políticas de IA.
  • Conselho Nacional de Inteligência Artificial: fórum participativo, onde representantes da sociedade civil e do setor privado terão voz.
  • Ouvidoria: canal para encaminhamento de reclamações, denúncias e sugestões relacionadas ao uso de IA.
  • Autoridade Nacional de Proteção de Dados: supervisiona aspectos ligados à privacidade e segurança dos dados.
  • Comitês Técnicos Temáticos: formados para tratar de setores específicos, como o financeiro.

Perceba como o caminho é coletivo, e não concentrado em um único regulador. O projeto sugere transparência, participação social e cuidado com direitos básicos.

A transparência como ponto central

Não é só uma questão de tecnologia. É sobre deixar claro “quem fez o quê”. Quando uma decisão financeira passa por uma IA, qual foi o critério? O dado usado estava correto? O algoritmo foi treinado de forma justa?

Nesse sentido, o Banco Central se mostra enfático: a supervisão humana em situações críticas precisa ser mantida. Não dá para simplesmente entregar tudo à máquina.

  • Em concessão de crédito, por exemplo, se um sistema automatizado indeferir um pedido, o usuário tem o direito de saber por quê.
  • Em processos de automação contábil, o profissional deve ter acesso ao histórico de decisões e poder revisar resultados, como já fazem soluções como as que a Robolabs oferece.

Por outro lado, há consenso de que nem toda interação com IA exige supervisão humana constante. Se um robô do setor administrativo faz a conciliação de notas fiscais, talvez não haja necessidade de validação manual a cada linha processada. É sobre equilíbrio.

Pessoas reunidas em mesa de reunião no setor financeiro Regulamentação: risco ou oportunidade?

Quem empreende sente um calafrio ao ouvir a palavra “regulamentação”. Fábio Marques, com sua experiência à frente de startups financeiras, lembra algo importante: regular demais pode matar a inovação enquanto ainda engatinha.

Ao tentar proteger, pode-se criar barreiras quase intransponíveis para quem está começando.

Imagine um pequeno escritório contábil tentando automatizar processos ou um novo aplicativo para investimentos. Se as normas forem excessivamente detalhadas, cada etapa pode se transformar em um labirinto jurídico, intimidando os inovadores e concentrando oportunidades apenas nos grandes players.

Por isso, Marques sugere uma atenção especial para que as regras criadas agora tenham graus de proporcionalidade: mais rígidas quando realmente necessário, flexíveis onde há espaço para experimentação e crescimento.

A visão positiva: fomentar confiança e inovação

Giancarllo Melito oferece um contraponto otimista. Ele argumenta que uma regulação bem arquitetada pode, na verdade, dar ao mercado a segurança que falta para inovar sem medo.

Regulação transparente e previsível atrai investimentos.

Isso se conecta diretamente com a experiência de quem trabalha com soluções como as da Robolabs. Empresas que apostam na automatização de rotinas contábeis querem regras claras, que as ajudem a mostrar ao cliente o valor e a segurança das novas abordagens.

Uma legislação ponderada pode até colocar o Brasil como referência internacional, fortalecendo a confiança e atraindo o interesse de outros mercados.

O potencial brasileiro: um ambiente sofisticado

Entre as razões para acreditar no protagonismo brasileiro, uma talvez seja pouco falada fora do meio técnico: nosso sistema financeiro já é considerado um dos mais modernos do mundo. Pix, Open Banking, instantaneidade nas transações, vigilância robusta contra fraudes… Quem vive essa realidade talvez nem perceba tanto, mas investidores estrangeiros se impressionam.

E como aconteceu essa transformação? Boa parte desse resultado veio de diálogo constante entre sociedade, mercado e órgãos reguladores.

  • Bancos e fintechs trabalharam em conjunto com o BC para criar o Pix.
  • Empresas de contabilidade participaram ativamente no debate sobre digitalização de documentos e integrações fiscais.
  • Soluções como as da Robolabs só foram possíveis porque havia espaço para inovação e adaptação normativa.

É, não acontece do dia para noite. Mas o Brasil já provou que sabe conduzir transformações estruturais quando as ideias certas se conectam aos canais corretos.

O equilíbrio da supervisão humana

Talvez esse seja o ponto mais delicado. Ao falar de IA, sempre paira a dúvida: quando confiar na máquina e quando exigir o olhar humano? O PL 2.338/2023 tenta responder isso, mas o debate continua informal e aberto.

Nem tudo precisa ser supervisionado. Mas há horas em que só o humano percebe o que a IA não vê.

Considere um exemplo. Um robô contábil pode processar milhares de notas fiscais em segundos, cruzando informações automaticamente. Porém, se surgir uma divergência atípica — como um valor absurdamente fora do padrão — a intervenção humana se faz menos evitável.

Soluções como as da Robolabs já incorporam esse conceito, criando alertas para situações que fogem dos parâmetros e permitindo revisão manual quando necessário. Um modelo que mistura o poder da automação sem desprezar o fator humano.

Mãos humanas e mãos robóticas interagindo sobre tela de gráficos financeiros Educação, o elo que faltava

Talvez a conversa toda seja, sem rodeios, sobre educação e conhecimento. Paulo Portinho deixou claro: só haverá evolução real se todos souberem onde estão pisando. Quem investe, quem regula, quem cria.

  • Investidores precisam saber diferenciar promessas vazias de resultados reais baseados em IA.
  • Advogados devem entender um pouco sobre as plataformas tecnológicas, algoritmos e automação.
  • Desenvolvedores têm que estudar o básico do direito para evitar criar sistemas que violem normas – mesmo que sem intenção.

Não parecem metas ambiciosas demais quando olhamos para projetos de integração entre áreas, como ocorre na Robolabs: criar robôs digitais exige juntar profissionais de TI, conhecimento do setor contábil e orientação jurídica desde o início.

Criar pontes entre esses mundos é o verdadeiro ponto de virada.

Direito e tecnologia: união desde o início

Se há algo que os especialistas repetem, é que a colaboração entre direito e tecnologia tem que acontecer desde o princípio. Não dá para desenvolver um software de IA e só depois ligar para o advogado. E, sinceramente, o contrário também não funciona.

Pessoas do direito começam a entender Python, redes neurais, algoritmos de NLP. Gente da tecnologia se interessa pelos possíveis impactos de uma decisão judicial sobre a classificação de dados sensíveis. O cenário se desenha mais colaborativo do que nunca.

Inovação responsável nasce do encontro entre áreas diferentes.

Robolabs, por exemplo, só conseguiu avançar rápido por equilibrar esse tripé: tecnologia, visão jurídica e escuta ativa dos clientes. Os melhores projetos surgem quando há respeito mútuo pela expertise de cada lado.

Startup ou gigante: todos impactados

Não existe empresa pequena demais para ser afetada pela regulação da IA. Fábio Marques insiste nesse ponto: regras duras demais podem sem querer sufocar o nascente ecossistema brasileiro de inovação.

Basta imaginar o cenário. A cada nova ideia, um emaranhado de permissões, análises e obrigações quase indecifráveis. Startups deixam de surgir, e as poucas que sobrevivem vivem sob o medo de um passo em falso.

Por outro lado, deixar tudo solto pode fazer com que abusos aconteçam e a confiança se perca. É esse equilíbrio delicado que precisa ser buscado — e é nele que o Brasil pode construir sua liderança.

Panorama de cidade com prédios modernos e luzes digitais representando inovação fintech Diálogo com a sociedade: o diferencial brasileiro

Autoridades brasileiras têm dado sinais de abertura ao diálogo com empresas, especialistas e a sociedade civil. É isso que torna a possibilidade do Brasil liderar essa pauta real – não por decreto, mas por construção coletiva.

  • Consultas públicas para ouvir setores afetados.
  • Debates abertos, presenciais e online, para receber críticas e sugestões.
  • Ajustes progressivos de normas, para evitar engessamento.

A experiência nos mostra que, quando governo, empresas e sociedade se aproximam, resultados inovadores aparecem. O Pix é um exemplo. A adoção de contabilidade digital, com plataformas como a própria Robolabs, também.

Profissionais de tecnologia e direito discutindo em sala moderna Quando o exemplo inspira o mercado global

Países com sistemas financeiros avançados observam o Brasil. Investidores internacionais buscam ambientes previsíveis, mas abertos à experimentação. Se conseguirmos mostrar que é possível equilibrar proteção e espaço para crescer, poderemos inspirar reformas em outros mercados.

Não dá para esquecer: o que hoje parece inovação, amanhã vira regra. Lembra quando os bancos online eram novidade e poucos confiavam? Hoje é o padrão, inclusive entre públicos mais avessos à tecnologia.

Desafios pelo caminho

Seria ingênuo dizer que a liderança regulatória virá sem obstáculos. Existem interesses divergentes, diferentes graus de preparo técnico e, claro, a eterna ansiedade em legislar “para o futuro” sem entender muito bem o presente.

A cada avanço, surge uma nova incerteza. Qual será, afinal, o limite da automação nas finanças? Que direitos devem ser irrenunciáveis? Como ajustar jurisprudência a algoritmos autoadaptativos? São perguntas que não têm respostas prontas, mas motivam o debate contínuo.

Caminhos para o protagonismo brasileiro

Se for possível resumir o que pode levar o Brasil à liderança, talvez seja algo assim:

  1. Educação constante para todos os participantes do ecossistema financeiro e tecnológico.
  2. Regulação flexível, que proteja sem sufocar ideias novas.
  3. Transparência nos processos, com direito à revisão e explicação das decisões automatizadas.
  4. Participação ativa da sociedade nos fóruns de discussão e decisão.
  5. Diálogo entre tecnologia e direito desde os primeiros passos de qualquer projeto.

Conseguindo equilibrar esses pontos, talvez sejamos, sim, exemplo para outros países.

E agora, qual o próximo passo?

Para muitos profissionais, essa discussão pode parecer distante — mas já está influenciando o dia a dia de escritórios contábeis, departamentos financeiros e empresas de tecnologia em todo o país.

Ao buscar soluções como as oferecidas pela Robolabs, você não só adota IA de forma prática, mas também participa de um movimento que defende a inovação responsável, transparente e alinhada à lei.

O futuro da IA no setor financeiro está sendo escrito agora. E você pode fazer parte disso.

Quer aproveitar as oportunidades sem medo, transformar o tempo da equipe em resultados reais e contribuir para um cenário regulatório equilibrado? Conheça mais sobre as soluções da Robolabs e descubra como a tecnologia, quando bem regulada e aplicada, libera o potencial humano para aquilo que nenhuma máquina consegue fazer: criar, inovar e construir um novo amanhã.

Digitalização na Contabilidade: Práticas Seguras e Eficientes

No mundo contábil, onde a pressão por precisão é constante e as mudanças parecem intermináveis, a digitalização dos processos contábeis não é só tendência — ela já faz parte da rotina de quem quer bons resultados. Os escritórios e áreas financeiras que optaram por isso relatam mais agilidade e menos erro. Mas, quem atua na área, sabe: tratar com documentos digitais não é só apertar um botão e salvar em uma pasta.

A digitalização traz facilidades, sim. Mas ela vem acompanhada de desafios e questionamentos: e a segurança? Como o contador pode garantir que os documentos fiscais, contábeis ou trabalhistas não se percam ou vazem? É o que discuto neste artigo, trazendo um olhar prático, realista e atento aos detalhes. Vou compartilhar neste texto reflexões, boas práticas e algumas lições que aprendi — inclusive com a Robolabs, onde desenvolver automações para contadores faz parte da rotina.

Por que digitalizar documentos contábeis?

De vez em quando, vale parar e perguntar: digitalizar é só uma moda ou realmente faz sentido para a contabilidade? Indo direto ao ponto, colecionar papéis não garante controle. Um documento digital, por outro lado, não desaparece com uma goteira mal resolvida no escritório. Mas, se não for tratado corretamente, pode desaparecer no clique errado.

  • Consulta rápida: Imagine procurar uma nota fiscal entre caixas e arquivos mortos. Agora, encontre o mesmo documento em segundos, digitando um termo na busca.
  • Espaço físico: Arquivos digitais não ocupam tokes e prateleiras. O escritório respira, e sobra espaço até para encontrar um ambiente mais agradável.
  • Colaboração: É mais fácil compartilhar um PDF do que tirar cópias e mandar via motoboy.

No entanto, toda essa facilidade depende de um detalhe que, às vezes, negligenciamos: o contador precisa saber digitalizar com segurança.

Agilidade sem segurança é só risco disfarçado.

O papel do contador no processo de digitalização

O contador, mais do que ninguém, é o guardião dos dados da empresa. Tudo passa por ele: notas fiscais, comprovantes de pagamento, contratos, fichas de funcionários. Não dá para tratar esse volume de informação de qualquer jeito, principalmente considerando a quantidade de dados sensíveis — e as obrigações legais que pesam no setor.

Na prática, quem responde diante do Fisco, de um cliente ou da Justiça é o contador, não a impressora quebrada. Por isso, organizar, validar e armazenar os documentos digitais são tarefas intransferíveis e que exigem atenção aos detalhes.

Organização não é capricho, é necessidade

Parece óbvio, mas não é: documento digital sem organização é como papel amontoado. Ter o arquivo no computador não basta, ele precisa estar categorizado, nomeado corretamente e com um sistema de busca eficiente. São pequenas atitudes que evitam uma grande dor de cabeça depois.

Validação de processos

Digitalizar exige uma rotina bem definida. Um documento digitalizado deve ser conferido — arquivos corrompidos, imagens de má qualidade e informações incompletas geram retrabalho. E não existe mágica: tudo que atrasa o fluxo digital volta para o contador resolver.

Armazenamento seguro: obrigação para além da lei

Muitos contam com a tecnologia para evitar a perda de dados, esquecendo-se de fatores como:

  • Backups frequentes e fora do local principal
  • Criptografia de arquivos sensíveis
  • Controle rígido de acessos

Sem esse cuidado? O risco cresce silenciosamente.

O desafio da segurança nas informações digitais

O ambiente digital ampliou a exposição dos dados contábeis. Vazamentos de informações, acessos não autorizados e ataques cibernéticos são ameaças tão reais quanto a perda de um arquivo físico.

Arquivos digitais e documentos em prateleiras de escritório Pare por um segundo e pense: quantas informações de clientes já passaram pelas suas mãos? CPF, CNPJ, folhas de pagamento, comprovantes de renda, extratos bancários. A lista é longa, e cada dado ali se torna alvo, pelo valor que representa.

  • Sofrer um ataque ransomware pode bloquear totalmente o acesso às declarações do imposto de renda dos clientes.
  • Um simples envio errado por e-mail pode expor um dado sigiloso.
  • Armazenamento precário corre o risco de perder tudo em caso de pane ou corrupção de arquivos.

Confiança do cliente é construída na soma dos detalhes. Segurança se encontra nos bastidores.

Exigências legais e regulatórias

O Brasil possui legislação rigorosa sobre guarda de documentos, proteção de dados (LGPD) e obrigações fiscais. Não respeitar esses parâmetros implica riscos judiciais e financeiros — multas, sanções e até bloqueio de operações.

O contador, ao digitalizar, precisa garantir:

  1. Integridade dos arquivos — para que possam ser aceitos em fiscalizações.
  2. Autenticidade — que o registro digital corresponda fielmente ao original físico, caso este exista.
  3. Acessibilidade — o documento deve poder ser apresentado dentro do prazo legal.
  4. Sigilo — acesso restrito apenas a quem for autorizado.

São preocupações que, muitas vezes, o empresário esquece. Ao contador cabe, novamente, orientar, aplicar e garantir.

Melhores práticas para digitalização segura

Agora, vamos falar do que é possível fazer no dia a dia para transformar a digitalização em aliada e não em transtorno.

A escolha dos formatos: PDF, XML, imagens ou outros?

Algumas dúvidas parecem banais, mas podem causar problemas lá na frente: qual formato escolher para digitalizar faturas, recibos ou contratos?

  • PDF/A: É o padrão para arquivamento. Garante que o conteúdo seja preservado sem alterações.
  • XML: Indicado para notas fiscais eletrônicas, pois traz todas as informações estruturadas para análise e integração.
  • JPG ou TIFF: Úteis para digitalizar imagens quando a resolução é essencial, mas geralmente ocupam mais espaço.

O segredo é analisar a finalidade e o tempo de guarda do documento. O contador, neste caso, atua como consultor e gestor dessas escolhas, avaliando o impacto no fluxo de trabalho.

Controle de acessos e trilhas de auditoria

Uma das fragilidades mais comuns é a falta de controle sobre quem acessa o quê. Sem trilha de auditoria, não se sabe quem viu, alterou ou imprimiu determinado documento. Isso pode causar problemas sérios num eventual conflito ou fiscalização.

  • Defina perfis de acesso — restrinja documentos sensíveis ao menor número de pessoas possível
  • Implemente registro de acessos — tenha logs detalhados e periódicos
  • Evite compartilhamento por e-mail comum — opte por plataformas seguras e dedicadas

Erros simples, como enviar um e-mail para o endereço errado, já causaram transtornos consideráveis — e não é apenas uma hipótese teórica.

Controle de acesso com senha em arquivo digital Backups: uma rotina que não pode falhar

Lidar com arquivos digitais sem backup agendado é confiar demais na sorte. Pane elétrica, erro humano, falha no equipamento. Problemas acontecem.

  • Tenha pelo menos dois backups: um local e outro remoto (em nuvem, por exemplo).
  • Teste periodicamente a restauração dos arquivos — de nada adianta backup corrompido.
  • Automatize este processo — para não depender da memória de alguém.

Não é raro que escritórios só descubram que perderam tudo no momento do desespero. Prevenir vale mais que lamentar.

Proteção contra ataques e ameaças

Antivírus atualizados, firewall, criptografia e treinamento de usuários diminuem bastante os riscos. Deixar todo o trabalho só para o software pode ser perigoso, pois, por mais avançadas que sejam as ferramentas, o fator humano segue sendo a principal fonte de vulnerabilidade ou proteção.

Uma senha forte e única vale mais que um milhão de promessas vazias de segurança.

Digitalizar com qualidade: definição, legibilidade e integridade

Um scanner de baixa qualidade ou fotografia tremida prejudica a legibilidade dos dados. Documentos digitais ilegíveis podem ser impugnados pelo Fisco ou, no mínimo, gerar retrabalho e desgaste.

  1. Defina padrões mínimos para digitalização (resolução e formato)
  2. Garanta que assinaturas e carimbos fiquem visíveis
  3. Certifique-se de que o documento está completo

Rastreabilidade

Identifique versões, datas e quem fez cada ação. Isso facilita auditorias e o controle do histórico do documento.

Automação: como projetos como a Robolabs contribuem

Você deve imaginar: implementar tudo isso manualmente pode tomar tempo e predispor ao erro. É aí que projetos como a Robolabs entram em cena. Automatização de rotinas, criação de robôs digitais para importação, classificação, validação e arquivamento ajudam o contador a lidar com o volume crescente de dados, liberando a equipe para analisar informações — e não apenas para catalogar papel.

A Robolabs desenha processos digitais sob medida, reduz falhas humanas na etapa de armazenamento e facilita ainda mais o controle de versões, trilhas de auditoria, backups e acessos. Ao investir nesse tipo de parceria, os escritórios conseguem garantir que a digitalização não seja só uma transferência do problema — do papel para o computador — mas, sim, parte de uma solução de longo prazo.

Automação contábil com robôs digitais no escritório Documentos fiscais, contábeis e trabalhistas: guardar e apresentar

Além de digitalizar, não se pode esquecer dos prazos e formas de apresentação dos arquivos. Notas fiscais eletrônicas, informes de rendimentos, recibos de pagamento, documentos de admissão e rescisão de funcionários — todos eles têm prazo de guarda, que pode chegar a 20 anos em certos casos.

  • Mantenha uma planilha ou sistema que informe sobre a data-limite de eliminação de cada documento
  • Armazene em arquivos protegidos e com redundância (backup duplo, lembra?)
  • Se o documento for solicitado por uma fiscalização, a apresentação deve ser rápida — segundos, não dias

Essa rotina evita correrias de última hora e situações incômodas com o Fisco ou outros órgãos reguladores.

As vantagens práticas vistas no dia a dia

Falar de teoria é fácil; mais produtivo é compartilhar o que acontece no cotidiano. Quem já adotou a digitalização com boas práticas percebe logo algumas mudanças:

  • Redução de retrabalho (menos arquivos perdidos ou extraviados)
  • Mais calma em épocas de entrega obrigatória (imposto de renda, RAIS, obrigações acessórias…)
  • Menos deslocamento físico dentro do escritório
  • Facilidade para atender fiscalizações ou auditorias sem dramas
  • E, claro, maior confiança dos clientes, que percebem organização e compromisso

Trabalho bem feito aparece nos momentos de maior pressão.

Exemplo prático com automação de processos

Imagine o cenário: departamento pessoal recebe uma pilha de documentos de admissões. Todos precisam ser digitalizados, nomeados, salvos e enviados ao contador. Se cada etapa for feita manualmente, o risco de erro é alto: nomes trocados, arquivos repetidos, documentos ilegíveis… Agora, quando automações como as desenvolvidas pela Robolabs entram em cena, o processo ocorre sem intervenção humana em boa parte das etapas críticas. A sobra de tempo aparece. O retrabalho diminui. O stress se dissipa.

Desmistificando a modernização: digitalizar não é só escanear

Muita gente resume “digitalização” apenas como o ato de escanear papéis para o computador. Na verdade, é uma reestruturação de cultura dentro dos escritórios contábeis. Envolve treinamento da equipe, revisão de processos e o uso de boas ferramentas — tanto para armazenamento quanto para segurança.

A digitalização deve ser pensada da seguinte forma:

  1. Identificação dos processos que podem ser digitalizados no fluxo atual
  2. Definição de como, onde e por quanto tempo cada tipo de documento será guardado
  3. Seleção do padrão de qualidade da digitalização
  4. Treinamento da equipe sobre riscos e responsabilidades
  5. Monitoramento e revisão periódica do procedimento

É um processo cíclico: nunca termina completamente, pois novas soluções, obrigações e ameaças surgem.

Atualização constante: o contador que não se reinventa se perde

Talvez você já tenha realizado dezenas, centenas até, de digitalizações. E ainda assim, surge uma dúvida: será que estou fazendo direito? O que posso melhorar?

É nesse ponto que é preciso vigilância: o mundo digital exige atualização permanente. Novos formatos, ameaças, tecnologias, legislações. Tudo muda muito rápido. Trocar experiências, buscar capacitação e avaliar processos com senso crítico é o que separa o escritório preparado do que sempre apaga incêndios.

Contador estudando tecnologia em ambiente moderno O que esperar do futuro da digitalização contábil

A tecnologia, em geral, não vai diminuir o papel do contador. Talvez aumente, porque cada vez mais se espera postura estratégica e menos operação manual. Quem automatizar, padronizar, proteger e organizar as informações continuará sendo valorizado. Escritórios que confiam em projetos como a Robolabs têm mostrado isso na prática: menos preocupação com o trivial, mais liberdade para pensar (e agir) de forma estratégica.

O futuro aponta para inteligência artificial, automações cada vez mais personalizadas e integração total dos dados. O contador passa a ser gestor de informações, consultor de negócios e agente de mudanças. A base para tudo isso está na digitalização feita do jeito certo.

Documentos digitais seguros liberam tempo para o que realmente importa.

Conclusão: digitalização é parte da rotina e do sucesso

Sempre há um novo passo rumo à digitalização eficiente e segura na contabilidade. Do cuidado com o backup à atualização sobre normas, do controle de acesso à automação de processos — cada etapa faz diferença. O contador, mais do que nunca, é responsável por dar sentido a essa evolução. Projetos como a Robolabs podem ser parceiros valiosos nessa trajetória, trazendo soluções práticas que vão além dos discursos e promessas comuns do mercado.

Se a sua rotina ainda está presa ao papel ou se você sente insegurança com os processos digitais, tome uma atitude agora mesmo. Conheça melhor as soluções da Robolabs e descubra como transformar a digitalização em um aliado diário, protegendo dados, garantindo conformidade e abrindo espaço para o crescimento real do seu escritório contábil. Afinal, é hora de libertar os humanos de serem robôs — o resto, a tecnologia faz por você.

Memorando Brasil-China: R$ 23 Bi em IA e Desafios Éticos

Por vezes, um acordo pode abrir portas. Outras, levantar suspeitas ou até temores. No caso do recente memorando de entendimento entre Brasil e China para cooperação em Inteligência Artificial, parece que acontece tudo ao mesmo tempo: há entusiasmo, mas também questionamentos. Afinal, mexer com IA mexe com muita coisa – dinheiro, conhecimento, trabalho, ética, talvez até a ideia de futuro.

Como nasce um acordo que pode mudar o jogo

Em 2024, Brasil e China assinaram um memorando que, pelo menos no papel, promete investimentos da ordem de R$ 23 bilhões em IA nos próximos anos. O foco? Dois grandes temas: segurança no desenvolvimento dos sistemas e, não menos relevante, capacitação técnica dos profissionais.

O acordo, inicialmente válido por três anos (mas, olha, renovável), busca formar pontes entre governantes, cientistas, universidades e empresas dos dois países. O objetivo é quase poético: aprender juntos. Para isso, prevê uma série de ações práticas:

  • Treinamento de modelos de linguagem, tipo aqueles sistemas que criam textos ou interpretam sentimentos e informações de bases gigantescas.
  • Desenvolvimento de sistemas multimodais, que lidam não só com textos, mas também com imagens, áudios e vídeos.
  • Intercâmbio de acadêmicos e profissionais, permitindo que universidades e empresas do Brasil e da China conheçam o que o outro tem de melhor em IA.

Pesquisadores brasileiros e chineses trabalhando juntos em laboratório de IA Pontes de conhecimento entre universidades e empresas

Se você já se perguntou de onde saem as inovações em IA, boa parte delas passa por universidades. O memorando prevê, por exemplo, que grupos de pesquisa brasileiros visitem laboratórios na China. E vice-versa.

Isso tudo enquanto empresas – imagino aqui estagiários, gestores e engenheiros tentando se entender na mistura de culturas – também trocam práticas e soluções. Não dá para negar: por trás dos documentos oficiais, são pessoas reais, com suas bagagens, que constroem esse laço.

Para quem vive o dia a dia de áreas administrativas e contábeis, como clientes da Robolabs, pode parecer distante. Mas não é. É desse movimento internacional que surgem ferramentas que, um tempo depois, chegam aqui, nas empresas, mudando desde a folha de pagamentos até a forma como se fazem análises financeiras.

R$ 23 bilhões: onde esse dinheiro vai parar?

Parece clichê, mas a pergunta é inevitável: esse dinheiro vai mesmo transformar algo?

  • Boa parte dos R$ 23 bi será direcionada a projetos de pesquisa conjuntos. Isso inclui bolsas, equipamentos e a estruturação de centros de inovação.
  • Vai para treinamentos em larga escala. Gente aprendendo a criar, manusear, auditar e adaptar sistemas de IA. Gente comum, profissionais, estudantes — há espaço para quase todos.
  • Outra fatia vai para empresas parceiras, grandes e pequenas, com metas de gerar impactos práticos. Imagine RPAs moldados sob medida, como faz a Robolabs: é aqui que a coisa pega tração e se mostra útil no dia a dia das organizações.

Segurança em IA: muito além do antivírus

No texto do acordo, a segurança aparece de forma destacada. E, convenhamos, não deveria ser diferente. Sistemas de IA podem facilitar muita coisa, mas também podem errar feio, reforçar preconceitos e tomar decisões sem considerar contextos humanos.

Esse é um erro fácil de esquecer: a IA costuma ser tratada como “neutra”. Mas qualquer sistema aprende com bases de dados feitas por pessoas – e pessoas erram, têm limites, têm vieses. Quem já tentou automatizar processos já sentiu isso na pele.

Ninguém é totalmente imparcial. Nem as máquinas.

Por isso, o memorando inclui diretrizes para desenvolver modelos mais justos e transparentes, criteriosos no tratamento de dados sensíveis e atentos àquilo que, hoje, ainda não se resolve só com fórmulas e algoritmos: ética e humanidade.

Capacitação técnica: conhecimento como base

Investir bilhões e criar sistemas incríveis não faz sentido se não houver pessoas aptas a usá-los, auditá-los e, claro, melhorá-los. Um objetivo central do acordo é treinar profissionais — tanto do setor público quanto privado.

  • Serão organizados cursos, seminários e laboratórios itinerantes.
  • Pequenas empresas poderão acessar tecnologias de ponta com suporte e acompanhamento, algo que poucos países conseguem oferecer em larga escala.
  • Servidores públicos, professores, desenvolvedores e até gestores administrativos vão, ao menos, ter a chance de se alinhar a práticas internacionais.

Parece pouco? Talvez… Mas cultivar conhecimento leva tempo. E sem isso, a IA não passa de palavra da moda.

Critérios éticos para IA no setor público

O texto do memorando exige: o uso de IA pelo setor público deve garantir três princípios básicos:

  • Equidade: não permitir que decisões automatizadas ampliem desigualdades já existentes.
  • Transparência: explicar, sempre que possível, como e por que determinada decisão automatizada foi tomada.
  • Responsabilidade: manter humano no ciclo de decisão, com a possibilidade de revisar e contestar resultados.

Parece simples escrito assim, mas… quando a máquina toma uma decisão, quem responde por ela? O desenvolvedor, o gestor, o órgão público, a sociedade? Na prática, são perguntas sem resposta única. Ainda assim, o acordo propõe algumas medidas para reduzir riscos.

Servidor público analisa decisão de IA em monitor Vieses e desigualdades: como evitar e consertar?

IA pode ser capaz de analisar milhares de dados em segundos, mas ainda assim corre o risco (grande) de reproduzir preconceitos. Basta um conjunto de dados enviesado para que decisões automáticas discriminem por gênero, raça ou origem social. Parece distante? Não é. Já aconteceu em tantos casos mundo afora — seleção para empregos, concessão de crédito, análises jurídicas…

Se o dado tem viés, o algoritmo também terá.

No setor público, isso é ainda mais delicado. Por isso, o memorando prevê critérios para auditar modelos de IA regularmente, com participação de especialistas independentes, mesmo que lentamente. O investimento em auditorias e na formação de equipes multidisciplinares será indispensável para avançar nesse ponto.

Empresas de automação, como a Robolabs, já sentem no dia a dia essas limitações. Muitas vezes, é preciso adaptar modelos internacionais à realidade brasileira, para não correr o risco de simplesmente importar injustiças de outros contextos.

Privacidade de dados: zelo e transparência

Pouca gente lê os termos de uso. Menos ainda entende como seus dados circulam por servidores de IA. O risco é claro: ao automatizar processos, sejam contábeis, administrativos ou financeiros, como fazem as soluções Robolabs, as organizações precisam adotar políticas claras sobre como coletam, guardam e usam dados.

  • Informar o público de maneira acessível.
  • Revisar periodicamente as permissões e os fluxos de dados internos.
  • Manter registros detalhados, disponíveis para auditorias e revisões.

O memorando incentiva a adoção de práticas transparentes. E, mesmo que aplicadas talvez de forma desigual, são um passo a mais para a construção de confiança tanto entre brasileiros quanto entre brasileiros e chineses.

Documentos digitais sobre política de privacidade em uma tela Desafios para adequação à LGPD

No Brasil, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) criou novos parâmetros. Mas, se você já conversou com servidores públicos ou gestores de pequenas prefeituras, logo ouve relatos próximos disso:

Não temos orçamento nem pessoal para isso agora.

É uma realidade dura. Muitos órgãos enfrentam carência tanto de pessoas capacitadas quanto de recursos tecnológicos para revisar contratos, bancos de dados antigos e processos internalizados há décadas. Um desafio imenso, mesmo para projetos que, como a Robolabs, desenvolvem automações baseadas em clareza e respeito ao usuário.

O que faz falta, quase sempre?

  • Formação contínua de servidores: muitos nunca receberam capacitação específica sobre privacidade de dados.
  • Orçamento dedicado: implementar sistemas de proteção custa caro, e a conta não para na compra de softwares.
  • Engajamento de lideranças: sem apoio dos gestores, políticas de privacidade viram só mais um documento na gaveta.

A saída, quase sempre, passa por integração de equipes de TI, jurídicos e usuários finais. É lento, dá trabalho (aliás, muito trabalho), mas é um avanço sem volta.

Cultura organizacional para privacidade e segurança

Fala-se muito em tecnologia – IA, nuvem, automação – mas esquece-se do empenho em criar uma nova mentalidade dentro das instituições. Não dá para fazer nada disso se os próprios colaboradores não entenderem o valor da privacidade. Aqui entram pontos fundamentais:

  • Treinamentos regulares — de verdade, não só online e obrigatórios, mas presenciais, com discussões e simulações de problemas reais.
  • Clareza sobre as consequências — mostrar, com exemplos do cotidiano, como dados vazados podem prejudicar desde um cidadão até uma prefeitura inteira.
  • Auditorias constantes não para punir, mas para criar ciclos de melhoria.

Em ambientes inovadores, como os que a Robolabs costuma buscar, esses pontos são centrais: pesquisa, tecnologia e, sempre, prevenção. Afinal, o maior risco não está apenas nos sistemas, mas nas práticas humanas que os cercam.

Bons treinamentos são quase uma vacina contra incidentes, construindo aos poucos uma rotina onde a privacidade deixa de ser só obrigação e passa a fazer parte dos valores da equipe.

Equipe em treinamento sobre segurança em IA O futuro (incerto) das parcerias Brasil-China

Colocar Brasil e China lado a lado em um tema tão sensível como IA é um convite à dúvida e à esperança. Por um lado, abre portas para tecnologias mais justas, aproximando as empresas brasileiras do que há de novo e relevante no mundo — inclusive empresas como a Robolabs, que já traduzem inovações em benefícios concretos para escritórios contábeis e departamentos administrativos.

Por outro, há riscos claros: dependência tecnológica, diferenças jurídicas e culturais, dilemas éticos que talvez demorem a ser resolvidos. Alguns analistas repetem mais perguntas do que respostas. E tudo bem… O progresso, em IA ou em direitos digitais, nunca foi uma linha reta.

O que parece certo — por ora — é que, entre tropeços e avanços, o memorando representa um passo importante. Abre caminho para que práticas internas, tanto de gigantes públicas quanto de pequenas empresas, passem a incorporar critérios mais transparentes e humanos.

Não se trata só de tecnologia. Trata-se de confiança.

O papel das empresas de automação no novo contexto

Se tem algo que o acordo entre Brasil e China pode impulsionar, é a integração de soluções de IA à rotina de empresas e órgãos públicos. Mas o sucesso depende da forma como a tecnologia chega: de nada adianta software caro e avançado se os processos continuam truncados, confusos ou inseguros.

É aí que projetos como a Robolabs ganham relevância. Soluções desenhadas sob medida, equipes treinadas e uma cultura de transparência no tratamento de dados garantem que o salto tecnológico oferecido pela IA não vire problema mais tarde. Pequenos erros de agora podem custar muito caro no futuro.

Automatizar não é simplesmente passar uma tarefa do humano para a máquina, é também repensar por que essa tarefa existe, quais dados a alimentam e qual impacto, positivo ou negativo, ela pode gerar.

Conclusão: e agora, para onde seguimos?

O memorando Brasil-China marca uma nova fase para a Inteligência Artificial em nosso país. Ele não vem para resolver tudo nem para agradar a todos, mas propõe caminhos para que educação, ética, tecnologia e segurança caminhem lado a lado. Para empresas como a Robolabs, essa parceria representa ainda mais oportunidades de aprimorar soluções, oferecer automações confiáveis e colocar a tecnologia a serviço das pessoas e não o contrário.

Libertar humanos de serem robôs.

Se a tecnologia está transformando sua área — seja contábil, administrativa ou financeira —, não espere o futuro chegar. Procure conhecer mais a fundo como automações e IA podem ajudar seu negócio a crescer com ética e responsabilidade. Entre em contato com a Robolabs e descubra como esse novo momento pode ser um aliado para a sua empresa e para toda a sociedade. O convite está feito.

Assinatura Eletrônica em Notas Promissórias: Vantagens e Impactos

De tempos em tempos, surge uma transformação silenciosa que, aos poucos, redefine um setor inteiro. Recentemente, presenciamos justamente esse momento no universo das finanças e da contabilidade: a aprovação na Câmara dos Deputados de um projeto de lei que autoriza o uso de assinatura eletrônica em notas promissórias e instrumentos de financiamento ligados ao comércio internacional. Essa mudança pode parecer apenas mais uma modernização burocrática, mas ela carrega consequências profundas para a agilidade, a segurança e a forma como lidamos com contratos financeiros no cotidiano – especialmente para escritórios contábeis e áreas financeiras que, assim como a Robolabs, apostam na transformação digital para se posicionar no presente e sonhar com o futuro.

Assinatura eletrônica: segurança, agilidade e menos papel.

Como era antes: o peso da assinatura manuscrita

Pare e pense no ritual: contratos sendo impressos, assinados com caneta, transportados até o cartório, autenticados, enviados de volta, armazenados por anos em arquivos físicos. Todo mundo já perdeu tempo (e a paciência) esperando por uma autenticação. Por muito tempo, a legislação brasileira, datada de mais de meio século atrás, exigia que notas promissórias e instrumentos semelhantes tivessem assinatura de próprio punho. Não havia exceção para meios digitais, apesar do mundo já viver outra realidade.

Esse modelo, nascido em outro tempo, representava:

  • Atrasos operacionais para fechar contratos;
  • Custo elevado com papel, transporte, autenticação, armazenamento;
  • Limitação geográfica – quem está longe sofre ainda mais para validar contratos;
  • Risco de extravio, perda ou danos físicos dos documentos;
  • Entraves para negócios internacionais, cada vez mais digitais.

Durante anos, empresas e contadores pediam mudanças, mas a legislação seguia imóvel. Com a digitalização acelerada pela pandemia e a necessidade de integrar operações globais, o quadro ficou insustentável.

A proposta de mudança: novo projeto de lei e o substitutivo de Kim Kataguiri

O avanço veio por iniciativa de parlamentares que souberam escutar o novo momento brasileiro. O texto aprovado recentemente na Câmara dos Deputados foi apresentado como um substitutivo pelo deputado Kim Kataguiri, que unificou dois projetos anteriores com objetivo declarado: permitir que notas promissórias e instrumentos de financiamento usados no comércio internacional pudessem, sim, ser assinados eletronicamente – sem a obrigação da tradicional assinatura manual.

Nesse substitutivo, o texto deixa claro que a assinatura eletrônica passa a ser meio válido para a formalização desses títulos, conferindo-lhes pleno valor jurídico, inclusive para fins de execução em caso de inadimplência. Ou seja, um documento digital, assinado dessa forma, terá o mesmo valor de um papel com caneta e carimbo. O ponto-chave está na extensão do conceito de “assinatura” para abranger as tecnologias digitais atualmente disponíveis – das simples senhas e certificados digitais ao uso de criptografia avançada.

Documento digital com marca de assinatura eletrônica O que antes era só no papel, agora está na nuvem.

A proposta aprovada reflete uma realidade em que quase todas as atividades empresariais — emissão de notas fiscais, contratos, vendas, auditorias — já migraram para o mundo digital. No entanto, sem respaldo claro na lei, contratos digitais envolvendo notas promissórias ainda geravam dúvidas, insegurança e conflitos judiciais.

Modernização legislativa: por que tantos comemoraram essa aprovação?

Você já sentiu aquele misto de alívio e curiosidade ao ver uma fila de cartório e pensar: ‘Será mesmo que ainda precisamos passar por isso?’ Bem, aparentemente podemos caminhar para o fim dessa rotina. A aprovação do projeto foi amplamente celebrada porque moderniza uma legislação que não acompanhava as necessidades reais do ambiente de negócios.

Ao reconhecer explicitamente a validade da assinatura eletrônica, o texto:

  • Abre espaço para contratos serem fechados em minutos, sem limites geográficos;
  • Reduz drasticamente o uso de papel, tempo e recursos em autenticações;
  • Diminui a dependência de processos presenciais e cartoriais;
  • Trata questões de segurança, autenticidade e integridade sob uma ótica tecnológica – e não puramente formal.

O ganho de agilidade é óbvio. Mas há algo mais profundo: a legislação passa a dialogar com a tecnologia da informação. Não se trata só de acelerar o que já fazíamos; é sobre reinventar como fazemos.

Assinatura eletrônica: camadas de proteção e criptografia

Um dos pontos mais interessantes dessa modernização é o reconhecimento da robustez dos mecanismos de autenticação digital. A assinatura eletrônica pode assumir diversas formas, desde um simples clique de concordância até o uso de certificados digitais com criptografia forte.

Mas como funciona isso na prática? Veja:

  1. Certificados digitais: Aqui, a pessoa física ou jurídica detém um certificado – basicamente, um “documento virtual” que garante a identidade de quem está assinando. A comunicação é criptografada e registrada, tornando impossível a alteração sem deixar rastros.
  2. Assinatura avançada: Algumas soluções utilizam múltiplas etapas: verificação de documentos, biometria, dupla autenticação, entre outros.
  3. Registro de logs: Todo o fluxo de assinatura, cada clique, cada confirmação, gera um audit trail. Isso vai para bancos de dados seguros e pode ser consultado em caso de contestação.

Com criptografia, o documento ganha uma fechadura digital — e a chave certa só o dono possui.

Além da segurança, a rastreabilidade é total. Imagine uma nota promissória assinada digitalmente, que se perde ou é adulterada. Diferentemente do papel, onde pode ser difícil provar a origem, a versão eletrônica contém informações imutáveis sobre quem assinou, quando assinou e até de qual dispositivo. Isso inibe fraudes e erros.

Principais vantagens para empresas e escritórios contábeis

Para empresas, especialmente aquelas que, como a Robolabs, fomentam a automação e o uso intensivo da tecnologia, os benefícios são múltiplos e afetam todas as etapas da gestão financeira e contábil.

  • Redução dos custos operacionais: Menos papel, menos transporte físico, menos dependência de carimbos e autenticações presenciais.
  • Maior agilidade no fechamento de negócios: Não é preciso esperar por correios, deslocamentos ou marcações de cartório. Um contrato pode ser aceito à distância, em poucos minutos.
  • Fortalecimento da segurança jurídica: Os mecanismos atuais de certificação e auditoria digital são extremamente difíceis de fraudar. O risco de contestação, em geral, cai drasticamente.
  • Melhor integração de sistemas: Soluções digitais se comunicam entre si. O sistema de gestão empresarial pode receber o contrato assinado, disparar alertas, monitorar vencimentos e automatizar processos subsequentes.
  • Facilidade de acesso e organização: Busque, tenha versões, compartilhe por sistemas seguros, tudo com rastreabilidade. Adeus a salas lotadas de caixas de papel.
  • Inclusão de participantes remotos: Sócios no exterior, clientes ou fornecedores em outras cidades? Basta um clique e todos participam igualmente.

Equipe de escritório contábil em ambiente moderno digitalizando documentos Se olharmos com a perspectiva da Robolabs, que atua na automação de processos justamente para libertar os profissionais do que é repetitivo e mecânico, a sinergia é total. Quando tudo pode ser validado eletronicamente, o potencial para robôs digitais cuidarem das tarefas pesadas (processamento de assinaturas, conferência de vencimentos, emissão de contratos) aumenta muito.

Vale lembrar:

Agilidade digital não é só mais rápido, é também mais seguro.

O impacto na auditoria, compliance e no dia a dia

Uma das barreiras para o avanço da digitalização era a dependência explícita do papel e do cartório para atestar autenticidade. Isso tornava auditorias demoradas, cheias de documentos físicos e controles redundantes.

Com a assinatura eletrônica legitimada plenamente, o cenário muda:

  • Auditorias se tornam muito mais rápidas, já que as trilhas digitais são consultadas remotamente e podem ser analisadas por softwares;
  • Reduz a necessidade de autenticação cartorária – agora, a certificação digital cumpre essa função de forma ainda mais robusta;
  • Compliance se beneficia pela rastreabilidade total e pela facilidade de gestão dos documentos digitais.

Em auditorias internas ou externas, fica fácil apresentar todos os logs de assinatura, horários, envio e confirmação das partes. Se alguém questionar uma assinatura, há arquivos digitais auditáveis que comprovam autoria e integridade.

Gestores de escritórios e de áreas administrativas, que já utilizam ferramentas digitais, percebem com rapidez a economia de tempo, as menores chances de erro e a integração entre sistemas. Com o apoio de projetos como a Robolabs, a automação desse fluxo se torna ainda mais natural e previsível.

O impacto para empresas do comércio internacional

Negócios internacionais sempre dependeram muito da confiança e da rapidez. Um atraso na formalização de um contrato pode representar a diferença entre conquistar ou perder uma oportunidade. Assim, a legislação modernizada pode ajudar empresas a fechar negócios de forma quase instantânea, cruzando fronteiras sem a burocracia de papel e canetas, e com validação jurídica plena no Brasil.

Para empresas e investidores estrangeiros, esse avanço traz ainda mais segurança, encaixando o Brasil no padrão já praticado em mercados maduros, onde contratos digitais são corriqueiros. Isso favorece a atração de investimentos, facilita exportações e importa, principalmente, numa era de cadeias logísticas digitais.

Assinatura eletrônica em contrato internacional com bandeiras de vários países Desafios e pontos de atenção

Por mais promissora que seja a novidade, algumas dúvidas permanecem. Afinal, nem sempre o mundo digital é totalmente à prova de falhas humanas ou tecnológicas. O cuidado com a guarda de certificados digitais, a escolha de fornecedores confiáveis para assinaturas, e principalmente, o treinamento das equipes para essas novas rotinas são fundamentais para não transformar o avanço em dor de cabeça.

Além disso, é preciso que todas as partes envolvidas tenham clareza sobre os meios de assinatura permitidos e reconhecidos por lei. O projeto aprovado abre caminho para o uso generalizado, mas empresas e contadores precisarão ajustar seus fluxos e políticas para garantir conformidade e segurança em todos os casos.

E apesar de consenso sobre os benefícios, há sempre quem questione se a transição será tranquila para empresas menores e profissionais pouco familiarizados com tecnologia. Por experiência própria, posso dizer que a curva de adaptação existe, mas o ganho compensa. E projetos como a Robolabs, que fornecem automação sob medida, são grandes aliados nesse caminho.

Toda novidade causa estranheza. Mas, no fim, simplifica vidas.

Os próximos passos legislativos

A aprovação na Câmara é um marco significativo, mas o processo ainda não terminou. O projeto segue agora para análise na Comissão de Constituição e Justiça (CCJ). Lá, deputados vão avaliar se o texto está alinhado com a Constituição e com outras regras jurídicas. Se aprovado, seguirá para discussão e votação no Senado Federal.

Ao fim desse trâmite, faltará apenas a sanção presidencial para que a nova lei seja efetivamente incorporada ao ordenamento jurídico brasileiro. O cenário aponta para forte apoio e poucas resistências, dada a sintonia do texto com o movimento global de digitalização e segurança jurídica nas relações comerciais.

Plenário da Câmara dos Deputados com telas exibindo textos legislativos digitais Tendência global e segurança jurídica

A digitalização dos contratos, pagamentos e operações comerciais é uma tendência irreversível. Vários países já permitem, há anos, que títulos e contratos circulem sem jamais tocar em papel. Por aqui, estávamos presos a formalidades de um tempo perdido. O novo projeto aproxima o Brasil das práticas internacionais e cria um ambiente de negócios mais dinâmico, seguro e atraente.

A segurança jurídica, no fim, é o grande trunfo: não importa se o contrato foi assinado a mil quilômetros do escritório — estando validado por assinatura eletrônica reconhecida, terá o mesmo peso legal de sempre.

No mundo dos negócios, confiança é quase tudo. A lei, agora, ajuda a garantir.

Reflexos para o futuro e o papel da automação

À medida que a legislação avança, as empresas ganham liberdade para mudar não só a assinatura, mas todo o fluxo de trabalho. Processos repetitivos, que antes exigiam horas de atividade manual, podem ser automatizados, reduzidos a poucos cliques.

Projetos como a Robolabs já antecedem esse movimento, desenhando soluções de automação contábil sob medida para cada cliente, que aproveitam o ambiente digital na plenitude. O papel do profissional contábil, por sua vez, também muda: menos tarefas mecânicas, mais análise estratégica, mais proximidade com decisões gerenciais.

Em um mundo em que cada segundo conta e em que confiar digitalmente já virou padrão, resistir à nova legislação talvez signifique, na prática, perder vantagem competitiva. Ao mesmo tempo, a transição pode ser feita aos poucos, com apoio das muitas soluções já existentes e pela disposição da própria lei em simplificar rotinas.

Considerações finais: o momento de agir é agora

O reconhecimento da assinatura eletrônica nas notas promissórias é símbolo de um Brasil que acorda para a digitalização sem abrir mão da segurança e da legalidade. Não se trata de uma mudança cosmética ou de moda: ela traz vantagens concretas no dia a dia de escritórios, empresas e profissionais. Menos burocracia, mais rapidez, mais clareza — um ciclo positivo que reflete bem o propósito da Robolabs em ‘libertar humanos de serem robôs’ e criar tempo para o que realmente importa: pensar, analisar, criar novas soluções.

Se você atua em escritório contábil, área administrativa ou financeira, talvez essa seja a melhor hora para repensar processos internos e migrar para ferramentas que estejam à altura dessa nova legislação. A automação, por exemplo, deixa de ser opção para virar quase necessidade, contribuindo não só com redução de custos, mas também com a tranquilidade de sempre agir dentro da lei.

Convido você a conhecer de perto a proposta da Robolabs: soluções de automação feitas sob medida para simplificar sua rotina e preparar seu negócio para um mundo cada vez mais digital. O futuro já começou – e pode começar no seu escritório, agora.

Como a IA Transforma a Contabilidade: Oportunidades e Exemplos

Imagine você entrando no escritório pela manhã, abrindo seu computador e percebendo que aqueles processos intermináveis e repetitivos já foram feitos — sem erros, sem retrabalhos, sem aquela ansiedade do prazo batendo à porta. Parece um sonho distante? Talvez há alguns anos. Mas hoje, graças à inteligência artificial (IA), isso se tornou cada vez mais comum no dia a dia dos profissionais de contabilidade.

Neste artigo, vou caminhar junto com você por esse novo cenário, trazendo exemplos práticos, reflexões, dicas e histórias reais. Vou também compartilhar aprendizados do novo episódio do Contábeis Tech com Hélio Donin Jr, Diretor de Tecnologia da FENACON e Vice-Presidente do Conselho de Bens e Serviços da ACRJ. Se tem alguém que compreende as dores e surpresas deste setor, é o Hélio. E, claro, vou falar sobre projetos e soluções, como a Robolabs, que estão tornando esse novo futuro possível.

A IA não é o futuro da contabilidade. Já é o presente.

O começo de uma transformação silenciosa

Quando se fala em IA, é fácil imaginar robôs andando pelo escritório, como nos filmes. Só que, na contabilidade, a coisa acontece de outro jeito — meio nos bastidores, meio silencioso. Arquivos são cruzados automaticamente, inconsistências saltam aos olhos sem precisar abrir cada planilha, relatórios aparecem prontos em minutos.

Se eu tivesse que descrever essa transformação para quem ainda está receoso, diria que ela se parece mais com um assistente digital do que com um robô de metal. Os dados começam a ser tratados antes mesmo de você sentir que algo mudou. Foi assim que muitos profissionais deram o primeiro passo — sem perceberem, já estavam trabalhando de um jeito diferente.

O olhar de quem entende: Hélio Donin Jr e o cenário atual

No episódio recente do Contábeis Tech, Hélio Donin Jr compartilhou histórias marcantes sobre como a IA está se inserindo nas rotinas dos escritórios em todo o Brasil. E, para quem se preocupa que a IA vá substituir os contadores, ele é categórico: a máquina cuida do volume, o profissional cuida da estratégia.

Com toda sua experiência como Diretor de Tecnologia da FENACON e Vice-Presidente do Conselho de Bens e Serviços da ACRJ, Hélio faz questão de reforçar:

Quem aprende a usar bem a IA ganha tempo para ser mais estratégico.

Pode parecer exagero, mas a verdade é que, com a IA assumindo processos antes maçantes e repetitivos, sobra espaço para o contador analisar, sugerir, interpretar, propor alternativas — funções que exigem sensibilidade humana, algo que as máquinas não têm.

O que, afinal, é inteligência artificial na contabilidade?

É só uma automação mais inteligente? Ou vai além de simples fórmulas de Excel? O termo IA pode gerar confusão. Tecnicamente, IA é qualquer sistema capaz de analisar grandes volumes de dados, aprender padrões e tomar decisões com interferência mínima de pessoas.

Na contabilidade, isso se traduz em uma série de ações quase invisíveis. Alguns exemplos comuns:

  • Leitura automática de notas fiscais e classificação por tipo de despesa ou receita
  • Conciliação bancária realizada sem intervenção manual
  • Detecção de possíveis fraudes ou inconsistências em poucos cliques
  • Geração de relatórios contábeis quase em tempo real
  • Preenchimento automático de obrigações acessórias

E não para por aí. Ferramentas de IA aplicadas na contabilidade são capazes de conhecer os processos internos de cada empresa e aprender com os próprios erros — tornando o resultado mais preciso a cada ciclo.

Robôs digitais em um escritório contábil moderno, simulando automação de tarefas Casos concretos: o que já está mudando hoje

Ok, teoria é bom. Mas e na vida real, quem já sentiu a diferença?

Vou trazer alguns exemplos práticos que já fazem parte da rotina em escritórios e áreas financeiras. Alguns deles foram citados por Hélio Donin Jr, outros são vivências do mercado, inclusive de empresas como a Robolabs.

1. Conciliação automática sem estresse

Antes: todo mês, um colaborador perdia dias cruzando os lançamentos bancários com o extrato do sistema. Cada ponto estranho: pausa, análise, busca, ajuste.

Hoje: a IA conecta o sistema bancário com o ERP, cruza informações, identifica diferenças e até sugere lançamentos ou correções automaticamente. O tempo gasto caiu, a margem de erro quase sumiu.

2. Conferência de notas fiscais

Aquele pesadelo de baixar, conferir e guardar centenas de notas fiscais emitidas e recebidas foi resolvido com tecnologia. Os sistemas conseguem capturar, ler, validar e armazenar documentos sem falhas humanas. Só isso já salvou muitos finais de semana de trabalho extra.

3. Reclassificação contábil inteligente

Erros nas classificações acontecem, principalmente quando há alto volume de transações. Com IA, o próprio sistema analisa histórico, sugere novas classificações e até alerta para possíveis riscos fiscais. Humano revisa só casos específicos, quando algo realmente chama a atenção.

4. geração de relatórios personalizados

Já pensou pedir um relatório em linguagem natural, como se estivesse conversando com um colega? Hoje, há plataformas que interpretam a solicitação e entregam o material pronto, adaptado às necessidades do gestor. O resultado: mais tempo para analisar e menos tempo para operar o sistema.

Como a Robolabs torna isso possível

Neste novo cenário, empresas como a Robolabs se destacam por trazer soluções de automação personalizadas para cada negócio. Não basta automatizar processos. É preciso conhecer as necessidades específicas de cada escritório — cada cliente tem suas próprias dores, regras e fluxos. E é aí que entra a diferença do que é “só automatizar” e do que é, de fato, um ganho significativo.

Os chamados colaboradores digitais da Robolabs (os famosos RPAs) são configurados para imitar o trabalho humano, mas de forma digital e personalizada. Eles aprendem com os processos do cliente, conseguem rodar 24 horas por dia e reduzem drasticamente o retrabalho.

Essa abordagem não só melhora a execução dos processos, mas também ajuda contadores a se posicionarem como consultores e analistas, não apenas operadores.

Automação personalizada é menos sobre tecnologia e mais sobre liberar pessoas.

O novo papel do contador: mais consultor, menos operador

Esse é um ponto que talvez cause alguma hesitação. Afinal, se a IA “faz tudo”, o que restaria para o contador?

Por experiência própria e ouvindo histórias de colegas, percebo que a profissão ganha um novo significado. A máquina processa dados, encontra padrões, executa tarefas repetidas. Ao contador cabe a tarefa mais nobre: pensar estrategicamente, analisar tendências, interpretar resultados e orientar a tomada de decisão dos clientes.

Agora, quem ainda acha que a IA vai tirar empregos talvez precise olhar por outro ângulo: ela retira o trabalho braçal, mas cria uma nova demanda por análise, interpretação humanizada e consultoria.

Homem lendo relatório contábil com gráficos ao fundo Hélio Donin Jr acredita que a carreira do contador se potencializa nesse novo contexto, pois quem souber interpretar informações e propor ações terá espaço garantido nos escritórios mais atualizados.

Oportunidades de mercado: novos serviços e modelos de negócio

Se antes o escritório contábil era quase que restrito a obrigações legais e tarefas operacionais, agora surge espaço para novos serviços. Veja alguns exemplos reais:

  • Consultoria sobre uso de dados para tomada de decisão
  • Construção de indicadores personalizados para cada cliente
  • Avaliação de riscos financeiros e fiscais automatizados
  • Diagnóstico tributário apoiado em análises inteligentes
  • Treinamento de equipes para conviver com automação e IA

É interessante ver como até empresas pequenas estão incorporando esses serviços ao portfólio, agregando valor real ao cliente. Muitos, inclusive, relatam aumento no ticket médio e maior fidelidade dos clientes. O protagonismo do contador cresce, mesmo que alguns ainda resistam às mudanças.

As oportunidades continuam aparecendo para quem não fica parado — e, aliás, para quem se permite errar, experimentar e aprender no processo.

Resistência e receios: afinal, a IA assusta?

Não dá para negar: toda novidade traz um pouco de receio. E, sinceramente, faz parte. Afinal, mudar dói. O medo de perder o emprego, de não saber operar as novas ferramentas ou de ficar para trás é legítimo.

O próprio Hélio Donin Jr, no episódio do Contábeis Tech, contou como viu profissionais antes resistentes mudando de ideia depois de perceber o quanto a IA tirava o peso de tarefas cansativas e abria espaço para desafios mais interessantes.

É normal hesitar, repensar, errar no começo. O segredo está em não se fechar para o novo. Ninguém acerta tudo na primeira tentativa. Às vezes, você pode se surpreender ao descobrir que já está usando IA sem perceber.

Dicas práticas para começar a usar IA na contabilidade

Para quem ainda não está seguro sobre como dar os primeiros passos, segue uma espécie de “trilha” baseada em experiências reais:

  1. Mapeie seus processos repetitivos: Anote tudo o que toma tempo e não depende de julgamento.
  2. Converse com seu time: Pergunte onde a automação poderia tornar as tarefas menos cansativas.
  3. Pesquise opções: Busque soluções que se adaptam ao seu tamanho de negócio, como as oferecidas pela Robolabs.
  4. Teste em pequeno escala: Comece por um processo simples e avalie o impacto real.
  5. Acompanhe atualizações e aprenda: Siga o Contábeis no WhatsApp para receber novidades e casos práticos.

Começar pequeno é melhor do que não começar.

Aos poucos, você verá a diferença. E, talvez, nem sinta que está numa “revolução”. Parece tudo mais natural do que parece.

Exemplos inspiradores: evolução silenciosa nos bastidores

Vou compartilhar algumas histórias (sem citar nomes, claro) de profissionais que mudaram a rotina graças à IA. Isso pode trazer aquele incentivo para dar o primeiro passo.

  • Um escritório de médio porte em São Paulo revisou todo o fluxo de captura de notas fiscais. O RPA, configurado sob medida, faz em uma noite o que antes sua equipe fazia em seis dias. Resultado: mais tempo para reuniões com clientes, maior faturamento por colaborador.
  • Uma empreendedora do Rio contou que treinou o sistema para identificar erros comuns em lançamentos fiscais. Quando uma diferença aparece, o alerta já aparece para ela revisar — não precisa mais verificar cada item manualmente.
  • Uma equipe de controladoria implantou automação nas obrigações acessórias. O tempo de fechamento caiu pela metade. No começo, resistiram. Depois, viram que poderiam acompanhar os resultados pelo celular, trocando ideias em tempo real.

Equipe contábil reunida em mesa com telas digitais Cada exemplo mostra um caminho diferente. Em comum, a disposição em abandonar velhas certezas e dar espaço ao novo. O segredo não está apenas na tecnologia, mas na mudança de mentalidade. Isso, aliás, foi bastante citado no Contábeis Tech.

AI na prática: tendências para o futuro próximo

Se olharmos para frente, dá para imaginar (sem muita ousadia) que teremos mais integrações, mais automações personalizadas e um papel cada vez maior para a análise preditiva. A IA já começa a prever possíveis riscos de inadimplência, sugerir ajustes fiscais e até apontar incoerências que escapam ao olhar humano.

Outra tendência forte é o crescimento de modelos de negócios baseados em mensalidades fixas, como faz a Robolabs. Isso traz tranquilidade ao empreendedor e previsibilidade financeira — além de tornar a tecnologia mais acessível para pequenas e médias empresas.

Além disso, vejo um movimento crescente de integração entre áreas, onde contabilidade, fiscal, financeiro e RH conversam de forma digital, com IA ajudando (de verdade) a melhorar a comunicação.

Barreiras e desafios: o que ainda falta?

Mesmo com todos esses exemplos, há obstáculos. Falta de integração entre sistemas, resistência à mudança de cultura e receio de exposição de dados ainda são pontos de atenção. Mas, sinceramente, quase sempre a maior trava é a mentalidade.

Se você acreditar que a IA veio para eliminar você, talvez ela realmente elimine parte do seu jeito de trabalhar. Mas, se encarar como aliada, as oportunidades crescem.

Tecnologia avançada com gráficos financeiros em telas holográficas É verdade: não há receita mágica. Mas, aos poucos, quem arrisca, aprende. E quem aprende, lidera as mudanças.

Dicas de atualização e aprendizado contínuo

No episódio do Contábeis Tech, Hélio Donin Jr reforça que o contador precisa se atualizar sempre. O conhecimento técnico é o ponto de partida, mas a curiosidade e a vontade de experimentar novas tecnologias fazem toda a diferença.

Algumas sugestões para manter a mente aberta e ativa:

  • Participe de eventos e encontros sobre tecnologia contábil
  • Assine newsletters e grupos de discussão, como os canais do Contábeis
  • Compartilhe dúvidas e troque experiências com colegas
  • Faça cursos sobre automação e inteligência artificial para contabilidade
  • Procure cases práticos na sua própria rotina — comece pequeno

É um processo. O saber nunca termina. E, muitas vezes, a melhor ideia vem de um teste informal ou de um bate-papo num café.

Os próximos passos: o que muda na sua carreira

Se você leu até aqui, talvez já esteja imaginando o que pode mudar amanhã, na próxima semana, ou quem sabe, ainda hoje em seu escritório. Difícil prever cada passo, mas dá para ter certeza: a contabilidade está mudando rápido e, quem se movimenta, encontra espaço para crescer.

O futuro não espera quem tem medo: age junto de quem decide caminhar.

Se você se identificou com esse novo cenário — e quer conhecer mais soluções que unem automação personalizada, inteligência artificial e o potencial humano dos profissionais contábeis — conheça a Robolabs. Dê esse próximo passo. Atualize-se, teste novas ferramentas, transforme sua rotina e prepare-se para assumir um papel de destaque no mercado.

Crescimento da Assinatura Digital no Brasil: O Que Esperar?

O Brasil está atravessando uma mudança silenciosa, mas profunda, quando se fala em segurança digital. O uso de assinaturas digitais, há pouco tempo um assunto restrito a especialistas, virou tema de conversas em empresas, órgãos públicos, escritórios e até no dia a dia de muitas pessoas. Um tema cada vez mais presente, inclusive, em eventos técnicos e jurídicos.

No recente 6º Encontr[AR], o diretor do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), Enylson Camolesi, trouxe reflexões e dados que desenham um cenário promissor. Mas, junto com os avanços, surgem novas dúvidas, desafios e expectativas. Onde a assinatura digital nos levará nos próximos anos? Acompanhe o raciocínio.

Assinatura digital no Brasil: uma curva de crescimento

A assinatura digital não é mais uma novidade experimental. Dados recentes apresentados pelo ITI mostram crescimento acelerado, especialmente em setores que dependem de validação jurídica, transações financeiras e procedimentos administrativos. Ao contrário do que muitos pensam, não se trata só de comodidade.

Mais segurança, menos papel. Mais confiança, menos burocracia.

Quando falamos em crescimento, não existe uma linha reta. O uso se expande em ondas: empresas buscando agilidade em contratos, bancos oferecendo mais facilidades e, cada vez mais, pessoas físicas começando a entender o benefício de assinar digitalmente, sem sair de casa.

O papel dos certificados digitais da ICP-Brasil

Se existe um alicerce concreto por trás da assinatura digital no Brasil, ele se chama ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Os certificados ICP-Brasil são a base oficial e segura para garantir identidade digital confiável. Segundo Enylson Camolesi, essas certificações não só protegem dados e operações, mas sustentam serviços financeiros gigantescos.

  • Permite a assinatura com valor jurídico idêntico à assinatura de próprio punho
  • Confere autenticidade e integridade ao documento
  • Garante não-repúdio (ninguém pode negar que assinou depois)
  • Viabiliza transações complexas em poucos segundos

Sabe aquele pagamento instantâneo que fazemos pelo celular, no banco? Muitos deles são viabilizados por certificados digitais no SPI (Sistema de Pagamentos Instantâneos) do Banco Central. A segurança desse sistema, que movimenta cifras colossais, está diretamente relacionada à robustez dos certificados da ICP-Brasil.

Pessoa assinando digitalmente um documento em tablet O SPI do Banco Central: confiança em cada clique

Quando o assunto é dinheiro e transações entre bancos, a confiança não pode ser negociada. O SPI do Banco Central nasceu com o propósito de permitir pagamentos instantâneos e seguros, vinte e quatro horas por dia. Por trás dessa experiência rápida, existe uma engrenagem complexa de autenticação e criptografia baseada, principalmente, em certificados digitais.

Sem isso, cada clique seria uma aposta. A confiança, aqui, tem base técnica e legal. Um erro, uma vulnerabilidade, e o sistema colapsaria em minutos. A missão da certificação digital, nesse contexto, é tão vital quanto invisível.

Quando a certificação funciona, ninguém percebe. Quando falha, todo mundo sente.

A Robolabs, por exemplo, tem observado a ascensão de solicitações para automatizar processos que dependem do uso de assinaturas digitais. Isso não é coincidência: negócios querem velocidade e segurança, sem abrir mão da experiência fluida.

Tipos de assinatura digital: você sabe distinguir?

Nada mais confuso para quem está começando do que ouvir falar em diferentes tipos de assinaturas digitais. Você já se deparou com expressões como “assinatura qualificada”? Não raro, surgem dúvidas até entre advogados e contadores.

  • Assinatura simples: usada para documentos com baixo risco. Não exige certificação digital ICP-Brasil obrigatoriamente.
  • Assinatura avançada: exige maior rigor, usa métodos que confirmam a identidade do signatário de forma consistente.
  • Assinatura qualificada: a mais robusta, exige certificado digital ICP-Brasil emitido por autoridade credenciada. Equivale à assinatura feita à caneta, com todo respaldo legal.

O comitê gestor da ICP-Brasil é o responsável por definir regras, procedimentos e requisitos técnicos para cada modelo. Assim, busca-se equilíbrio entre segurança e facilidade de uso, ajustando as exigências às necessidades de cada contexto.

Por que escolher a assinatura qualificada?

Embora cada caso exija análise, a assinatura qualificada oferece tranquilidade aos envolvidos. Se um contrato será judicializado, por exemplo, ela elimina praticamente qualquer dúvida sobre autenticidade. Isso reduz litígios, evita fraudes e dá mais liberdade para operações digitais.

Nem sempre mais complexo é melhor, mas em assuntos sensíveis, é preferível pecar pelo excesso de cautela.

A tendência, entretanto, é que os sistemas evoluam para oferecer mais praticidade ao usuário final, sem abrir mão da proteção técnica.

Brasil, Mercosul e União Europeia: o reconhecimento internacional

O reconhecimento de assinaturas digitais além das fronteiras é tema que ainda avança devagar. No evento 6º Encontr[AR], Enylson Camolesi trouxe a perspectiva de acordos em andamento: a meta é que documentos digitais assinados por brasileiros sejam aceitos no Mercosul e, futuramente, na União Europeia, e vice-versa.

Esse avanço não é simples. Diferenças tecnológicas, jurídicas e políticas exigem negociações cuidadosas. No entanto, a pressão por integração cresce à medida que negócios se tornam internacionais, e cidadãos desejam simplificar a vida mesmo quando estão fora do país de origem.

  • Poder assinar um contrato de aluguel em outro país, sem sair de casa
  • Expansão de empresas brasileiras para outros mercados com menos entraves
  • Mais facilidade para brasileiros que moram, viajam ou trabalham no exterior

O caminho será gradual, mas tende a tornar a vida menos burocrática para quem opera em escala global. A expectativa de Camolesi é de avanços palpáveis já nos próximos anos.

Desafios para ampliar o uso entre pessoas físicas

Se há progresso entre empresas, o uso por pessoas físicas, especialmente fora do mundo dos negócios, ainda enfrenta obstáculos. O processo para emissão de certificado digital pode ser, por vezes, caro, trabalhoso e pouco intuitivo. Muita gente pergunta: “Eu realmente preciso de um certificado?”

Representação de certificado digital na nuvem conectando dispositivos eletrônicos Além das barreiras práticas, existe o desconhecimento. Alguns ainda confundem assinatura digital com assinatura eletrônica ou assinatura autografada digitalizada. São coisas diferentes.

Medidas para incentivar o uso

Para quebrar essa resistência, o ITI propõe incentivos, especialmente ao uso de certificados em nuvem. Esta solução oferece vantagens claras:

  • Dispensa hardware físico (cartões ou tokens)
  • Permite assinatura de qualquer lugar, inclusive pelo celular
  • Reduz riscos de perda ou roubo do certificado
  • Facilita gestão e renovação

Ao eliminar a barreira física, as assinaturas digitais tornam-se mais acessíveis, sem comprometer a segurança. Para quem ainda hesita, basta imaginar nunca mais precisar se deslocar para assinar um documento importante.

O papel da Robolabs na transformação dos processos

A adoção da assinatura digital em nuvem, inclusive, deu origem a novas parcerias e soluções, como aquelas desenvolvidas pela Robolabs. As RPAs personalizadas criadas pela empresa automatizam o processo de assinatura, registro e arquivamento, especialmente para escritórios contábeis e áreas administrativas que querem menos tarefas manuais e mais foco no estratégico.

Esse tipo de aplicação permite que pessoas físicas e jurídicas sintam os benefícios práticos da transformação digital, sem se preocupar com detalhes técnicos complexos.

Carteira de Identidade Nacional (CIN): um passo para todos?

Um dos anúncios que mais chamou atenção no 6º Encontr[AR] foi o destaque para a nova Carteira de Identidade Nacional (CIN). Ela deve reunir, em um só documento, dados biométricos, número de identificação e possibilidade de embarcar um certificado digital diretamente.

Carteira de Identidade Nacional sobre mesa com smartphone e documentos Talvez você não veja impacto imediato – afinal, burocracias levam tempo para mudar o cotidiano. Mas, na prática, a CIN poderá ser usada para identificação e assinatura digital, tornando o processo mais democrático e seguro.

  • Uma só carteira, múltiplas funções: identidade, saúde, transações bancárias e assinatura de documentos digitais
  • Redução do risco de fraudes e dificuldades para quem perdeu documentos físicos
  • Inclusão digital de milhões de brasileiros que jamais usaram ou emitiram um certificado

O ciclo fechado é promissor. A popularização da CIN pode impulsionar diretamente a emissão de certificados digitais, espalhando o uso da assinatura digital em todo o país.

Segurança versus privacidade: um debate constante

Ainda assim, sempre surge a questão: ao juntar tanta informação em um só documento, não haveria riscos? O equilíbrio entre segurança, privacidade e liberdade será amplamente discutido, tanto nos próximos eventos quanto em fóruns públicos. Não espere respostas fechadas.

Quando segurança e privacidade caminham juntas, todos ganham. Mas o debate está só começando.

O futuro da assinatura digital: para onde vamos?

Projetar o amanhã não é fácil, mas algumas tendências ficam claras – mesmo para quem não é do setor.

  • Migração para nuvem: É provável que a maior parte dos certificados digitais passe a ser emitida e gerida em nuvem, acelerando processos e reduzindo custos.
  • Popularização via CIN: A carteira nacional, se bem implementada, pode causar uma explosão no número de usuários aptos a assinar digitalmente.
  • Automação e integração: Empresas como a Robolabs devem liderar a criação de rotinas automáticas para adoção da assinatura digital em processos internos, liberando profissionais de tarefas mecânicas.
  • Reconhecimento internacional: O avanço dos acordos no Mercosul e o interesse da União Europeia apontam para um futuro onde a assinatura brasileira terá peso fora do país.
  • Novos usos, novas dúvidas: O aumento do uso deve trazer debates sobre governança, limites e tendências éticas. Prepare-se para perguntas incômodas e discussões produtivas.

Representação do futuro da assinatura digital com telas holográficas e pessoas interagindo Inovação, compromisso e oportunidades

A assinatura digital, antes vista como um luxo ou complicação, passa a ser uma aliada cotidiana. Para escritórios contábeis, áreas administrativas e financeiras, abrir mão do papel virou quase um sinônimo de sobrevivência. Ao automatizar rotinas com soluções como as da Robolabs, profissionais podem pensar no estratégico sem sentir a pressão das tarefas mecânicas.

Os próximos anos prometem mais inovação e mais inclusão. O setor público, alinhado com empresas tecnológicas, busca soluções menos burocráticas, mais seguras e, acima de tudo, voltadas para o humano. O mundo pós-pandemia mostrou, sem muito aviso, que digitalizar não é luxo, mas condição de permanência no mercado.

Mudar agora é preparar o terreno para um futuro mais simples e seguro.

Para quem ainda está em dúvida, talvez seja a hora de conhecer com mais profundidade as soluções disponíveis, conversar com parceiros de confiança e experimentar na prática. No fundo, é essa experiência de transformação que fez nascer a missão da Robolabs: libertar humanos de serem robôs.

Quer entender como a automação pode transformar a rotina do seu escritório e abrir portas para o uso prático e seguro da assinatura digital? Conheça a Robolabs, converse com nossos especialistas e descubra soluções feitas sob medida para o seu negócio.

Monetização de Dados: Como Funciona a Nova Proposta da Dataprev?

É estranho pensar que os próprios dados que fornecemos todos os dias podem, um dia, render um dinheiro extra para a gente. Talvez a ideia pareça distante, um tanto utópica, mas não: está cada vez mais próxima da realidade no Brasil. A Dataprev deu um passo inédito na direção desse novo cenário durante a Febraban Tech 2025. O anúncio foi curto, porém suficiente para balançar o debate sobre monetização de dados: está se testando, oficialmente, a possibilidade de que cidadãos sejam pagos pelo uso de suas informações em operações financeiras. O impacto disso? Bem, não cabe em poucas linhas. Vamos com calma, detalhando cada ponto onde a proposta mexe na estrutura tradicional das relações entre Estado, mercado financeiro e sociedade.

O que está mudando: a proposta da Dataprev

Desde que a Dataprev apresentou, em um dos maiores eventos de tecnologia do setor financeiro, a possibilidade de pagar cidadãos pelo uso dos seus dados, muita coisa mudou nos bastidores do debate sobre tecnologia, ética e direito à proteção de informações. Não se trata apenas de transparência — embora este aspecto siga sendo fundamental. O novo modelo coloca as pessoas no centro, não só como “donos”, mas como participantes do ganho, quando seus dados movimentam negócios, principalmente empréstimos consignados.

  • Agora, os dados do cidadão são vistos como ativos – e não só como elementos de identificação.
  • A ideia central é: quem gera valor deve participar dos ganhos.
  • O modelo está, por enquanto, em fase de experimentação. Ninguém está recebendo dinheiro ainda. O objetivo, neste momento, é compreender o potencial e os limites da mudança.

Talvez soe até estranho para quem sempre viu seus dados circulando livremente entre empresas e governos, geralmente sem nem perceber. Só que agora a moeda virou. Literalmente.

Entendendo a nova economia dos dados

O projeto atual parte de uma lógica simples, porém poderosa: ao emprestar dados, o cidadão também passa a ser agente econômico. Se bancos e fintechs conseguem ofertar melhores condições de crédito usando informações detalhadas sobre um cliente, por que esse cliente não participaria dos ganhos?

Dados não são só números. São pontes para oportunidades reais.

Nessa proposta, são visíveis três pilares:

  1. Consentimento informado: O cidadão é avisado sobre o uso dos dados em operações financeiras.
  2. Participação financeira: Uma fatia do valor gerado nas operações, especialmente em concessão de crédito, pode ser repassada ao titular.
  3. Transparência integral: O caminho dos dados e os ganhos são claros para todos os envolvidos.

Ah, e há um elemento ainda mais interessante: tudo isso só faz sentido se for seguro e auditável, garantindo que os legítimos donos dos dados realmente recebam sua parte. Não basta prometer pagamento: tem que colocar o cidadão também no comando.

Pessoa segurando cartão e moedas simbolizando pagamento por dados pessoais O Projeto de Lei Complementar 234/2023: o que diz, de verdade?

Monetizar dados não pode ser feito do dia para a noite, nem baseado só em flashes de inovação. É aí que entra o Projeto de Lei Complementar 234/2023, em análise na Câmara dos Deputados. O texto propõe alguns pontos bem definidos:

  • Obrigação de informar o titular sobre a captação e finalidade do uso dos dados.
  • Previsão de participação nos ganhos para quem é titular dos dados — e não apenas para empresas que movimentam essas informações.
  • Aplicação de regras específicas para dados usados em operações financeiras, já que são esses os contextos de maior valor envolvido.
  • Criação de meios de transparência e auditabilidade por parte dos órgãos públicos e empresas.

Em teoria, a aprovação dessa lei complementaria a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que já garante direitos sobre a privacidade, estendendo agora a participação econômica. Ainda estamos em estágio de análise, e muita água vai passar debaixo da ponte no Congresso. Mas o movimento é claro: há grande interesse em que o cidadão se torne mais do que simples expectador nesse mercado.

A plataforma Crédito do Trabalhador: onde o teste acontece

Por enquanto, toda essa conversa sobre monetização de dados no Brasil tem na plataforma Crédito do Trabalhador seu maior laboratório. Este sistema nasceu como política púbica para facilitar o acesso a crédito consignado para empregados do setor privado, permitindo portabilidade e melhores taxas.

O Crédito do Trabalhador já movimentou R$ 14,6 bilhões. A lógica: bancos consultam bases de dados (sob responsabilidade da Dataprev) para checar vínculos empregatícios e validar a operação. Com dados mais confiáveis, menos inadimplência e menos risco, a expectativa era: juros menores. Mas, na prática…

  • Taxas na plataforma giram entre 4,9% e 7,9% ao ano.
  • O consignado do INSS, ainda assim, costuma ter juros médios menores.

Ou seja, todo esse superpoder dos dados ainda não se converteu em condições realmente vantajosas para o trabalhador. O caminho para que todos ganhem — bancos, empresas, mas principalmente o cidadão — ainda está sendo construído. A iniciativa, no entanto, abriu portas para testes reais de monetização, o que já representa uma mudança significativa.

Os dados como pilar para juros justos

Existe sempre a esperança de que, com dados mais organizados e disponíveis, tudo fique mais barato. Nem sempre acontece, como vimos, mas não é uma ilusão: uma boa parte do custo do crédito no Brasil vem da incerteza, tanto sobre quem pede emprestado quanto sobre como será o recebimento.

Com os dados oriundos da Dataprev, validados e cruzados, os bancos conseguiram reduzir parte desses riscos técnicos. A pergunta central é: como transformar essa redução de risco em vantagem financeira para todas as partes? Vem daí a ideia de estender o benefício, permitindo que o cidadão também tenha parte no ganho — mesmo pequena, ao menos no início.

Dados valem mais quando geram valor compartilhado.

Esse ponto não é apenas teórico. Conforme regulamentos vão sendo discutidos e testados, começam a surgir aplicativos e plataformas propondo esse compartilhamento, desde descontos em contratos até bonificações simbólicas, enquanto o sistema roda em fase experimental. Mas não há modelo consolidado. Perguntas ficam no ar. Por exemplo, qual será o valor de cada dado? Quem define isso? Ainda falta clareza.

Como a pandemia acelerou a integração de dados públicos

Pode soar repetitivo, mas 2020 foi um divisor de águas. Medidas emergenciais forçaram governos a unificarem centenas de bases dispersas. O objetivo era entregar auxílio rapidamente, evitar fraudes e, claro, monitorar pagamentos.

Painel de dados digitais conectando órgãos públicos O resultado desse esforço é uma base muito mais robusta de informações que antes ficavam ilhadas em órgãos diferentes. O Brasil, nesse sentido, avançou muito rápido — talvez até mais do que estava preparado para lidar.

  • Interconexão entre tribunais, ministérios, bancos públicos e privados.
  • Validação automatizada de informações cadastrais e vínculos empregatícios.
  • Rastreamento transparente de transações ligadas a benefícios sociais.

Esse cenário tornou tudo mais fluido para análises de crédito, por exemplo. As consequências, positivas ou não, ainda estão em transformação. Mas, a cada cruzamento de dados, o debate sobre privacidade, uso comercial e direitos dos titulares cresce.

O desafio real: do discurso à prática

Papel aceita tudo — a regulamentação é necessária, mas não basta apontar princípios e intenções. O desafio está em transformar teoria em algo que funcione para todos. Por exemplo: será que bancos realmente vão topar dividir lucros? O cidadão vai confiar no sistema? E como garantir, na prática, que a participação financeira seja transparente e justa?

  • O sistema precisa ser auditável de ponta a ponta.
  • Resistência de empresas pode retardar a implementação.
  • Adaptação tecnológica exige investimentos — e tempo.

O setor contábil, aliás, tem papel de protagonismo nesse cenário. Ferramentas como as da Robolabs, que automatizam e auditam processos contábeis, tendem a ser cada vez mais requisitadas quando a monetização de dados virar rotina. Afinal, garantir que os controles sejam precisos e auditáveis é tarefa tanto de tecnologia quanto de boa gestão.

Transformação digital exige confiança e transparência — não apenas velocidade.

O papel do profissional contábil na era da monetização dos dados

Se os dados passam a ser ativos econômicos no dia a dia das empresas, o contador deixa de lidar só com números e documentos. Tem que se especializar também em mapear, auditar e interpretar fluxos de dados e ajudar clientes a entenderem onde estão ganhos (e riscos) na nova economia.

Parece exagero? Talvez não. Veja algumas funções novas (ou recém-ampliadas) para esses profissionais:

  • Orientação para empresas sobre práticas legais e éticas de monetização de dados.
  • Fiscalização e auditoria de fluxos de uso das informações em plataformas como o Crédito do Trabalhador.
  • Apoio a clientes na identificação de valores gerados por seus dados, inclusive com sugestões de negociação.

Nesse contexto, soluções como as oferecidas pela Robolabs ajudam escritórios contábeis a automatizar controles e focar no que realmente importa: estratégias humanas para lidar com a nova realidade. Afinal, são inúmeras as obrigações acessórias e os detalhes técnicos. Se a automação entra com força, sobra mais tempo para pensar, planejar e aconselhar — e menos preocupação em ficar caçando inconsistências num mar de informações.

Mudanças em curso: experimentação, cautela e oportunidade

A proposta da Dataprev ainda está sendo testada, é verdade. Não espere, para amanhã, receber uma notificação com saldo extra fruto do uso dos seus dados. O que existe hoje é um ambiente de experimentação, onde erros são possíveis, ajustes constantes e o ritmo, às vezes, mais lento do que gostaríamos.

  • Equipe analisando dados em um laboratório digital Há testes limitados com compartilhamento de microganhos.
  • Tabelas de valores e formas de pagamento seguem em discussão.
  • A regulação caminha devagar, mas parece irreversível.

Esse movimento, mesmo cauteloso, já provoca onda de mudanças em muitos setores. O próprio mercado financeiro observa atento — qualquer novidade em crédito consignado pode impactar milhões de pessoas. Empresas de tecnologia, como a Robolabs, detectam oportunidades para inovar na gestão de dados e automação dos registros, sabendo que vão surgir novas obrigações e padrões de compliance. O profissional contábil, se quiser se manter relevante, terá que acompanhar o passo.

O futuro da monetização de dados no Brasil

É difícil prever exatamente como se dará a divisão dos ganhos, se os valores serão significativos ou simbólicos, ou mesmo se todas as operações realmente permitirão participação do titular. Mas o debate não tem volta. O cidadão, agora, sabe que pode ser agente — não só vítima — no uso de suas informações. Junto disso vem responsabilização de empresas, pressão regulatória e, claro, questionamentos sobre privacidade e segurança.

A jornada dos dados é também a nossa jornada — como cidadãos e como profissionais.

A tendência é que mais plataformas surjam, integrando dados de diferentes fontes e permitindo que o titular acompanhe e, talvez, negocie diretamente o valor a ser recebido. Novos modelos de contratos, linguagem simplificada e até “leilões” de dados pessoais podem aparecer. O horizonte, embora cheio de incertezas, aponta para um mercado cada vez mais plural, dinâmico e… humano, ao contrário do que se pensava nos velhos tempos da digitalização descontrolada.

O que você pode fazer agora?

Mesmo com a fase de testes, conhecimento nunca é demais. Acompanhar essas transformações de perto é quase uma obrigação, seja você empresário, funcionário, contador ou apenas curioso. O Projeto de Lei Complementar 234/2023 deve passar por debates públicos, audiências e muitas idas e vindas. Oportunidades surgem, mas também riscos, e quem estiver por dentro pode aproveitar melhor as vantagens — ou ao menos evitar surpresas desagradáveis.

Contador orientando empresa no uso de dados Na dúvida, procure informação de verdade, analise contratos, questione origens, busque orientação profissional. Empresas como a Robolabs mostram como a adoção de tecnologia, automação e foco estratégico faz a diferença para quem quer navegar bem — e não apenas sobreviver — nessa nova economia dos dados. Não é amanhã. É agora.

Ficou curioso sobre como a transformação digital pode simplificar sua rotina na contabilidade e potencializar a segurança dos dados na sua empresa? Conheça a Robolabs, descubra como nossas soluções podem libertar sua equipe de tarefas mecânicas, fortalecer o compliance e preparar você (ou seu negócio) para as próximas reviravoltas do universo digital.

Atualizações NF-e e NFC-e: O Que Muda com a Nota Técnica 2025.002

Discretamente, o ano de 2025 vai marcar uma mudança quase silenciosa, mas gigante, na rotina das empresas, contadores e gestores. E a protagonista disso tudo tem nome e sobrenome: Nota Técnica 2025.002. Ruídos aumentam sempre que as regras fiscais mudam por aqui, mas, confesso, poucas vezes vi tanta ansiedade — e até dúvidas — sobre como será o futuro da NF-e e da NFC-e.

Se você já sentiu aquele frio na barriga só de pensar em atualizar layouts, sistemas e processos, fique: este texto vai percorrer os caminhos da mudança sem deixar a tecnologia nem a verdade de lado. De um lado, regulamentação. Do outro, a missão mesmo da Robolabs: libertar humanos do trabalho digital repetitivo. Sim, é possível que dessa vez a revolução seja menos dolorosa — desde que haja preparo e entendimento.

Por que a reforma tributária exige mudanças na nota fiscal

Antes de qualquer coisa, precisar entender: por que a Nota Técnica apareceu agora? A explicação vem da tão aguardada (e temida) Reforma Tributária de Consumo. O Brasil caminha para substituir diversos tributos complicados (ICMS, ISS, PIS, COFINS, IPI…) por tributos mais diretos: IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), além do novo Imposto Seletivo (IS) para produtos específicos.

Só que tributo novo pede apuração nova — e, claro, documentação fiscal nova também. A NF-e e a NFC-e, por serem o registro dessas operações, tiveram que ser redesenhadas. É aí que a Nota Técnica 2025.002 entra. Ela não é só uma “atualização”. É, de fato, a ponte obrigatória entre o velho jeito e o novo jeito de tributar, declarar, auditar e pagar impostos no Brasil.

Mudou o imposto, muda a comprovação.

O calendário das atualizações: prazos e etapas

Perder datas nesse momento é quase como perder a carteira no meio do centro da cidade: além do susto, pode dar dor de cabeça. O órgão responsável já soltou quatro datas de ouro que, provavelmente, vão estar coladas na porta dos escritórios contábeis em todo o país até 2026:

  1. Abril de 2025: publicação da Nota Técnica 2025.002 (v.1.01). Aqui é quando oficialmente o governo apresenta o novo leiaute;
  2. Julho de 2025: liberação do ambiente de homologação (testes). Momento para validar sistemas, RPAs, ERPs e tirar dúvidas;
  3. Outubro de 2025: entrada das NF-e e NFC-e em ambiente de produção com o novo formato — mas sem bloqueios obrigatórios ainda;
  4. Janeiro de 2026: validação OBRIGATÓRIA. Ou seja, a partir daqui, quem não seguir as novas regras terá notas denegadas, rejeitadas ou, no mínimo, muitos problemas.

Pode parecer distante, mas… já notou como essas datas chegam rápido? Ajustar sistemas é um processo lento. E essa, aliás, é uma das tarefas nas quais soluções de automação como as da Robolabs costumam mostrar valor — porque automatizar se torna uma necessidade, não um luxo.

Cronograma de adequação da NF-e e NFC-e com marcos das datas em uma linha do tempo colorida Principais mudanças no leiaute da nf-e e nfc-e

A teoria é simples: adaptar a NF-e e a NFC-e para garantir que nada escape ou seja preenchido errado na hora de apurar IBS, CBS e IS. Na prática, as mudanças vão mexer em processos e conferências feito aquele dominó que, ao cair o primeiro, leva todos os outros juntos. Os pontos centrais são:

Novos campos obrigatórios para ibs, cbs e is

Para cada produto ou serviço destacado em uma nota, o sistema vai exigir um detalhamento bem maior. Não é só “colocar o imposto”. Cada tributo agora terá:

  • Finalidade de débito (por que o imposto está sendo debitado?)
  • Finalidade de crédito (por que há crédito de imposto?)
  • Códigos de classificação tributária
  • Códigos de situação tributária

Esses códigos não são “invenção”. Eles conectam a nota fiscal ao que estará declarado no registro contábil/auditável do futuro.

Pense, por exemplo, numa revenda de produtos. Uma operação pode gerar débito de IBS numa venda, mas também um crédito na compra correspondente. Se a nota errar o código ou o campo, você pode pagar imposto a mais — ou ser multado por recolher menos.

Regras de validação mais rígidas

Esse talvez seja o maior pesadelo dos sistemas legados. O governo já anunciou que a nova nota terá validações automáticas em tempo real, bloqueando a emissão de todas as notas que não respeitem as novas regras. É completamente diferente de hoje, em que vários erros “passam” e só aparecem numa auditoria ou na declaração do tributo.

Por exemplo: campos obrigatórios para tributação, relação entre natureza da operação e classificação tributária, consistência entre códigos de débito e crédito. Ficou confuso? Pois é. Por mais que a Robolabs tente descomplicar automatizando esses cruzamentos, nem sempre será simples ajustar o cadastro dos produtos e operações. Humanamente, isso é cansativo.

Exemplo de validação automática em emissão de nota fiscal, tela de sistema com alerta de erro e campos destacados Classificação tributária detalhada

Talvez um dos avanços mais interessantes — e trabalhosos — seja a entrada dos códigos de Classificação Tributária. Eles não substituem o antigo CST (Código de Situação Tributária), mas detalham ainda mais a natureza da operação e do crédito/débito naquela operação. Para CBS e IBS, os códigos serão fundamentais para definir a alíquota aplicável e evitar creditamentos ou lançamentos indevidos.

  • Classificação Tributária de IBS (IbScT)
  • Classificação Tributária de CBS (CBScT)
  • Classificação Tributária de IS (IScT)

Esses códigos, inclusive, terão um impacto direto na parametrização dos sistemas de faturamento, compras e automação. Recomendo que o departamento contábil já comece a mapear produtos, entradas e saídas usando essa nova lógica, ou a chance de erros será enorme.

No começo, haverá aquela dúvida: “qual código usar?”. Acredite, se não houver processo claro, o retrabalho aparecerá. Nisso, a Robolabs conversa fácil com a realidade: nossos RPAs conseguem ler essas mudanças nas regras e ajustar as rotinas automaticamente quando bem configurados. Isso tudo evita aquela conferência manual linha a linha.

Registro das finalidades tributárias

Agora, além de informar o valor, será necessário descrever — em campo próprio — a finalidade da operação tributária: débito ou crédito. Parece detalhe, mas é um dos pontos mais difíceis de ajustar. Exemplo: na venda, eu debito IBS, mas na compra, tenho um crédito correspondente por finalidade “entrada para revenda”.

No fundo, a Receita busca amarrar cada crédito a uma entrada real e rastreável. Sai aquela cultura do “lança no bloco X” para uma cultura cruzada e validada. Preparar as empresas e as pessoas para esse raciocínio leva tempo. Mais uma vez, a tecnologia vira uma aliada.

Criação de novos campos e ajustes no xml

A raiz do problema nem sempre está na regra, mas no arquivo digital. O XML da NF-e/NFC-e ganhou novos elementos, obrigatórios. Alguns exemplos:

  • Tags infIBS, infCBS e infIS, cada uma com seus próprios subcampos;
  • Campos para códigos de classificação, situação e finalidade;
  • Ajuste de campos de produto para garantir parametrização automática;
  • Inclusão de campos para base de cálculo, exclusões legais e redutores;

Pode parecer técnico demais, e na verdade é. Só que isso impacta todos os sistemas e scripts que lidam com emissão, recebimento, automação e conferência fiscal. Não olhar para isso agora pode custar tardes inteiras de retrabalho depois.

Exemplo de código XML da NF-e com novos campos tributos destacados em vermelho A necessidade de adaptação: preparação, pessoas e tecnologia

Toda mudança de regra fiscal sempre assusta, claro. O grande ponto aqui é a quantidade de detalhes envolvidos e o impacto na operação real do dia a dia.

Quem deixar para a última hora… pode ficar fora do jogo.

É preciso, no mínimo, pensar nos três pilares que toda empresa deveria olhar nesse momento:

  • Pessoas: treinar e comunicar sobre os novos campos, códigos, finalidades e prazos;
  • Processos: rever mapa de produtos, parametrização fiscal, fluxo de compras, vendas e armazenagem de documentos;
  • Tecnologia: garantir que os sistemas estejam preparados para ler, gerar e armazenar os novos leiautes. Aqui, soluções de automatização de RPAs como os da Robolabs fazem diferença, especialmente para escritórios contábeis e departamentos cheios de emissão simultânea de notas.

Para profissionais contábeis, a dica é não pensar apenas no “preencher”. Será necessário fazer sentido nas informações. A Receita Federal já sinalizou que vai cruzar dados em tempo real, auditando as finalidades tributárias e as classificações. Um erro repetido pode custar não só dinheiro, mas credibilidade — e clientes.

Preparação do cadastro de produtos e regras fiscais

Um dos maiores gargalos está aqui: revisar todos os cadastros de produtos, parametrizando cada código NCM, tipo de operação e combinação de classificação tributária. Nem toda empresa está preparada para pensar em cada detalhe. Muitas vezes, é um trabalho ingrato de ajuste manual — e, claro, propenso ao erro humano. Automatizar esse cruzamento já parece quase obrigatório (e sim, aqui de novo a Robolabs pode ajudar muito).

Testes, testes e mais testes: o ambiente de homologação

É bom aproveitar o período de testes (a partir de julho de 2025) para simular emissões, validar campos e checar se o sistema retorna erros ou rejeições. Não custa repetir: cada ajuste feito ali é tempo e dor de cabeça poupados quando a validação passar a ser obrigatória. Não há atalho — só preparação mesmo. Os testes são oportunidade de ouro para descobrir onde o fluxo trava e o que falta aprimorar, seja no sistema ou no processo.

Como as validações automáticas funcionam

O grande salto daqui em diante é: validar antes de emitir. Se antes era comum “ajustar na apuração”, agora pode não ser mais possível. Os sistemas (SEFAZ) estão preparados para rejeitar toda nota que apresentar:

  • Ausência ou incorreção nos códigos de finalidade de débito/crédito;
  • Códigos de classificação tributária incompatíveis com a operação;
  • Divergência entre o NCM do produto e a base de cálculo do imposto;
  • Informações inconsistentes entre NF-e/NFC-e e declarações fiscais mensais/anuais.

O volume de notas rejeitadas tende a subir muito no início. Por isso, contar com um processo automatizado para detectar inconsistências antes do envio pode fazer toda a diferença. E aqui, a automação da Robolabs nasce para evitar que você tenha que olhar nota por nota. Ninguém merece esse tipo de rotina, não é?

Dificuldades esperadas na adaptação

Sejamos sinceros: poucas empresas estão realmente prontas para lidar com essa virada tributária. O natural é:

  • Desconhecimento ou dúvidas sobre os novos códigos de classificação;
  • Demora para ajustar e parametrizar o cadastro de mercadorias;
  • Falta de integração entre sistemas antigos e o novo leiaute de NF-e/NFC-e;
  • Erros de digitação ou interpretação das novas finalidades;
  • Retrabalho com notas rejeitadas, cancelamentos e correções sucessivas;
  • Pressão por atualização tecnológica num ritmo mais rápido do que o possível.

Pode ser que nos primeiros meses depois de outubro de 2025 haja uma avalanche de dúvidas. Por isso, antecipar pode ser o único caminho sensato. Assim que as versões de testes ficarem disponíveis, mexa, simule, encontre as falhas.

Equipe de contadores reunida analisando documentos fiscais e telas de computador Como evitar problemas: recomendações para empresas e escritórios contábeis

Vontade de empurrar para amanhã é tentadora. Só que as consequências de esperar demais podem ser sentidas quando a rotina travar. Então, um roteiro seguro (mesmo que imperfeito) pode ser assim:

  1. Montar pequenos grupos de estudo sobre as alterações tributárias e seus impactos. Reunir os envolvidos e compartilhar dúvidas e achados;
  2. Mapear o fluxo de compras e vendas, identificando onde os códigos de finalidade e classificação precisam ser informados;
  3. Atualizar os sistemas de gestão/faturamento, preferencialmente buscando automação para cruzar cadastro de produtos e tributação;
  4. Simular emissões no ambiente de homologação, validando cada erro ou recusa do sistema — anote tudo!;
  5. Atualizar o manual de rotinas internas, assim os novos campos não dependem só de uma pessoa;
  6. Buscar apoio de consultorias e empresas de automação (como a Robolabs) para parametrizar rotinas e garantir que o robô faz o que o humano levaria muito mais tempo para fazer.

Enfrentando a insegurança para além da tecnologia

Essa parte é mais subjetiva, mas precisa ser dita. Mudança desse tipo gera ansiedade coletiva. As reuniões ficam carregadas de “e se?”. É normal. Só que ignorar a mudança só vai aumentar o risco de erro — além de comprometer o relacionamento com clientes, fornecedores e o próprio Fisco.

Às vezes parece tudo complexo demais, mas simplificar passa por assumir erros, perguntar e buscar a automação como escudo contra acúmulo de tarefas banais. Afinal, como dizemos na Robolabs, libertar humanos de serem robôs faz mais sentido quando há uma reforma fiscal pela frente. Faz mesmo.

O futuro da automação fiscal e o papel dos robôs

Vivemos uma época em que atualizar sistemas, treinar times e monitorar regras fiscais pode consumir mais tempo do que executar o próprio negócio. A cada ciclo como esse, soluções automáticas e personalizadas, como as criadas pela Robolabs, se tornam uma alternativa real — não só para grandes corporações, mas principalmente para escritórios de contabilidade e departamentos financeiros que lidam com diversidade tributária.

Esses robôs conseguem:

  • Ler os novos leiautes das notas e apontar erros antes da emissão;
  • Cruzar informação entre cadastro de produtos e tributação (por NCM, finalidade, classificação, natureza da operação);
  • Atualizar rotinas automaticamente conforme entrarem novas versões da Nota Técnica ou do manual do contribuinte;
  • Gerar relatórios de inconsistências recorrentes para facilitar o treinamento do time e o aperfeiçoamento dos processos;
  • Reduzir a carga sobre o time contábil evitando tarefas repetitivas e revisões manuais linha a linha.

Claro: automação alguma magicamente elimina o erro humano. Mas ela atua como primeiro filtro da conformidade — e coloca o humano (contador, gestor, admin) na tarefa mais importante: analisar, interpretar, decidir. Não mais ficar apagando incêndio.

Passos práticos para a transição: o roteiro das etapas

  • Abril/2025: Leitura da Nota Técnica e mapeamento dos impactos junto ao time;
  • Maio-Junho/2025: Atualização dos cadastros de produtos e parametrizações fiscais;
  • Julho/2025: Entrada no ambiente de homologação para rodar rotinas de testes. Errou? Ajuste o sistema;
  • Agosto-Setembro/2025: Ajustes finos. Atualizar também manuais internos e políticas de conferência;
  • Outubro/2025: Rodar produção paralela com o novo leiaute e monitorar rejeições. Registrar falhas para não repetir;
  • Novembro-Dezembro/2025: Últimos ajustes, reforçar treinamentos, validar integração de sistemas e robôs;
  • Janeiro/2026: Arranque definitivo. A partir de agora, toda nota fora da regra será barrada pelo validador automático. E o jogo está valendo.

Considerações finais

Poderíamos elencar uma infinidade de perguntas: vai haver prorrogação de prazo? Vai ser difícil para as microempresas? O Fisco será compreensivo diante de tantos problemas? A resposta, provavelmente, tem nuances. Algumas etapas podem ser ajustadas, mas a verdade é uma só: o novo modelo fiscal já começou seu caminho, e cada empresa precisa encontrar uma forma prática de se adaptar.

No fundo, o segredo está entre antecipar problemas e automatizar tarefas para minimizar erros. A Robolabs tem se envolvido com clientes que buscaram essa atualização e viram que a transição ficou menos dolorida quando o robô faz aquilo que o humano já não tinha energia para conferir. Não existe solução perfeita, mas existe menos sofrimento quando se opta por tecnologia que entrega previsibilidade, controle e liberdade.

Robô digital conferindo nota fiscal eletrônica em tela de computador Tempo, preparo e automação parece simples, mas desafiam até o mais experiente dos contadores. Aproveite cada etapa do calendário, envolva o seu time e, se quiser conhecer como a Robolabs pode apoiar essa jornada, converse conosco e veja com seus próprios olhos como a automação pode dar conta do recado enquanto você cuida do que realmente importa.

NF-e Nacional: 9 Mudanças Essenciais Para Contadores em 2026

A transformação digital não espera. Quem trabalha com contabilidade já sentiu isso na pele pelo menos uma vez nos últimos anos. Agora, mais perto de 2026, o projeto de NF-e Nacional está avançando. Ele promete mexer com rotinas, praticidades e, claro, com a vida dos escritórios contábeis no país inteiro.

Pense naquela vida: arquivos XML, sistemas estaduais, regras cheias de detalhes e várias horas gastas checando cada operação. Tudo isso vai se transformar. Algumas mudanças podem ser vistas como obstáculos, outras como oportunidade. O que vai definir o lado em que você ficará será seu preparo — e como você (ou seu escritório) se adapta ao novo cenário.

“Todo contador tem uma história com notas fiscais. Em 2026, novas histórias serão escritas.”

Durante este artigo, vamos mostrar as nove principais transformações que a NF-e Nacional vai trazer. O objetivo é trazer clareza, sem prometer milagres e nem prever todos os cenários. A ideia é mostrar: o que realmente muda, por quê, e como você pode se preparar. Se você sente que passar menos tempo no operacional e mais tempo apoiando clientes em decisões é o futuro da contabilidade, talvez a Robolabs possa ser ainda mais importante na sua rotina do que imagina.

Entendendo a NF-e Nacional e o que muda em 2026

Antes de irmos para as mudanças, uma breve pausa. O modelo atual da NF-e no Brasil é… complicado. Na verdade, é uma confusão de legislações, padrões técnicos e regras estaduais. A NF-e Nacional busca unificar isso:

  • Centralização dos dados e operações em um sistema nacional;
  • Regras unificadas, independentemente do estado da empresa ou do destinatário;
  • Criação de uma base única, facilitando fiscalização e consultas;
  • Adeus (ao menos na teoria) às divergências técnicas e às intermináveis incompatibilidades de sistemas estaduais.

Pode parecer pouco, mas quem lida com NF-e há anos sabe o quanto essas diferenças complicam o dia a dia. Agora, vamos direto ao que interessa: as nove mudanças — com espaço para alguma subjetividade, afinal, cada escritório de contabilidade tem uma realidade própria. Pronto para o futuro?

1. Um único portal nacional para emissão e consulta

Se há uma palavra que define a NF-e hoje é fragmentação. Cada estado controla seu próprio portal, suas regras, equipes de suporte e padrões técnicos. Com a NF-e Nacional, isso deve acabar.

O Portal Nacional terá:

  1. Emissão centralizada, sendo possível emitir de qualquer lugar, para qualquer UF;
  2. Consulta de todas as notas, independentemente do estado de origem ou destino;
  3. Padrão único de documentação técnica, simplificando integrações com sistemas contábeis.

Para escritórios acostumados a manter integrações múltiplas, isso pode significar redução de erros e menos retrabalho no gerenciamento das notas. Quem já apostou em automatização de rotinas (como faz a Robolabs) vai perceber o salto de praticidade. Afinal, unir sistemas em um só padrão abre espaço para robotizações mais assertivas em todas as etapas.

Tela de computador exibindo painel único de NF-e 2. Fim das variáveis estaduais: regras mais diretas

Você lembra daquelas pegadinhas de diferença de campos exigidos de um estado para outro? Uma unidade federativa exigia o EAN do produto, outra não, campos obrigatórios sempre mudavam… Era preciso ter quase um manual só para entender cada UF.

“Cada exceção, uma dor de cabeça na integração.”

A NF-e Nacional chega prometendo eliminar essas exceções locais. Tudo será definido em um padrão nacional. O número de campos opcionais, obrigatórios e possíveis não deve mais variar conforme o estado. Isso afeta diretamente:

  • Tempo gasto em parametrizações por escritórios;
  • Migração de empresas entre estados;
  • Implementação de robotizações para o processo de emissão;
  • Menos falhas humanas e técnicas (por não precisar memorizar “pegadinhas”).

Este é um ponto que pode chocar quem atua há mais tempo no setor. Quase um recomeço — um pouco desconfortável no começo, mas muito promissor, pensando adiante.

3. Novos formatos de integração e validação

Se hoje existem múltiplos padrões de integração dos sistemas contábeis e ERPs com as Secretarias da Fazenda, a tendência é que tudo passe para APIs centralizadas, documentadas e atualizadas em um único lugar.

Algumas consequências dessa mudança:

  • Redução da complexidade técnica para integração;
  • Menor risco de downtime por instabilidade estadual;
  • Facilidade para updates, pois será necessário monitorar apenas um ambiente nacional;
  • Robotizações (como as criadas pela Robolabs) poderão ser adotadas numa velocidade muito maior — sem adaptar para cada estado.

Contudo, há uma preocupação legítima: sistemas legados e integrações feitas “nos modos antigos” podem ficar obsoletos de um dia para o outro. Ou seja, será preciso planejar a transição com antecedência. O impacto de uma virada brusca pode ser considerável.

4. Mudanças nos arquivos XML: estrutura e versão

Os arquivos XML das notas fiscais eletrônicas são, hoje, a base da automação contábil. Processos de conferência, importação e contabilização giram em torno dele. Mas com a NF-e Nacional, a estrutura do arquivo sofrerá alterações — e até os layouts de versões anteriores podem não ser aceitos.

Imagine: robôs, scripts e integrações que esperavam um campo na linha 130 e agora precisam buscar na linha 90. Pequenos detalhes, grandes efeitos.

“Pequenas mudanças de layout quebram grandes automatizações.”

É o momento para:

  1. Fazer inventário dos sistemas e integrações de leitura de XML utilizados no escritório;
  2. Planejar as atualizações com antecedência, acompanhando releases do Portal Nacional;
  3. Pensar em ferramentas flexíveis, capazes de se adaptar a layouts novos rapidamente. Aqui, contar com empresas como a Robolabs pode ajudar consideravelmente, pois a automação customizada é recalibrada conforme as mudanças.

Telas comparando dois layouts diferentes de XML 5. Mais rigor na validação das informações fiscais

Uma das maiores queixas atuais é a inconsistência de validação entre estados. Com o novo modelo, a ideia é que o sistema nacional seja mais rígido nos cruzamentos e rejeições automáticas.

  • Registros fiscais incorretos serão barrados já na origem;
  • Sinais de alerta mais evidentes para obrigatoriedades fiscais;
  • Adoção de validação em tempo real para quase todos os campos, reduzindo as possibilidades de nota ser transmitida com erro;
  • Maior visibilidade para auditorias e cruzamentos pelo fisco.

Isso significa que escritórios e áreas fiscais precisarão:

  • Reeducar clientes sobre preenchimento correto dos campos (evitando jogar “qualquer coisa” para emitir notas);
  • Aprimorar robotizações que identificam potenciais inconsistências antes mesmo do envio.

É aí que ferramentas como as soluções de automação da Robolabs podem atuar de forma preventiva, checando os dados antes do erro ser encaminhado para o Portal da NF-e Nacional.

6. Consolidação em tempo real para o fisco

Atualmente existe um delay — por vezes de horas ou dias — para que o fisco visualize tudo o que está sendo emitido em âmbito nacional. Com a NF-e Nacional, a consolidação será instantânea.

  • O fisco terá acesso ao universo das notas fiscais, independentemente do estado envolvido na operação;
  • Cruzamentos de dados ficarão mais sofisticados e ágeis;
  • A fiscalização automatizada será fortalecida, diminuindo brechas para erros ou práticas não conformes.

Para o contador, isso traz mais transparência, mas também mais responsabilidade. Os erros, que antes poderiam “passar batido” alguns dias, agora serão identificados quase em tempo real. Adeus ao período de “ajuste” pós-emissão.

7. Integração direta com sistemas financeiros e ERPs

Outro ponto de impacto é a promessa de padronização total para a integração com ERPs, bancos e sistemas financeiros. Hoje esse cenário é um jogo de encaixes e gambiarras técnicas. Com o padrão nacional:

  1. As APIs serão públicas e atualizadas, com um padrão só para desenvolvedores;
  2. Relatórios e extratos fiscais poderão ser puxados automaticamente com menos risco de inconsistências;
  3. Tarefas de conciliação ficarão mais rápidas e, de certo modo, mais seguras;
  4. Surgem oportunidades para automatizar desde a emissão até a conciliação bancária, usando robôs customizados.

Nesse ambiente, escritórios que dominam a automação — como aqueles que já trabalham ao lado da Robolabs — terão vantagem nítida, já que poderão conectar sistemas e cruzar dados rapidamente, sem reprogramar integrações toda semana.

Fluxograma de integração entre NF-e Nacional e sistema ERP 8. Fiscalização mais digital: aumento do uso de IA

A digitalização do processo fiscal abre caminho para algo que era apenas especulação alguns anos atrás: uso crescente de inteligência artificial no rastreamento das operações fiscais.

  • Análise automática de padrões fora do comum em vendas, tributação e descrições de produtos;
  • Alertas automáticos para risco fiscal ou operações suspeitas;
  • Possibilidade de predições sobre empresas com alto risco de autuação.

O que antes era privilégio dos grandes, agora vai ser rotina. O pequeno escritório, a empresa média ou grande, todos vão interagir com sistemas inteligentes que monitoram cada detalhe da nota emitida.

“A inteligência artificial fiscal está deixando de ser ficção. E não tem mais volta.”

De um lado, isso pode assustar. De outro, pode proteger o contador de erros banais — desde que ele conte com sistemas que também tragam análises inteligentes, inclusive em suas automações.

9. Mudança profunda no modelo de escrituração

Por fim, talvez a consequência menos falada, mas das mais sentidas: a escrituração fiscal sofrerá mudanças profundas.

  • Consolidação dos dados de diversos estados em uma única base facilitando o registro contábil;
  • Padrões mais objetivamente definidos para a importação dos XMLs em sistemas de contabilidade;
  • Diminuição da redundância de lançamentos, principalmente para empresas que atuam em múltiplos estados;
  • Facilidade para auditorias, cruzamento de informações e geração de relatórios.

O ciclo clássico de passar horas ajustando layouts de importação, criando planilhas intermediárias e revisando lançamentos que trincam de um estado para o outro será, ao menos em parte, superado.

Computador com sistema de escrituração unificada aberto O que muda na relação contador-cliente?

Quando se elimina retrabalhos, incompatibilidades e erros que tomavam horas, sobra tempo para a parte estratégica. E aí, sim, quem conseguir migrar para análises, planejamento tributário e aconselhamento fiscal, estabelecerá um novo diferencial.

O contador deixará de ser visto apenas como “o cara que resolve problema” e passará a ser visto como parte do crescimento da empresa. Mas isso só vai acontecer para quem liberar tempo das rotinas repetitivas. Muitas das transformações possíveis dependem de automação — e de robôs que cuidam do operacional, permitindo que o humano cuide do que realmente faz sentido para o negócio do cliente.

Como se preparar para a NF-e Nacional?

Falar é fácil. Adaptar-se é outro desafio. Aqui vão passos práticos, simples (mas que dão trabalho):

  1. Mapeie todos os processos que dependem de inputs estaduais e de layouts específicos;
  2. Converse com clientes que operam em mais de um estado e alinhe expectativas;
  3. Revise integrações com ERPs, bancos e sistemas legados;
  4. Fique de olho nos canais oficiais da NF-e Nacional (documentação, reuniões, comunicados);
  5. Invista em tecnologia e automação — e busque parceiros especializados como a Robolabs, que já vivem esse universo de adaptação e robotização sob demanda.

O pior cenário é ser pego de surpresa, deixando para modernizar sistemas e processos depois que a virada já aconteceu.

O lado humano em meio à automatização

Existe uma ansiedade normal quanto à chegada de modelos mais automatizados no setor contábil. Mas o que se percebe — talvez um pouco tarde para alguns — é que a tecnologia bem implementada liberta o contador daquilo que é mecânico. Dá espaço para o novo.

“Menos robô, mais humano: esse é o verdadeiro papel da tecnologia na contabilidade.”

É aqui que projetos como a Robolabs fazem diferença, porque não se trata apenas de apertar botões ou criar scripts: é libertar o profissional para pensar, analisar, orientar, criar. No fundo, a transformação que vem em 2026 é uma enorme chance de reescrever a própria carreira contábil.

Conclusão: um novo caminho começa agora

Em 2026, quando a NF-e Nacional estiver de pé, a maneira de fazer contabilidade e administrar empresas terá mudado — talvez mais do que supomos hoje. As nove mudanças descritas aqui não cobrem todos detalhes. Novas questões vão surgir, adaptações serão constantes. Mas aqueles que saírem na frente na preparação terão alguma vantagem.

Se libertar do excesso de processos manuais parece impossível, saiba que já existem ferramentas e soluções pensadas exatamente para este novo tempo. A Robolabs já se prepara para apoiar escritórios e áreas administrativas/financeiras a tornar o operacional invisível — e o estratégico, visível e valorizado.

“Se tudo vai mudar, por que não mudar junto?”

Quer transformar sua relação com o trabalho digital? Conheça a Robolabs, descubra como automatizar processos na sua contabilidade e foque no que realmente importa: o lado humano do seu negócio.