Atualizações NF-e e NFC-e: O Que Muda com a Nota Técnica 2025.002

Discretamente, o ano de 2025 vai marcar uma mudança quase silenciosa, mas gigante, na rotina das empresas, contadores e gestores. E a protagonista disso tudo tem nome e sobrenome: Nota Técnica 2025.002. Ruídos aumentam sempre que as regras fiscais mudam por aqui, mas, confesso, poucas vezes vi tanta ansiedade — e até dúvidas — sobre como será o futuro da NF-e e da NFC-e.

Se você já sentiu aquele frio na barriga só de pensar em atualizar layouts, sistemas e processos, fique: este texto vai percorrer os caminhos da mudança sem deixar a tecnologia nem a verdade de lado. De um lado, regulamentação. Do outro, a missão mesmo da Robolabs: libertar humanos do trabalho digital repetitivo. Sim, é possível que dessa vez a revolução seja menos dolorosa — desde que haja preparo e entendimento.

Por que a reforma tributária exige mudanças na nota fiscal

Antes de qualquer coisa, precisar entender: por que a Nota Técnica apareceu agora? A explicação vem da tão aguardada (e temida) Reforma Tributária de Consumo. O Brasil caminha para substituir diversos tributos complicados (ICMS, ISS, PIS, COFINS, IPI…) por tributos mais diretos: IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), além do novo Imposto Seletivo (IS) para produtos específicos.

Só que tributo novo pede apuração nova — e, claro, documentação fiscal nova também. A NF-e e a NFC-e, por serem o registro dessas operações, tiveram que ser redesenhadas. É aí que a Nota Técnica 2025.002 entra. Ela não é só uma “atualização”. É, de fato, a ponte obrigatória entre o velho jeito e o novo jeito de tributar, declarar, auditar e pagar impostos no Brasil.

Mudou o imposto, muda a comprovação.

O calendário das atualizações: prazos e etapas

Perder datas nesse momento é quase como perder a carteira no meio do centro da cidade: além do susto, pode dar dor de cabeça. O órgão responsável já soltou quatro datas de ouro que, provavelmente, vão estar coladas na porta dos escritórios contábeis em todo o país até 2026:

1. Abril de 2025: publicação da Nota Técnica 2025.002 (v.1.01). Aqui é quando oficialmente o governo apresenta o novo leiaute;
2. Julho de 2025: liberação do ambiente de homologação (testes). Momento para validar sistemas, RPAs, ERPs e tirar dúvidas;
3. Outubro de 2025: entrada das NF-e e NFC-e em ambiente de produção com o novo formato — mas sem bloqueios obrigatórios ainda;
4. Janeiro de 2026: validação OBRIGATÓRIA. Ou seja, a partir daqui, quem não seguir as novas regras terá notas denegadas, rejeitadas ou, no mínimo, muitos problemas.

Pode parecer distante, mas… já notou como essas datas chegam rápido? Ajustar sistemas é um processo lento. E essa, aliás, é uma das tarefas nas quais soluções de automação como as da Robolabs costumam mostrar valor — porque automatizar se torna uma necessidade, não um luxo.

Principais mudanças no leiaute da nf-e e nfc-e

A teoria é simples: adaptar a NF-e e a NFC-e para garantir que nada escape ou seja preenchido errado na hora de apurar IBS, CBS e IS. Na prática, as mudanças vão mexer em processos e conferências feito aquele dominó que, ao cair o primeiro, leva todos os outros juntos. Os pontos centrais são:

Novos campos obrigatórios para ibs, cbs e is

Para cada produto ou serviço destacado em uma nota, o sistema vai exigir um detalhamento bem maior. Não é só “colocar o imposto”. Cada tributo agora terá:

• Finalidade de débito (por que o imposto está sendo debitado?)
• Finalidade de crédito (por que há crédito de imposto?)
• Códigos de classificação tributária
• Códigos de situação tributária

Esses códigos não são “invenção”. Eles conectam a nota fiscal ao que estará declarado no registro contábil/auditável do futuro.

Pense, por exemplo, numa revenda de produtos. Uma operação pode gerar débito de IBS numa venda, mas também um crédito na compra correspondente. Se a nota errar o código ou o campo, você pode pagar imposto a mais — ou ser multado por recolher menos.

Regras de validação mais rígidas

Esse talvez seja o maior pesadelo dos sistemas legados. O governo já anunciou que a nova nota terá validações automáticas em tempo real, bloqueando a emissão de todas as notas que não respeitem as novas regras. É completamente diferente de hoje, em que vários erros “passam” e só aparecem numa auditoria ou na declaração do tributo.

Por exemplo: campos obrigatórios para tributação, relação entre natureza da operação e classificação tributária, consistência entre códigos de débito e crédito. Ficou confuso? Pois é. Por mais que a Robolabs tente descomplicar automatizando esses cruzamentos, nem sempre será simples ajustar o cadastro dos produtos e operações. Humanamente, isso é cansativo.

Classificação tributária detalhada

Talvez um dos avanços mais interessantes — e trabalhosos — seja a entrada dos códigos de Classificação Tributária. Eles não substituem o antigo CST (Código de Situação Tributária), mas detalham ainda mais a natureza da operação e do crédito/débito naquela operação. Para CBS e IBS, os códigos serão fundamentais para definir a alíquota aplicável e evitar creditamentos ou lançamentos indevidos.

• Classificação Tributária de IBS (IbScT)
• Classificação Tributária de CBS (CBScT)
• Classificação Tributária de IS (IScT)

Esses códigos, inclusive, terão um impacto direto na parametrização dos sistemas de faturamento, compras e automação. Recomendo que o departamento contábil já comece a mapear produtos, entradas e saídas usando essa nova lógica, ou a chance de erros será enorme.

No começo, haverá aquela dúvida: “qual código usar?”. Acredite, se não houver processo claro, o retrabalho aparecerá. Nisso, a Robolabs conversa fácil com a realidade: nossos RPAs conseguem ler essas mudanças nas regras e ajustar as rotinas automaticamente quando bem configurados. Isso tudo evita aquela conferência manual linha a linha.

Registro das finalidades tributárias

Agora, além de informar o valor, será necessário descrever — em campo próprio — a finalidade da operação tributária: débito ou crédito. Parece detalhe, mas é um dos pontos mais difíceis de ajustar. Exemplo: na venda, eu debito IBS, mas na compra, tenho um crédito correspondente por finalidade “entrada para revenda”.

No fundo, a Receita busca amarrar cada crédito a uma entrada real e rastreável. Sai aquela cultura do “lança no bloco X” para uma cultura cruzada e validada. Preparar as empresas e as pessoas para esse raciocínio leva tempo. Mais uma vez, a tecnologia vira uma aliada.

Criação de novos campos e ajustes no xml

A raiz do problema nem sempre está na regra, mas no arquivo digital. O XML da NF-e/NFC-e ganhou novos elementos, obrigatórios. Alguns exemplos:

• Tags infIBS, infCBS e infIS, cada uma com seus próprios subcampos;
• Campos para códigos de classificação, situação e finalidade;
• Ajuste de campos de produto para garantir parametrização automática;
• Inclusão de campos para base de cálculo, exclusões legais e redutores;

Pode parecer técnico demais, e na verdade é. Só que isso impacta todos os sistemas e scripts que lidam com emissão, recebimento, automação e conferência fiscal. Não olhar para isso agora pode custar tardes inteiras de retrabalho depois.

A necessidade de adaptação: preparação, pessoas e tecnologia

Toda mudança de regra fiscal sempre assusta, claro. O grande ponto aqui é a quantidade de detalhes envolvidos e o impacto na operação real do dia a dia.

Quem deixar para a última hora… pode ficar fora do jogo.

É preciso, no mínimo, pensar nos três pilares que toda empresa deveria olhar nesse momento:

• Pessoas: treinar e comunicar sobre os novos campos, códigos, finalidades e prazos;
• Processos: rever mapa de produtos, parametrização fiscal, fluxo de compras, vendas e armazenagem de documentos;
• Tecnologia: garantir que os sistemas estejam preparados para ler, gerar e armazenar os novos leiautes. Aqui, soluções de automatização de RPAs como os da Robolabs fazem diferença, especialmente para escritórios contábeis e departamentos cheios de emissão simultânea de notas.

Para profissionais contábeis, a dica é não pensar apenas no “preencher”. Será necessário fazer sentido nas informações. A Receita Federal já sinalizou que vai cruzar dados em tempo real, auditando as finalidades tributárias e as classificações. Um erro repetido pode custar não só dinheiro, mas credibilidade — e clientes.

Preparação do cadastro de produtos e regras fiscais

Um dos maiores gargalos está aqui: revisar todos os cadastros de produtos, parametrizando cada código NCM, tipo de operação e combinação de classificação tributária. Nem toda empresa está preparada para pensar em cada detalhe. Muitas vezes, é um trabalho ingrato de ajuste manual — e, claro, propenso ao erro humano. Automatizar esse cruzamento já parece quase obrigatório (e sim, aqui de novo a Robolabs pode ajudar muito).

Testes, testes e mais testes: o ambiente de homologação

É bom aproveitar o período de testes (a partir de julho de 2025) para simular emissões, validar campos e checar se o sistema retorna erros ou rejeições. Não custa repetir: cada ajuste feito ali é tempo e dor de cabeça poupados quando a validação passar a ser obrigatória. Não há atalho — só preparação mesmo. Os testes são oportunidade de ouro para descobrir onde o fluxo trava e o que falta aprimorar, seja no sistema ou no processo.

Como as validações automáticas funcionam

O grande salto daqui em diante é: validar antes de emitir. Se antes era comum “ajustar na apuração”, agora pode não ser mais possível. Os sistemas (SEFAZ) estão preparados para rejeitar toda nota que apresentar:

• Ausência ou incorreção nos códigos de finalidade de débito/crédito;
• Códigos de classificação tributária incompatíveis com a operação;
• Divergência entre o NCM do produto e a base de cálculo do imposto;
• Informações inconsistentes entre NF-e/NFC-e e declarações fiscais mensais/anuais.

O volume de notas rejeitadas tende a subir muito no início. Por isso, contar com um processo automatizado para detectar inconsistências antes do envio pode fazer toda a diferença. E aqui, a automação da Robolabs nasce para evitar que você tenha que olhar nota por nota. Ninguém merece esse tipo de rotina, não é?

Dificuldades esperadas na adaptação

Sejamos sinceros: poucas empresas estão realmente prontas para lidar com essa virada tributária. O natural é:

• Desconhecimento ou dúvidas sobre os novos códigos de classificação;
• Demora para ajustar e parametrizar o cadastro de mercadorias;
• Falta de integração entre sistemas antigos e o novo leiaute de NF-e/NFC-e;
• Erros de digitação ou interpretação das novas finalidades;
• Retrabalho com notas rejeitadas, cancelamentos e correções sucessivas;
• Pressão por atualização tecnológica num ritmo mais rápido do que o possível.

Pode ser que nos primeiros meses depois de outubro de 2025 haja uma avalanche de dúvidas. Por isso, antecipar pode ser o único caminho sensato. Assim que as versões de testes ficarem disponíveis, mexa, simule, encontre as falhas.

Como evitar problemas: recomendações para empresas e escritórios contábeis

Vontade de empurrar para amanhã é tentadora. Só que as consequências de esperar demais podem ser sentidas quando a rotina travar. Então, um roteiro seguro (mesmo que imperfeito) pode ser assim:

1. Montar pequenos grupos de estudo sobre as alterações tributárias e seus impactos. Reunir os envolvidos e compartilhar dúvidas e achados;
2. Mapear o fluxo de compras e vendas, identificando onde os códigos de finalidade e classificação precisam ser informados;
3. Atualizar os sistemas de gestão/faturamento, preferencialmente buscando automação para cruzar cadastro de produtos e tributação;
4. Simular emissões no ambiente de homologação, validando cada erro ou recusa do sistema — anote tudo!;
5. Atualizar o manual de rotinas internas, assim os novos campos não dependem só de uma pessoa;
6. Buscar apoio de consultorias e empresas de automação (como a Robolabs) para parametrizar rotinas e garantir que o robô faz o que o humano levaria muito mais tempo para fazer.

Enfrentando a insegurança para além da tecnologia

Essa parte é mais subjetiva, mas precisa ser dita. Mudança desse tipo gera ansiedade coletiva. As reuniões ficam carregadas de “e se?”. É normal. Só que ignorar a mudança só vai aumentar o risco de erro — além de comprometer o relacionamento com clientes, fornecedores e o próprio Fisco.

Às vezes parece tudo complexo demais, mas simplificar passa por assumir erros, perguntar e buscar a automação como escudo contra acúmulo de tarefas banais. Afinal, como dizemos na Robolabs, libertar humanos de serem robôs faz mais sentido quando há uma reforma fiscal pela frente. Faz mesmo.

O futuro da automação fiscal e o papel dos robôs

Vivemos uma época em que atualizar sistemas, treinar times e monitorar regras fiscais pode consumir mais tempo do que executar o próprio negócio. A cada ciclo como esse, soluções automáticas e personalizadas, como as criadas pela Robolabs, se tornam uma alternativa real — não só para grandes corporações, mas principalmente para escritórios de contabilidade e departamentos financeiros que lidam com diversidade tributária.

Esses robôs conseguem:

• Ler os novos leiautes das notas e apontar erros antes da emissão;
• Cruzar informação entre cadastro de produtos e tributação (por NCM, finalidade, classificação, natureza da operação);
• Atualizar rotinas automaticamente conforme entrarem novas versões da Nota Técnica ou do manual do contribuinte;
• Gerar relatórios de inconsistências recorrentes para facilitar o treinamento do time e o aperfeiçoamento dos processos;
• Reduzir a carga sobre o time contábil evitando tarefas repetitivas e revisões manuais linha a linha.

Claro: automação alguma magicamente elimina o erro humano. Mas ela atua como primeiro filtro da conformidade — e coloca o humano (contador, gestor, admin) na tarefa mais importante: analisar, interpretar, decidir. Não mais ficar apagando incêndio.

Passos práticos para a transição: o roteiro das etapas

• Abril/2025: Leitura da Nota Técnica e mapeamento dos impactos junto ao time;
• Maio-Junho/2025: Atualização dos cadastros de produtos e parametrizações fiscais;
• Julho/2025: Entrada no ambiente de homologação para rodar rotinas de testes. Errou? Ajuste o sistema;
• Agosto-Setembro/2025: Ajustes finos. Atualizar também manuais internos e políticas de conferência;
• Outubro/2025: Rodar produção paralela com o novo leiaute e monitorar rejeições. Registrar falhas para não repetir;
• Novembro-Dezembro/2025: Últimos ajustes, reforçar treinamentos, validar integração de sistemas e robôs;
• Janeiro/2026: Arranque definitivo. A partir de agora, toda nota fora da regra será barrada pelo validador automático. E o jogo está valendo.

Considerações finais

Poderíamos elencar uma infinidade de perguntas: vai haver prorrogação de prazo? Vai ser difícil para as microempresas? O Fisco será compreensivo diante de tantos problemas? A resposta, provavelmente, tem nuances. Algumas etapas podem ser ajustadas, mas a verdade é uma só: o novo modelo fiscal já começou seu caminho, e cada empresa precisa encontrar uma forma prática de se adaptar.

No fundo, o segredo está entre antecipar problemas e automatizar tarefas para minimizar erros. A Robolabs tem se envolvido com clientes que buscaram essa atualização e viram que a transição ficou menos dolorida quando o robô faz aquilo que o humano já não tinha energia para conferir. Não existe solução perfeita, mas existe menos sofrimento quando se opta por tecnologia que entrega previsibilidade, controle e liberdade.

Tempo, preparo e automação parece simples, mas desafiam até o mais experiente dos contadores. Aproveite cada etapa do calendário, envolva o seu time e, se quiser conhecer como a Robolabs pode apoiar essa jornada, converse conosco e veja com seus próprios olhos como a automação pode dar conta do recado enquanto você cuida do que realmente importa.