Mudanças na NF-e e NFC-e: Novos Campos e Regras de 2025

A contabilidade vive tempos de movimento. Digo isso porque, talvez como nunca antes, a Reforma Tributária está remodelando estruturas que pareciam imutáveis. E é nesse ambiente de mudanças que as novas regras para a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) ganharam destaque. Se você trabalha na área fiscal, administrativa, contábil ou financeira, já deve ter ouvido sobre a Nota Técnica 2025.002-RTC. Mas será que as reais implicações dela estão claras?

Este texto é, em parte, uma conversa. E também um guia, detalhando tudo sobre os novos campos, protocolos, grupos de informações, códigos e, claro, o impacto que tudo isso traz para escritórios contábeis e empresas. Quem acompanha a Robolabs sabe que desafio e inovação caminham juntos, principalmente quando o assunto é automação na contabilidade.

Novas regras, novas oportunidades para transformar o jeito de trabalhar.

Por que as mudanças na NF-e e NFC-e em 2025 importam tanto?

Tudo começa com a Reforma Tributária, que trouxe, finalmente, os tributos IBS, CBS e IS para o centro das discussões. A Lei Complementar nº 214/2025 formalizou esses novos impostos e, quase que imediatamente, exigiu uma reconfiguração total das obrigações fiscais eletrônicas.

• IBS: Imposto sobre Bens e Serviços, que substitui ICMS e ISS.
• CBS: Contribuição sobre Bens e Serviços, herdeira do PIS/Pasep e da Cofins.
• IS: Imposto Seletivo, criado para incidir sobre itens considerados prejudiciais, como cigarros e bebidas.

Para operacionalizar tudo isso, a Nota Técnica 2025.002-RTC propõe uma revolução. Ela modifica o leiaute, adiciona novos campos e obriga contadores e empresas a repensarem integrações, treinamentos e rotinas de checagem.

O novo leiaute: outubro de 2025 chega rápido

As empresas poderão acessar o novo leiaute da NF-e/NFC-e a partir de outubro de 2025. Vale ressaltar: até dezembro de 2025, preencher os novos campos será algo opcional. Ou seja, quem quiser já pode se adiantar e testar os sistemas. Mas a partir de janeiro de 2026, a obrigatoriedade será absoluta. Não haverá mais volta. Isso deixou muitos profissionais com o receio típico de quem precisa mudar algo grande, mas ao mesmo tempo gera uma chance real de ganhar em precisão.

O tempo vai voar. O melhor é começar a mexer nos sistemas, manual de instruções na mão. Testar no ambiente de homologação, buscar dúvidas na fonte e manter o time atualizado. Sabe aquele velho ditado? “Poupa hoje, sofre amanhã.” Quem deixa para ajustar a integração em dezembro, sai perdendo tempo e tranquilidade.

Implantação gradual: como se dará a transição?

• Outubro/2025: Leiaute novo disponível, uso dos campos ainda opcional.
• Dezembro/2025: Prazo final para rodar testes e ajustes sem penalidade.
• Janeiro/2026: Início das obrigações – campos e grupos passam a ser compulsórios.

Esse processo de adaptação progressiva é parte do esforço para evitar quedas bruscas nas operações. Não é raro, aliás, que empresas subestimem o trabalho envolvido em adaptar ERPs, portais e automações, especialmente aquelas que ainda não contam com RPAs personalizados como os da Robolabs. Mas voltamos nisso já.

DFeTiposBasicos_v1.00.xsd: o fio condutor da atualização

Dentro da sopa de letrinhas fiscal, o arquivo DFeTiposBasicos_v1.00.xsd pode parecer apenas mais um tecnicismo. Porém, é ele que padroniza todos os registros tributários, alinhando informações para que as receitas federal, estaduais e municipais possam trabalhar de modo mais integrado.

A atualização do DFeTiposBasicos_v1.00.xsd significa, basicamente, que os sistemas precisarão aceitar novos formatos de dados, validar os registros adicionais (falaremos dos campos em seguida) e rejeitar arquivos entregues fora do padrão. Quem já passou por um lote de notas rejeitado por erro pequeno sabe o quanto isso é desconfortável.

Esse passo busca uniformizar tudo. Facilita conferências e cruzamento de dados. Na prática, reduz brechas para erros humanos, especialmente quando há automação, como as soluções propostas pela Robolabs para escritórios contábeis e setores financeiros.

Novos campos e grupos: desvendando as novidades

A Nota Técnica 2025.002-RTC detalha os campos e grupos inéditos para as novas obrigações. A lógica? Deixar claro, em cada nota fiscal, como IBS, CBS e IS estão sendo tratados.

Principais novos campos

• IBS: Obrigatoriedade de informar os valores destacados por produto ou serviço, campo próprio para detalhamento de alíquota e base de cálculo.
• CBS: Campos para apuração da contribuição de modo separado, incluindo créditos e eventuais isenções.
• IS: Espaço dedicado ao Imposto Seletivo, inclusive com campos para valores e especificação do tipo de produto atingido.

Criação do grupo UB

Entre as inovações, destaca-se o Grupo UB. Ele reúne todas as informações sobre alíquotas, créditos e situações especiais de IBS e CBS. Dessa forma, o registro fica centralizado, facilita as revisões, além de preparar o terreno para validações estritas a partir de 2026.

Códigos de situação tributária (CST) e código de classificação tributária (cClassTrib)

Outro detalhe sutil, mas impactante, é a introdução de novos códigos. O CST agora contempla situações específicas não só para IBS, mas também para CBS e IS. E surge o cClassTrib, amarrando a tributação de cada item ao respectivo código de enquadramento na legislação.

Vejamos de forma resumida:

• Novos CSTs para IBS, CBS e IS, substituindo gradualmente os antigos ICMS, PIS e Cofins em boa parte dos cenários.
• CClassTrib passa a ser obrigatório para definir o tratamento tributário de bens e serviços.
• Esses códigos atualizam a rotina de parametrização, exigindo atenção dobrada dos programadores e ainda mais alertas para quem faz lançamentos manuais.

Novas finalidades: nota de débito e nota de crédito

Pela primeira vez, a NF-e prevê as finalidades de Nota de Débito e Nota de Crédito. Atenção: elas serão restritas ao IBS e ao CBS. Aqui, o objetivo não é complicar, e sim dar mais transparência a operações de ajuste após o fato gerador da obrigação tributária. Em casos de cálculo incorreto, concessão de descontos posteriores ou correções, essas finalidades ganham espaço nas rotinas fiscais.

Mudanças no protocolo e no leiaute: mais campos, mais validação

Além dos campos, teremos modificações profundas no protocolo de integração. O arquivo XML da NF-e e NFC-e abre espaço para novos grupos, principalmente para suportar a digitalização dos registros de IBS, CBS e IS.

Novos campos para detalhamento tributário

• Separação clara das bases de cálculo, alíquotas e créditos tributários do IBS e da CBS.
• Campos exclusivos para IS, com indicação do item sujeito ao imposto seletivo.
• Inclusão de campos auxiliares para controles internos e facilitação de auditorias.
• Elementos para identificar fluxo de créditos (especialmente relevante para empresas do lucro real).

Ao dedicar campos específicos para cada tributo, o novo leiaute busca simplificar a conferência pelos fiscos federal e estadual. Simples na teoria, trabalhoso na prática, principalmente para quem precisa ajustar integrações, emitir notas em grande volume ou controlar múltiplos CSTs e NCMs em tabelas distintas.

Nesse ponto, as soluções de automação como as oferecidas pela Robolabs ganham destaque, especialmente na integração de processos contábeis. Se quiser entender melhor, vale uma leitura sobre tecnologia e automação na contabilidade.

Atualização do protocolo de comunicação

O protocolo HTTP de envio e recebimento das notas ganha ajustes, incluindo validações automáticas dos novos campos e identificação imediata de erros de consistência. Quem já passou por recusa de nota por incompatibilidade sabe como faz diferença validar tudo antes de transmitir ao fisco.

Regras de validação: o que muda a partir de 2026?

As novas regras não apenas adicionam campos, mas mudam profundamente como a fiscalização vai atuar. O destaque maior é a proibição de informar ICMS e outros tributos antigos nas novas notas fiscais emitidas sob o regime do IBS e CBS.

A transição será clara: ou você informa pelos novos padrões, ou o sistema rejeita a nota.

As validações também cobrem:

• Incompatibilidade entre CST/CClassTrib antigo e os novos códigos para IBS, CBS e IS.
• Checagem automatizada da presença dos campos obrigatórios do grupo UB.
• Bloqueio de mistura de informações tributárias (não poderá haver base ICMS com base IBS em um mesmo documento).
• Validação cruzada de código de produto e tributação, reduzindo risco de erro humano ou tentativas de burlar o sistema.

Novos eventos fiscais e a rotina das empresas

A Nota Técnica 2025.002-RTC definiu eventos inéditos que impactam diretamente quem gerencia processos fiscais. Dentre eles, citamos:

• Evento de cancelamento para notas de ajuste do IBS e da CBS.
• Novo evento de substituição, permitindo alterações documentadas mesmo após a circulação inicial da mercadoria ou conclusão de serviço.
• Evento de manifestação do destinatário, pensado para aprimorar a rastreabilidade das operações.

Esses eventos modernizam o controle fiscal, mas exigem novas integrações. Toda vez que um evento desses precisar ser comunicado, o sistema terá que gerar o XML específico, cuidar para não perder prazos e monitorar o status, evitando pendências ou autuações.

O impacto para empresas, contadores e escritórios contábeis

Se você já atuava com as obrigações fiscais anteriores, talvez bata aquele frio na barriga ao pensar em tantas mudanças. Só que a adaptação, invariavelmente, passa por três etapas:

1. Atualização de sistemas: ERPs, aplicativos fiscais e portais próprios devem ser revistos, parametrizados e testados. Cuidado com integrações entre sistemas legados.
2. Treinamento das equipes: A quantidade de novos campos, códigos e regras de validação exige que o time esteja afiado. Aqui, nada de contar apenas com a experiência, é preciso treinamento dedicado.
3. Adequação dos processos internos: Fluxos de emissão, conferência e auditoria precisam incorporar as novidades, evitando retrabalho, multas ou perda de prazos.

A Robolabs, por exemplo, tem observado que a automação personalizada pode transformar o caos da implementação em uma jornada coordenada. Com um RPA programado para lidar com o preenchimento correto dos novos grupos, a empresa reduz drasticamente o risco de inconsistências e ganha tempo para focar em análises mais estratégicas.

Teste dos novos campos ainda em 2025: um passo inteligente

Um conselho para quem lê este artigo: comece a testar, erro por erro, acerto por acerto, ainda em 2025. Não espere virar o ano para iniciar os ensaios. Personalize os layouts, simule cenários, peça ajuda para TI, reúna o time de contabilidade. Ter familiaridade com o ambiente diminui o risco de surpresas em janeiro de 2026.

Treinar agora previne dor de cabeça depois.

E se precisar de referências, explorar a seção sobre produtividade em rotinas administrativas pode agregar muito.

Principais dúvidas respondidas: IBS, CBS, IS e a era pós-ICMS

Posso informar valores ICMS, PIS e Cofins nas novas NF-e/NFC-e?

Não. O sistema barrará qualquer tentativa de apresentar tributos antigos quando o fato gerador for do regime novo, apenas IBS, CBS e IS terão espaço nos novos campos e grupos da nota.

Como identificar o CST correto para cada tributo?

Os novos códigos CST e cClassTrib vão ser divulgados em tabelas atualizadas. É importante acompanhar as versões oficiais da legislação e da Nota Técnica, além de monitorar as atualizações no sistema emissor.

E se eu lançar um produto sujeito a IS, mas informar apenas IBS e CBS?

O sistema provavelmente rejeitará o documento. É obrigatório identificar cada imposto de acordo com a regra de tributação do produto ou serviço. Erros aqui travam a emissão e podem gerar problemas de compliance.

Vai mudar a forma de apuração do lucro real ou presumido?

A base legal para apuração do lucro muda pouco, o que muda, de verdade, é a estratificação das receitas e créditos pela entrada dos novos tributos. Quem for do lucro real pode, inclusive, ganhar controles mais apurados de crédito tributário. Mas, por ora, o modo de apuração segue igual, só que mais detalhado na nota fiscal.

O papel da automação personalizada diante das mudanças

Às vezes, observar as novas obrigações fiscais parece tarefa de Sísifo, quanto mais você cumpre, mais aparecem detalhes e exceções. Por isso, automação sob medida faz toda diferença. Quando se pensa no volume de operações repetitivas necessárias para registrar cada campo novo, validar códigos atualizados, corrigir falhas e reemitir documentos, RPAs bem treinados, como aqueles desenvolvidos na Robolabs, fazem toda diferença.

• Diminuição dos erros de digitação ou parametrização.
• Emissão massiva de notas com validação prévia.
• Integração direta entre sistemas de contabilidade e o emissor de NF-e/NFC-e, eliminando retrabalho manual.
• Monitoramento automático de eventos fiscais e alertas em caso de rejeição.

Essa abordagem tem permitido que contadores, analistas fiscais e administradores deixem de lado uma infinidade de tarefas mecânicas. Ganham mais tempo para interpretar resultados, identificar oportunidades e antecipar tendências. Se quiser saber como aliar tecnologia à rotina de escritórios contábeis, confira mais cases no blog, especialmente o conteúdo sobre automação contábil.

Pontos de atenção para 2025 e 2026

• Confirme sempre se o software emissor está atualizado para a versão compatível com o novo leiaute.
• Instale as tabelas oficiais de CST e cClassTrib para não errar no enquadramento.
• Teste, reteste e simule todos os processos, especialmente operações especiais como devoluções e bonificações.
• Inclua treinamentos periódicos para as equipes até o início da obrigatoriedade, em janeiro de 2026.
• Esteja pronto para responder às fiscalizações eletrônicas, que serão mais detalhadas e rápidas com os novos campos.

Considerações finais: quem se antecipa sofre menos

A Reforma Tributária mexeu em toda a base sobre a qual empresas, escritórios contábeis e profissionais financeiros operam. As adaptações na NF-e e NFC-e são, na verdade, parte de uma jornada, às vezes desafiadora, mas repleta de possibilidades. Quem mira na frente, entende o valor de investir tempo agora para colher fluidez depois.

Cada novo campo é um passo para digitalizar de vez a contabilidade brasileira.

Enfim, na Robolabs, acreditamos que construir rotinas livres de trabalho mecânico é mais do que tendência: é meio de liberar o potencial humano para decisões estratégicas. Se você quer conhecer mais sobre automação fiscal, tirar suas dúvidas ou entender como dar os próximos passos para ajustar sua empresa à realidade pós-Reforma Tributária, fale conosco. Será um prazer ver sua trajetória se tornar mais leve, transparente e preparada para o futuro.