Reforma tributária: 7 falhas dos ERPs contábeis que preocupam

Quando comecei a trabalhar com contabilidade, percebia certa estabilidade no que diz respeito às obrigações fiscais. Por anos, os softwares de gestão contábil absorviam e entregavam aos profissionais exatamente o que a legislação pedia. Com o tempo, me acostumei com a velha lógica do “cumprir o mínimo, entregar o balancete, emitir DRE e, eventualmente, o diário”. Só que isso está mudando. A reforma tributária mexeu não apenas nos tributos, mas sacudiu o universo dos sistemas de gestão contábil.

Ninguém me contou. Estou vendo de perto escritórios de contabilidade e desenvolvedores de sistemas enfrentando desafios inéditos. Muitos softwares desapareceram. Outros foram adquiridos por grandes grupos. A pressão de entregar algo novo e ir além das obrigações fiscais nunca foi tão latente.

Como parte do time da Robolabs, enxergo claramente que agora existe uma cobrança diferente: os ERPs vão precisar ser mais abertos, adaptáveis e, acima de tudo, fáceis na mão do usuário. É um novo cenário, com novas dores. E, principalmente, com muitos questionamentos sobre o futuro desses sistemas.

Como a reforma tributária colocou à prova os ERPs contábeis

Para quem vive o dia a dia contábil, não há dúvidas: a simplificação tributária e a promessa de menos burocracia acabaram evidenciando fragilidades nos sistemas que antes passavam despercebidas. No passado, bastava o ERP acompanhar a legislação para o contador estar tranquilo. Agora, vejo uma tendência crescente de buscar mais flexibilidade, integração com novas ferramentas e relatórios realmente úteis.

Destaco alguns sinais dessa transformação:

• Menos obrigações acessórias provocam menos demanda de relatórios obrigatórios; cresce a demanda por relatórios de apoio à gestão
• Contadores precisam entregar dados prontos para serem analisados, não apenas cumprir compliance
• Empresas pequenas e médias querem autonomia para acessar os próprios números sem depender do escritório

Esse novo panorama escancara algumas deficiências nos sistemas contábeis tradicionais. Nos próximos tópicos, trago as sete falhas que mais me preocupam e que acredito serem o divisor de águas na próxima geração de soluções para o setor.

O futuro dos sistemas contábeis será dos abertos e adaptáveis.

Primeiro problema: relatórios engessados e inflexíveis

Se tem algo que constantemente ouço de colegas, é a dificuldade em gerar relatórios personalizados. Mesmo nas operações simples, como exportar razão ou diário para planilha, os problemas se acumulam. As células são mescladas, os títulos vêm duplicados, a ordenação não segue lógica nenhuma. Logo, o arquivo precisa ser todo retrabalhado, e, cá entre nós, ninguém gosta de perder tempo com tarefas assim.

Vejo ainda limitações nos geradores de relatórios dos ERPs. Se o profissional não domina fórmulas avançadas ou não é familiarizado com lógica de banco de dados, simplesmente não consegue extrair o que precisa. Já vi escritórios usando recursos externos, extraindo arquivos para tratar à mão, apenas para gerar uma tabela simples e objetiva.

Relatórios precisam ser simples, diretos e permitir manipulação livre dos dados, sem amarras ou formatações desnecessárias.

Na minha atuação junto à Robolabs, sinto que o caminho está em oferecer relatórios verdadeiramente customizáveis. A personalização deve estar ao alcance do contador, sem o medo de “quebrar” o sistema ou precisar acionar suporte técnico a cada ajuste.

Segunda falha: carência de interface intuitiva nos geradores de relatórios

Outro ponto que salta aos olhos é o abandono, por muitos sistemas, da experiência do usuário na criação de relatórios. Estamos em 2024, mas vejo muita interface travada nos anos 2000. Até para concatenar valores ou trocar a ordem das colunas é um suplício.

Isso desanima até profissionais experientes. Já presenciei diversas vezes colegas desistindo de relatar determinado cenário financeiro por pura dificuldade de uso da ferramenta.

• Menus escondidos ou confusos
• Campos obrigatórios sem instrução clara
• Ausência de pré-visualização
• Poucas opções de exportação ou customização de layout

Creio que quem foge dessa simplicidade acaba perdendo clientes. O mercado exige facilidade, clareza e agilidade. E, sinceramente, acredito que a tecnologia, como a ofertada pela Robolabs, precisa colocar o usuário no centro para derrubar essa barreira histórica.

Terceiro problema: integração com APIs quase inexistente

Na era dos dados conectados, impressiona saber que a maioria dos sistemas ainda fecha as portas para integrações reais com APIs abertas e bem documentadas. Integrar dados com Power BI ou Google Looker vira uma maratona sem fim. Na prática, vejo que poucos conseguem fazer essa ponte com tranquilidade.

Minha expectativa, e de muitos colegas, é de contar com ERPs que ofereçam APIs acessíveis, bem explicadas e de fácil implementação. Afinal, automação já não é luxo, é requisito básico. Quantos já perderam horas copiando e colando em vez de apenas conectar sistemas?

Para mim, sistemas fechados a integrações tendem a se tornar obsoletos. Isso interfere diretamente no ganho de tempo, na redução de erros e na criatividade de quem quer inovar internamente nos escritórios.

Quarta limitação: dificuldade para importar e exportar dados

Outro grande gargalo que percebo reside no processo de importação e exportação de dados. Quanto mais simples, melhor. Só que quem já esteve diante de uma planilha embaralhada, com colunas mal posicionadas e informações misturadas, sabe o desafio que é manipular dados de muitos sistemas.

No cotidiano, deparei com situações como:

• Arquivos exportados em formatos não padronizados
• Impossibilidade de importar lançamentos em massa sem passar por processos manuais cansativos
• Dados duplicados e estrutura inconsistente, que complicam qualquer tentativa de análise aprofundada

Entendo que, cada vez mais, a contabilidade não pode se limitar à exportação de PDFs ou relatórios engessados. O futuro pede portabilidade, qualidade na informação e flexibilidade para análises personalizadas.

Quinta falha: pouca clareza e consistência ao lidar com relatórios financeiros detalhados

A reforma tributária trouxe consigo o fim de muitas obrigações acessórias. Ao mesmo tempo, aumentou o grau de exigência dos clientes por informações mais completas e precisas. Não basta entregar balancete ou DRE padrão. Agora, as empresas querem entender o porquê de cada número, visualizar indicadores, montar cenários e até conectar informações contábeis com dados operacionais.

Nas minhas experiências, me deparei com sistemas que até geram relatórios mais robustos, como razão detalhado ou diário analítico, só que ao exportar esses dados, a estrutura chega bagunçada: células mescladas, dados fragmentados, subtotal nos lugares errados.

O contador hoje precisa de dados prontos para análise, não apenas para fins legais.

Isso mostra que ainda há um descompasso entre o que o ERP entrega e o que o mercado espera, especialmente quando falamos de escritórios que evoluíram para consultoria e gestão.

Sexto problema: obstáculos para análises de desempenho e integração com BI

Sempre ouvi que as grandes inovações nasceram de análises profundas dos dados. Hoje, Business Intelligence deixou de ser luxo das grandes empresas. Pequenos escritórios já buscam integrar seus sistemas de contabilidade com ferramentas como Power BI ou Google Looker, a fim de entregar dashboards completos para seus clientes.

Infelizmente, a integração entre os ERPs tradicionais e plataformas de BI ainda é precária. Muitas vezes, o máximo que se consegue é exportar um arquivo, ajustar manualmente e, só então, importar para o BI. Esse caminho torna qualquer tentativa de acompanhamento gerencial uma missão demorada.

Frustra-me também que, mesmo os módulos próprios de “BI” oferecidos por soluções do mercado, entregam análises frias e relatórios pré-montados, que pouco ajudam o cliente ou contador a tomar decisões mais estratégicas.

Diante desse cenário, sinto que o desejo hoje é poder integrar facilmente qualquer ERP a sistemas de Business Intelligence de mercado, criar relatórios visuais impactantes e acessar tudo em tempo real.

Sétima deficiência: ERPs fechados e pouco adaptáveis ficarão para trás

Chegamos a mais uma questão sensível. Os sistemas de contabilidade que insistem em manter plataformas fechadas, sem APIs bem elaboradas, exportação facilitada ou integração com outros bancos de dados já mostram sinais de desgaste.

Tenho notado, na rotina com diversos escritórios parceiros, que cada vez mais o critério de escolha de um sistema contábil deixa de ser o menor preço. O cliente analisa quem dá mais liberdade, integração com demais ferramentas e capacidade de adaptação às necessidades do escritório ou empresa. E não apenas se cumpre a legislação.

O que pesa agora é a capacidade de adaptação, não o valor da mensalidade.

De fato, os sistemas muito rígidos acabam afastando profissionais que querem inovar e oferecer valor ainda maior aos seus clientes. E, sinceramente, acredito que essa tendência só vai se intensificar nos próximos anos.

Mais do que compliance: o cliente quer dados úteis e acessíveis

Se antigamente cumprir obrigações fiscais era suficiente, agora não é mais. O perfil do cliente mudou. Ele quer decidir, planejar e entender o negócio a partir dos dados contábeis. Isso implica oferecer relatórios fáceis de entender, exportar planilhas sem dor de cabeça, conectar informações internas a outros bancos de dados e, principalmente, acessar APIs sem burocracia.

• Empresários exigem dashboards em tempo real
• Querem importar informações para seus próprios controles
• Pedem integrações com bancos, sistemas financeiros e operacionais

Vejo no dia a dia que, quanto mais fácil o acesso à informação, mais satisfeito o cliente, e mais relevante se torna o trabalho do contador, passando de mero cumpridor de obrigações para verdadeiro consultor do negócio.

O papel da Robolabs e a automação personalizada como resposta

Na Robolabs, trabalhamos todos os dias para transformar a rotina repetitiva em atividades inteligentes e humanas. Enxergamos que a tendência é clara: quem libera o contador do trabalho mecânico e digital valoriza a atuação estratégica e consultiva.

Automação, integração entre sistemas, geração de relatórios personalizados e APIs bem documentadas são nossa prioridade. Já implementei projetos onde colaboradores digitais (RPAs) criaram rotinas novas, do zero, para processos que os ERPs tradicionais não atendiam. Isso garante rapidez nas respostas, relatórios sob medida e, claro, liberdade para o profissional focar no que realmente importa.

Por isso, acredito que as soluções personalizadas têm um papel fundamental diante das falhas apresentadas pelos sistemas tradicionais. E vejo com otimismo o futuro da contabilidade, desde que o setor abrace essa nova mentalidade aberta e conectada.

Síntese: o que precisamos dos ERPs contábeis para o futuro?

Com base em tudo que relatei, acredito que há um novo padrão se formando. As soluções de gestão contábil precisam ser moldáveis e centradas em quem usa. Ao recapitular os sete problemas mais comuns, sinto que, se superados, seremos capazes de criar um ambiente onde o uso da contabilidade deixa de ser apenas burocrático para se tornar inteligente e valioso.

Segue um resumo do que considero mais urgente para preparar as empresas e escritórios para essa nova era:

• Relatórios que possam ser customizados e exportados sem retrabalho
• Interface fácil para geração de informações
• APIs abertas e integrações reais com ferramentas do mercado
• Importação/exportação de dados sem segredos
• Capacidade de entregar relatórios financeiros voltados ao cliente, além do que a legislação pede
• Compatibilidade com sistemas de BI reconhecidos
• Plataforma adaptável, pensada para ser expandida, não engessada

Sentimento de expectativa e reflexão sobre o que virá

Particularmente, fico animado com as transformações provocadas pela reforma tributária. Ela pode ser o empurrão que faltava para modernizar uma área tão estratégica. O desafio, claro, existe. Quem não acompanhar, vai perder espaço. Quem investir em automação, integração e dados acessíveis, ganha posições.

É uma jornada. Ainda há muitos sistemas no modelo antigo, resistentes às mudanças. Mas os clientes estão mais exigentes, mais atentos à qualidade dos dados e à facilidade de análise. Por isso, precisamos continuar evoluindo e cobrando soluções que realmente ajudem, e não que compliquem ainda mais.

O tempo do contador-robô está acabando. Precisamos de tecnologia que liberte, não que prenda.

Pronto para transformar sua contabilidade?

Se você sente que é hora de libertar sua equipe das tarefas repetitivas e apostar em automação de verdade, personalizada, sem amarras, com integração de verdade e relatórios como o cliente pede, dou o convite: venha conhecer a Robolabs. Queremos te ajudar a preparar seu escritório para esse novo tempo da contabilidade, onde o humano e o estratégico voltam a ser prioridade. Fale com a gente, descubra como nossas soluções podem transformar o seu negócio e deixe de vez o contador-robô no passado.