Como lidar com exceções e imprevistos em fluxos de RPA contábil

Com mais de duas décadas lidando com processos contábeis, já vi tecnologias virem e irem como ondas. Porém, a automação robótica de processos (RPA) não é só uma onda, é uma correnteza tranquila, mas que pode se transformar em um turbilhão se não for observada de perto. O uso de robôs em rotinas contábeis revolucionou o setor, mas trouxe consigo o desafio de lidar com exceções e situações inesperadas. Se tem algo que aprendi nesse tempo todo, é que a excelência não está em nunca errar, e sim em saber o que fazer quando o imprevisto bate à porta.

Neste artigo, compartilho tudo o que aprendi sobre como tornar a automação contábil realmente confiável e auditável, abordando os pilares que fazem toda diferença, sempre lembrando como projetos como a Robolabs vêm ajudando profissionais a liberar o contador para o que realmente importa: analisar, pensar, decidir. Afinal, robôs processam dados, mas apenas humanos enxergam sentido nas exceções.

O cenário real da automação contábil e seus desafios

Ninguém implementa automação esperando que ela falhe. Mas basta um campo vazio num arquivo de notas, ou uma vírgula fora do lugar em um extrato, para que o caos se instale, se não houver preparo. Eu presenciei isto desde o começo da popularização dos robôs digitais. Automatizar um processo errado é acelerar a entrega de problemas. Robôs não têm bom senso: eles seguem regras. Por isso, preparar o fluxo para exceções é tão importante quanto programar a regra principal.

Por que as exceções acontecem?

Mesmo que o processo seja mapeado detalhadamente, o universo contábil envolve integrações com muitas fontes, diferentes sistemas, clientes com particularidades e uma legislação que muda frequentemente. Surgem exceções por:

• Erros ou omissões nos dados recebidos (ex: informações incompletas em uma nota fiscal);
• Alterações em sistemas parceiros (um ERP muda um campo, uma prefeitura troca o formato de xml);
• Novas regulamentações e obrigações fiscais;
• Situações inéditas não previstas na automação;
• Instabilidades em sistemas externos ou quedas de serviço.

Essas situações fogem do fluxo ideal e, se não forem endereçadas, podem travar todo o trabalho, gerar retrabalho ou até passar despercebidas, ampliando riscos legais, financeiros e de imagem.

Exceções são a regra silenciosa da automação contábil.

Os cinco pilares do controle em RPA contábil

Ao longo dos anos, identifiquei cinco pontos que, juntos, transformam a automação de um risco em uma fonte de confiança:

1. Governança e acessos.
2. Validação de dados.
3. Gestão de exceções.
4. Trilha de auditoria.
5. Monitoramento contínuo.

É sobre cada um deles que me debruço agora, pois sem esses pilares, nenhum fluxo de automação resiste ao tempo.

Governança e acessos: quem vigia o robô?

Sempre orientei equipes a tratar o robô como um colaborador digital. Cada robô precisa de uma identidade, com acessos restritos e funções muito bem definidas. Uma prática que faz toda diferença é o Princípio do Privilégio Mínimo. Assim, o robô só pode acessar o que realmente precisa. Com isso, qualquer ação fora do previsto e pode evitar estas tarefas sensíveis nas “mãos” do mesmo robô.

Ainda vejo muitas empresas dando acessos irrestritos ao robô. Isso é perigoso. Não só por questões de segurança, mas também para rastreabilidade. Quem projeta o processo não pode ser quem aprova os lançamentos. E sempre repito: a segregação de funções é um dos pilares de controle mais clássicos e eficazes do universo contábil.

Além disso, essa governança ainda faz com que relatórios e logs sejam gerados por robôs com identidades próprias, e não por uma conta genérica. Já tive que auditar fluxos onde tudo saía de um “Robô” sem nomeação única. Refazer este desenho levou tempo, mas reduziu drasticamente fraudes e equívocos. A Robolabs, por exemplo, sempre implementa essas políticas em seus projetos de automação personalizada, garantindo controles desde o início.

Validação de dados: confiando input e output

Costumo dizer que o robô é rápido, consistente… mas não tem “cérebro” para saber se uma nota fiscal vale 10 mil ou 10 milhões. Ele não duvida, apenas executa. Daí meu foco em sempre sugerir etapas de checagem antes do input de dados no ERP. Essas validações de integridade previnem perdas. Afinal, toda automação contábil está tão segura quanto seu dado de entrada.

Para ilustrar: certa vez, ao analisar uma rotina de recebimento de notas fiscais eletrônicas, percebi que um simples campo duplicado fazia toda a diferença. Se não houvesse verificação, a nota seria lançada em dobro, distorcendo todo o financeiro do cliente. Da mesma forma, erros no formato da data, campos obrigatórios vazios ou dados inválidos desencadeiam erros que, se não tratados, “crescem” até virar problemas de conciliação, multas fiscais ou atrasos de fechamento.

Por isso, sempre recomendo algumas validações simples e objetivas:

• Confirmação de preenchimento de campos obrigatórios;
• Validação de formatos (CNPJ, datas, valores, etc.);
• Cheque de parâmetros negociados (valores, contratos, centro de custos);
• Identificação de possíveis duplicidades antes do input no sistema principal;
• Validação de retorno/cancelamento do processamento da ação pelo ERP;
• Conferência entre o que deveria sair e o que saiu de fato (output);

Em todo projeto na Robolabs, essa parte é sempre desenhada sob medida, levando em conta cada detalhe dos fluxos e documentos de cada cliente. Isso reduz drasticamente o surgimento de exceções e torna muito mais fácil identificar o ponto de falha, se houver.

Gestão de exceções: o plano B obrigatório

A maioria dos problemas críticos que já observei em automações contábeis nasce da ausência de um bom plano de tratamento de exceções. Quando um robô recebe um arquivo mal formatado ou um dado incoerente, o que ele faz?

Se não houver fluxo dedicado, alguns robôs param e travam o processo. Outros simplesmente “ignoram” o erro e seguem, como se nada tivesse acontecido, o que é ainda mais perigoso.

No meu entendimento, existem três regras claras para tratamento de exceções:

• Isolamento automático do erro: Se algo sair do esperado, o item problemático não deve travar o fluxo inteiro. O robô deve separar esse item, registrar o problema e seguir com os demais itens.
• Notificação contínua ao humano responsável: Nada substitui o olho clínico do contador. Toda exceção precisa ser avisada, automaticamente, ao gestor humano responsável.
• Registro detalhado do erro: O que houve? Em que etapa? Qual era o dado em questão? Toda automação precisa registrar estas informações de maneira detalhada.

Em uma automação que acompanhei, a falta deste fluxo fez com que centenas de lançamentos ficassem sem ser feitos porque um único registro travou o processo. O correto teria sido registrar o erro daquele item e seguir, além de avisar a falha ao responsável. Assim, o analista humano entra apenas onde faz diferença, com informação clara sobre o que deu errado, sem ter que procurar “agulha no palheiro”.

Quando o robô erra, ele tem que contar para alguém, e rápido.

E não basta avisar; o canal de notificação tem que ser eficiente. Já vi equipes recebendo e-mails que se perdiam em caixas lotadas. Hoje, sistemas de alerta em tempo real, dashboards, ou até integrações com aplicativos de mensagens resolvem muito desse problema.

Na automação personalizada da Robolabs, priorizo sempre a clareza nas mensagens de erro, porque quem recebe precisa entender o que aconteceu, e não apenas que houve uma exceção.

Trilha de auditoria: tudo deve ser rastreável

As Normas Brasileiras de Contabilidade são bem claras: cada lançamento precisa ser rastreável. Nenhuma justificativa resiste à falta desse registro, especialmente em auditorias ou fiscalizações.

Por isso, a automação deve registrar absolutamente tudo. Do momento do início do processamento, passando por cada alteração, até o resultado final. Não basta ter logs técnicos; é preciso que a trilha de auditoria seja compreendida facilmente por quem não é da área de TI. Isso significa relatórios claros, detalhados e organizados por data, usuário (ou robô) e ação realizada.

Eu já vivi situações de auditoria em que a ausência dessa trilha inviabilizava comprovar a origem de um lançamento. Refazer isso de última hora é desgastante e expõe a empresa a riscos desnecessários. Bons projetos, como os da Robolabs, já nascem com essa preocupação, tornando qualquer revisão retroativa muito mais simples e documentada.

Entre os principais pontos, recomendo incluir:

• Identificação do usuário/robô responsável pela ação;
• Data e hora de cada etapa do processo robótico;
• Descrição clara da ação executada;
• Registro de versões de documentos, caso sejam alterados;
• Histórico de exceções e como foram tratadas;
• Confirmação de conclusões (input vs. output);

Monitoramento contínuo: melhor prevenir que remediar

Se tem algo que nunca para no setor fiscal brasileiro é a mudança. Novos layouts do SPED, obrigações acessórias, mudanças no eSocial, você já sabe. Um fluxo que rodava “redondo” pode parar de funcionar da noite para o dia. Por isso, o monitoramento é um aliado indispensável.

Eu sempre incentivo meus clientes a terem dashboards em tempo real, que mostram o andamento dos robôs, o percentual de erros, históricos de exceções e alertas ao menor sinal de instabilidade. Monitorar é mais do que reagir: é antecipar problemas antes que eles ganhem escala.

Na prática, esse monitoramento pode ser feito por:

• Paineis visuais simples e objetivos, alimentados em tempo real;
• Alertas personalizados conforme o tipo e a gravidade da exceção;
• Histórico de falhas para análise de tendências e pontos de melhoria;
• Relatórios consolidados para auditoria periódica;

Foi a partir de painéis assim que identifiquei diversas vezes quando um erro começou a se repetir devido a mudanças em layouts fiscais. Rapidamente, foi possível ajustar o fluxo, evitando prejuízos ou retrabalho.

Como estruturar uma rotina saudável de exceções em automação contábil?

Ao pensar no desenho de um novo fluxo de automação, sempre me faço algumas perguntas:

• O que pode dar errado e como saberei imediatamente?
• Como vou isolar as exceções sem travar todo o processo?
• Quem será avisado, e por qual canal, no caso de falha?
• A trilha do que aconteceu está clara o suficiente para futuro acompanhamento?
• Existe uma rotina de revisão dos logs e indicadores?

A partir dessas respostas, já começo a estruturar um fluxo que “não engessa” a operação, mas que a deixa preparada para o inesperado.

O segredo da automação não é prever cada exceção, mas sim reagir bem a elas.

Principais boas práticas que aplico

• Simular erros durante o desenvolvimento, para garantir que o robô sabe como agir quando algo foge do padrão;
• Documentar os fluxos e pontos de exceção previstos (incluindo exemplos reais);
• Criar canais de comunicação eficientes entre robôs e responsáveis humanos;
• Manter logs facilmente acessíveis e organizados para consulta posterior;
• Atualizar rotinas sempre que notar padrões de novos erros;
• Definir indicadores claros para acompanhamento (número e tipos de exceções, tempo de resposta, etc.);
• Adotar automações personalizadas, como as desenvolvidas pela Robolabs, garantindo que os fluxos consideram de fato a realidade e as nuances do cliente;

Impactos de uma gestão ruim de exceções

Não é apenas questão de desconforto. Já acompanhei casos em que a ausência de uma rotina adequada gerou prejuízos difíceis de reverter:

• Envio de declarações fiscais com informações inconsistentes, resultando em multas;
• Desvios financeiros por lançamentos duplicados ou ausentes;
• Retrabalho em massas de dados, atrasando fechamentos contábeis;
• Horas e horas de auditoria para tentar redesenhar o que faltou ser registrado;
• Perda de confiança do cliente no escritório ou setor contábil.

Essas situações fortalecem minha convicção: automatizar sem controle é mais perigoso do que não automatizar.

A importância do fator humano

Talvez a percepção mais relevante de todos esses anos seja: a automação, por melhor que seja, jamais elimina a necessidade do contador, do analista, do financeiro humano. O robô só tira do caminho o que é repetitivo. O olhar humano é o que transforma informação bruta em decisões.

Envolva o time no desenho do tratamento de exceções. Ninguém conhece mais as particularidades dos clientes e sistemas do que quem lida com os problemas reais todos os dias. Ferramentas como aquelas ofertadas na Robolabs foram pensadas desde o início para serem simples de acompanhar e ajustar, sempre tendo o usuário humano no centro da análise das exceções.

Além disso, dar autonomia ao time de operações para revisar, corrigir e interagir com o robô em situações inesperadas reduz o tempo de resposta e aumenta o aprendizado coletivo.

Por onde começar?

Se você nunca estruturou uma gestão sólida de exceções, recomendo iniciar por:

• Mapear pontos críticos do seu processo automatizado;
• Implementar, ao menos, notificações automáticas em caso de erro;
• Criar logs detalhados de todas as operações do robô;
• Reunir o time periodicamente para revisar exceções recorrentes.

Aos poucos, ajuste os fluxos e amplie a automação com confiança. Lembre-se: melhor um robô que avisa muito do que um robô que silencia os problemas.

Conclusão: transformando exceções em aprendizado contínuo

O Robotic Process Automation para contabilidade não substitui o contador, mas o transforma em um profissional com mais tempo para o que importa: compreensão, análise, orientação. Exceções vão acontecer. O segredo é estar preparado.

Meu conselho, depois de tantos projetos, erros e acertos? Trate a gestão de exceções como prioridade. Coloque regras claras, canais objetivos, indicadores de acompanhamento. Envolva seu time e não tenha receio de repensar o fluxo sempre que surgir um novo padrão de erro. Assim, a automação vira aliada verdadeira, e não um complicador oculto para o seu negócio.

Se você quer dar o próximo passo rumo à automação contábil tranquila, sem surpresas escondidas e com tratamento inteligente de exceções, convido você a conhecer as soluções da Robolabs. Será um prazer mostrar como tecnologia pode trabalhar a favor dos humanos, e não o contrário.