CFOP 5117 ou 5922: Como Escolher e Evitar Impostos Extras?

A escolha do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) está no centro do dia a dia das empresas do Simples Nacional que comercializam mercadorias. Os números parecem frios, distantes, algo que caberia só ao contador, mas a verdade é outra: um código errado faz diferença no seu saldo ao fim do mês. Principalmente quando falamos de CFOP 5117 ou 5922. Talvez ainda pareça apenas uma questão de número, mas essa escolha pode resultar na surpresa desagradável do pagamento indevido de impostos. E, sim, muita gente só percebe tarde demais.

No cotidiano corrido, alguns detalhes passam batido. Mas, quando o erro traz custos a mais para o negócio, é aí que a dor de cabeça começa, não é assim? Vamos juntos entender como diferenciar, de forma prática e segura, qual CFOP usar em cada situação, como evitar impostos indesejados, e de quebra mostrar como a automação, como a oferecida pela Robolabs, pode transformar o processo contábil num aliado, não num vilão.

Por que tantos se confundem entre cfop 5117 e 5922?

Detalhes fazem diferença.

É muito mais comum do que se imagina confundir o CFOP 5117 com o 5922. Os dois envolvem vendas a prazo ou por encomenda, ambos parecem tratar de mercadorias que ainda não saíram do estoque. À primeira vista, quase iguais. Mas no detalhe mora o risco.

Antes de mais nada, vale lembrar:

• CFOP 5117 refere-se à venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, já encomendada, mas ainda sem estoque suficiente para entrega imediata ao cliente.
• CFOP 5922 está relacionado à venda à ordem, principalmente quando já existe um produto no estoque, mas a entrega será feita futuramente (venda a prazo com entrega futura).

A diferença pode parecer pequena, mas é justamente ela que determina o momento certo da tributação. E aqui começa o desafio – e também a solução.

Cfop 5117: quando usar?

É bom imaginar a seguinte situação: seu cliente faz um pedido especial, para entrega daqui a 30 dias. Você aceita o pedido, porém, no momento da negociação, a mercadoria não está disponível em estoque. Ainda será preciso comprar do fornecedor ou aguardar a produção.

• CFOP 5117 é o código correto quando a venda acontece por encomenda, isto é, você vendeu algo que ainda não possui fisicamente disponível para entrega.
• A emissão da nota fiscal, normalmente, ocorre no momento em que a mercadoria chega ao estoque e está pronta para ser entregue ao cliente.

Nessa operação, o foco não é financeiro, não importa quando o cliente vai pagar, mas sim o momento em que a mercadoria estará disponível para entrega. Só então acontece a tributação.

O que vale é a disponibilidade do estoque, não o pagamento.

Ou seja, usar o CFOP 5117 é uma espécie de “pausa” no relógio dos impostos até que a mercadoria esteja realmente pronta para seguir viagem.

Cfop 5922: onde está o truque?

O CFOP 5922 costuma pregar peças. Às vezes, a venda é registrada somente para entrega futura, pois já há mercadoria em estoque. O pagamento pode ser parcelado ou à vista. Você emite a nota fiscal no ato da venda, mas deixa a entrega para depois. Quase automático. Só que… é aqui que mora o risco de pagar imposto antes do necessário.

• O CFOP 5922 é usado quando se efetua uma venda de mercadoria que já possui estoque disponível, mas a entrega acontecerá em data futura combinada.
• A nota fiscal se refere a uma operação financeira, já que o produto está físico e pronto, mesmo que não saia da empresa no momento da venda.

Nessa situação, a tributação ocorre imediatamente, já que a mercadoria está disponível, e o fisco entende que a transação, de fato, poderia ser finalizada a qualquer instante.

Qual o impacto na tributação?

Parece detalhe, mas não é. A diferença de tratamento fiscal pode impactar de forma direta e inesperada o caixa da empresa.

• No CFOP 5117: o imposto incide apenas quando a mercadoria está disponível para entrega. Isso evita que você pague impostos antecipados sobre uma venda que ainda não se concretizou fisicamente.
• No CFOP 5922: a tributação ocorre imediatamente, já que o estoque existe e a mercadoria está disponível para entrega, mesmo que a saída física aconteça depois.

Tributação não espera a entrega física, mas sim a disponibilidade do estoque.

Na prática, se você usar o CFOP 5922 em uma venda por encomenda (quando deveria ser 5117), pagará impostos antes da hora. Já imaginou pagar sobre algo que nem está com você ainda? E se a venda for cancelada, ou houver atraso no fornecimento? Mais problemas para resolver…

Por outro lado, registrar uma operação de entrega futura no CFOP 5117 (quando há estoque), pode levar a inconsistências fiscais. O risco de futuras autuações aumenta.

Como identificar o cfop correto para cada operação?

Muitos empresários se pegam nessa dúvida na correria da semana. O segredo está em duas perguntas simples, que mudam tudo:

1. O produto já está disponível no meu estoque na hora da venda?
2. A nota fiscal representa apenas um compromisso financeiro ou já é a própria saída da mercadoria?

• Se respondeu “não” à primeira pergunta: CFOP 5117, pois a mercadoria ainda virá.
• Se respondeu “sim” e “é compromisso financeiro”: CFOP 5922, pois o produto já existe, apenas falta entregar.

Essa análise pode parecer pequena, mas faz toda a diferença na apuração dos tributos, especialmente para quem está no Simples Nacional. E não se trata só de evitar pagamento indevido. Estamos falando de compliance, de saúde financeira e de dormir tranquilo.

É por isso que projetos como o da Robolabs ganham destaque nesse universo. A automação de processos contábeis elimina o risco do erro humano, tira do profissional do financeiro a dúvida repetitiva e abre espaço para escolhas certas, sempre. Quer entender como isso acontece no seu dia a dia? Veja como a automação contábil pode eliminar essas dúvidas repetitivas.

Cenários práticos: quando cada cfop deve ser usado

Às vezes, escutar um exemplo prático ajuda a fixar melhor. Então, vamos imaginar dois cenários:

• Cenário 1: Venda sob encomenda Uma floricultura recebe o pedido de 100 arranjos para um evento daqui a três semanas. No momento do pedido, as flores ainda não foram compradas junto ao fornecedor. CFOP correto: 5117. Só haverá nota fiscal quando as flores entrarem no estoque e forem prontas para entrega.
• Cenário 2: Venda para entrega futura com estoque existente Uma loja de eletrodomésticos vende 10 geladeiras para uma construtora, com entrega marcada para daqui a 10 dias. As geladeiras já estão no estoque da loja. CFOP correto: 5922. Nota fiscal é emitida e tributação já ocorre, pois os bens estão disponíveis.

Parece até simples quando vemos exemplos, e, na prática, realmente pode ser.

Os riscos do uso errado: como o erro acontece na apuração de impostos

O uso inadequado dos códigos CFOP 5117 e 5922 se reflete diretamente na apuração dos impostos com consequências nada agradáveis. Vamos listar as situações mais frequentes:

• Pagar imposto antes da hora: ao usar o CFOP 5922 para um produto que não está no estoque, a tributação é feita de imediato, independentemente de a venda ser efetivada futuramente.
• Ficar sujeito a autuações fiscais: ao usar o CFOP 5117 em situações que o produto está, sim, disponível, a empresa pode ser questionada pelo fisco e precisar justificar, muitas vezes, sem sucesso.
• Não conseguir cancelar operações com facilidade: dependendo do CFOP escolhido e do andamento do pedido, pode ser mais difícil ajustar documentos fiscais e fazer notas de devolução.

Evitar custos extras começa no detalhe do preenchimento do CFOP.

Por isso, contar com sistemas e soluções que automatizam o preenchimento correto faz diferença. O projeto da Robolabs, por exemplo, nasceu dessa vontade de transformar obrigações fiscais em segurança e assertividade, libertando profissionais das dúvidas repetitivas e do medo de errar.

A influência dos cfops no simples nacional

Empresas optantes pelo Simples Nacional devem se atentar ainda mais ao correto preenchimento, pois a tributação é acumulativa ao longo do período e eventuais recolhimentos a maior dificilmente são recuperados de forma prática.

• No CFOP 5117, o pagamento do tributo é feito apenas quando a entrada da mercadoria ocorre e a venda é, de fato, concretizada.
• No CFOP 5922, o pagamento ocorre no momento da emissão da nota, que acontece já com produto disponível no estoque.

Ou seja, quem utiliza o CFOP errado no Simples acaba fazendo um pagamento indevido, antecipando recolhimentos e podendo ter prejuízo financeiro real, além do risco de questionamentos fiscais.

Venda de produtos sujeitos a diferentes normas tributárias

Não são poucos os produtos que carregam regras e exceções fiscais, como bebidas, cigarros, combustíveis, pneus, entre tantos outros. Nesses casos, a escolha do CFOP correto faz ainda mais diferença, pois a legislação costuma ser mais rígida e detalhista para itens específicos.

• Produtos sujeitos à substituição tributária têm, muitas vezes, tratamentos particulares ao serem vendidos sob encomenda ou para entrega futura;
• Mercadorias com tributação por pauta ou carga tributária fixa também exigem cuidado extra no preenchimento do CFOP, para não gerar bitributações ou obrigações acessórias desnecessárias;
• Vale consultar constantemente as atualizações e novidades das legislações estaduais e federais sobre o assunto.

Projetos como a Robolabs, que investem em automação e atualização constante de sistemas, ajudam empresas do Simples Nacional a manterem o controle dessas vendas mais complexas, inclusive de produtos sujeitos a normas especiais. E, se você gosta de estar sempre antenado, o acompanhamento das novidades sobre CBS e IBS no Simples Nacional é fundamental, afinal, a legislação fiscal segue mudando.

Inclusive, existem plataformas que já anunciam módulos específicos para CBS e IBS, o que diferencia e facilita ainda mais a adaptação das empresas a cada nova demanda. Vale ficar de olho nas discussões atuais, pois mudanças podem exigir ajuste imediato de rotinas e códigos CFOP.

Automatizando para evitar surpresas: o papel da tecnologia

O uso da tecnologia na rotina contábil deixou de ser luxo há tempos. Não é exagero dizer que, sem sistemas integrados e automatizados, manter o controle de CFOPs e evitar surpresas fiscais se tornaram tarefas quase impossíveis para empresas médias e grandes, mas também para as pequenas.

• Automação do preenchimento de notas: sistemas conseguem cruzar informações de estoque, pedidos e datas para sugerir o CFOP correto, reduzindo erro humano;
• Alertas de inconsistências: softwares analisam a operação e apontam divergências automaticamente;
• Histórico e rastreabilidade: todos os passos da operação ficam registrados e podem ser revisados facilmente em auditorias, evitando dores de cabeça futuras;

Automação protege sua empresa dos pequenos erros que custam caro.

É exatamente esse compromisso que move a Robolabs. Na Robolabs, cada cliente pode contar com colaboradores digitais personalizados, construídos para o seu processo, que não deixam espaço para dúvidas ou esquecimentos. Um robô não cansa, não se distrai, não erra, mas, claro, a supervisão humana e estratégica permanece fundamental. E, caso queira se aprofundar mais sobre como a tecnologia tem mudado a rotina das empresas, não deixe de conferir a área de produtividade do nosso blog.

Dicas práticas para evitar pagamento de impostos indevidos

1. Conheça profundamente o seu estoque, O controle de entrada e saída é fundamental na definição do CFOP correto.
2. Padronize processos, Sempre que possível, crie fluxos internos bem definidos para vendas sob encomenda e para entrega futura.
3. Fique de olho nas atualizações legais, A legislação muda com frequência. Notifique sua equipe a cada mudança relevante.
4. Invista em automação, Robôs e sistemas evitam distrações, esquecimentos e dúvidas recorrentes.
5. Converse com o contador, Não guarde dúvidas. O contador é parceiro, e manter o diálogo evita surpresas.

Essas dicas podem soar simples, mas fazem toda a diferença quando colocadas em prática com disciplina e bons sistemas de apoio.

Ficou com dúvida? tecnologia faz o caminho ser mais leve

A escolha entre CFOP 5117 e CFOP 5922 não precisa ser mais um motivo de preocupação ou dúvida diária. Com apoio das soluções certas, como a automação contábil da Robolabs, fica mais fácil acertar e evitar prejuízos silenciosos.

Se você ainda sente insegurança, há sistemas que permitem testar gratuitamente suas funcionalidades, ajudando na apuração correta do imposto, e guiando o usuário na escolha do CFOP mais adequado antes mesmo de qualquer emissão de nota. Assim, você aprende fazendo, no próprio ritmo do seu negócio.

Para empresas que prezam por saúde financeira, compliance e tempo livre para pensar no crescimento, a automação é um caminho sem volta. Afinal, automatizar tarefas repetitivas significa libertar humanos de serem robôs, e esse é nosso propósito na Robolabs.

Acompanhando novidades e aprendendo mais sempre

Acompanhar as mudanças da legislação, as adaptações do Simples Nacional para tributação, e o surgimento de módulos para CBS e IBS é tarefa que nunca termina. Mas pode ser mais fácil – principalmente se você mantém bons canais de informação.

Aqui, além do suporte da Robolabs, vale seguir informações de confiança nas redes sociais e nos blogs especializados. Quer sugestões? Nossa recomendação é conferir a categoria de automação contábil e também a de produtividade no blog da Robolabs, sem esquecer de seguir a é-Simples no Instagram e acompanhar conteúdos novos sobre mudanças fiscais e dicas práticas.

Informação e tecnologia: a dupla que afasta erros e tributos extras.

Conclusão: decidir certo é decisão estratégica

Optar corretamente pelo CFOP 5117 ou 5922 é um ato de inteligência contábil que vai muito além da burocracia. Reflete gestão estratégica do negócio, busca pelo pagamento justo de impostos e dedicação para manter as operações em ordem, sem surpresas financeiras.

Muitas vezes, um único detalhe separa o ganho do prejuízo. E investir em automação, atualização e conhecimento transforma esse detalhe num ponto forte da empresa, não num risco velado. O projeto da Robolabs nasceu dessa vontade: libertar pessoas da repetição, dos erros bobos e das consequências caras que surgem só por uma escolha equivocada de código.

Ficou curioso para entender na prática como a tecnologia pode proteger seu negócio? Experimente, sem compromisso, o sistema de auditoria da é-Simples e veja por si mesmo como é possível transformar a rotina contábil em aliada da lucratividade. Aproveite também para seguir a é-Simples no Instagram e acessar o blog, onde novos conteúdos são publicados sempre, afinal, informação nunca é demais.