Assinatura Eletrônica em Notas Promissórias: Vantagens e Impactos

De tempos em tempos, surge uma transformação silenciosa que, aos poucos, redefine um setor inteiro. Recentemente, presenciamos justamente esse momento no universo das finanças e da contabilidade: a aprovação na Câmara dos Deputados de um projeto de lei que autoriza o uso de assinatura eletrônica em notas promissórias e instrumentos de financiamento ligados ao comércio internacional. Essa mudança pode parecer apenas mais uma modernização burocrática, mas ela carrega consequências profundas para a agilidade, a segurança e a forma como lidamos com contratos financeiros no cotidiano – especialmente para escritórios contábeis e áreas financeiras que, assim como a Robolabs, apostam na transformação digital para se posicionar no presente e sonhar com o futuro.

Assinatura eletrônica: segurança, agilidade e menos papel.

Como era antes: o peso da assinatura manuscrita

Pare e pense no ritual: contratos sendo impressos, assinados com caneta, transportados até o cartório, autenticados, enviados de volta, armazenados por anos em arquivos físicos. Todo mundo já perdeu tempo (e a paciência) esperando por uma autenticação. Por muito tempo, a legislação brasileira, datada de mais de meio século atrás, exigia que notas promissórias e instrumentos semelhantes tivessem assinatura de próprio punho. Não havia exceção para meios digitais, apesar do mundo já viver outra realidade.

Esse modelo, nascido em outro tempo, representava:

• Atrasos operacionais para fechar contratos;
• Custo elevado com papel, transporte, autenticação, armazenamento;
• Limitação geográfica – quem está longe sofre ainda mais para validar contratos;
• Risco de extravio, perda ou danos físicos dos documentos;
• Entraves para negócios internacionais, cada vez mais digitais.

Durante anos, empresas e contadores pediam mudanças, mas a legislação seguia imóvel. Com a digitalização acelerada pela pandemia e a necessidade de integrar operações globais, o quadro ficou insustentável.

A proposta de mudança: novo projeto de lei e o substitutivo de Kim Kataguiri

O avanço veio por iniciativa de parlamentares que souberam escutar o novo momento brasileiro. O texto aprovado recentemente na Câmara dos Deputados foi apresentado como um substitutivo pelo deputado Kim Kataguiri, que unificou dois projetos anteriores com objetivo declarado: permitir que notas promissórias e instrumentos de financiamento usados no comércio internacional pudessem, sim, ser assinados eletronicamente – sem a obrigação da tradicional assinatura manual.

Nesse substitutivo, o texto deixa claro que a assinatura eletrônica passa a ser meio válido para a formalização desses títulos, conferindo-lhes pleno valor jurídico, inclusive para fins de execução em caso de inadimplência. Ou seja, um documento digital, assinado dessa forma, terá o mesmo valor de um papel com caneta e carimbo. O ponto-chave está na extensão do conceito de “assinatura” para abranger as tecnologias digitais atualmente disponíveis – das simples senhas e certificados digitais ao uso de criptografia avançada.

O que antes era só no papel, agora está na nuvem.

A proposta aprovada reflete uma realidade em que quase todas as atividades empresariais — emissão de notas fiscais, contratos, vendas, auditorias — já migraram para o mundo digital. No entanto, sem respaldo claro na lei, contratos digitais envolvendo notas promissórias ainda geravam dúvidas, insegurança e conflitos judiciais.

Modernização legislativa: por que tantos comemoraram essa aprovação?

Você já sentiu aquele misto de alívio e curiosidade ao ver uma fila de cartório e pensar: ‘Será mesmo que ainda precisamos passar por isso?’ Bem, aparentemente podemos caminhar para o fim dessa rotina. A aprovação do projeto foi amplamente celebrada porque moderniza uma legislação que não acompanhava as necessidades reais do ambiente de negócios.

Ao reconhecer explicitamente a validade da assinatura eletrônica, o texto:

• Abre espaço para contratos serem fechados em minutos, sem limites geográficos;
• Reduz drasticamente o uso de papel, tempo e recursos em autenticações;
• Diminui a dependência de processos presenciais e cartoriais;
• Trata questões de segurança, autenticidade e integridade sob uma ótica tecnológica – e não puramente formal.

O ganho de agilidade é óbvio. Mas há algo mais profundo: a legislação passa a dialogar com a tecnologia da informação. Não se trata só de acelerar o que já fazíamos; é sobre reinventar como fazemos.

Assinatura eletrônica: camadas de proteção e criptografia

Um dos pontos mais interessantes dessa modernização é o reconhecimento da robustez dos mecanismos de autenticação digital. A assinatura eletrônica pode assumir diversas formas, desde um simples clique de concordância até o uso de certificados digitais com criptografia forte.

Mas como funciona isso na prática? Veja:

1. Certificados digitais: Aqui, a pessoa física ou jurídica detém um certificado – basicamente, um “documento virtual” que garante a identidade de quem está assinando. A comunicação é criptografada e registrada, tornando impossível a alteração sem deixar rastros.
2. Assinatura avançada: Algumas soluções utilizam múltiplas etapas: verificação de documentos, biometria, dupla autenticação, entre outros.
3. Registro de logs: Todo o fluxo de assinatura, cada clique, cada confirmação, gera um audit trail. Isso vai para bancos de dados seguros e pode ser consultado em caso de contestação.

Com criptografia, o documento ganha uma fechadura digital — e a chave certa só o dono possui.

Além da segurança, a rastreabilidade é total. Imagine uma nota promissória assinada digitalmente, que se perde ou é adulterada. Diferentemente do papel, onde pode ser difícil provar a origem, a versão eletrônica contém informações imutáveis sobre quem assinou, quando assinou e até de qual dispositivo. Isso inibe fraudes e erros.

Principais vantagens para empresas e escritórios contábeis

Para empresas, especialmente aquelas que, como a Robolabs, fomentam a automação e o uso intensivo da tecnologia, os benefícios são múltiplos e afetam todas as etapas da gestão financeira e contábil.

• Redução dos custos operacionais: Menos papel, menos transporte físico, menos dependência de carimbos e autenticações presenciais.
• Maior agilidade no fechamento de negócios: Não é preciso esperar por correios, deslocamentos ou marcações de cartório. Um contrato pode ser aceito à distância, em poucos minutos.
• Fortalecimento da segurança jurídica: Os mecanismos atuais de certificação e auditoria digital são extremamente difíceis de fraudar. O risco de contestação, em geral, cai drasticamente.
• Melhor integração de sistemas: Soluções digitais se comunicam entre si. O sistema de gestão empresarial pode receber o contrato assinado, disparar alertas, monitorar vencimentos e automatizar processos subsequentes.
• Facilidade de acesso e organização: Busque, tenha versões, compartilhe por sistemas seguros, tudo com rastreabilidade. Adeus a salas lotadas de caixas de papel.
• Inclusão de participantes remotos: Sócios no exterior, clientes ou fornecedores em outras cidades? Basta um clique e todos participam igualmente.

Se olharmos com a perspectiva da Robolabs, que atua na automação de processos justamente para libertar os profissionais do que é repetitivo e mecânico, a sinergia é total. Quando tudo pode ser validado eletronicamente, o potencial para robôs digitais cuidarem das tarefas pesadas (processamento de assinaturas, conferência de vencimentos, emissão de contratos) aumenta muito.

Vale lembrar:

Agilidade digital não é só mais rápido, é também mais seguro.

O impacto na auditoria, compliance e no dia a dia

Uma das barreiras para o avanço da digitalização era a dependência explícita do papel e do cartório para atestar autenticidade. Isso tornava auditorias demoradas, cheias de documentos físicos e controles redundantes.

Com a assinatura eletrônica legitimada plenamente, o cenário muda:

• Auditorias se tornam muito mais rápidas, já que as trilhas digitais são consultadas remotamente e podem ser analisadas por softwares;
• Reduz a necessidade de autenticação cartorária – agora, a certificação digital cumpre essa função de forma ainda mais robusta;
• Compliance se beneficia pela rastreabilidade total e pela facilidade de gestão dos documentos digitais.

Em auditorias internas ou externas, fica fácil apresentar todos os logs de assinatura, horários, envio e confirmação das partes. Se alguém questionar uma assinatura, há arquivos digitais auditáveis que comprovam autoria e integridade.

Gestores de escritórios e de áreas administrativas, que já utilizam ferramentas digitais, percebem com rapidez a economia de tempo, as menores chances de erro e a integração entre sistemas. Com o apoio de projetos como a Robolabs, a automação desse fluxo se torna ainda mais natural e previsível.

O impacto para empresas do comércio internacional

Negócios internacionais sempre dependeram muito da confiança e da rapidez. Um atraso na formalização de um contrato pode representar a diferença entre conquistar ou perder uma oportunidade. Assim, a legislação modernizada pode ajudar empresas a fechar negócios de forma quase instantânea, cruzando fronteiras sem a burocracia de papel e canetas, e com validação jurídica plena no Brasil.

Para empresas e investidores estrangeiros, esse avanço traz ainda mais segurança, encaixando o Brasil no padrão já praticado em mercados maduros, onde contratos digitais são corriqueiros. Isso favorece a atração de investimentos, facilita exportações e importa, principalmente, numa era de cadeias logísticas digitais.

Desafios e pontos de atenção

Por mais promissora que seja a novidade, algumas dúvidas permanecem. Afinal, nem sempre o mundo digital é totalmente à prova de falhas humanas ou tecnológicas. O cuidado com a guarda de certificados digitais, a escolha de fornecedores confiáveis para assinaturas, e principalmente, o treinamento das equipes para essas novas rotinas são fundamentais para não transformar o avanço em dor de cabeça.

Além disso, é preciso que todas as partes envolvidas tenham clareza sobre os meios de assinatura permitidos e reconhecidos por lei. O projeto aprovado abre caminho para o uso generalizado, mas empresas e contadores precisarão ajustar seus fluxos e políticas para garantir conformidade e segurança em todos os casos.

E apesar de consenso sobre os benefícios, há sempre quem questione se a transição será tranquila para empresas menores e profissionais pouco familiarizados com tecnologia. Por experiência própria, posso dizer que a curva de adaptação existe, mas o ganho compensa. E projetos como a Robolabs, que fornecem automação sob medida, são grandes aliados nesse caminho.

Toda novidade causa estranheza. Mas, no fim, simplifica vidas.

Os próximos passos legislativos

A aprovação na Câmara é um marco significativo, mas o processo ainda não terminou. O projeto segue agora para análise na Comissão de Constituição e Justiça (CCJ). Lá, deputados vão avaliar se o texto está alinhado com a Constituição e com outras regras jurídicas. Se aprovado, seguirá para discussão e votação no Senado Federal.

Ao fim desse trâmite, faltará apenas a sanção presidencial para que a nova lei seja efetivamente incorporada ao ordenamento jurídico brasileiro. O cenário aponta para forte apoio e poucas resistências, dada a sintonia do texto com o movimento global de digitalização e segurança jurídica nas relações comerciais.

Tendência global e segurança jurídica

A digitalização dos contratos, pagamentos e operações comerciais é uma tendência irreversível. Vários países já permitem, há anos, que títulos e contratos circulem sem jamais tocar em papel. Por aqui, estávamos presos a formalidades de um tempo perdido. O novo projeto aproxima o Brasil das práticas internacionais e cria um ambiente de negócios mais dinâmico, seguro e atraente.

A segurança jurídica, no fim, é o grande trunfo: não importa se o contrato foi assinado a mil quilômetros do escritório — estando validado por assinatura eletrônica reconhecida, terá o mesmo peso legal de sempre.

No mundo dos negócios, confiança é quase tudo. A lei, agora, ajuda a garantir.

Reflexos para o futuro e o papel da automação

À medida que a legislação avança, as empresas ganham liberdade para mudar não só a assinatura, mas todo o fluxo de trabalho. Processos repetitivos, que antes exigiam horas de atividade manual, podem ser automatizados, reduzidos a poucos cliques.

Projetos como a Robolabs já antecedem esse movimento, desenhando soluções de automação contábil sob medida para cada cliente, que aproveitam o ambiente digital na plenitude. O papel do profissional contábil, por sua vez, também muda: menos tarefas mecânicas, mais análise estratégica, mais proximidade com decisões gerenciais.

Em um mundo em que cada segundo conta e em que confiar digitalmente já virou padrão, resistir à nova legislação talvez signifique, na prática, perder vantagem competitiva. Ao mesmo tempo, a transição pode ser feita aos poucos, com apoio das muitas soluções já existentes e pela disposição da própria lei em simplificar rotinas.

Considerações finais: o momento de agir é agora

O reconhecimento da assinatura eletrônica nas notas promissórias é símbolo de um Brasil que acorda para a digitalização sem abrir mão da segurança e da legalidade. Não se trata de uma mudança cosmética ou de moda: ela traz vantagens concretas no dia a dia de escritórios, empresas e profissionais. Menos burocracia, mais rapidez, mais clareza — um ciclo positivo que reflete bem o propósito da Robolabs em ‘libertar humanos de serem robôs’ e criar tempo para o que realmente importa: pensar, analisar, criar novas soluções.

Se você atua em escritório contábil, área administrativa ou financeira, talvez essa seja a melhor hora para repensar processos internos e migrar para ferramentas que estejam à altura dessa nova legislação. A automação, por exemplo, deixa de ser opção para virar quase necessidade, contribuindo não só com redução de custos, mas também com a tranquilidade de sempre agir dentro da lei.

Convido você a conhecer de perto a proposta da Robolabs: soluções de automação feitas sob medida para simplificar sua rotina e preparar seu negócio para um mundo cada vez mais digital. O futuro já começou – e pode começar no seu escritório, agora.