Atualização da Tabela NCM: 3 Novos Códigos e Obrigatoriedade

O relógio está contando. A partir de 1º de outubro de 2025, empresas que trabalham com produtos serão obrigadas a utilizar uma versão atualizada da Tabela de Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). Essa medida, formalizada pelo Informe Técnico 2024.001 v2.20, traz três códigos novos que não podem ser ignorados. Para quem lida diariamente com emissão de notas fiscais, classificação de mercadorias ou gestão contábil e fiscal, não entender o que mudou pode trazer mais do que dor de cabeça, pode gerar rejeição de NF-e, autuações e perda de benefícios fiscais.

Mudanças na tabela NCM nunca param. É um ciclo.

Mas desta vez, a obrigatoriedade desses códigos representa não só um ajuste, mas também um sinal claro de como pequenos detalhes podem afetar toda a rotina tributária. Continue comigo para entender exatamente o que muda, os riscos de continuar fazendo como sempre, e por que preparar-se é menos uma opção e mais uma necessidade real.

Ncm: afinal, do que se trata?

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é uma codificação numérica, utilizada para identificar a natureza de produtos em transações comerciais no Brasil e em países do Mercosul. Cada mercadoria tem seu próprio código, com oito dígitos, definido por regras que seguem padrões internacionais.

No dia a dia, quase ninguém pensa muito nisso. Mas quem já teve uma nota fiscal rejeitada, sabe como esse pequeno código carrega uma responsabilidade enorme junto às secretarias da fazenda estaduais e federais.

A NCM está em absolutamente todos os formatos de nota fiscal eletrônica: NF-e, NFC-e, CT-e, e por aí vai. Isso garante que produtos sejam tributados corretamente, recebam incentivos fiscais quando possível, e passem sem problemas na fiscalização aduaneira e logística.

• Ajuda a controlar o comércio exterior.
• Facilita auditorias fiscais automáticas.
• Evita bitributação e conflitos entre domicílios fiscais.

Talvez, para o consumidor, pareça um detalhe. Para a empresa, é um divisor de águas entre o conformidade e o passivo fiscal, principalmente quando o governo brasileiro atualiza essa tabela, como vai acontecer agora.

Por que a atualização da tabela ncm acontece?

Toda atualização de tabela NCM obedece a mudanças no comércio, surgimento de novos produtos e necessidades de alinhamento com o Mercosul e recomendações da Organização Mundial das Alfândegas. Assim, periodicamente, códigos são inseridos, descontinuados ou alterados de significado e descrição.

Em resumo, atualizar é uma resposta a:

• Lançamento de novos produtos ou novos usos.
• Exclusão de mercadorias obsoletas ou reclassificação de usos.
• Ajuste de tributações específicas, benefícios fiscais ou barreiras comerciais.
• Correção de ambiguidade, padronizações e integração sistêmica.

O último ciclo relevante pegou muitas empresas de surpresa, incluindo quem adotava automações sem manutenção de cadastros. Agora, tudo indica que novos ciclos virão com frequência, e talvez com impactos ainda mais profundos, uma vez que o Brasil avança na digitalização de processos fiscais.

Você pode escolher atualizar sua empresa ou ser atualizado pelas multas.

Os 3 novos códigos ncm obrigatórios a partir de outubro de 2025

Sério: não adianta fingir que não viu. O Informe Técnico 2024.001 v2.20 deixa claro: três novos códigos NCM entram em uso obrigatório a partir de outubro de 2025. Vamos olhar de perto para cada um:

• 23099070, Resíduos e desperdícios de origem vegetal para alimentação animal (antes desmembrados em outros códigos, agora específico para este mercado)
• 76129020, Outras obras de alumínio, não especificadas anteriormente (usado para produtos derivados ou categorias genéricas de alumínio, agora ganham código próprio)
• 90189097, Instrumentos e aparelhos para uso médico ou cirúrgico, não classificados em outros códigos (importante para importadores e distribuidores do setor da saúde e laboratórios)

Parece específico? Não é. Se sua empresa tem interação com cadeias produtivas de agro, indústria metalúrgica ou setor médico, ao menos um desses códigos pode estar na sua rotina.

Mais relevante ainda, esses códigos serão obrigatórios na classificação de mercadorias abrangidas por suas descrições. Nenhum código alternativo será aceito pelo sistema de emissão de NF-e para itens classificados nesses grupos.

A ausência do novo NCM? Motivo de rejeição de nota.

O que acontece se não atualizar?

Falta de atualização pode parecer prejudicial só para o contador ou para o fiscal, mas não é tão simples. O impacto é prático. Toda mercadoria que utilizar um código antigo, inválido, ou faltar com os novos, sofrerá rejeição da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) durante o processo de emissão. Isso significa que a operação trava ali, não embarca, não é faturado, não segue para o cliente.

• NF-e rejeitada: O sistema imediatamente aponta erro e a nota não é gerada.
• Pedidos atrasados: Toda logística e faturamento para até o ajuste do erro.
• Autuações fiscais: A Receita e Estados podem fiscalizar com base na divergência, aplicando notificações, multas ou até suspensão de benefícios.
• Perda de incentivos fiscais: Muitos estados só concedem benefícios se a NCM estiver correta. Usar a errada pode anular o incentivo e gerar retroativos de impostos.
• Problemas em restituição/impostos: Restituição de ICMS, IPI ou outros tributos depende do NCM correto. Um erro pode impedir o direito ou travar processos já em andamento.

Evite o prejuízo.

Algumas empresas, desconfiadas, postergam atualizações até o limite do prazo. Só percebem o prejuízo quando enfrentam devoluções em lote, cancelamento de pedidos, ou, pior: fiscalizações retroativas.

Histórico de mudanças e o ciclo contínuo das tabelas ncm

A NCM está longe de ser estática. A cada ano, acompanhamos atualizações, exclusões e inclusões de códigos, processo que, aliás, afeta toda cadeia produtiva, da indústria ao varejo e até os sistemas de automação contábil integrados, como costuma vivenciar quem acompanha tendências da automação contábil.

No ciclo mais recente, além da entrada desses três códigos, tivemos a exclusão de dezenas de outros (sim, vários deles em plena adoção por segmentos industriais inteiros). Isso obriga departamentos fiscais e sistemas automatizados de emissão a rodar manutenções constantes, sob risco de parar todo o setor com uma simples rejeição de NF-e.

A periodicidade dessas mudanças, em média anual ou bianual, desafia inclusive quem adota RPAs ou ERPs. Sem um processo de revisão e teste, a chance de operar fora da conformidade cresce e coloca em risco até certificações de qualidade ou homologações junto ao governo.

Não dá para relaxar. O ciclo de mudanças veio para ficar, e estar em dia tornou-se parte da rotina de quem quer evitar riscos na vida fiscal e contábil das empresas.

A responsabilidade dos contadores e fiscais internos

A chegada de novos códigos NCM, e a eliminação de antigos, amplia significativamente a responsabilidade de profissionais contábeis e fiscais. O correto enquadramento é função decisiva para manter a empresa saudável frente à legislação.

Entre as tarefas que ganham destaque:

• Estudo e atualização dos códigos NCM periodicamente;
• Reclassificação de mercadorias que mudaram de segmento ou código;
• Acompanhamento de publicações oficiais, como o Informe Técnico;
• Orientação dos demais setores e atualização dos cadastros internos;
• Treinamento de equipes para evitar erros repetitivos;
• Revisão de sistemas automatizados, parametrize a base correta.

Além disso, há uma pressão adicional sobre as equipes de TI responsáveis pelos sistemas internos. Só assim é possível garantir que toda a cadeia, do cadastro do produto à emissão da NF-e, está amparada pelos códigos válidos e atuais.

Certamente, a rotina dessas equipes se assemelha muito ao dia a dia nos ambientes em que a Robolabs atua, ao oferecer automação sob medida e colaboradores digitais prontos para atualizar sistemas, tabelas e cadastros com precisão, minimizando a chance de erros manuais e demandas operacionais repetitivas. Em outros termos: tecnologia entra para libertar os profissionais das tarefas mecânicas, permitindo foco em análise e estratégia.

Contador atento é patrimônio, não despesa.

O impacto econômico e operacional de erros na ncm

Parece exagero dar tanta atenção ao código NCM? Basta um exemplo simples: um distribuidor de alimentos classifica um ingrediente na NCM errada, perde o incentivo fiscal do estado e precisa recolher ICMS com multa retroativa de cinco anos.

Em empresas de médio e grande porte, pequenas falhas multiplicadas pelo volume de operações podem chegar a cifras milionárias, considerando autuações, perda de benefícios e retrabalho nas equipes. Já presenciei casos de setores inteiros ficarem paralisados aguardando autorização da nota fiscal, simplesmente porque o sistema acusou uso de um código NCM já extinto.

Um erro pequeno, se ignorado, vira pesadelo logístico e financeiro. Sem exagero: prejuízo que talvez custe mais do que a folha do mês inteiro, ou a reputação com um cliente-chave. E o risco é de todos, mesmo de quem já faz automação de ponta, pois as bases cadastrais dependem de atualização manual ou orientada por profissionais qualificados.

• Emissão de notas fiscais bloqueadas;
• Atraso em expedição de pedidos e contratos;
• Cancelamento de operações comerciais;
• Investigações fiscais destinadas a ações corretivas grosseiras;
• Necessidade de retrabalho em documentos, prejudicando os indicadores de produtividade;
• Insegurança na tomada de decisões, pois produtos podem estar incorretamente apresentados nos balancetes e relatórios internos.

Como as empresas devem se preparar para a atualização

Cada empresa deve tomar as rédeas da transição já em 2024, antecipando-se à data limite de outubro de 2025. Se possível, realize todas as atualizações até setembro de 2025. Por quê? Esse período permite identificar erros, testar sistemas, capacitar equipes e corrigir eventuais falhas antes das consequências fiscais aparecerem.

1. Mapeie produtos impactados: Faça um levantamento completo do portfólio e verifique quais itens demandam recadastramento, especialmente nos segmentos citados pelos novos códigos.
2. Atualize sistemas e ERPs: Programe as atualizações junto à equipe de TI, garantindo que a base de dados receba as novas NCMs e bloqueie o uso das antigas.
3. Treine a equipe: Invista em capacitação rápida para todos envolvidos na emissão de notas fiscais. Pequenos erros nas descrições podem gerar grandes rejeições.
4. Teste e monitore: Implemente ambientes de teste para socializar mudanças e evitar que o impacto surja em uma venda real.
5. Documente o processo: Mantenha registro de todas as providências, como suporte em autuações, divergências ou revisões posteriores.

Para empresas que já automatizam processos, como as que contam com soluções inspiradas pela Robolabs, revisar rotinas de atualização automática do cadastro NCM pode evitar retrabalho e otimizar a fluidez das operações fiscais. Mas aqui cabe um alerta: tecnologia só funciona bem quando alimentada com dados corretos e monitoramento constante.

Preparar-se é o melhor seguro contra prejuízos ocultos.

Onde encontrar a tabela ncm atualizada

A tabela NCM completa e atualizada está sempre disponível no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica, gerenciado pelos órgãos oficiais. É recomendado que essa consulta seja parte constante na rotina de profissionais de TI e contabilidade, conferindo se todas as classificações em uso continuam válidas e se os códigos novos estão em vigor.

• Procure pelo download mais recente diretamente no portal;
• Verifique se as descrições estão em linha com a operação da empresa;
• Implemente alertas automáticos para novas versões do documento oficial.

O portal é fonte primária e deve servir de base para a alimentação dos ERPs, sistemas de emissão e até controles manuais, eliminando inconformidade por desencontro de informações.

Se sua área precisa de instrução rápida para localizar, interpretar ou atualizar essa tabela, busque fontes confiáveis, manuais atualizados e suporte profissional interno ou externo, sempre antes da data final.

Não deixe para última hora: ajuste agora e evite riscos

2025 pode parecer distante, mas na rotina corrida da área fiscal, atrasar atualizações da tabela NCM significa apostar no risco certo: rejeição de notas fiscais, parada de produção, inspeções e multas. Tudo isso num cenário de fiscalização cada vez mais automatizada e rigorosa.

Prepare sua empresa. Avalie como os novos códigos impactam seu portfólio, envolva profissionais de confiança e revise processos internos com antecedência. Teste seus sistemas amplamente antes da implementação oficial, pois qualquer equívoco pode trazer dores reais ao caixa, à reputação e à operação.

Para quem quer dormir tranquilo, vale lembrar que investir na automação, revisão de cadastros e treinamentos já faz diferença, seja em grandes grupos, seja em pequenas empresas. Soluções tecnológicas, como as oferecidas pela Robolabs, podem ser o termômetro que faltava para sinalizar discrepâncias e automatizar atualizações, sempre mantendo os profissionais livres para o trabalho que só humanos podem fazer.

O melhor momento para ajustar sua NCM é agora.

Quer evitar incidentes e transformar a atualização da NCM em um processo automático, seguro e sem sustos? Conheça mais sobre a proposta da Robolabs e confira como a automação personalizada pode ser sua aliada no fim da rotina mecânica e na conquista de tranquilidade contábil. Dê o próximo passo, prepare sua empresa para as mudanças e liberte sua equipe do retrabalho.