O que é RPA na prática contábil?

Eu me lembro perfeitamente do primeiro dia em que ouvi falar de Robotic Process Automation dentro da contabilidade. Inicialmente, tentei entender se aquilo era uma tendência passageira ou o próximo passo inevitável. Hoje, para mim, está claro: não existe mais espaço para o contador que só repete ações mecânicas. Mas, afinal, o que muda na rotina com o uso de robôs de software e por que tantas automações fracassam na prática?

Da teoria à realidade: por que RPA virou pauta obrigatória?

Se você trabalha em escritório contábil, aposto que já sentiu a pressão por prazos cada vez mais apertados. Clientes querem resultados rápidos, mas o volume de normativas e a instabilidade fiscal aumentam. Neste cenário, surge aquilo que gosto de chamar de “funcionário digital”: o RPA. Esse conceito ganhou força com a digitalização dos processos fiscais no Brasil.

Por exemplo, na Robolabs, presenciei muitos clientes relatarem que se sentiam engolidos por tarefas repetitivas como baixar extratos, gerar guias e enviar informações para sistemas públicos. Estas atividades só consomem tempo, não agregam valor nenhum na análise e no aconselhamento do cliente.

O robô de software não faz mágica, mas ele pode transformar a rotina contábil.

Porém, percebo que muitos olham para a robotização com expectativas irreais. Robôs não corrigem processos confusos por conta própria. Eles ampliam a força daquilo que já está bem definido.

O que diferencia um RPA de um software tradicional?

Costumo comparar o RPA a um estagiário ultra disciplinado e veloz. Ele executa instruções exatamente como um humano faria no teclado e mouse, acessando portais, baixando arquivos, preenchendo planilhas ou integrando sistemas legados. Mas, diferente de sistemas convencionais, em que cada integração exige APIs ou customizações caras, o robô de software age como se fosse um usuário, clicando nas telas, lendo informações e digitando, mesmo quando os sistemas não “conversam”.

Dessa forma, a automação passa a ser acessível para empresas de todos os portes. Mas claro: continua dependendo do mapeamento preciso do processo. Quando o fluxo não está claro, a automação vira um risco de erros em alta velocidade.

Principais aplicações do RPA na contabilidade

A abordagem prática mudou roupagem, mas os desafios do setor permanecem antigos. Noto que alguns exemplos de uso já se tornaram clássicos:

• Captura automática de guias de impostos em portais municipais, estaduais e federais
• Extração diária de extratos bancários e conciliação automática
• Geração, download e armazenamento de notas fiscais
• Envio de obrigações acessórias como EFD, ECD, DCTF e demais
• Validação e baixa de certidões negativas de débitos
• Integração com ERPs legados e sistemas do governo

Cada escritório pode customizar seu fluxo conforme as tarefas mais repetitivas. Já vi colegas que conseguiram reverter noites de fechamento fiscal em tardes tranquilas, apenas automatizando aquela parte do trabalho braçal.

Os quatro grandes desafios de aplicar RPA no dia a dia contábil

A fragilidade dos processos mal mapeados

Eu já tentei “automatizar o caos”. E posso afirmar: nada faz um escritório perder tempo mais rápido do que colocar um robô para rodar sobre um processo confuso. Se você tem uma sequência de tarefas cheias de exceções e sem padronização, o robô apenas vai errar mais rápido. É frustrante perceber, após investir em automação, que os erros só aumentaram, porque o processo em si não era confiável.

Antes de criar qualquer automação, é preciso desenhar o fluxo, documentar cada exceção e padronizar os caminhos.

Já participei de projetos em que passamos mais tempo ajustando o processo do que programando o robô. Só aí colhemos os primeiros resultados palpáveis. E, a cada ciclo, o tempo de implementação caiu.

A barreira dos dados não estruturados

Planilhas são o paraíso para robôs, mas fotos de recibos, prints de WhatsApp ou notas fiscais escaneadas colocam qualquer automatização à prova. O robô precisa conseguir “ler” essas informações, e para isso, é essencial integrar tecnologias de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) ou inteligência artificial que interpretem o documento.

Sem tratamento adequado, dados não estruturados acabam exigindo conferências humanas, a famosa dupla digitação.

Na minha experiência, unir o RPA com ferramentas avançadas de reconhecimento de texto foi a única solução realmente funcional. Assim, os robôs lidam melhor com recibos, notas em PDF, e até mesmo prints vindos por e-mail.

A manutenção diante de um cenário fiscal imprevisível

O Brasil é quase um “laboratório” de legislações fiscais mutantes. A cada nova instrução normativa, portais mudam campos, regras modificam cálculos e prazos ficam diferentes. Aqui, a armadilha está em acreditar que o robô nunca mais precisará de ajustes.

Automatizações precisam de acompanhamento periódico para garantir aderência às normas atuais.

Quando comecei, confesso que acreditei que um fluxo bem programado não daria manutenção. Bastaram dois meses de vigência de um novo regulamento para eu repensar isso. Desde então, adotei uma rotina mensal para revisar as automações. E sim, recomendo que cada escritório dedique alguém para acompanhar legislações e manter a governança da automação.

O fator humano: lidar com o medo e o novo papel do contador

Recebo diversas manifestações de colegas preocupados com a “ameaça” dos robôs ao emprego. Sinceramente, entendo. Mas nunca vi um RPA extinguir um cargo, o que ele faz é eliminar tarefas manuais que roubam tempo do real papel do contador: analisar, sugerir, orientar.

O desafio é mostrar à equipe que o robô liberta o profissional para focar em atividades de maior valor.

Na Robolabs, busco sempre explicar: a robotização serve para cuidar do operacional, enquanto quem entende de pessoas, legislação e negócios é insubstituível. O ajuste do mindset é mais demorado do que parece, mas vale cada conversa.

Como começar a automatizar sem cair nas armadilhas?

Aprendi que sair “abraçando” todos os processos de uma vez costuma gerar frustração. O resultado normalmente é excesso de ajustes, equipe desmotivada e pouco ganho real. O ideal é começar pelos chamados “frutos baixos”, ou seja, tarefas pequenas, frequentes, de regra clara e baixa variação.

Automatize primeiro aquilo que é simples, padronizado e toma tempo da equipe desnecessariamente.

Dentre vários projetos que acompanhei, as automações mais bem-sucedidas começaram sempre de forma tímida, mas consistente. Por exemplo, automação de baixa de CNDs, extração de extratos bancários e lançamentos em sistemas de folha são portas de entrada seguras.

• Liste todas as tarefas repetitivas do mês
• Priorize aquelas que seguem sempre a mesma lógica
• Desenhe o processo e colete casos de exceção
• Documente o fluxo detalhadamente
• Implemente a automação, monitorando de perto nas primeiras execuções
• Meça as horas ganhas e a redução de erros

Vale lembrar que nem tudo deve ser automatizado. Às vezes, sair removendo etapas manuais sem analisar o real impacto só transfere o problema do humano para o robô.

Como medir o retorno do RPA nos processos contábeis?

Muitas vezes, escuto gestores receosos de que o investimento não compense. O segredo está no acompanhamento próximo dos indicadores. Existem métricas que costumo adotar para ter mais clareza dos ganhos:

• Tempo médio de execução do processo antes e depois do robô
• Número de erros ou retrabalhos eliminados
• Quantidade de horas poupadas mensais
• Percentual de processos totalmente automatizados
• Nível de satisfação da equipe envolvida

Monitorar o retorno é o que justifica novos ciclos de automação e ajuda a manter o engajamento da equipe com o novo cenário.

Em muitos casos que vi na Robolabs, bastou um mês de rodagem para o investimento já se pagar com folga. Situações de horas extras, atrasos em fechamentos e riscos de multas caíram bastante. E os funcionários passaram a enxergar o robô como um aliado do próprio trabalho.

O papel do gestor na automação contábil

Não existe automação funcional sem envolvimento da liderança. É o gestor quem precisa:

• Entender profundamente os processos do escritório
• Identificar os gargalos e mapear prioridades
• Envolver e treinar o time
• Mediar o medo natural de mudanças
• Garantir apoio à atualização dos robôs quando houver alterações externas

Automação de sucesso pede liderança presente.

Mesmo o melhor robô depende de processos definidos e de profissionais prontos para assumir o papel de “analistas de exceção e consultores”. Nunca vi RPA substituir talentos: ele amplifica resultados daqueles que abraçam o novo.

Cuidados especiais: governança e atualização constante

Nenhuma ferramenta transforma o escritório por si só. Vi projetos fracassarem por negligenciar dois pontos delicados:

Governança

Alguém sempre precisa ser o guardião das automações. Isso inclui registrar fluxos, monitorar tarefas automatizadas, revisar logs e criar um canal para reportar possíveis falhas do robô. Documentação é seu melhor amigo nessas horas.

Atualizações

Portais mudam rapidamente, legislações igual. Já enfrentei casos em que um campo novo derrubou toda a lógica da automação. Por isso, implantei em minha rotina a revisão constante, com testes periódicos e atualização proativa do que foi programado.

O futuro da contabilidade: do papel operacional ao olhar estratégico

Quando comecei a me aprofundar no tema, vi muitos colegas com medo de perder espaço ou “ficar para trás”. Hoje, vejo o contrário: quem dominou a automação não ficou sem função; pelo contrário, cresceu como consultor estratégico.

A automação contábil abre espaço para análises mais sofisticadas, acompanhamento próximo do cliente e tomada de decisão baseada em dados. Em vez de gastar dias na digitação, o profissional pode oferecer orientações, identificar oportunidades fiscais e proteger o cliente contra riscos. A inteligência do contador se destaca quando o operacional é delegado ao digital.

Acredito que estamos na era da Contabilidade 4.0, onde quem entende o valor do tempo, da governança e da tecnologia sai na frente.

Na Robolabs, tenho visto essa realidade se firmar: quanto mais empresas compartilham processos robotizados, maior a solidez e o ganho de investimento para todos. Robôs colaborativos, flexíveis e adaptáveis são o caminho para transformar escritórios em parceiros estratégicos dos clientes.

Erros comuns de quem está iniciando com RPA

Já presenciei muitos iniciantes queimando etapas. As falhas se repetem e, por experiência, listo abaixo as que mais impedem bons resultados:

• Automatizar processos despadronizados ou repletos de exceções
• Subestimar a necessidade de manutenção frente a mudanças fiscais
• Ignorar a importância de envolver e comunicar a equipe
• Liberar o RPA em larga escala antes de validar pequenas automações
• Deixar de monitorar indicadores de retorno e satisfação

A pressa em robotizar sem controle é inimiga dos ganhos de tempo e segurança que se busca.

O segredo é ir devagar quando se trata de automação: comece pequeno, documente tudo e valorize cada conquista, por menor que seja.

Dicas práticas para quem quer avançar

Se pudesse resumir em poucos pontos o que aprendi nestes anos, eu diria:

• Invista tempo no mapeamento do fluxo de trabalho antes de qualquer linha de código
• Envolva o time desde o início, ouvindo dúvidas e sugestões
• Busque parceiros que compreendam a rotina contábil e customizem os robôs de acordo com a sua operação
• Pense sempre em escalabilidade: quanto mais processos similares, melhor o custo-benefício
• Faça testes frequentes em ambientes controlados antes de colocar os robôs no fluxo produtivo principal

Pequenas vitórias na automação constroem grandes transformações.

Veja que não existe fórmula única, tampouco substituição do fator humano. O RPA multiplica resultados em ambientes organizados e com times motivados. O segredo é preparar, revisar e valorizar cada melhoria.

Riscos: até onde o robô pode ir sem supervisão?

O robô não está imune a falhas. Já testemunhei uma rotina automatizada baixar um arquivo errado porque houve uma alteração visual no portal do governo. Ou registrar uma informação desatualizada porque o campo mudou de posição. Por isso, nunca abra mão de uma política constante de conferência e validação, tanto automatizada quanto humana.

RPAs bem gerenciados são aliados, mas nunca substituem 100% o bom senso e a revisão crítica.

Em especial nos processos que envolvem valores altos ou riscos fiscais, a automação deve ser usada como apoio, e não como único ponto de checagem. Essa abordagem equilibra ganho de tempo com proteção à reputação do escritório.

A experiência Robolabs e o futuro do colaborador digital

Neste tempo vivenciando projetos no segmento contábil, percebi que personalizar o robô conforme a rotina de cada empresa gera resultados muito acima dos fluxos genéricos. Na Robolabs, desenvolvemos “colaboradores digitais” sob medida, adaptando o robô para a realidade do cliente, sem custos surpresas ou taxas para iniciar.

O mais interessante: quanto mais empresas entram para o ecossistema compartilhando rotinas robotizadas, mais rápido acontece a evolução dos processos, melhorando para todos os participantes. A Robolabs acredita nesse futuro colaborativo, em que o aprendizado de um vira melhoria coletiva para o mercado contábil inteiro.

Libertar humanos de serem robôs é possível. Basta dar à tecnologia o lugar certo: a serviço das pessoas.

Conclusão: tecnologia a favor do propósito do contador

Após anos no front dessa transformação, posso dizer que o RPA não elimina postos, mas renova o sentido do trabalho no escritório contábil. Ele reduz perdas de tempo, diminui falhas, evita multas e resgata o entusiasmo da equipe ao afastar o fantasma das tarefas mecânicas.

O futuro da contabilidade é digital, mas o olhar do contador continua sendo o diferencial.

Se você deseja focar em atividades que realmente importam, recomendo dar o próximo passo. Quer saber mais sobre como a Robolabs pode ajudar seu escritório a automatizar sem abrir mão da flexibilidade e da personalização? Conheça nossas soluções e descubra de perto como é libertador deixar que a tecnologia assuma o que não demanda criatividade nem visão humana. Seu tempo, e sua equipe, agradecem.