Reforma Tributária: Como a Automação Pode Ser Impactada?

Nos últimos anos, a discussão sobre a reforma tributária no Brasil ganhou fôlego e finalmente saiu do papel. Mudanças profundas começaram a tomar forma e prometem sacudir a rotina de empresas, contadores e todo o setor de serviços. Entre ajustes, avanços e incertezas, existe uma pergunta que paira no ar: o que muda para quem aposta na automação de processos? Um ponto de atenção, silencioso, mas que pode transformar completamente o jeito como a contabilidade e as áreas financeiras atuam nos próximos anos.

Antes de tudo, não há como negar: assuntos relacionados a impostos geralmente causam calafrios em qualquer gestor ou contador. Não à toa. O sistema tributário brasileiro sempre foi alvo de críticas pela complexidade, pelas incontáveis exceções e – claro – pela sensação de um custo exagerado, tanto no tempo quanto no dinheiro consumidos para manter tudo em ordem.

Com a reforma tributária finalmente aprovada e novas regras batendo à porta, alguns problemas históricos começaram a ser enfrentados. Outros, talvez, só estão trocando de lugar. E entre tudo isso há espaços para oportunidades, especialmente para empresas que, como a Robolabs, pensam de forma diferente e acreditam que o futuro está nas mãos — ou melhor, nos digitais — dos colaboradores digitais. Mas, afinal, como a automação será impactada?

A eliminação da cumulatividade: um antigo desejo e novos desafios

Por muitos anos, se ouviu falar que a tributação em cadeia – ou, usando um termo técnico, a cumulatividade – era a verdade inconveniente do sistema brasileiro. Empresas pagavam imposto sobre imposto, o que agrava custos e distorce decisões. Para a indústria, isso sempre incomodou muito. Já para o setor de serviços, a discussão era diferente: parte das empresas sentia menos efeito da cumulatividade, já que grande parte de suas despesas se concentra em salários, não em insumos passíveis de gerar crédito tributário.

Com a reforma, nasceu um componente chamado crédito tributário financeiro. Agora, toda empresa pode compensar impostos pagos nas etapas anteriores da cadeia. O resultado? O tributo deixa de ser cobrado repetidamente, tornando-se “não cumulativo”.

Isso era uma demanda antiga e, de certa forma, justa do setor produtivo.

Mas há um porém que ninguém pode ignorar – e que vai mexer profundamente nas estratégias de automação.

O mecanismo do crédito tributário financeiro

O crédito tributário financeiro funciona quase como uma conta-corrente de tributos. Imagine que, em cada compra, sua empresa pode “abater” do imposto devido aquilo que já foi pago anteriormente, reduzindo o valor a recolher na etapa seguinte do ciclo econômico. Entre os principais pontos desse mecanismo estão:

• Compensação ampla: créditos poderão ser usados para compensar débitos de tributos pagos anteriormente, reduzindo a carga tributária final.
• Atenção à folha: pagamentos de salários não geram direito a crédito. Somente insumos, bens e serviços adquiridos serão considerados.
• Impacto no setor de serviços: empresas que possuem grande parte das despesas em salários sentirão uma diferença, já que não terão créditos a compensar com esses pagamentos.

O tributarista Lucas Ribeiro resume bem essa questão:

Como a folha de salários não gera créditos, empresas que mais gastam com pessoal perdem vantagem competitiva frente às que podem robotizar ou terceirizar tarefas.

Na prática, isso muda o jogo para setores que estavam menos incomodados com a cumulatividade. Escritórios de contabilidade, agências, empresas de TI, clínicas, escolas… todos terão que reavaliar a estrutura de custos. Muitos viram nesta brecha um bom motivo para automatizar processos e reduzir o peso da folha.

A folha de salários na nova lógica tributária

É interessante pensar nessa peculiaridade. Até porque, se você paga salários, espera que parte desses custos possa ser “recuperada” de alguma forma, certo? Só que, sob a nova sistemática, o gasto com salários não entra na conta do crédito tributário financeiro. Explicando melhor:

• Salários continuam essenciais para as empresas – mas, na ótica do crédito tributário, são neutros. Você paga salários, paga as obrigações trabalhistas, mas não acumula créditos fiscais sobre isso.
• Alíquotas menores para serviços – Em tese, a carga sobre serviços pode cair um pouco, já que a alíquota do novo IVA tende a ser menor que a soma dos impostos antigos (PIS, Cofins, ISS, etc.). Ainda assim, para quem emprega muito, pode perder força competitiva.
• Movimento em direção à automação – Como as empresas não terão créditos sobre salários, há um incentivo implícito para investir em processos automatizados, reduzindo o peso da folha e, consequentemente, melhorando o resultado financeiro no novo modelo tributário.

Vendo de fora, talvez pareça uma mudança pequena, mas o efeito pode ser gigante. Pode parecer contraditório, mas as empresas mais humanas, que mais geram empregos, terão menos incentivo tributário para manter equipes grandes – pelo menos do ponto de vista fiscal.

É nesta brecha que empresas como a Robolabs têm visto um caminho interessante: acelerar a implantação de colaboradores digitais para liberar profissionais humanos de tarefas repetitivas, onde há pouco valor agregado e alto custo trabalhista. Não é simplesmente reduzir o quadro de pessoal, mas criar oportunidades para que o time possa atuar de forma mais estratégica sem viver preso a processos rotineiros, desgastantes e que consomem tempo desnecessariamente.

Split payment: o pagamento fracionado avança

Outro destaque da reforma tributária é o chamado split payment – ou pagamento fracionado. Agendado para início em 2027, esse sistema promete mudar a forma como empresas recolhem tributos.

• O split payment determina que tributos serão recolhidos de forma automática e instantânea no momento em que a transação financeira ocorre.
• Basicamente, o valor dos impostos será separado do pagamento recebido pelo prestador de serviço ou vendedor. Dessa maneira, o dinheiro do tributo vai direto para o governo, reduzindo riscos de sonegação e atrasos.
• Pode soar moderno, talvez até impessoal, mas há quem veja nisso um alívio: menos preocupação com datas de vencimento, menos erros operacionais – e o cenário perfeito para a automação ganhar mais espaço, especialmente em contas a pagar e a receber.

Pensando bem, talvez isso tire do papel o sonho do “tributo invisível”. Ou seja, aquele imposto que não depende mais de preenchimento manual de guias de pagamento, digitação de códigos, esperar boletos, calcular valores com medo de errar… Tudo pode (ou, pelo menos, deveria) funcionar automaticamente.

Esse novo sistema pode assustar quem ainda faz tudo no papel, mas é quase um convite para quem aposta na automação. Softwares e robôs como os desenvolvidos pela Robolabs já tornam o processo contábil mais seguro, previsível e rastreável, algo valioso num ambiente de cobrança automática de impostos.

Adeus aos cinco tributos: um sistema mais enxuto?

Durante décadas, escritórios contábeis passaram horas e horas calculando, conferindo e ajustando cinco tributos diferentes só para manter as obrigações em dia: PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS. Cada um tinha suas regras, exceções, prazos e um ambiente próprio de fiscalização. Não era raro encontrar equipes inteiras dedicadas a garantir que nada se perdesse nessa selva de obrigações acessórias.

Agora, o plano é simplificar. Esses cinco tributos serão, pouco a pouco, substituídos pelo chamado Imposto sobre Valor Agregado Dual (IVA Dual). Na prática, teremos:

• IVA federal – chamado de CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), substituindo PIS, Cofins e IPI.
• IVA subnacional – chamado de IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), ocupando o lugar do ICMS e do ISS.

Esse processo será gradual, começando em 2026 e se estendendo até 2033. A ideia, se tudo funcionar como prometido, é que o sistema fique mais fácil de entender, mais previsível e menos propenso a erros – fatores que, historicamente, alimentam a necessidade de automação contábil.

Mas será tão simples assim? Talvez não completamente. Novas rotinas surgirão, enquanto outras perderão relevância. Estruturas inteiras de conferência podem ser revistas, exigindo atualização constante de softwares e robôs, seja para calcular novos prazos, ajustar regras de crédito ou conferir eventuais exceções de última hora.

O impacto prático da reforma tributária na automação

À primeira vista, pode parecer que a reforma tornará tudo mais simples e, portanto, que a automação será menos necessária. Mas, se você já se frustrou com mudanças na legislação contábil antes, provavelmente tem aquela sensação incômoda de que “sempre há uma nova exceção” esperando na esquina.

O cenário pós-reforma reserva alguns pontos de atenção para quem aposta na automação:

• Processos de apuração mais automatizados – O modelo de crédito tributário financeiro exige acompanhamento detalhado de cada compra, serviço e insumo, já que qualquer erro pode corroer margens de lucro e gerar passivos inesperados.
• Consulta e validação de créditos – Empresas precisarão de sistemas capazes de classificar e rastrear créditos tributários, diferenciando insumos, ativos, salários, terceirizações e outras despesas.
• Ajuste constante às normas – À medida que novas regras forem publicadas, será inevitável atualizar robôs e sistemas. A Robolabs, por exemplo, já trabalha para garantir que seus colaboradores digitais sejam flexíveis, capazes de aprender e se ajustar rapidamente às demandas legais.
• Arrecadação instantânea – Com o split payment, sistemas precisam estar preparados para lidar com a separação instantânea de receitas e tributos, automatizando conciliações e evitando riscos de furo no caixa.
• Custos sob pressão – No setor de serviços, principalmente, qualquer economia de tempo ou de folha entra em jogo, pois faz diferença direta no resultado operacional.

No fim das contas, a automação não fica menos relevante – talvez fique mais estratégica, menos “tapando buracos” e mais orientada a impulsionar resultados, reduzindo a dependência de controles manuais suscetíveis a falhas, atrasos e questionamentos do fisco.

Visões contraditórias: automação ou mais empregos?

Nesse novo cenário, curiosamente, surgem opiniões opostas. Uns defendem que a automação ganha ainda mais espaço porque a folha de salários virou um “peso morto” sob o novo sistema de créditos. Outros, porém, lembram que a vocação de muitos negócios é exatamente gente: professores em sala, médicos atendendo, consultores elaborando diagnósticos… Tudo indisponível para automação total.

Talvez a resposta não esteja nos extremos. Por mais que a automação avance para eliminar tarefas repetitivas, não faz sentido trocar gente por robô onde o toque humano gera valor. E, claro, ter robôs digitais na equipe pode liberar profissionais para atuar onde fazem diferença de verdade – diagnóstico, análise e tomada de decisão.

Por outro lado, empresas que ignorarem o potencial de automação correm o risco de pagar mais imposto sem necessidade, ficar menos ágeis e perder espaço para concorrentes mais leves. Basta lembrar as palavras do tributarista Lucas Ribeiro mais uma vez:

A reforma pode incentivar a automação nas empresas, especialmente no setor de serviços, onde os custos com pessoal são relevantes.

É quase inevitável: quem consegue reduzir tarefas mecânicas abre espaço para crescer, inovar e, sim, competir melhor.

O papel das soluções digitais sob a ótica da Robolabs

Na Robolabs, a experiência tem mostrado que grandes mudanças legais sempre geram preocupações, mas criam também janelas para reinventar processos. A criação de colaboradores digitais personalizados para cada necessidade é um caminho natural nesse novo ambiente.

Robôs podem assumir a apuração de tributos, conferir créditos fiscais, monitorar prazos de split payment e muito mais. Mas, acima disso, a liberdade conquistada por quem deixa os trabalhos mecânicos para as máquinas é real. Profissionais que eram “robôs humanos” podem, afinal, se dedicar a cuidar de pessoas, desenvolver estratégias ou, quem sabe, até identificar novas oportunidades de negócio, sem a constante ansiedade burocrática sobre cálculos, planilhas e obrigações acessórias.

Se antes a automação era uma resposta à complexidade, talvez agora passe a ser parte do DNA de quem quer manter o negócio saudável, atualizado e competitivo. Sistemas adaptados à nova lógica dos créditos, integração com plataformas de split payment, inteligência para entender novos relatórios fiscais… tudo isso passa a ser diferencial.

O futuro: incertezas, preparação e oportunidades

Se tem uma certeza no mundo tributário é que mudanças nunca são totalmente previsíveis. A promessa de simplificação sempre esconde, aqui e ali, um artigo confuso, uma exceção inesperada, um ajuste que força equipes inteiras a reaprenderem o trabalho da noite para o dia.

Mesmo assim, não há dúvida de que a automação se tornou mais valiosa – não como substituta de pessoas, mas como aliada da gestão. Empresas e escritórios contábeis atentos precisarão revisitar seus processos, treinar equipes, conversar com parceiros de tecnologia (como a Robolabs) e, acima de tudo, estar prontos para agir rápido quando aparecerem novidades fiscais.

Isso significa que chegou a hora de ouvir quem já passou por outras ondas de mudanças. Procurar experiências de quem acertou (e de quem errou). Testar pequenas automações, medir resultados, ajustar rotas e, principalmente, manter-se flexível. Não existe fórmula que endureça para sempre, especialmente quando se fala em tributos e legislação.

Conclusão: o próximo passo

O impacto da reforma tributária na automação empresarial pode até não ser sentido imediatamente, mas está aí – esperando por quem quer ganhar eficiência e menos dor de cabeça. A falta de créditos sobre salários, o split payment, o fim da selva de tributos… tudo convida a uma transformação silenciosa, porém constante.

No mundo pós-reforma tributária, automatizar é preparar o terreno para o crescimento.

Se a sua empresa ainda trata automação como um luxo ou algo “depois”, talvez seja a hora de repensar. Com as mudanças tão profundas, não dá mais para ignorar o poder de robôs digitais personalizados. E, se restar qualquer dúvida sobre por onde começar, talvez a melhor decisão seja conversar com quem já vive esse futuro todos os dias.

Conheça a Robolabs. Descubra como a automação personalizada pode transformar a sua contabilidade e a rotina administrativa do seu negócio. Queremos libertar você das tarefas mecânicas – e abrir espaço para o que realmente importa.